Como reservar minutos para uma reunião como um profissional [+ Modelo personalizável gratuito]

Fazer a ata de uma reunião parece simples, certo? Mas nem sempre é tão fácil. Em reuniões presenciais, pode ser difícil acompanhar quando as pessoas falam ao mesmo tempo ou pulam de um assunto para outro. Em reuniões online, você pode ter que lidar com áudio ruim, com gente que esquece de ligar o microfone ou perder pontos importantes por problemas de conexão.

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Se você já saiu de uma reunião se perguntando se registrou tudo o que era importante, saiba que não está sozinho. Neste artigo, vamos mostrar como fazer atas de reunião como um profissional, seja qual for o formato da reunião. Sem mais delongas, vamos começar!

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O que são atas de reunião?

Atas de reunião são anotações que resumem as discussões de uma reunião. Elas incluem detalhes importantes, como os tópicos discutidos, as decisões tomadas e as tarefas atribuídas, além de quem é responsável por cada tarefa.

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As atas ajudam a manter todos alinhados, especialmente quando alguém falta à reunião. Elas também servem de registro histórico, que facilita acompanhar o progresso e consultar, sempre que necessário, o que os participantes combinaram.

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Atas de reunião versus notas de reunião

TL;DR: Embora muita gente use atas de reunião e notas de reunião como sinônimos, elas não são exatamente a mesma coisa. As atas se concentram em documentar decisões e ações formais, enquanto as notas são mais flexíveis e servem para consulta pessoal. As duas são úteis, dependendo do que você precisa acompanhar depois da reunião.

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Veja as principais diferenças entre atas e notas de reunião:

✔ As atas de reunião são um registro oficial do que foi discutido e decidido, geralmente usado em contextos empresariais, jurídicos ou profissionais. As notas de reunião são mais informais, feitas para uso pessoal ou para compartilhar com a equipe, só para registrar pontos-chave, ideias ou tarefas.

✔ As atas seguem uma estrutura definida, com detalhes como data da reunião, presidente do conselho, participantes, itens da pauta, decisões tomadas e quem é responsável por tarefas específicas. As notas, por outro lado, são um registro escrito flexível, em que você pode anotar tópicos, resumos rápidos ou lembretes pessoais sem se preocupar com a estrutura.

✔ As atas se concentram no essencial, como decisões tomadas, tarefas atribuídas e principais resultados, sem detalhes desnecessários. Já as notas podem ser tão detalhadas ou informais quanto você quiser, incluindo ideias interessantes, destaques das discussões ou coisas que você queira lembrar.

✔ As atas de reunião geralmente são compartilhadas com todos os participantes (e membros do conselho) e arquivadas para consulta futura, junto com outros documentos, especialmente em contextos formais, como reuniões de conselho. As notas de reunião são mais pessoais: você pode guardá-las para si ou compartilhá-las com uma equipe pequena, especialmente depois de check-ins informais ou sessões de brainstorming.

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Quem deve redigir a ata da reunião?

A pessoa que redige a ata geralmente é um membro da equipe, um gerente de projeto ou um administrador, dependendo da reunião. Em reuniões formais, como reuniões de conselho, costuma ser o secretário.

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Se a reunião tratar de temas complexos, é bom que quem faz a ata entenda do assunto, para saber o que é importante registrar.

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NOTA: Em contextos mais informais, os participantes podem se revezar na redação da ata, para que a tarefa não fique repetitiva demais para uma só pessoa. As pessoas mais indicadas para a função são as organizadas, que sabem ouvir e conseguem identificar rapidamente o que é importante sem se perder nos detalhes.

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Como fazer atas de reuniões online

Fazer a ata durante uma reunião online pode ser difícil. Você tenta ouvir, anotar e acompanhar conversas rápidas, ao mesmo tempo que lida com falhas técnicas ou com pessoas falando ao mesmo tempo.

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É por isso que a automação é um divisor de águas. Em vez de digitar as anotações, você pode usar ferramentas que transcrevem e resumem tudo automaticamente. Sem estresse e sem deixar nada passar.

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Estas são as melhores ferramentas (gratuitas e pagas) para ajudar você a fazer atas de reuniões online:

1. MeetGeek
2. Anotador com IA do Google Meet
3. AI Companion do Zoom
4. MS Teams

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1. MeetGeek

Se você está cansado de fazer malabarismo para anotar tudo durante as reuniões, o MeetGeek muda o jogo. É uma ferramenta de colaboração e automação de reuniões com inteligência artificial que acaba com o trabalho de escrever atas.

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‍Ao contrário do que acontece no Zoom, no Microsoft Teams ou no Google Meet, você não precisa ser o anfitrião nem ter um plano pago para usar o MeetGeek. Ele funciona perfeitamente com as três plataformas, e você pode começar de graça e fazer upgrade se precisar de mais recursos. Além disso, funciona tanto no desktop quanto no celular, então você fica coberto onde quer que esteja.

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‍O MeetGeek entra automaticamente nas suas reuniões, grava tudo e gera transcrições detalhadas em mais de 100 idiomas. Seus algoritmos de IA identificam os momentos importantes, destacam os pontos-chave e separam os itens de ação, para que você saiba exatamente em que focar depois da reunião. Você também recebe notas de reunião geradas por IA claras, concisas e fáceis de compartilhar com a equipe. E o melhor: o MeetGeek se integra a ferramentas como Slack, Notion e mais de 10.000 outros aplicativos, para que você leve facilmente as notas da reunião para os fluxos de trabalho que já usa.

‍Principais recursos do MeetGeek para atas de reunião:

• O MeetGeek participa das reuniões do Zoom, do Google Meet e do Microsoft Teams mesmo quando você não pode comparecer.
• O MeetGeek fornece resumos concisos e fáceis de ler logo após a reunião, destacando as principais tarefas para que você possa se concentrar no que é mais importante.
• Quando precisar encontrar algo específico, você pode usar a busca nas transcrições para ir direto à parte da reunião de que precisa.
• O MeetGeek envia resumos e itens de ação diretamente para a caixa de entrada da sua equipe.
• Você pode se atualizar sobre as reuniões a qualquer hora e em qualquer lugar com o aplicativo móvel do MeetGeek.
• Guardamos todas as atas e gravações das suas reuniões anteriores em um só lugar seguro e pesquisável.

2. Anotador com IA do Google Meet

Fazer atas de reunião no Google Meet ficou muito mais fácil graças ao recurso “Fazer anotações para mim”. Esse recurso de IA cria automaticamente um resumo dos pontos-chave, atribui itens de ação a participantes específicos e até compartilha as anotações depois da reunião. Elas ficam salvas em um documento do Google, anexado ao evento da agenda para facilitar o acesso.

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Além disso, como o Google Meet faz parte do Google Workspace, ele se integra perfeitamente a ferramentas como Google Agenda, Drive e Gmail, o que é prático se a sua equipe já depende dos serviços do Google.

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‍No entanto, há algumas limitações que vale ter em mente. O recurso de anotações com IA está disponível apenas em planos específicos do Google Workspace, como Gemini Enterprise, Gemini Education Premium ou com o complemento AI Meetings & Messaging, todos com custo adicional. Além disso, ele só funciona em inglês e só pode ser usado em computador ou notebook.

‍Principais recursos do Google Meet para atas de reunião:

• Resume automaticamente os principais pontos e atribui itens de ação
• Envia notas aos participantes e ao organizador por e-mail
• Ajuda quem chega atrasado a se atualizar sem interromper a reunião
• Funciona perfeitamente com o Google Agenda, o Drive e o Gmail

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3. AI Companion do Zoom

Fazer atas de reunião no Zoom é muito fácil graças ao AI Companion. Ele pode fazer anotações automaticamente, registrar os pontos-chave e listar os itens de ação. Também pode criar um resumo da reunião quando ela termina, para que você não precise se preocupar em perder nada.

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Mas há algumas desvantagens. Se você não for o anfitrião da reunião, não poderá acessar o resumo nem as gravações, a menos que o organizador os compartilhe com você. Além disso, se você usa a versão gratuita do Zoom, alguns recursos avançados, como gravações inteligentes, resumos de reuniões e integrações com determinadas ferramentas, não estão disponíveis, o que significa que talvez você ainda precise fazer algumas anotações manualmente.

Principais recursos do Zoom para atas de reunião:

• Envia um resumo ao anfitrião depois da reunião
• Destaca as partes principais da reunião e as organiza em capítulos
• Lista as próximas tarefas logo abaixo da gravação da reunião
• Funciona com 2.798 ferramentas, incluindo Asana, Slack, Trello e MeetGeek, para gerenciar tarefas com facilidade.

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4. MS Teams

Fazer anotações de reunião no Microsoft Teams é bem simples, principalmente com os recursos integrados, que ajudam você a economizar tempo e a se manter organizado. O recurso Intelligent Recap registra automaticamente as notas da reunião, destaca os pontos principais e até sugere próximos passos, para que você não precise se preocupar em transcrever cada detalhe.

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O Microsoft Teams também se integra perfeitamente a outras ferramentas da Microsoft, como Word, Excel, PowerPoint, SharePoint e OneDrive, o que facilita gerenciar as notas de reunião se você já usa esses aplicativos.

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‍No entanto, se você usa a versão gratuita do Teams, alguns recursos avançados, como traduções geradas por IA e análises detalhadas de reuniões, não estão disponíveis, o que significa que você vai depender mais das anotações manuais.

Principais recursos do Microsoft Teams para atas de reunião:

• Transcreve reuniões em tempo real, com transcrições disponíveis após a reunião
• Registra quando os participantes entram ou saem, para que eles possam rever facilmente as partes que perderam
• Integra-se a ferramentas como MeetGeek, Google Drive, ClickUp e GitHub
• Para usuários premium, traduz as reuniões para 40 idiomas

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Como fazer atas de reuniões presenciais

Antigamente, fazer a ata de uma reunião não tinha mistério (pense em caneta, papel e talvez uma pauta impressa para consulta). Alguém se sentava com um bloco de notas e tentava acompanhar tudo o que era dito, anotando às pressas os pontos-chave, as decisões e os itens de ação.

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Funcionava, mas muitas vezes significava perder detalhes importantes e gastar mais tempo organizando as anotações para compartilhar com a equipe. Hoje, esse método pode parecer ultrapassado, ainda mais quando temos ferramentas que automatizam, organizam e agilizam o processo.

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‍O aplicativo móvel do MeetGeek facilita muito a redação da ata. Esteja você em uma sala de reunião, na sua mesa ou em um evento, o MeetGeek pode gravar as conversas e transformá-las automaticamente em uma referência precisa, que toda a equipe pode consultar. Basta abrir o aplicativo e tocar em gravar. O MeetGeek cuida do resto e registra reuniões presenciais, entrevistas, treinamentos ou palestras em conferências.

Depois da reunião, você pode revisar as notas, ouvir a gravação ou conferir os resumos gerados pela IA diretamente no celular. Isso é ótimo para quando você está fora do escritório e precisa se atualizar antes da próxima reunião.‍

Além disso, o aplicativo facilita encontrar pontos específicos nas suas anotações e compartilhá-los com a equipe, se necessário.

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Boas práticas para fazer atas de reuniões presenciais:

• Antes da reunião, confira a pauta para saber quais tópicos serão abordados e em que focar. Tenha a lista de participantes pronta para não perder tempo escrevendo nomes durante a reunião.
• Prepare o que vai usar para anotar, seja um caderno, um notebook ou um tablet. Se for usar caneta, leve uma de reserva, por via das dúvidas.
• Durante a reunião, não se estresse tentando anotar todos os detalhes. Concentre-se no que importa, como a data e a hora, quem está presente (e quem não está, se for relevante) e os pontos-chave da pauta.
• Registre todas as decisões tomadas, tarefas atribuídas, prazos definidos, moções formais e discussões importantes. Anote quem é responsável por cada tarefa e os respectivos prazos. Usar tópicos ajuda a manter tudo claro e organizado.
• Para fazer a ata com eficiência, use atalhos como abreviações ou símbolos (por exemplo, “@” para tarefas ou “→” para os próximos passos). Destaque os pontos principais com sublinhado ou estrelas se estiver escrevendo à mão, ou com negrito se estiver digitando. Deixe um espaço entre as anotações para poder acrescentar detalhes depois, se necessário.
• Depois da reunião, revise suas anotações enquanto tudo ainda está fresco na memória. Reorganize-as, se necessário, para seguir a ordem da reunião, esclareça o que estiver confuso e verifique se todos os itens de ação estão corretos, com as pessoas e as tarefas certas.
• Use parágrafos curtos ou tópicos e destaque as tarefas importantes em negrito. Atenha-se aos fatos: não é preciso incluir opiniões pessoais nem detalhes extras.
• Por fim, compartilhe a ata e outros documentos relevantes com todos os participantes (e com qualquer outra pessoa que precise vê-los, como palestrantes convidados). Peça a aprovação da ata e salve o documento em um lugar de fácil acesso, como uma pasta compartilhada.

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BÔNUS: Modelo gratuito de ata de reunião

1. Detalhes da reunião

• Título da reunião: [Inserir nome da reunião]
• Data: [Inserir data]
• Horário: [Inserir hora de início] até [Inserir hora de término]
• Local/Plataforma: [Inserir sala de reunião, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet etc.]
• Facilitador/Presidente: [Inserir nome]
• Responsável pela ata: [Inserir nome]

2. Participantes

• Presentes: [Listar todos os participantes]
• Ausentes: [Listar quem não pôde comparecer, se relevante]

3. Visão geral da pauta

4. Principais pontos de discussão

• [Tópico 1]:
  
  • [Resumir os principais pontos discutidos]
  • [Adicionar notas, ideias ou comentários relevantes]
• [Tópico 2]:
  
  • [Resumir os principais pontos discutidos]
  • [Adicionar notas, ideias ou comentários relevantes]
• [Tópico 3]:
  
  • [Resumir os principais pontos discutidos]
  • [Adicionar notas, ideias ou comentários relevantes]

5. Decisões tomadas

• [Decisão 1: Indicar claramente a decisão tomada]
• [Decisão 2: Incluir quaisquer acordos, aprovações ou conclusões]
• [Decisão 3: Anotar todas as alterações ou atualizações importantes]

6. Itens de ação

7. Assuntos pendentes (opcional)

‍(Para tópicos que surgiram, mas não foram discutidos em detalhes. Guarde-os para futuras reuniões.)

• [Inserir tópico 1]
• [Inserir tópico 2]

8. Próximos passos

• [Resumir o que vem a seguir: próximos prazos, reuniões de acompanhamento, tarefas a concluir]
• Data da próxima reunião (se agendada): [Inserir data e hora]

9. Notas adicionais (opcional)

• [Adicionar quaisquer detalhes, observações ou notas extras que não se encaixem em nenhuma outra seção]

Aprovação da ata (opcional)

• Revisado e aprovado por: [Inserir nome(s)]
• Data: [Inserir data]

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💡 DICA DE ESPECIALISTA: Como personalizar este modelo

• Adicione este modelo ao MeetGeek e receba follow-ups que seguem exatamente essa estrutura
• Adicione ou remova seções conforme as necessidades da sua equipe
• Use tópicos ou tabelas, o que deixar as informações mais claras
• Realce os itens de ação e as decisões para que se destaquem
• Adicione o logotipo ou a identidade visual da sua empresa, se necessário

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Faça a ata da sua próxima reunião com o MeetGeek!

Fazer atas de reunião não precisa ser estressante. Com o método certo, você registra todos os detalhes importantes sem se sentir sobrecarregado.

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Mas por que fazer todo o trabalho pesado sozinho? Deixe que o MeetGeek grave, transcreva e resuma suas reuniões, para que você possa se concentrar na conversa enquanto a IA cuida do resto. É rápido, fácil e ajuda você a ficar por dentro de cada detalhe, como um profissional!