Comment rédiger le procès-verbal d'une réunion comme un pro [+ Modèle personnalisable gratuit]

Rédiger des procès-verbaux de réunions semble simple, non ? Mais ce n'est pas toujours aussi simple. Lors de réunions hors ligne, il peut être difficile de suivre le rythme lorsque les participants discutent entre eux ou passent d'un sujet à l'autre. Lors de réunions en ligne, vous pouvez être confronté à un son de mauvaise qualité, à des personnes oubliant de réactiver le son ou à oublier des points clés en raison de problèmes de connexion.

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S'il vous est déjà arrivé de terminer une réunion en vous demandant si vous aviez saisi tout ce qui était important, vous n'êtes pas seul. Dans cet article, nous allons vous apprendre à rédiger des comptes rendus de réunion comme un pro, quel que soit le format de votre réunion. Sans plus attendre, allons-y !

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Que sont les procès-verbaux de réunions ?

Les comptes rendus de réunion sont des notes qui résument les discussions d'une réunion. Ils comprennent des détails clés tels que les sujets abordés, les décisions prises et les tâches assignées, ainsi que le responsable de chaque tâche.

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Les procès-verbaux des réunions aident tout le monde à rester en ligne, surtout si quelqu'un manque la réunion. Il s'agit également d'un enregistrement historique qui permet de suivre facilement les progrès et de revenir sur ce sur quoi les participants à la réunion se sont mis d'accord chaque fois que vous en avez besoin.

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Procès-verbaux de réunion et notes de réunion

À ; SEC : Alors que les gens utilisent souvent procès-verbaux de réunions et notes de réunion de façon interchangeable, ils ne sont pas exactement les mêmes. Les procès-verbaux de réunion se concentrent sur la documentation des décisions et des actions formelles, tandis que les notes de réunion sont plus flexibles et servent de référence personnelle. Les deux sont utiles, en fonction de ce que vous devez suivre après la réunion.

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Voici les principales différences entre les procès-verbaux et les notes de réunion :

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✔ Procès-verbaux sont un compte rendu officiel de ce qui a été discuté et décidé, souvent utilisé dans des contextes commerciaux, juridiques ou professionnels. Notes de réunion sont plus informels, destinés à un usage personnel ou à partager avec votre équipe, simplement pour saisir des points, des idées ou des tâches clés.

✔ Minutes suivez une structure définie, y compris des détails tels que la date de la réunion, le président du conseil d'administration, les participants, les points à l'ordre du jour, les décisions prises et la personne responsable de tâches spécifiques. Remarques, toutefois, constituent un enregistrement écrit flexible dans lequel vous pouvez noter des points, des résumés rapides ou des rappels personnels sans vous soucier de la structure.

✔ Minutes concentrez-vous sur l'essentiel, comme les décisions prises, les tâches assignées et les principaux résultats, sans détails inutiles. Entre-temps, notes peuvent être aussi détaillés ou décontractés que vous le souhaitez, y compris des idées intéressantes, des points saillants des discussions ou des choses dont vous voulez vous souvenir.

✔ Procès-verbaux sont généralement partagés avec tous les participants (et les membres du conseil d'administration) et conservés pour référence future, avec d'autres documents, en particulier dans des cadres formels tels que les réunions du conseil d'administration. Notes de réunion sont plus personnels : vous pouvez les garder pour vous ou les partager avec une petite équipe, surtout après des enregistrements informels ou séances de remue-méninges.

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Qui doit rédiger le procès-verbal de la réunion ?

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La personne qui rédige le compte rendu de la réunion est généralement un membre de l'équipe, un chef de projet ou un administrateur, selon la réunion. Pour les réunions formelles, comme réunions du conseil, c'est souvent la secrétaire.

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Si la réunion couvre des sujets complexes, il est utile que le preneur de notes comprend le sujet pour qu'ils sachent ce qu'il est important de noter.

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REMARQUE : Dans des environnements plus décontractés, les participants à la réunion peuvent enregistrer les minutes de la réunion à tour de rôle, afin que cela ne soit pas trop répétitif pour une seule personne. Les meilleures personnes pour ce poste sont celles qui sont organisé, écoute bien et peut rapidement sélectionner les choses importantes sans se perdre dans les détails.

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Comment créer des procès-verbaux pour les réunions en ligne

Il peut être difficile de rédiger des procès-verbaux lors de réunions en ligne. Vous essayez d'écouter, de prendre des notes et de suivre des conversations rapides, tout en faisant face à des problèmes technologiques ou à des discussions entre personnes.

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C'est pourquoi l'automatisation change la donne. Au lieu de taper des notes, vous pouvez utiliser des outils qui transcrivent et résument automatiquement le tout pour vous. Pas de stress, pas de points manqués.

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Voici les meilleurs outils (gratuits et payants) pour vous aider à créer des comptes rendus de réunion pour les réunions en ligne :

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1. MeetGeek

2. Le preneur de notes IA de Google Meet

3. Le compagnon IA de Zoom

4. MS Teams

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1. MeetGeek

Si vous en avez assez de jongler avec la prise de notes pendant les réunions, MeetGeek change la donne. Il s'agit d'un outil d'automatisation des réunions et de collaboration alimenté par l'IA qui simplifie la rédaction des procès-verbaux des réunions.

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‍Contrairement à Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet, vous n'avez pas besoin d'être l'hôte ni même d'avoir un forfait payant pour utiliser MeetGeek. Il fonctionne parfaitement avec les trois plateformes et vous pouvez commencer gratuitement avec la possibilité de le mettre à niveau si vous avez besoin de plus de fonctionnalités. De plus, il fonctionne sur à la fois pour ordinateur de bureau et mobile, de sorte que vous êtes couvert même en déplacement.

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‍MeetGeek rejoint automatiquement vos réunions, les enregistre et génère des transcriptions détaillées dans plus de 60 langues. Ses algorithmes d'IA identifient les moments importants, mettent en évidence les points clés et proposent des actions afin que vous sachiez exactement sur quoi vous concentrer après la réunion. Vous obtiendrez également Notes de réunion sur l'IA qui sont clairs, concis et faciles à partager avec votre équipe. Ce qui est encore mieux, c'est la façon dont MeetGeek s'intègre à des outils tels que Slack, Notion et Plus de 7 000 autres applications, afin que vous puissiez facilement intégrer les notes de réunion à vos flux de travail existants.

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‍Principales caractéristiques de l'utilisation de MeetGeek pour les procès-verbaux de réunions :

• MeetGeek rejoint les réunions Zoom, Google Meet et Microsoft Teams même lorsque vous ne pouvez pas y assister vous-même.
• MeetGeek fournit des résumés concis et faciles à lire juste après la réunion, mettant en évidence les tâches clés afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte le plus.
• Lorsque vous avez besoin de trouver quelque chose de spécifique, vous pouvez utiliser la fonction de recherche de transcriptions pour accéder directement à la partie de la réunion dont vous avez besoin.
• MeetGeek envoie des résumés et des actions directement dans les boîtes de réception de votre équipe.
• Vous pouvez suivre les réunions à tout moment et en tout lieu grâce à l'application mobile MeetGeek.
• Nous conservons tous les procès-verbaux et enregistrements de vos réunions précédentes dans un endroit sécurisé, endroit consultable.
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2. Preneur de notes Google Meet AI

La création de comptes-rendus de réunions dans Google Meet est devenue beaucoup plus facile grâce à la »Prenez des notes pour moi» fonctionnalité. Cette fonctionnalité d'IA crée automatiquement un résumé des points clés, attribue des actions à des participants spécifiques et partage même les notes après la réunion. Les notes sont enregistrées dans un document Google, qui est joint au événement du calendrier pour un accès facile.

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De plus, comme Google Meet fait partie de Google Workspace, il s'intègre parfaitement à des outils tels que Google Agenda, Drive et Gmail, ce qui est pratique si votre équipe compte déjà sur les services de Google.

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‍Cependant, il y a certaines limites à garder à l'esprit. La fonctionnalité de prise de notes basée sur l'IA n'est disponible que sur des forfaits Google Workspace spécifiques tels que Gemini Enterprise, Gemini Education Premium, ou avec le module complémentaire AI Meetings & Messaging, qui sont tous payants. De plus, il ne fonctionne qu'en anglais et ne peut être utilisé que sur un ordinateur ou un ordinateur portable.

‍Principales fonctionnalités de l'utilisation de Google Meet pour les procès-verbaux de réunions :

• Résume automatiquement les points clés et attribue des actions
• Envoie des notes aux participants et à l'organisateur par e-mail
• Aide les retardataires à rattraper leur retard sans perturber la réunion
• Fonctionne parfaitement avec Agenda, Drive et Gmail

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3. Le compagnon IA de Zoom

L'enregistrement des procès-verbaux de réunions sur Zoom est très facile grâce à Compagnon IA. Il peut automatiquement prendre des notes, suivre les points clés et répertorier les actions à entreprendre. Il peut également créer un résumé de la réunion une fois celle-ci terminée, afin que vous n'ayez pas à vous soucier de manquer quoi que ce soit.

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Mais il y a quelques inconvénients. Si vous n'êtes pas hôte de la réunion, vous ne pourrez pas accéder au résumé ou aux enregistrements de la réunion à moins que l'hôte ne les partage avec vous. En outre, si vous utilisez la version gratuite de Zoom, certaines fonctionnalités avancées telles que les enregistrements intelligents, les résumés de réunions et les intégrations avec certains outils ne seront pas disponibles, ce qui signifie que vous devrez peut-être encore prendre des notes manuellement.

Principales fonctionnalités de l'utilisation de Zoom pour les procès-verbaux de réunions :

• Envoie un récapitulatif à l'hôte après la réunion
• Souligne les principaux points de la réunion et les organise en chapitres
• Répertorie les tâches de suivi juste en dessous de l'enregistrement de la réunion
• Fonctionne avec 2 798 outils, dont Asana, Slack, Trello et MeetGeek, pour gérer facilement les tâches.

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4. MS Teams

Rédaction des procès-verbaux des réunions Microsoft Teams est assez simple, notamment grâce à ses fonctionnalités intégrées qui vous permettent de gagner du temps et de rester organisé. La fonction de récapitulatif intelligent capture automatiquement les notes de réunion, met en évidence les points clés et suggère même des étapes réalisables, de sorte que vous n'avez pas à vous soucier de transcrire chaque détail.

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Microsoft Teams s'intègre également parfaitement à d'autres outils Microsoft tels que Word, Excel, PowerPoint, SharePoint et OneDrive, ce qui facilite la gestion des notes de réunion si vous utilisez déjà ces applications.

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‍Toutefois, si vous utilisez la version gratuite de Teams, certaines fonctionnalités avancées telles que les traductions générées par l'IA et les analyses détaillées des réunions ne sont pas disponibles, ce qui signifie que vous devrez vous fier davantage à la prise de notes manuelle.

Principales fonctionnalités de l'utilisation de Microsoft Teams pour les comptes rendus de réunions :

• Transcrit les réunions en temps réel, les transcriptions étant disponibles après la réunion
• Sait quand les participants rejoignent ou partent, afin qu'ils puissent facilement revoir les parties manquantes
• Supporte des outils tels que MeetGeek, Google Drive, ClickUp et GitHub
• Disponible pour les utilisateurs premium, traduisant les réunions en 40 langues

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Comment créer des procès-verbaux pour des réunions hors ligne

À l'époque, la rédaction des procès-verbaux des réunions allait de soi (pensez à un stylo, à du papier et peut-être à un ordre du jour imprimé à titre de référence). Quelqu'un s'asseyait avec un bloc-notes, essayait de suivre tout ce qui était dit, en griffonnant les points clés, les décisions et éléments d'action.

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Bien que cela ait fonctionné, cela impliquait souvent de passer à côté de détails importants et de passer plus de temps à compiler des notes à partager avec l'équipe. De nos jours, cette approche peut sembler dépassée, surtout lorsque nous disposons d'outils capables d'automatiser, d'organiser et de rationaliser le processus.

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‍L'application mobile de MeetGeek permet de prendre des minutes très facilement. Que vous soyez dans une salle de conférence, à votre bureau ou que vous participiez à un événement, MeetGeek peut enregistrer les conversations et les transformer automatiquement en un point de référence précis sur lequel toute l'équipe pourra réfléchir. Tout ce que vous avez à faire est d'ouvrir l'application mobile et d'appuyer sur Enregistrer. MeetGeek s'occupera du reste, en enregistrant les réunions en personne, les entretiens, les sessions de coaching ou les conférences.

Après la réunion, vous pouvez consulter les notes, écouter l'enregistrement ou consulter les résumés générés par l'IA directement depuis votre téléphone. C'est idéal lorsque vous êtes en déplacement et que vous avez besoin de rattraper votre retard avant votre prochaine réunion.‍

De plus, l'application permet de rechercher facilement des points spécifiques dans vos notes et de les partager avec votre équipe si nécessaire.

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Meilleures pratiques pour créer des comptes rendus de réunion pour les réunions hors ligne

• Avant la session, consultez l'ordre du jour de la réunion pour savoir quels sujets seront abordés et sur quoi vous concentrer. Préparez une liste des participants afin de ne pas perdre de temps à écrire les noms pendant la réunion.
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• Préparez vos outils de prise de notes, qu'il s'agisse d'un ordinateur portable, d'un ordinateur portable ou d'une tablette. Si vous utilisez un stylo, apportez-en un de plus au cas où.
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• Pendant la session, ne vous souciez pas de noter les détails de la réunion. Concentrez-vous sur les éléments importants tels que la date et l'heure, les personnes présentes (et qui ne l'est pas, si c'est important) et les points clés du ordre du jour.
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• Notez toutes les décisions prises, les tâches assignées, les délais fixés, les motions formelles et les discussions importantes. Indiquez qui est responsable de chaque tâche et des éventuelles échéances. L'utilisation de puces peut aider à garder les choses claires et organisées.
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• Pour une prise de minutes efficace, utilisez des raccourcis tels que des abréviations ou des symboles (par exemple, « @ » pour les tâches ou « → » pour les étapes suivantes). Surlignez les points clés avec des soulignements ou des étoiles si vous écrivez à la main, ou du texte en gras si vous tapez. Laissez un espace entre les notes afin de pouvoir ajouter plus de détails ultérieurement si nécessaire.
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• Après la réunion, relisez vos notes pendant que tout est encore frais. Réorganisez-les si nécessaire en fonction du déroulement de la réunion, éliminez tout ce qui est compliqué et vérifiez que toutes les actions sont correctes avec les bonnes personnes et les bonnes tâches.
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• Utilisez de courts paragraphes ou des puces et mettez en valeur les tâches importantes avec du texte en gras. Tenez-vous en aux faits, car il n'est pas nécessaire d'ajouter des opinions personnelles ou des détails supplémentaires.
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• Enfin, partagez le procès-verbal de la réunion et les autres documents pertinents avec tous les participants (et tous ceux qui ont besoin de les voir, comme les conférenciers invités). Faites approuver votre procès-verbal et enregistrez le document dans un endroit facile d'accès, comme un dossier partagé.

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BONUS : Modèle de compte rendu de réunion gratuit

1. Détails de la réunion

• Titre de la réunion : [Insérer le nom de la réunion]
• Date : [Insérer la date]
• Heure : [Insérer l'heure de début] — [Insérer l'heure de fin]
• Emplacement/Plateforme : [Insérer la salle de réunion, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc.]
• Facilitateur/Président : [Insérer le nom]
• Preneur de notes : [Insérer le nom]

2. Participants

• Présent : [Liste de tous les participants]
• Absents : [Énumérer les personnes qui n'ont pas pu participer, le cas échéant]

3. Aperçu de l'agenda

4. Principaux points de discussion

• [Thème 1] :
  
  • [Résumez les principaux points abordés]
  • [Ajoutez des notes, des idées ou des commentaires pertinents]
• [Sujet 2] :
  
  • [Résumez les principaux points abordés]
  • [Ajoutez des notes, des idées ou des commentaires pertinents]
• [Thème 3] :
  
  • [Résumez les principaux points abordés]
  • [Ajoutez des notes, des idées ou des commentaires pertinents]

5. Décisions prises

• [Décision 1 : Indiquer clairement la décision prise]
• [Décision 2 : inclure tous les accords, approbations ou conclusions]
• [Décision 3 : Notez toute modification ou mise à jour importante]

6. Éléments d'action

7. Parc de stationnement (facultatif)

‍(Pour les sujets qui ont été abordés mais qui n'ont pas été abordés en détail. Conservez-les pour les prochaines réunions.)

• [Insérer le sujet 1]
• [Insérer le sujet 2]

8. Prochaines étapes

• [Résumez les prochaines étapes : échéances à venir, réunions de suivi, tâches à accomplir]

9. Remarques supplémentaires (facultatif)

• [Ajoutez des détails, des observations ou des notes supplémentaires qui ne rentrent pas ailleurs]

Approbation de la réunion (facultatif)

• Révisé et approuvé par : [Insérer le (s) nom (s)]
• Date : [Insérer la date]

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💡 CONSEIL PRO : Comment personnaliser ce modèle

• Ajoutez ce modèle à MeetGeek et obtenez des suivis qui suivent exactement cette structure
• Ajoutez ou supprimez des sections en fonction des besoins de votre équipe
• Utilisez des puces ou des tableaux, selon ce qui permet de clarifier les choses
• Soulignez les mesures à prendre et les décisions pour les faire ressortir
• Ajoutez le logo ou l'image de marque de votre entreprise si nécessaire

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Prenez le compte rendu de votre prochaine réunion avec MeetGeek !

La préparation des procès-verbaux des réunions ne doit pas être stressante. Avec la bonne approche, vous pouvez saisir tous les détails importants sans vous sentir dépassé.

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Mais pourquoi soulever toutes ces charges vous-même ? Laissez MeetGeek, facile et vous permet de maîtriser chaque détail comme un pro !