Cómo tomar actas para una reunión como un profesional [+ Plantilla personalizable gratuita]

Tomar actas de reuniones suena sencillo, ¿verdad? Pero no siempre es tan fácil. En las reuniones fuera de línea, puede resultar difícil mantenerse al día cuando las personas hablan entre sí o cambian de tema. En las reuniones en línea, es posible que tengas problemas con el audio, que las personas se olviden de silenciar el sonido o que pasen por alto puntos clave debido a problemas de conexión.

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Si alguna vez terminaste una reunión preguntándote si habías entendido todo lo importante, no estás solo. En este artículo, le enseñaremos cómo redactar las actas de una reunión como un profesional, sea cual sea el formato de la reunión. Sin más preámbulos, ¡comencemos!

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¿Qué son las actas de las reuniones?

Las actas de las reuniones son notas que resumen las discusiones de una reunión. Incluyen detalles clave como los temas discutidos, las decisiones tomadas y las tareas asignadas, además de quién es el responsable de cada tarea.

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Las actas de las reuniones ayudan a mantener a todos alineados, especialmente si alguien se pierde la reunión. También son un registro histórico que facilita el seguimiento del progreso y el análisis retrospectivo de lo que los asistentes a la reunión acordaron cuando sea necesario.

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Actas de la reunión frente a notas de la reunión

TO; DR: Si bien las personas suelen utilizar actas de la reunión y notas de la reunión indistintamente, no son exactamente lo mismo. Las actas de las reuniones se centran en documentar las decisiones y acciones formales, mientras que las notas de las reuniones son más flexibles y sirven de referencia personal. Ambas son útiles, dependiendo de lo que necesites registrar después de la reunión.

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Estas son las principales diferencias entre las actas de las reuniones y las notas de las reuniones:

✔ Actas de la reunión son un registro oficial de lo que se discutió y decidió, que se utiliza a menudo en entornos empresariales, legales o profesionales. Notas de la reunión son más informales, están pensados para uso personal o para compartirlos con tu equipo, solo para capturar puntos, ideas o tareas clave.

✔ Minutos siguen una estructura establecida, que incluye detalles como la fecha de la reunión, el presidente de la junta, los asistentes, los puntos de la agenda, las decisiones tomadas y quién es responsable de tareas específicas. Notas, sin embargo, son un registro escrito flexible en el que puedes anotar viñetas, resúmenes rápidos o recordatorios personales sin preocuparte por la estructura.

✔ Minutos céntrese en lo esencial, como las decisiones tomadas, las tareas asignadas y los resultados clave, sin detalles innecesarios. Mientras tanto, notas pueden ser tan detallados o informales como quieras, e incluir ideas interesantes, puntos destacados de las discusiones o cosas que quieras recordar.

✔ Actas de la reunión Por lo general, se comparten con todos los asistentes (y miembros de la junta directiva) y se guardan para consultarlos en el futuro, junto con otros documentos, especialmente en entornos formales como las reuniones de la junta. Notas de la reunión son más personales: puedes guardarlos para ti o compartirlos con un equipo pequeño, especialmente después de visitas informales o sesiones de lluvia de ideas.

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¿Quién debe escribir las actas de la reunión?

La persona que redacta las actas de la reunión suele ser un miembro del equipo, un director de proyecto o un administrador, según la reunión. Para reuniones formales, como reuniones de la junta, a menudo es la secretaria.

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Si la reunión cubre temas complicados, es útil que la persona que toma notas entiende el tema para que sepan lo que es importante anotar.

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NOTA: En entornos más informales, los participantes de la reunión pueden rotar la grabación de las actas de la reunión, de modo que no sea demasiado repetitiva para una sola persona. Las mejores personas para el trabajo son las que organizado, escucha bien y puede seleccionar rápidamente las cosas importantes sin perderse en los detalles.

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Cómo crear actas de reuniones para reuniones en línea

Sacar las actas de las reuniones durante las reuniones en línea puede resultar difícil. Intentas escuchar, tomar notas y mantenerte al día con las conversaciones rápidas, todo ello mientras te enfrentas a problemas técnicos o a que la gente habla por encima de la otra.

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Por eso, la automatización cambia las reglas del juego. En lugar de escribir notas, puedes usar herramientas que transcriban y resuman todo automáticamente. Sin estrés, sin puntos perdidos.

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Estas son las mejores herramientas (gratuitas y de pago) que le ayudarán a crear actas de reuniones para reuniones en línea:

1. MeetGeek
2. El tomador de notas con IA de Google Meet
3. El compañero de IA de Zoom
4. Equipos de MS

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1. MeetGeek

Si estás cansado de hacer malabares con la toma de notas durante las reuniones, MeetGeek cambia las reglas del juego. Es una herramienta de colaboración y automatización de reuniones basada en inteligencia artificial que elimina la molestia de redactar las actas de las reuniones.

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‍A diferencia de Zoom, Microsoft Teams o Google Meet, no es necesario ser el anfitrión ni tener un plan de pago para usar MeetGeek. Funciona a la perfección con las tres plataformas, y puedes empezar de forma gratuita con la opción de actualizarlo si necesitas más funciones. Además, funciona en tanto de escritorio como móvil, por lo que está cubierto incluso mientras viaja.

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‍MeetGeek se une automáticamente a sus reuniones, las graba y genera transcripciones detalladas en más de 60 idiomas. Sus algoritmos de inteligencia artificial identifican los momentos importantes, destacan los puntos clave y muestran las acciones a tomar para que sepas exactamente en qué concentrarte después de la reunión. También obtendrás Notas de reuniones de IA que sean claros, concisos y fáciles de compartir con tu equipo. Lo que es aún mejor es cómo MeetGeek se integra con herramientas como Slack, Notion y Más de 7000 aplicaciones más, para que pueda trasladar sin esfuerzo las notas de las reuniones a sus flujos de trabajo actuales.

‍Características clave del uso de MeetGeek para las actas de las reuniones:

• MeetGeek se une a las reuniones de Zoom, Google Meet y Microsoft Teams incluso cuando no puedes asistir tú mismo.
• MeetGeek proporciona resúmenes concisos y fáciles de leer justo después de la reunión, destacando las tareas clave para que pueda concentrarse en lo que más importa.
• Cuando necesite encontrar algo específico, puede usar la función de búsqueda de transcripciones para ir directamente a la parte de la reunión que necesita.
• MeetGeek envía resúmenes y elementos de acción directamente a las bandejas de entrada de su equipo.
• Puedes ponerte al día con las reuniones en cualquier momento y lugar con la aplicación móvil MeetGeek.
• Mantenemos todas las actas y grabaciones de sus reuniones anteriores en un lugar seguro, lugar en el que se puede buscar.

2. Tomador de notas de Google Meet AI

La preparación de actas de reuniones en Google Meet se ha vuelto mucho más fácil gracias a la»Toma notas por mí» función. Esta función de inteligencia artificial crea automáticamente un resumen de los puntos clave, asigna acciones a asistentes específicos e incluso comparte las notas después de la reunión. Las notas se guardan en un documento de Google, que se adjunta al evento de calendario para un fácil acceso.

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Además, dado que Google Meet forma parte de Google Workspace, se integra sin problemas con herramientas como Google Calendar, Drive y Gmail, lo que lo hace práctico si tu equipo ya depende de los servicios de Google.

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‍Sin embargo, hay algunas limitaciones a tener en cuenta. La función de toma de notas con IA solo está disponible en planes específicos de Google Workspace, como Gemini Enterprise, Gemini Education Premium o con el complemento AI Meetings & Messaging, y todo ello conlleva un coste adicional. Además, solo funciona en inglés y solo se puede usar en un ordenador o portátil.

‍Características clave del uso de Google Meet para las actas de las reuniones:

• Resume automáticamente los puntos clave y asigna los elementos de acción
• Envía notas a los asistentes y al organizador por correo electrónico
• Ayuda a las personas que llegan tarde a ponerse al día sin interrumpir la reunión
• Funciona a la perfección con Calendar, Drive y Gmail

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3. El compañero de IA de Zoom

Grabar las actas de las reuniones en Zoom es muy fácil gracias a su Compañero de IA. Puede tomar notas automáticamente, realizar un seguimiento de los puntos clave y enumerar los elementos de acción. También puede crear un resumen de la reunión una vez finalizada, para que no tengas que preocuparte por perderte nada.

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Sin embargo, hay algunas desventajas. Si no eres el anfitrión de la reunión, no podrá acceder al resumen ni a las grabaciones de la reunión a menos que el anfitrión los comparta con usted. Además, si utilizas la versión gratuita de Zoom, algunas funciones avanzadas, como las grabaciones inteligentes, los resúmenes de las reuniones y las integraciones con determinadas herramientas, no estarán disponibles, lo que significa que es posible que tengas que tomar algunas notas manualmente.

Características clave del uso de Zoom para las actas de las reuniones:

• Envía un resumen al anfitrión después de la reunión
• Destaca las partes clave de la reunión y las organiza en capítulos
• Enumera las tareas de seguimiento justo debajo de la grabación de la reunión
• Funciona con 2798 herramientas, incluidas Asana, Slack, Trello y MeetGeek, para gestionar las tareas fácilmente.

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4. Equipos de MS

Cómo recoger las actas de las reuniones Equipos de Microsoft es bastante sencillo, especialmente con sus funciones integradas que te ayudan a ahorrar tiempo y a mantenerte organizado. La función de resumen inteligente captura automáticamente las notas de las reuniones, resalta los puntos clave e incluso sugiere pasos prácticos, por lo que no tiene que preocuparse por transcribir cada detalle.

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Microsoft Teams también se integra perfectamente con otras herramientas de Microsoft como Word, Excel, PowerPoint, SharePoint y OneDrive, lo que facilita la administración de las notas de las reuniones si ya estás usando estas aplicaciones.

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‍Sin embargo, si utilizas la versión gratuita de Teams, algunas funciones avanzadas, como las traducciones generadas por IA y los análisis detallados de las reuniones, no están disponibles, lo que significa que tendrás que confiar más en la toma de notas manual.

Características clave del uso de Microsoft Teams para las actas de las reuniones:

• Transcribe las reuniones en tiempo real, con transcripciones disponibles después de la reunión
• Sabe cuándo los participantes se unen o se van, para que puedan revisar fácilmente las partes omitidas
• Soporta herramientas como MeetGeek, Google Drive, ClickUp y GitHub
• Disponible para usuarios premium, traduce reuniones a 40 idiomas

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Cómo crear actas de reuniones para reuniones fuera de línea

En el pasado, tomar las actas de las reuniones se explicaba por sí solo (piense en bolígrafo, papel y tal vez en una agenda impresa como referencia). Alguien se sentaba con un bloc de notas, tratando de mantenerse al día con todo lo que se decía, anotando los puntos clave, las decisiones y elementos de acción.

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Si bien esto funcionó, a menudo implicaba perder detalles importantes y dedicar más tiempo a compilar notas para compartirlas con el equipo. Hoy en día, este enfoque puede parecer anticuado, especialmente cuando tenemos herramientas que pueden automatizar, organizar y agilizar el proceso.

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‍La aplicación móvil de MeetGeek hace que tomar minutos sea muy fácil. Ya sea que estés en una sala de conferencias, en tu escritorio o asistiendo a un evento, MeetGeek puede grabar las conversaciones y convertirlas automáticamente en un punto de referencia preciso para que todo el equipo reflexione sobre él.Todo lo que necesitas hacer es abrir la aplicación móvil y pulsar grabar. MeetGeek se encargará del resto, capturando reuniones en persona, entrevistas, sesiones de entrenamiento o charlas en conferencias.

Después de la reunión, puede revisar las notas, escuchar la grabación o consultar los resúmenes generados por la IA directamente desde su teléfono. Esto es ideal para cuando estás fuera de casa y necesitas ponerte al día antes de la próxima reunión.‍

Además, la aplicación facilita la búsqueda de puntos específicos en tus notas y, si es necesario, compartirlos con tu equipo.

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Mejores prácticas para crear actas de reuniones para reuniones fuera de línea:

• Antes de la sesión, consulte la agenda de la reunión para saber qué temas se tratarán y en qué centrarse. Prepara una lista de los asistentes para no perder tiempo escribiendo nombres durante la reunión.
• Prepare sus herramientas para tomar notas, ya sea un cuaderno, un portátil o una tableta. Si usas un bolígrafo, trae uno extra por si acaso.
• Durante la sesión, no se preocupe por anotar los detalles de la reunión. Céntrate en las cosas importantes, como la fecha y la hora, quién está presente (y quién no, si es que es importante) y los puntos clave de la programa.
• Anota las decisiones tomadas, las tareas asignadas, los plazos establecidos, las mociones formales y las discusiones importantes. Anota quién es el responsable de cada tarea y de los plazos. El uso de viñetas puede ayudar a mantener las cosas claras y organizadas.
• Para tomar minutos de forma eficaz, usa atajos como abreviaturas o símbolos (por ejemplo, «@» para las tareas o «→» para los pasos siguientes). Resalta los puntos clave con subrayados o estrellas si escribes a mano, o en negrita si escribes. Deja algo de espacio entre las notas para poder añadir más detalles más adelante si es necesario.
• Después de la reunión, repasa tus notas mientras todo esté fresco. Reorganízalas si es necesario para que coincidan con el flujo de la reunión, aclara cualquier cosa que sea confusa y comprueba que todas las acciones son correctas e incluyen a las personas y tareas adecuadas.
• Usa párrafos cortos o viñetas y haz que las tareas importantes destaquen con texto en negrita. Cíñete a los hechos, ya que no es necesario añadir opiniones personales ni detalles adicionales.
• Por último, comparta las actas de la reunión y otros documentos relevantes con todos los asistentes (y con cualquier otra persona que necesite verlos, como los oradores invitados). Haz que se aprueben las actas y guarda el documento en un lugar de fácil acceso, como una carpeta compartida.

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BONIFICACIÓN: Plantilla gratuita para actas de reuniones

1. Detalles de la reunión

• Título de la reunión: [Inserte el nombre de la reunión]
• Fecha: [Introducir fecha]
• Hora: [Insertar hora de inicio] — [Insertar hora de finalización]
• Ubicación/plataforma: [Inserte sala de reuniones, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc.]
• Facilitador/Presidente: [Insertar nombre]
• Tomador de notas: [Insertar nombre]

2. Asistentes

• Presente: [Listar todos los asistentes]
• Ausentes: [Haga una lista de las personas que no pudieron asistir, si corresponde]

3. Descripción general de la agenda

4. Puntos clave de discusión

• [Tema 1]:
  
  • [Resuma los puntos clave discutidos]
  • [Añade notas, ideas o comentarios relevantes]
• [Tema 2]:
  
  • [Resuma los puntos clave discutidos]
  • [Añade notas, ideas o comentarios relevantes]
• [Tema 3]:
  
  • [Resuma los puntos clave discutidos]
  • [Añade notas, ideas o comentarios relevantes]

5. Decisiones tomadas

• [Decisión 1: Indique claramente la decisión tomada]
• [Decisión 2: Incluya cualquier acuerdo, aprobación o conclusión]
• [Decisión 3: Tenga en cuenta cualquier cambio o actualización importante]

6. Elementos de acción

7. Estacionamiento (opcional)

‍(Para temas que surgieron pero que no se discutieron en detalle. Guárdelos para futuras reuniones).

• [Inserte el tema 1]
• [Inserte el tema 2]

8. Próximos pasos

• [Resuma lo que viene a continuación: fechas límite próximas, reuniones de seguimiento, tareas que completar]
• Fecha de la próxima reunión (si está programada): [Introducir fecha y hora]

9. Notas adicionales (opcional)

• [Agregue cualquier detalle, observación o nota adicional que no encaje en ningún otro lugar]

Aprobación de la reunión (opcional)

• Revisado y aprobado por: [Insertar nombre (s)]
• Fecha: [Introducir fecha]

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💡 CONSEJO PROFESIONAL: Cómo personalizar esta plantilla

• Agregue esta plantilla a MeetGeek y obtenga seguimientos que sigan esta estructura exacta
• Añade o elimina secciones según las necesidades de tu equipo
• Usa viñetas o tablas, lo que sea que mantenga las cosas claras
• Resalte los elementos de acción y las decisiones para que destaquen
• Agregue el logotipo o la marca de su empresa si es necesario

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¡Tómese minutos para su próxima reunión con MeetGeek!

Sacar las actas de las reuniones no tiene por qué ser estresante. Con el enfoque correcto, puede capturar todos los detalles importantes sin sentirse abrumado.

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Pero, ¿por qué haces todo el trabajo pesado tú mismo? Deja MeetGeek graba, transcribe y resume tus reuniones para que puedas concentrarte en la conversación mientras la IA se encarga del resto. ¡Es rápido, fácil y te ayuda a estar al tanto de cada detalle como un profesional!