Cómo tomar actas para una reunión como un profesional [+ Plantilla personalizable gratuita]

Tomar actas de reuniones suena sencillo, ¿verdad? Pero no siempre es tan fácil. En las reuniones presenciales, puede ser difícil seguir el hilo cuando varias personas hablan a la vez o cambian de tema. En las reuniones en línea, quizá tengas que lidiar con un mal audio, con personas que olvidan activar su micrófono o con puntos clave que se te escapan por fallas de conexión.

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Si alguna vez terminaste una reunión preguntándote si habías captado todo lo importante, no estás solo. En este artículo, te enseñaremos a redactar las actas de una reunión como un profesional, sea cual sea su formato. Sin más preámbulos, ¡comencemos!

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¿Qué son las actas de reunión?

Las actas de reunión son notas que resumen lo que se trató en una reunión. Incluyen detalles clave como los temas tratados, las decisiones tomadas y las tareas asignadas, además de quién es responsable de cada una.

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Las actas de reunión ayudan a que todos estén en sintonía, sobre todo si alguien no pudo asistir. También son un registro histórico que facilita dar seguimiento a los avances y volver, cuando haga falta, a lo que acordaron los asistentes.

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Actas de reunión frente a notas de reunión

En resumen: Aunque los términos actas de reunión y notas de reunión suelen usarse indistintamente, no son exactamente lo mismo. Las actas se centran en documentar las decisiones y acciones formales, mientras que las notas son más flexibles y sirven como referencia personal. Ambas son útiles, según lo que necesites registrar después de la reunión.

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Estas son las principales diferencias entre las actas y las notas de reunión:

✔ Las actas de reunión son un registro oficial de lo que se discutió y se decidió, y suelen usarse en entornos empresariales, legales o profesionales. Las notas de reunión son más informales: están pensadas para uso personal o para compartirlas con tu equipo, solo para registrar puntos, ideas o tareas clave.

✔ Las actas siguen una estructura definida, que incluye detalles como la fecha de la reunión, quién preside la junta, los asistentes, los puntos de la agenda, las decisiones tomadas y quién es responsable de tareas específicas. Las notas, en cambio, son un registro escrito flexible en el que puedes anotar viñetas, resúmenes rápidos o recordatorios personales sin preocuparte por la estructura.

✔ Las actas se centran en lo esencial, como las decisiones tomadas, las tareas asignadas y los resultados clave, sin detalles innecesarios. En cambio, las notas pueden ser tan detalladas o informales como quieras, e incluir ideas interesantes, puntos destacados de la conversación o cosas que quieras recordar.

✔ Las actas de reunión por lo general se comparten con todos los asistentes (y con los miembros de la junta directiva) y se guardan, junto con otros documentos, para consultarlas en el futuro, sobre todo en entornos formales como las reuniones de junta directiva. Las notas de reunión son más personales: puedes guardarlas para ti o compartirlas con un equipo pequeño, sobre todo después de reuniones informales de seguimiento o sesiones de lluvia de ideas.

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¿Quién debe redactar las actas de la reunión?

Quien redacta las actas suele ser un miembro del equipo, un gerente de proyecto o alguien del área administrativa, según la reunión. En reuniones formales, como las reuniones de junta directiva, suele encargarse quien ocupa la secretaría.

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Si la reunión trata temas complejos, conviene que quien toma las notas entienda el tema para saber qué es importante anotar.

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NOTA: En contextos más informales, los participantes pueden turnarse para redactar las actas, de modo que la tarea no recaiga siempre en la misma persona. Las personas más indicadas son las organizadas, que saben escuchar y que identifican rápido lo importante sin perderse en los detalles.

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Cómo crear actas de reuniones en línea

Tomar actas durante una reunión en línea puede ser difícil. Intentas escuchar, tomar notas y seguirle el ritmo a una conversación que avanza rápido, todo mientras lidias con problemas técnicos o con personas que se interrumpen entre sí.

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Por eso la automatización lo cambia todo. En lugar de escribir notas, puedes usar herramientas que transcriben y resumen todo automáticamente. Sin estrés y sin que se te escape nada.

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Estas son las mejores herramientas (gratuitas y de pago) que te ayudarán a crear actas de reuniones en línea:

1. MeetGeek
2. Tomador de notas con IA de Google Meet
3. AI Companion de Zoom
4. MS Teams

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1. MeetGeek

Si te cansaste de hacer malabares para tomar notas durante las reuniones, MeetGeek cambia las reglas del juego. Es una herramienta de colaboración y automatización de reuniones basada en inteligencia artificial que te ahorra el trabajo de redactar las actas.

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‍A diferencia de Zoom, Microsoft Teams o Google Meet, no necesitas ser el anfitrión ni tener un plan de pago para usar MeetGeek. Funciona a la perfección con las tres plataformas, y puedes empezar gratis y pasarte a un plan superior si necesitas más funciones. Además, funciona tanto en computadora como en celular, así que te acompaña incluso cuando vas de un lado a otro.

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‍MeetGeek se une automáticamente a tus reuniones, las graba y genera transcripciones detalladas en más de 100 idiomas. Sus algoritmos de inteligencia artificial identifican los momentos importantes, destacan los puntos clave y señalan las tareas pendientes para que sepas exactamente en qué concentrarte después de la reunión. También obtendrás notas de reunión generadas con IA claras, concisas y fáciles de compartir con tu equipo. Y lo mejor: MeetGeek se integra con herramientas como Slack, Notion y más de 10.000 aplicaciones adicionales, para que lleves sin esfuerzo las notas de tus reuniones a los flujos de trabajo que ya usas.

‍Funciones clave de MeetGeek para las actas de reunión:

• MeetGeek se une a las reuniones de Zoom, Google Meet y Microsoft Teams incluso cuando tú no puedes asistir.
• MeetGeek entrega resúmenes concisos y fáciles de leer apenas termina la reunión y destaca las tareas clave para que te concentres en lo que más importa.
• Cuando necesites encontrar algo específico, puedes usar la búsqueda en las transcripciones para ir directo a la parte de la reunión que te interesa.
• MeetGeek envía los resúmenes y las tareas pendientes directamente a la bandeja de entrada de tu equipo.
• Puedes ponerte al día con las reuniones en cualquier momento y lugar con la aplicación móvil de MeetGeek.
• Guardamos todas las actas y grabaciones de tus reuniones anteriores en un repositorio seguro donde puedes buscar lo que necesites.

2. Tomador de notas con IA de Google Meet

Preparar actas de reunión en Google Meet se volvió mucho más fácil gracias a la función «Toma notas por mí». Esta función de inteligencia artificial crea automáticamente un resumen de los puntos clave, asigna tareas a asistentes específicos e incluso comparte las notas después de la reunión. Las notas se guardan en un documento de Google que se adjunta al evento del calendario para que sea fácil encontrarlas.

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Además, dado que Google Meet forma parte de Google Workspace, se integra sin problemas con herramientas como Google Calendar, Drive y Gmail, lo que resulta práctico si tu equipo ya trabaja con los servicios de Google.

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‍Sin embargo, hay algunas limitaciones que debes tener en cuenta. La función de toma de notas con IA solo está disponible en planes específicos de Google Workspace, como Gemini Enterprise, Gemini Education Premium o con el complemento AI Meetings & Messaging, y todos ellos implican un costo adicional. Además, solo funciona en inglés y solo se puede usar en una computadora de escritorio o portátil.

‍Funciones clave de Google Meet para las actas de reunión:

• Resume automáticamente los puntos clave y asigna las tareas pendientes
• Envía notas a los asistentes y al organizador por correo electrónico
• Ayuda a quienes llegan tarde a ponerse al día sin interrumpir la reunión
• Funciona a la perfección con Calendar, Drive y Gmail

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3. AI Companion de Zoom

Tomar actas de reunión en Zoom es muy fácil gracias a su AI Companion. Toma notas automáticamente, registra los puntos clave y enumera las tareas pendientes. También puede crear un resumen de la reunión cuando esta termina, para que no te preocupes por perderte nada.

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Sin embargo, hay algunas desventajas. Si no eres el anfitrión de la reunión, no podrás acceder al resumen ni a las grabaciones a menos que el anfitrión los comparta contigo. Además, si usas la versión gratuita de Zoom, algunas funciones avanzadas, como las grabaciones inteligentes, los resúmenes de reuniones y las integraciones con ciertas herramientas, no estarán disponibles, así que quizá tengas que tomar algunas notas a mano.

Funciones clave de Zoom para las actas de reunión:

• Envía un resumen al anfitrión después de la reunión
• Destaca las partes clave de la reunión y las organiza en capítulos
• Enumera las tareas de seguimiento justo debajo de la grabación de la reunión
• Funciona con 2798 herramientas, incluidas Asana, Slack, Trello y MeetGeek, para gestionar las tareas fácilmente.

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4. MS Teams

Tomar actas de reunión en Microsoft Teams es bastante sencillo, sobre todo gracias a sus funciones integradas, que te ayudan a ahorrar tiempo y a mantener todo en orden. La función de resumen inteligente registra automáticamente las notas de la reunión, resalta los puntos clave e incluso sugiere próximos pasos, así que no tienes que preocuparte por transcribir cada detalle.

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Microsoft Teams también se integra perfectamente con otras herramientas de Microsoft como Word, Excel, PowerPoint, SharePoint y OneDrive, lo que facilita gestionar las notas de tus reuniones si ya usas estas aplicaciones.

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‍Sin embargo, si utilizas la versión gratuita de Teams, algunas funciones avanzadas, como las traducciones generadas por IA y los análisis detallados de las reuniones, no están disponibles, así que tendrás que depender más de las notas a mano.

Funciones clave de Microsoft Teams para las actas de reunión:

• Transcribe las reuniones en tiempo real, con transcripciones disponibles después de la reunión
• Registra cuándo entran y salen los participantes, para que puedan revisar fácilmente lo que se perdieron
• Es compatible con herramientas como MeetGeek, Google Drive, ClickUp y GitHub
• Para usuarios premium, traduce las reuniones a 40 idiomas

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Cómo crear actas de reuniones presenciales

Antes, tomar actas de reunión no tenía mayor misterio (piensa en bolígrafo, papel y quizá una agenda impresa como referencia). Alguien se sentaba con una libreta e intentaba seguir todo lo que se decía mientras anotaba los puntos clave, las decisiones y las tareas pendientes.

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Aunque funcionaba, muchas veces se perdían detalles importantes y había que dedicar tiempo extra a pasar las notas en limpio para compartirlas con el equipo. Hoy, este método puede parecer anticuado, sobre todo cuando existen herramientas que automatizan, organizan y agilizan el proceso.

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‍La aplicación móvil de MeetGeek hace que tomar actas sea muy fácil. Ya sea que estés en una sala de juntas, en tu escritorio o en un evento, MeetGeek puede grabar las conversaciones y convertirlas automáticamente en un registro preciso que todo el equipo puede consultar después. Solo tienes que abrir la aplicación móvil y tocar el botón de grabar. MeetGeek se encarga del resto y registra reuniones presenciales, entrevistas, sesiones de coaching o charlas en conferencias.

Después de la reunión, puedes revisar las notas, escuchar la grabación o consultar los resúmenes generados por IA directamente desde tu teléfono. Es ideal cuando vas de un lado a otro y necesitas ponerte al día antes de la siguiente reunión.‍

Además, con la aplicación es fácil buscar puntos específicos en tus notas y, si hace falta, compartirlos con tu equipo.

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Mejores prácticas para crear actas de reuniones presenciales:

• Antes de la sesión, revisa la agenda de la reunión para saber qué temas se tratarán y en qué enfocarte. Prepara una lista de los asistentes para no perder tiempo escribiendo nombres durante la reunión.
• Ten listo lo que usarás para tomar notas, ya sea un cuaderno, una laptop o una tableta. Si usas bolígrafo, lleva uno de repuesto por si acaso.
• Durante la sesión, no te preocupes por anotar cada detalle de la reunión. Céntrate en lo importante, como la fecha y la hora, quién está presente (y quién no, si es relevante) y los puntos clave de la agenda.
• Anota las decisiones tomadas, las tareas asignadas, los plazos establecidos, las mociones formales y las discusiones importantes. Anota quién es responsable de cada tarea y de cada plazo. Usar viñetas ayuda a que todo quede claro y ordenado.
• Para tomar actas con eficiencia, usa atajos como abreviaturas o símbolos (por ejemplo, «@» para las tareas o «→» para los próximos pasos). Resalta los puntos clave con subrayados o estrellas si escribes a mano, o con negritas si escribes en un dispositivo. Deja algo de espacio entre las notas para poder agregar detalles después si hace falta.
• Después de la reunión, repasa tus notas mientras todo sigue fresco. Reorganízalas si hace falta para que sigan el orden de la reunión, aclara lo que haya quedado confuso y comprueba que todas las tareas pendientes estén bien anotadas, con las personas y las actividades correctas.
• Usa párrafos cortos o viñetas y haz que las tareas importantes destaquen con negritas. Cíñete a los hechos: no hace falta agregar opiniones personales ni detalles de más.
• Por último, comparte las actas de la reunión y los demás documentos relevantes con todos los asistentes (y con cualquier otra persona que necesite verlos, como los oradores invitados). Consigue la aprobación de las actas y guarda el documento en un lugar de fácil acceso, como una carpeta compartida.

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EXTRA: Plantilla gratuita para actas de reunión

1. Detalles de la reunión

• Título de la reunión: [Inserta el nombre de la reunión]
• Fecha: [Inserta la fecha]
• Hora: [Inserta la hora de inicio] a [Inserta la hora de finalización]
• Ubicación/plataforma: [Inserta la sala de reuniones, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc.]
• Facilitador/Presidente: [Inserta el nombre]
• Responsable del acta: [Inserta el nombre]

2. Asistentes

• Presentes: [Enumera a todos los asistentes]
• Ausentes: [Enumera a quienes no pudieron asistir, si corresponde]

3. Resumen de la agenda

4. Puntos clave de la discusión

• [Tema 1]:
  
  • [Resume los puntos clave que se trataron]
  • [Agrega notas, ideas o comentarios relevantes]
• [Tema 2]:
  
  • [Resume los puntos clave que se trataron]
  • [Agrega notas, ideas o comentarios relevantes]
• [Tema 3]:
  
  • [Resume los puntos clave que se trataron]
  • [Agrega notas, ideas o comentarios relevantes]

5. Decisiones tomadas

• [Decisión 1: Indica claramente la decisión tomada]
• [Decisión 2: Incluye cualquier acuerdo, aprobación o conclusión]
• [Decisión 3: Anota cualquier cambio o actualización importante]

6. Tareas pendientes

7. Temas en espera (opcional)

‍(Para temas que surgieron pero no se discutieron a fondo. Guárdalos para futuras reuniones).

• [Inserta el tema 1]
• [Inserta el tema 2]

8. Próximos pasos

• [Resume lo que sigue: próximas fechas límite, reuniones de seguimiento, tareas por completar]
• Fecha de la próxima reunión (si está programada): [Inserta la fecha y la hora]

9. Notas adicionales (opcional)

• [Agrega cualquier detalle, observación o nota adicional que no encaje en otra sección]

Aprobación de la reunión (opcional)

• Revisado y aprobado por: [Inserta el o los nombres]
• Fecha: [Inserta la fecha]

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💡 CONSEJO DE EXPERTO: Cómo personalizar esta plantilla

• Agrega esta plantilla a MeetGeek y recibe resúmenes de seguimiento que respeten exactamente esta estructura
• Agrega o elimina secciones según las necesidades de tu equipo
• Usa viñetas o tablas, lo que ayude a que todo quede más claro
• Resalta las tareas pendientes y las decisiones para que destaquen
• Agrega el logotipo o la marca de tu empresa si hace falta

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¡Toma las actas de tu próxima reunión con MeetGeek!

Tomar actas de reunión no tiene por qué ser estresante. Con el método adecuado, puedes registrar todos los detalles importantes sin sentirte abrumado.

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Pero ¿por qué cargar tú con todo el trabajo pesado? Deja que MeetGeek grabe, transcriba y resuma tus reuniones para que puedas concentrarte en la conversación mientras la IA se encarga del resto. ¡Es rápido, fácil y te ayuda a no perder ningún detalle, como todo un profesional!

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