So erstellen Sie ein Protokoll für ein Meeting wie ein Profi [+ Kostenlose anpassbare Vorlage]

Ein Sitzungsprotokoll zu führen klingt einfach, oder? Ganz so einfach ist es aber nicht immer. In Offline-Besprechungen kommt man kaum hinterher, wenn alle durcheinanderreden oder von Thema zu Thema springen. In Online-Besprechungen ist mal der Ton schlecht, mal vergessen Teilnehmer, die Stummschaltung aufzuheben, oder wichtige Punkte gehen wegen Verbindungsproblemen unter.

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Wenn Sie sich nach einem Meeting schon einmal gefragt haben, ob Sie wirklich alles Wichtige festgehalten haben, sind Sie nicht allein. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Sitzungsprotokolle wie ein Profi erstellen, ganz gleich, in welchem Format Ihre Besprechung stattfindet. Legen wir gleich los!

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Was sind Sitzungsprotokolle?

Sitzungsprotokolle sind Notizen, die die Diskussionen einer Besprechung zusammenfassen. Sie enthalten wichtige Details wie die besprochenen Themen, getroffenen Entscheidungen und zugewiesenen Aufgaben sowie die Verantwortlichen für die einzelnen Aufgaben.

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Das Sitzungsprotokoll hält alle auf dem Laufenden, vor allem diejenigen, die die Besprechung verpasst haben. Es dient außerdem als Nachweis, mit dem sich der Fortschritt leicht verfolgen und jederzeit nachlesen lässt, worauf sich die Teilnehmer geeinigt haben.

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Sitzungsprotokoll und Besprechungsnotizen im Vergleich

TL;DR: Die Begriffe Sitzungsprotokoll und Besprechungsnotizen werden oft gleichbedeutend verwendet, meinen aber nicht ganz dasselbe. Das Sitzungsprotokoll dokumentiert formelle Entscheidungen und Maßnahmen, während Besprechungsnotizen flexibler sind und eher dem persönlichen Nachschlagen dienen. Beides ist nützlich, je nachdem, was Sie aus der Besprechung festhalten müssen.

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Die wichtigsten Unterschiede zwischen Sitzungsprotokoll und Besprechungsnotizen:

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✔ Sitzungsprotokolle sind die offizielle Aufzeichnung dessen, was besprochen und entschieden wurde, und kommen häufig im geschäftlichen, rechtlichen oder beruflichen Umfeld zum Einsatz. Besprechungsnotizen sind eher informell und für den eigenen Gebrauch oder das Team gedacht, um wichtige Punkte, Ideen oder Aufgaben festzuhalten.

✔ Protokolle folgen einer festen Struktur mit Angaben wie Sitzungstermin, Vorstandsvorsitz, Teilnehmern, Tagesordnungspunkten, getroffenen Entscheidungen und den Verantwortlichen für bestimmte Aufgaben. Notizen sind hingegen freie Aufzeichnungen, in denen Sie Stichpunkte, kurze Zusammenfassungen oder persönliche Merkposten festhalten, ohne sich Gedanken über die Struktur machen zu müssen.

✔ Protokolle beschränken sich auf das Wesentliche wie getroffene Entscheidungen, zugewiesene Aufgaben und wichtige Ergebnisse, ohne unnötige Details. Notizen dürfen dagegen so ausführlich oder locker sein, wie Sie möchten, und auch interessante Ideen, Höhepunkte der Diskussion oder Dinge enthalten, die Sie sich merken möchten.

✔ Sitzungsprotokolle gehen in der Regel an alle Teilnehmer (und Vorstandsmitglieder) und werden zusammen mit anderen Unterlagen zum späteren Nachschlagen aufbewahrt, vor allem in einem formellen Rahmen wie bei Vorstandssitzungen. Besprechungsnotizen sind persönlicher: Sie können sie für sich behalten oder mit einem kleinen Team teilen, vor allem nach informellen Check-ins oder Brainstorming-Sitzungen.

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Wer sollte das Sitzungsprotokoll schreiben?

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Das Sitzungsprotokoll schreibt je nach Besprechung in der Regel ein Teammitglied, ein Projektmanager oder eine Assistenzkraft. Bei formellen Besprechungen wie Vorstandssitzungen übernimmt das oft der Schriftführer.

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Geht es im Meeting um komplexe Themen, hilft es, wenn der Protokollführer mit dem Thema vertraut ist und so weiß, was festgehalten werden muss.

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HINWEIS: In lockereren Runden können sich die Teilnehmer beim Protokollieren abwechseln, damit es nicht immer dieselbe Person trifft. Am besten eignen sich Menschen, die gut organisiert sind, aufmerksam zuhören und schnell das Wichtige herausfiltern, ohne sich in Details zu verlieren.

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So erstellen Sie Sitzungsprotokolle für Online-Besprechungen

In Online-Besprechungen Protokoll zu führen, kann schwierig sein. Sie versuchen zuzuhören, mitzuschreiben und schnellen Gesprächen zu folgen, während Sie gleichzeitig mit technischen Störungen oder durcheinanderredenden Teilnehmern zu kämpfen haben.

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Genau hier macht Automatisierung den Unterschied. Statt selbst mitzuschreiben, nutzen Sie Tools, die alles automatisch für Sie transkribieren und zusammenfassen. Kein Stress, nichts geht verloren.

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Die besten Tools (kostenlos und kostenpflichtig) für Sitzungsprotokolle in Online-Besprechungen:

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1. MeetGeek

2. KI-Notizfunktion von Google Meet

3. AI Companion von Zoom

4. MS Teams

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1. MeetGeek

Wenn Sie es leid sind, in Besprechungen nebenbei mitzuschreiben, ist MeetGeek genau das Richtige. Das KI-gestützte Tool für Meeting-Automatisierung und Zusammenarbeit macht das Erstellen von Sitzungsprotokollen zum Kinderspiel.

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‍Anders als bei Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet müssen Sie weder Host sein noch einen kostenpflichtigen Tarif haben, um MeetGeek zu nutzen. Es funktioniert problemlos mit allen drei Plattformen, und Sie können kostenlos starten und später upgraden, wenn Sie weitere Funktionen benötigen. Außerdem läuft es auf dem Desktop und auf dem Smartphone, sodass Sie auch unterwegs bestens versorgt sind.

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‍MeetGeek nimmt automatisch an Ihren Meetings teil, zeichnet sie auf und erstellt detaillierte Transkripte in über 100 Sprachen. Die KI-Algorithmen erkennen Schlüsselmomente, heben wichtige Punkte hervor und leiten Aktionspunkte ab, sodass Sie genau wissen, worauf Sie sich nach dem Meeting konzentrieren müssen. Sie erhalten außerdem KI-Sitzungsprotokolle, die klar und präzise sind und sich leicht mit Ihrem Team teilen lassen. Noch besser: MeetGeek lässt sich mit Tools wie Slack, Notion und über 10.000 weiteren Apps verbinden, sodass Ihre Besprechungsnotizen mühelos in Ihre bestehenden Workflows einfließen.

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‍Die wichtigsten Funktionen von MeetGeek für Sitzungsprotokolle:

• MeetGeek nimmt an Zoom-, Google Meet- und Microsoft Teams-Meetings teil, auch wenn Sie selbst nicht teilnehmen können.
• MeetGeek bietet direkt nach dem Meeting kurze, leicht lesbare Zusammenfassungen, in denen die wichtigsten Aufgaben hervorgehoben werden, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
• Wenn Sie etwas Bestimmtes suchen, springen Sie dank durchsuchbarer Transkripte direkt zu der Stelle im Meeting, die Sie brauchen.
• MeetGeek sendet Zusammenfassungen und Aktionspunkte direkt per E-Mail an Ihr Team.
• Mit der mobilen MeetGeek-App bleiben Sie jederzeit und überall über Ihre Besprechungen auf dem Laufenden.
• Wir speichern alle Ihre bisherigen Sitzungsprotokolle und Aufzeichnungen an einem sicheren, durchsuchbaren Ort.
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2. KI-Notizfunktion von Google Meet

Sitzungsprotokolle in Google Meet zu erstellen, ist dank der Funktion „Notizen für mich erstellen“ ganz einfach. Diese KI-Funktion fasst die wichtigsten Punkte automatisch zusammen, weist einzelnen Teilnehmern Aktionspunkte zu und verschickt die Notizen nach dem Meeting sogar. Die Notizen werden in einem Google-Dokument gespeichert, das für den einfachen Zugriff an den Kalendertermin angehängt wird.

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Da Google Meet Teil von Google Workspace ist, arbeitet es auch problemlos mit Tools wie Google Kalender, Drive und Gmail zusammen, was praktisch ist, wenn Ihr Team ohnehin die Google-Dienste nutzt.

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‍Es gibt allerdings einige Einschränkungen. Die KI-Notizfunktion ist nur in bestimmten Google-Workspace-Tarifen wie Gemini Enterprise, Gemini Education Premium oder mit dem Add-on AI Meetings & Messaging verfügbar, die jeweils zusätzlich kosten. Außerdem funktioniert sie nur auf Englisch und lässt sich nur am Computer oder Laptop nutzen.

‍Die wichtigsten Funktionen von Google Meet für Sitzungsprotokolle:

• Fasst automatisch wichtige Punkte zusammen und weist Aktionspunkte zu
• Sendet Notizen per E-Mail an die Teilnehmer und den Organisator
• Bringt Nachzügler auf den aktuellen Stand, ohne das Meeting zu stören
• Arbeitet nahtlos mit Kalender, Drive und Gmail zusammen

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3. AI Companion von Zoom

In Zoom ist das Protokollieren dank des AI Companion ganz einfach. Er macht automatisch Notizen, hält wichtige Punkte fest und listet Aktionspunkte auf. Nach dem Meeting erstellt er außerdem eine Zusammenfassung, sodass Sie nicht befürchten müssen, etwas zu verpassen.

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Es gibt aber auch ein paar Nachteile. Wenn Sie nicht der Host des Meetings sind, können Sie nicht auf die Zusammenfassung oder die Aufzeichnungen der Besprechung zugreifen, es sei denn, der Host teilt sie mit Ihnen. Außerdem fehlen in der kostenlosen Version von Zoom einige erweiterte Funktionen wie intelligente Aufzeichnungen, Meeting-Zusammenfassungen und Integrationen mit bestimmten Tools, sodass Sie unter Umständen doch noch einiges von Hand notieren müssen.

Die wichtigsten Funktionen von Zoom für Sitzungsprotokolle:

• Sendet nach dem Meeting eine Zusammenfassung an den Host
• Hebt wichtige Abschnitte des Meetings hervor und gliedert sie in Kapitel
• Listet Folgeaufgaben direkt unter der Besprechungsaufzeichnung auf
• Lässt sich mit 2.798 Tools wie Asana, Slack, Trello und MeetGeek verbinden, um Aufgaben einfach zu verwalten.

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4. MS Teams

Sitzungsprotokolle in Microsoft Teams zu erstellen, ist recht einfach, vor allem dank der integrierten Funktionen, mit denen Sie Zeit sparen und den Überblick behalten. Die Funktion Intelligent Recap erfasst automatisch Besprechungsnotizen, hebt wichtige Punkte hervor und schlägt sogar konkrete nächste Schritte vor, sodass Sie nicht jedes Detail selbst mitschreiben müssen.

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Microsoft Teams lässt sich auch nahtlos in andere Microsoft-Tools wie Word, Excel, PowerPoint, SharePoint und OneDrive integrieren, sodass sich Besprechungsnotizen leicht verwalten lassen, wenn Sie diese Apps bereits nutzen.

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‍Wenn Sie jedoch die kostenlose Version von Teams verwenden, sind einige erweiterte Funktionen wie KI-generierte Übersetzungen und detaillierte Besprechungsanalysen nicht verfügbar, sodass Sie wieder mehr von Hand mitschreiben müssen.

Die wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams für Sitzungsprotokolle:

• Transkribiert Besprechungen in Echtzeit und stellt die Transkripte nach dem Meeting bereit
• Erkennt, wann Teilnehmer dazukommen oder gehen, sodass sie verpasste Abschnitte leicht nachholen können
• Unterstützt Tools wie MeetGeek, Google Drive, ClickUp und GitHub
• Übersetzt Besprechungen in 40 Sprachen (für Premium-Nutzer)

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So erstellen Sie Sitzungsprotokolle für Offline-Besprechungen

Früher war das Protokollieren eine klare Sache (Stift, Papier und vielleicht eine ausgedruckte Tagesordnung als Orientierung). Jemand saß mit einem Notizblock da, versuchte, bei allem Gesagten mitzukommen, und notierte wichtige Punkte, Entscheidungen und Aktionspunkte.

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Das funktionierte zwar, doch oft gingen wichtige Details verloren, und es kostete zusätzliche Zeit, die Notizen für das Team aufzubereiten. Heute wirkt dieser Ansatz überholt, zumal es Tools gibt, die den Prozess automatisieren, strukturieren und vereinfachen.

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‍Die mobile App von MeetGeek macht das Protokollieren zum Kinderspiel. Ob im Konferenzraum, am Schreibtisch oder auf einer Veranstaltung: MeetGeek zeichnet Gespräche auf und macht daraus automatisch eine verlässliche Grundlage, auf die das gesamte Team zurückgreifen kann. Sie müssen nur die mobile App öffnen und auf Aufnahme tippen. MeetGeek erledigt den Rest und zeichnet persönliche Besprechungen, Interviews, Coaching-Sitzungen oder Telefonkonferenzen auf.

Nach dem Meeting können Sie die Notizen durchgehen, die Aufzeichnung anhören oder sich die KI-generierten Zusammenfassungen direkt auf dem Smartphone ansehen. Das ist ideal, wenn Sie unterwegs sind und sich vor dem nächsten Meeting noch auf den neuesten Stand bringen müssen.‍

Außerdem können Sie mit der App ganz einfach nach bestimmten Punkten in Ihren Notizen suchen und diese bei Bedarf mit Ihrem Team teilen.

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Bewährte Methoden für Sitzungsprotokolle in Offline-Besprechungen

• Gehen Sie vor der Sitzung die Tagesordnung durch, damit Sie wissen, welche Themen behandelt werden und worauf Sie sich konzentrieren müssen. Halten Sie eine Teilnehmerliste bereit, damit Sie während der Besprechung keine Zeit mit dem Aufschreiben von Namen verlieren.
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• Legen Sie Ihr Schreibzeug bereit, ob Notizbuch, Laptop oder Tablet. Wenn Sie mit Stift schreiben, nehmen Sie für alle Fälle einen Ersatzstift mit.
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• Versuchen Sie während der Sitzung nicht, jedes Detail mitzuschreiben. Konzentrieren Sie sich auf das Wichtige wie Datum und Uhrzeit, wer anwesend ist (und wer nicht, falls das relevant ist) und die zentralen Punkte der Agenda.
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• Halten Sie alle getroffenen Entscheidungen, zugewiesenen Aufgaben, gesetzten Fristen, formellen Anträge und wichtigen Diskussionen fest. Notieren Sie, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und welche Fristen gelten. Aufzählungspunkte helfen dabei, alles klar und übersichtlich zu halten.
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• Nutzen Sie Kürzel wie Abkürzungen oder Symbole (z. B. „@“ für Aufgaben oder „→“ für die nächsten Schritte), um effizient zu protokollieren. Markieren Sie wichtige Punkte durch Unterstreichen oder Sternchen, wenn Sie von Hand schreiben, oder durch Fettdruck, wenn Sie tippen. Lassen Sie etwas Platz zwischen den Notizen, damit Sie später bei Bedarf Details ergänzen können.
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• Gehen Sie nach dem Meeting Ihre Notizen durch, solange alles noch frisch ist. Ordnen Sie sie bei Bedarf so um, dass sie dem Ablauf der Besprechung folgen, bereinigen Sie unübersichtliche Stellen und prüfen Sie, ob bei allen Aktionspunkten die richtigen Personen und Aufgaben stehen.
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• Verwenden Sie kurze Absätze oder Aufzählungspunkte und heben Sie wichtige Aufgaben fett hervor. Bleiben Sie bei den Fakten, persönliche Meinungen oder zusätzliche Details sind nicht nötig.
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• Teilen Sie abschließend das Sitzungsprotokoll und andere relevante Dokumente mit allen Teilnehmern (und allen anderen, die sie sehen müssen, z. B. Gastrednern). Lassen Sie Ihr Protokoll genehmigen und speichern Sie das Dokument an einem leicht zugänglichen Ort, z. B. in einem gemeinsamen Ordner.

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BONUS: Kostenlose Vorlage für ein Sitzungsprotokoll

1. Angaben zur Besprechung

• Titel der Sitzung: [Namen der Besprechung einfügen]
• Datum: [Datum einfügen]
• Uhrzeit: [Startzeit einfügen] bis [Endzeit einfügen]
• Ort/Plattform: [Meetingraum, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet usw. einfügen]
• Moderator/Vorsitzender: [Namen einfügen]
• Protokollführer: [Namen einfügen]

2. Teilnehmer

• Anwesend: [Alle Teilnehmer auflisten]
• Abwesend: [Falls relevant, alle Personen auflisten, die nicht teilnehmen konnten]

3. Tagesordnung im Überblick

4. Wichtige Diskussionspunkte

• [Thema 1]:
  
  • [Fassen Sie die wichtigsten besprochenen Punkte zusammen]
  • [Fügen Sie relevante Notizen, Ideen oder Feedback hinzu]
• [Thema 2]:
  
  • [Fassen Sie die wichtigsten besprochenen Punkte zusammen]
  • [Fügen Sie relevante Notizen, Ideen oder Feedback hinzu]
• [Thema 3]:
  
  • [Fassen Sie die wichtigsten besprochenen Punkte zusammen]
  • [Fügen Sie relevante Notizen, Ideen oder Feedback hinzu]

5. Getroffene Entscheidungen

• [Entscheidung 1: Formulieren Sie die getroffene Entscheidung klar]
• [Entscheidung 2: Führen Sie alle Vereinbarungen, Genehmigungen oder Schlussfolgerungen auf]
• [Entscheidung 3: Notieren Sie alle wichtigen Änderungen oder Aktualisierungen]

6. Aktionspunkte

7. Themenspeicher (optional)

‍(Für Themen, die zwar zur Sprache kamen, aber nicht im Detail besprochen wurden. Heben Sie sie für künftige Besprechungen auf.)

• [Thema 1 einfügen]
• [Thema 2 einfügen]

8. Nächste Schritte

• [Fassen Sie zusammen, was als Nächstes kommt: bevorstehende Termine, Folgetreffen, zu erledigende Aufgaben]

9. Zusätzliche Hinweise (optional)

• [Ergänzen Sie weitere Details, Beobachtungen oder Notizen, die sonst nirgends hinpassen]

Genehmigung des Protokolls (optional)

• Geprüft und genehmigt von: [Name(n) einfügen]
• Datum: [Datum einfügen]

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💡 EXPERTENTIPP: So passen Sie diese Vorlage an

• Fügen Sie diese Vorlage in MeetGeek hinzu und erhalten Sie Follow-ups, die genau dieser Struktur folgen
• Ergänzen oder entfernen Sie Abschnitte je nach Bedarf Ihres Teams
• Verwenden Sie Aufzählungspunkte oder Tabellen, je nachdem, was übersichtlicher ist
• Heben Sie Aktionspunkte und Entscheidungen optisch hervor
• Fügen Sie bei Bedarf das Logo oder das Branding Ihres Unternehmens hinzu

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Protokollieren Sie Ihr nächstes Meeting mit MeetGeek!

Das Erstellen von Sitzungsprotokollen muss nicht stressig sein. Mit dem richtigen Ansatz können Sie alle wichtigen Details erfassen, ohne sich überfordert zu fühlen.

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Aber warum die ganze Arbeit selbst machen? Lassen Sie MeetGeek Ihre Besprechungen aufzeichnen, transkribieren und zusammenfassen, damit Sie sich auf das Gespräch konzentrieren können, während die KI den Rest erledigt. Das geht schnell, ist einfach und hilft Ihnen, wie ein Profi jedes Detail im Blick zu behalten!