So erstellen Sie ein Protokoll für ein Meeting wie ein Profi [+ Kostenlose anpassbare Vorlage]

Sitzungsprotokolle zu führen klingt einfach, oder? Aber es ist nicht immer so einfach. In Offline-Besprechungen kann es schwierig sein, Schritt zu halten, wenn Leute übereinander reden oder zwischen Themen hin- und herspringen. In Onlinebesprechungen kann es vorkommen, dass der Ton schlecht ist, dass die Teilnehmer vergessen, die Stummschaltung aufzuheben, oder dass wichtige Punkte aufgrund von Verbindungsproblemen übersehen werden.

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Wenn Sie jemals ein Meeting beendet haben und sich gefragt haben, ob Sie alles Wichtige mitbekommen haben, sind Sie nicht allein. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie wie ein Profi Sitzungsprotokolle erstellen können, unabhängig vom Format Ihrer Besprechung. Lassen Sie uns ohne weitere Umschweife darauf eingehen!

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Was sind Sitzungsprotokolle?

Sitzungsprotokolle sind Notizen, die die Diskussionen einer Besprechung zusammenfassen. Sie enthalten wichtige Details wie die besprochenen Themen, getroffenen Entscheidungen und zugewiesenen Aufgaben sowie die Verantwortlichen für die einzelnen Aufgaben.

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Das Sitzungsprotokoll hilft dabei, alle auf dem Laufenden zu halten, vor allem, wenn jemand die Besprechung verpasst. Sie sind auch eine historische Aufzeichnung, die es einfach macht, den Fortschritt zu verfolgen und jederzeit zurückzuschauen, worauf sich die Besprechungsteilnehmer geeinigt haben.

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Sitzungsprotokoll im Vergleich zu Sitzungsnotizen

TL; DR: Während die Leute oft benutzen Sitzungsprotokoll und Besprechungsnotizen austauschbar sind sie nicht genau dasselbe. Das Sitzungsprotokoll konzentriert sich auf die Dokumentation formeller Entscheidungen und Maßnahmen, während die Sitzungsnotizen flexibler sind und dem persönlichen Nachschlagen dienen. Beides ist nützlich, je nachdem, was Sie nach der Besprechung notieren müssen.

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Hier sind die wichtigsten Unterschiede zwischen Sitzungsprotokollen und Sitzungsnotizen:

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✔ Sitzungsprotokoll sind eine offizielle Aufzeichnung dessen, was besprochen und entschieden wurde und häufig in geschäftlichen, rechtlichen oder beruflichen Situationen verwendet wird. Notizen zur Besprechung sind eher informell, für den persönlichen Gebrauch oder zum Teilen mit Ihrem Team gedacht, nur um wichtige Punkte, Ideen oder Aufgaben festzuhalten.

✔ Minuten folgen Sie einer festgelegten Struktur, einschließlich Details wie Sitzungstermin, Vorsitzender des Vorstands, Teilnehmer, Tagesordnungspunkte, getroffene Entscheidungen und wer für bestimmte Aufgaben verantwortlich ist. Hinweisesind jedoch flexible schriftliche Aufzeichnungen, in denen Sie Stichpunkte, kurze Zusammenfassungen oder persönliche Erinnerungen aufschreiben können, ohne sich Gedanken über die Struktur machen zu müssen.

✔ Minuten Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche wie getroffene Entscheidungen, zugewiesene Aufgaben und wichtige Ergebnisse, ohne unnötige Details. In der Zwischenzeit Anmerkungen kann so detailliert oder ungezwungen sein, wie Sie möchten, einschließlich interessanter Ideen, Höhepunkte aus Diskussionen oder Dinge, an die Sie sich erinnern möchten.

✔ Sitzungsprotokoll werden in der Regel mit allen Teilnehmern (und Vorstandsmitgliedern) geteilt und zusammen mit anderen Dokumenten zum späteren Nachschlagen aufbewahrt, insbesondere in formellen Umgebungen wie Vorstandssitzungen. Notizen zur Besprechung sind persönlicher: Sie können sie für sich behalten oder mit einem kleinen Team teilen, insbesondere nach informellen Check-ins oder Brainstorming-Sitzungen.

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Wer sollte das Sitzungsprotokoll schreiben?

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Die Person, die das Sitzungsprotokoll schreibt, ist in der Regel ein Teammitglied, ein Projektmanager oder ein Administrator, je nach Besprechung. Für formelle Besprechungen, wie Vorstandssitzungen, es ist oft die Sekretärin.

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Wenn das Meeting komplizierte Themen behandelt, hilft es, wenn der Notizer versteht das Thema damit sie wissen, was es aufzuschreiben gilt.

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HINWEIS: In ungezwungeneren Situationen können die Besprechungsteilnehmer die Aufzeichnung der Sitzungsprotokolle rotieren, damit es sich nicht zu oft für eine Person wiederholt. Die besten Leute für den Job sind diejenigen, die organisiert, hört gut zu und kann schnell die wichtigen Dinge heraussuchen ohne sich in den Details zu verlieren.

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So erstellen Sie Sitzungsprotokolle für Online-Besprechungen

Es kann schwierig sein, während Online-Besprechungen Sitzungsprotokolle zu führen. Sie versuchen zuzuhören, sich Notizen zu machen und schnelle Konversationen zu führen, während Sie gleichzeitig mit technischen Störungen oder übereinander redenden Personen zu kämpfen haben.

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Aus diesem Grund ist die Automatisierung ein entscheidender Faktor. Anstatt Notizen zu schreiben, können Sie Tools verwenden, die alles automatisch für Sie transkribieren und zusammenfassen. Kein Stress, keine verpassten Punkte.

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Hier sind die besten Tools (kostenlos und kostenpflichtig), mit denen Sie Sitzungsprotokolle für Online-Besprechungen erstellen können:

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1. MeetGeek

2. Der KI-Notizaufnehmer von Google Meet

3. Der KI-Begleiter von Zoom

4. MS-Teams

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1. MeetGeek

Wenn Sie es leid sind, während Besprechungen mit Notizen zu jonglieren, MeetGeek ist ein Wendepunkt. Es ist ein KI-gestütztes Tool zur Automatisierung und Zusammenarbeit von Besprechungen, das das Verfassen von Sitzungsprotokollen zum Kinderspiel macht.

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‍Im Gegensatz zu Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet müssen Sie nicht der Gastgeber sein oder sogar einen kostenpflichtigen Tarif haben, um MeetGeek nutzen zu können. Es funktioniert problemlos mit allen drei Plattformen, und Sie können kostenlos mit der Option beginnen, ein Upgrade durchzuführen, wenn Sie weitere Funktionen benötigen. Darüber hinaus funktioniert es auf sowohl Desktop als auch Handy, damit du auch unterwegs abgesichert bist.

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‍MeetGeek nimmt automatisch an Ihren Meetings teil, zeichnet sie auf und generiert detaillierte Transkriptionen in über 60 Sprachen. Die KI-Algorithmen identifizieren wichtige Momente, heben wichtige Punkte hervor und ziehen Aktionspunkte heraus, sodass Sie genau wissen, worauf Sie sich nach dem Meeting konzentrieren müssen. Sie erhalten außerdem KI-Sitzungsnotizen die klar, präzise und einfach mit deinem Team zu teilen sind. Was noch besser ist, ist die Integration von MeetGeek in Tools wie Slack, Notion und Über 7.000 andere Apps, sodass Sie Besprechungsnotizen mühelos in Ihre bestehenden Workflows verschieben können.

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‍Hauptmerkmale der Verwendung von MeetGeek für Sitzungsprotokolle:

• MeetGeek nimmt an Zoom-, Google Meet- und Microsoft Teams-Meetings teil, auch wenn Sie selbst nicht teilnehmen können.
• MeetGeek bietet direkt nach dem Meeting kurze, leicht lesbare Zusammenfassungen, in denen die wichtigsten Aufgaben hervorgehoben werden, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
• Wenn Sie etwas Bestimmtes suchen, können Sie die Funktion „Durchsuchbare Transkripte“ verwenden, um direkt zu dem Teil des Meetings zu springen, den Sie benötigen.
• MeetGeek sendet Zusammenfassungen und Aktionspunkte direkt an die Posteingänge Ihres Teams.
• Mit der mobilen MeetGeek-App können Sie sich jederzeit und überall über Besprechungen informieren.
• Wir speichern alle Ihre bisherigen Sitzungsprotokolle und Aufzeichnungen in einem sicheren Ort, durchsuchbarer Ort.
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2. Google Meet AI Note-Taker

Das Erstellen von Sitzungsprotokollen in Google Meet ist dank des“Machen Sie sich Notizen für mich“ Funktion. Diese KI-Funktion erstellt automatisch eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, weist bestimmten Teilnehmern Aktionspunkte zu und gibt die Notizen sogar nach dem Meeting weiter. Die Notizen werden in einem Google-Dokument gespeichert, das an das angehängt wird Kalenderereignis für einen einfachen Zugang.

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Da Google Meet Teil von Google Workspace ist, lässt es sich auch problemlos in Tools wie Google Calendar, Drive und Gmail integrieren, sodass es praktisch ist, wenn Ihr Team bereits auf die Dienste von Google angewiesen ist.

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‍Es gibt jedoch einige Einschränkungen, die zu beachten sind. Die KI-Notizfunktion ist nur in bestimmten Google Workspace-Plänen wie Gemini Enterprise, Gemini Education Premium oder mit dem AI Meetings & Messaging-Add-on verfügbar, für die jeweils ein Aufpreis anfällt. Außerdem funktioniert es nur auf Englisch und kann nur auf einem Computer oder Laptop verwendet werden.

‍Hauptmerkmale der Verwendung von Google Meet für Sitzungsprotokolle:

• Fasst automatisch wichtige Punkte zusammen und weist Aktionspunkte zu
• Sendet Notizen per E-Mail an die Teilnehmer und den Organisator
• Hilft Nachzüglern, auf dem Laufenden zu bleiben, ohne das Meeting zu stören
• Funktioniert nahtlos mit Calendar, Drive und Gmail

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3. Der KI-Begleiter von Zoom

Das Aufzeichnen von Sitzungsprotokollen auf Zoom ist dank seiner KI-Begleiter. Es kann automatisch Notizen machen, wichtige Punkte verfolgen und Aktionspunkte auflisten. Es kann auch eine Zusammenfassung des Meetings erstellen, sobald es vorbei ist, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, etwas zu verpassen.

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Aber es gibt ein paar Nachteile. Wenn du nicht der bist Gastgeber des Treffens, Sie können nicht auf die Zusammenfassung oder die Aufzeichnungen der Besprechung zugreifen, es sei denn, der Gastgeber teilt sie Ihnen mit. Außerdem Wenn Sie die kostenlose Version von Zoom verwenden, sind einige erweiterte Funktionen wie intelligente Aufzeichnungen, Besprechungszusammenfassungen und Integrationen mit bestimmten Tools nicht verfügbar, sodass Sie möglicherweise immer noch einige Notizen manuell machen müssen.

Hauptmerkmale der Verwendung von Zoom für Sitzungsprotokolle:

• Sendet nach dem Meeting eine Zusammenfassung an den Gastgeber
• Hebt wichtige Teile des Treffens hervor und organisiert sie in Kapitel
• Listet Folgeaufgaben direkt unter der Besprechungsaufzeichnung auf
• Funktioniert mit 2.798 Tools wie Asana, Slack, Trello und MeetGeek, um Aufgaben einfach zu verwalten.

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4. MS-Teams

Sitzungsprotokolle aufnehmen in Microsoft-Teams ist ziemlich einfach, vor allem mit seinen integrierten Funktionen, die Ihnen helfen, Zeit zu sparen und organisiert zu bleiben. Die Funktion Intelligent Recap erfasst automatisch Besprechungsnotizen, hebt wichtige Punkte hervor und schlägt sogar umsetzbare Schritte vor, sodass Sie sich nicht darum kümmern müssen, jedes einzelne Detail zu transkribieren.

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Microsoft Teams lässt sich auch nahtlos in andere Microsoft-Tools wie Word, Excel, PowerPoint, SharePoint und OneDrive integrieren, sodass die Verwaltung von Besprechungsnotizen einfach ist, wenn Sie diese Apps bereits verwenden.

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‍Wenn Sie jedoch die kostenlose Version von Teams verwenden, sind einige erweiterte Funktionen wie KI-generierte Übersetzungen und detaillierte Besprechungsanalysen nicht verfügbar, was bedeutet, dass Sie sich mehr auf manuelles Notieren verlassen müssen.

Hauptmerkmale der Verwendung von Microsoft Teams für Sitzungsprotokolle:

• Transkribiert Besprechungen in Echtzeit, wobei die Transkripte nach dem Meeting verfügbar sind
• Weiß, wann Teilnehmer hinzukommen oder gehen, sodass sie verpasste Teile einfach überprüfen können
• Unterstützt Tools wie MeetGeek, Google Drive, ClickUp und GitHub
• Verfügbar für Premium-Nutzer, übersetzt Besprechungen in 40 Sprachen

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So erstellen Sie Sitzungsprotokolle für Offline-Besprechungen

Damals war das Erstellen von Sitzungsprotokollen selbsterklärend (denken Sie an Stift, Papier und vielleicht eine gedruckte Tagesordnung als Referenz). Jemand saß mit einem Notizblock da und versuchte, über alles, was gesagt wurde, auf dem Laufenden zu bleiben, und notierte wichtige Punkte, Entscheidungen und Aktionspunkte.

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Das funktionierte zwar, bedeutete aber oft, dass wichtige Details übersehen wurden und zusätzliche Zeit damit verbracht wurde, Notizen zusammenzustellen, um sie mit dem Team zu teilen. Heutzutage kann sich dieser Ansatz veraltet anfühlen, insbesondere wenn wir über Tools verfügen, die den Prozess automatisieren, organisieren und rationalisieren können.

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‍Die mobile App von MeetGeek macht das Aufnehmen von Minuten zum Kinderspiel. Egal, ob Sie in einem Konferenzraum, an Ihrem Schreibtisch oder an einer Veranstaltung teilnehmen, MeetGeek kann Gespräche aufzeichnen und sie automatisch in einen genauen Bezugspunkt verwandeln, über den das gesamte Team nachdenken kann. Alles was Sie tun müssen, ist die mobile App zu öffnen und auf Aufnahme zu klicken. MeetGeek kümmert sich um den Rest und zeichnet persönliche Besprechungen, Interviews, Coaching-Sitzungen oder Konferenzgespräche auf.

Nach dem Meeting können Sie die Notizen überprüfen, die Aufzeichnung anhören oder sich die KI-generierten Zusammenfassungen direkt von Ihrem Telefon aus ansehen. Das ist ideal, wenn Sie unterwegs sind und vor Ihrem nächsten Meeting alles nachholen müssen.‍

Außerdem können Sie mit der App ganz einfach nach bestimmten Punkten in Ihren Notizen suchen und diese bei Bedarf mit Ihrem Team teilen.

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Bewährte Methoden für die Erstellung von Sitzungsprotokollen für Offline-Besprechungen

• Überprüfen Sie vor der Sitzung die Tagesordnung, damit Sie wissen, welche Themen behandelt werden und worauf Sie sich konzentrieren müssen. Halten Sie eine Teilnehmerliste bereit, damit Sie während der Besprechung keine Zeit damit verschwenden, Namen zu schreiben.
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• Halten Sie Ihre Notizwerkzeuge bereit, egal ob es sich um ein Notebook, einen Laptop oder ein Tablet handelt. Wenn Sie einen Stift verwenden, bringen Sie für alle Fälle einen zusätzlichen Stift mit.
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• Machen Sie sich während der Sitzung keine Mühe, die Besprechungsdetails aufzuschreiben. Konzentrieren Sie sich auf wichtige Dinge wie Datum und Uhrzeit, wer anwesend ist (und wer nicht, falls das wichtig ist) und wichtige Punkte aus der Agenda.
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• Schreiben Sie alle getroffenen Entscheidungen, zugewiesenen Aufgaben, gesetzten Fristen, formellen Anträge und wichtigen Diskussionen auf. Notieren Sie, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist und welche Fristen eingehalten werden. Die Verwendung von Aufzählungspunkten kann dazu beitragen, die Dinge klar und organisiert zu halten.
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• Verwenden Sie Abkürzungen wie Abkürzungen oder Symbole (z. B. „@“ für Aufgaben oder „→“ für die nächsten Schritte), um effektiv Minuten aufzunehmen. Markieren Sie wichtige Punkte mit Unterstrichen oder Sternen, wenn Sie von Hand schreiben, oder fett, wenn Sie tippen. Lassen Sie etwas Abstand zwischen den Notizen, damit Sie später bei Bedarf weitere Details hinzufügen können.
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• Gehen Sie nach dem Meeting Ihre Notizen durch, solange alles noch frisch ist. Ordnen Sie sie bei Bedarf neu an, um sie an den Ablauf der Besprechung anzupassen, räumen Sie alles auf, was unübersichtlich ist, und überprüfen Sie, ob alle Aktionspunkte mit den richtigen Personen und Aufgaben korrekt sind.
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• Verwenden Sie kurze Absätze oder Aufzählungspunkte und heben Sie wichtige Aufgaben durch fett gedruckten Text hervor. Halten Sie sich an die Fakten, da Sie keine persönlichen Meinungen oder zusätzliche Details hinzufügen müssen.
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• Teilen Sie abschließend das Sitzungsprotokoll und andere relevante Dokumente mit allen Teilnehmern (und allen anderen, die sie sehen müssen, z. B. Gastrednern). Lassen Sie Ihr Protokoll genehmigen und speichern Sie das Dokument an einem leicht zugänglichen Ort, z. B. in einem gemeinsamen Ordner.

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BONUS: Kostenlose Vorlage für ein Sitzungsprotokoll

1. Einzelheiten des Treffens

• Titel der Sitzung: [Namen der Besprechung einfügen]
• Datum: [Datum einfügen]
• Uhrzeit: [Startzeit einfügen] — [Endzeit einfügen]
• Standort/Plattform: [Meetingraum, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet usw. einfügen]
• Moderator/Vorsitzender: [Namen einfügen]
• Notiznehmer: [Namen einfügen]

2. Teilnehmer

• Anwesend: [Alle Teilnehmer auflisten]
• Abwesend: [Falls relevant, alle Personen auflisten, die nicht teilnehmen konnten]

3. Überblick über die Agenda

4. Wichtige Diskussionspunkte

• [Thema 1]:
  
  • [Fassen Sie die wichtigsten besprochenen Punkte zusammen]
  • [Fügen Sie relevante Notizen, Ideen oder Feedback hinzu]
• [Thema 2]:
  
  • [Fassen Sie die wichtigsten besprochenen Punkte zusammen]
  • [Fügen Sie relevante Notizen, Ideen oder Feedback hinzu]
• [Thema 3]:
  
  • [Fassen Sie die wichtigsten besprochenen Punkte zusammen]
  • [Fügen Sie relevante Notizen, Ideen oder Feedback hinzu]

5. Entscheidungen getroffen

• [Entscheidung 1: Geben Sie die getroffene Entscheidung deutlich an]
• [Entscheidung 2: Schließen Sie alle Vereinbarungen, Genehmigungen oder Schlussfolgerungen ein]
• [Entscheidung 3: Notieren Sie alle wichtigen Änderungen oder Aktualisierungen]

6. Aktionselemente

7. Parkplatz (optional)

‍(Für Themen, die zwar zur Sprache kamen, aber nicht im Detail besprochen wurden. Speichern Sie sie für zukünftige Besprechungen.)

• [Thema 1 einfügen]
• [Thema 2 einfügen]

8. Die nächsten Schritte

• [Fassen Sie zusammen, was als Nächstes kommt: bevorstehende Termine, Folgetreffen, zu erledigende Aufgaben]

9. Zusätzliche Hinweise (optional)

• [Füge zusätzliche Details, Beobachtungen oder Notizen hinzu, die nicht woanders hinpassen]

Genehmigung der Besprechung (optional)

• Geprüft und genehmigt von: [Name (n) einfügen]
• Datum: [Datum einfügen]

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💡 EXPERTENTIPP: So passen Sie diese Vorlage an

• Füge diese Vorlage zu MeetGeek hinzu und erhalte Follow-ups, die genau dieser Struktur folgen
• Füge Abschnitte hinzu oder entferne sie je nach den Bedürfnissen deines Teams
• Verwenden Sie Aufzählungspunkte oder Tabellen, was auch immer die Dinge übersichtlich macht
• Markieren Sie Aktionspunkte und Entscheidungen, um sie hervorzuheben
• Fügen Sie bei Bedarf das Logo oder das Branding Ihres Unternehmens hinzu

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Nehmen Sie sich Minuten für Ihr nächstes Meeting mit MeetGeek!

Das Erstellen von Sitzungsprotokollen muss nicht stressig sein. Mit dem richtigen Ansatz können Sie alle wichtigen Details erfassen, ohne sich überfordert zu fühlen.

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Aber warum die ganze schwere Arbeit selbst erledigen? Lass MeetGeek Nehmen Sie Ihre Besprechungen auf, transkribieren und fassen Sie sie zusammen, damit Sie sich auf das Gespräch konzentrieren können, während die KI den Rest erledigt. Es ist schnell, einfach und hilft Ihnen, wie ein Profi den Überblick über jedes Detail zu behalten!