So planen Sie ein Zoom-Meeting in Outlook auf einem beliebigen Gerät

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Haben Sie schon einmal mit mehreren Tabs und Apps jongliert, als Sie versucht haben, ein Zoom-Meeting in Outlook einzurichten?

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Wie Sie finden es viele Profis schwierig, Zoom-Besprechungen über Outlook zu planen. Schließlich kann es verwirrend sein, Kalenderdaten geräteübergreifend zu synchronisieren, sicherzustellen, dass alle Teilnehmer genaue Besprechungsdetails erhalten, und die Navigation in verschiedenen Betriebssystemen.

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In den nächsten Abschnitten finden Sie eine detaillierte, schrittweise Anleitung, mit der Sie Zoom-Besprechungen in Outlook planen können, egal ob auf einem PC oder einem Mobilgerät. Lass uns anfangen!

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Voraussetzungen für die Planung von Zoom-Besprechungen in Outlook

Vor dem Versuch Zoom-Besprechungen planen Stellen Sie über Outlook sicher, dass alles korrekt eingerichtet ist, um den Planungsprozess reibungsloser und effizienter zu gestalten.

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Hier sind die Voraussetzungen für die Planung von Zoom-Besprechungen in Outlook:

• Installieren Sie das Zoom-Plug-In oder das Zoom-Add-In: Um Zoom effektiv in Outlook zu integrieren, müssen Sie entweder die Zoom-Plugin für Microsoft Outlook auf Ihrem Desktop oder dem Zoom für Outlook-Add-In für Web- und mobile Nutzung.
• Halten Sie die Software auf dem neuesten Stand: Aktualisieren Sie Outlook und Zoom regelmäßig auf die neuesten Versionen, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden und Zugriff auf die neuesten Funktionen und Sicherheitsverbesserungen zu erhalten.
• Konfiguriere dein Zoom-Konto: Ein aktives Zoom-Konto ist unerlässlich. Wenn Sie Zoom-Meetings im Namen einer anderen Person erstellen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie dies von demselben Zoom-Konto aus tun oder über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, wofür möglicherweise ein lizenziertes Zoom-Konto erforderlich ist.
• Überprüfe dein Outlook-Konto: Stellen Sie sicher, dass Ihr Outlook-Konto richtig konfiguriert ist und Sie sich anmelden und auf Ihren Kalender zugreifen können. Stellen Sie sicher, dass die IT-Richtlinien Ihres Unternehmens Add-ins von Drittanbietern zulassen, wenn Sie das Zoom für Outlook-Add-In verwenden.
• Stellen Sie die Netzwerk- und Berechtigungskompatibilität sicher: Stellen Sie sicher, dass Ihre Netzwerkeinstellungen den Zugriff auf die Server von Zoom zulassen. In einigen IT-Umgebungen benötigen Sie möglicherweise Administratorrechte, um zusätzliche Software zu installieren.
• Verstehen Sie die Kalenderfunktionen von Outlook: Für eine effiziente Planung ist es von entscheidender Bedeutung, mit den Kalenderfunktionen von Outlook vertraut zu sein, z. B. mit der Einrichtung von Besprechungsdauern, wiederkehrenden Besprechungen und Datenschutzoptionen.

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So planen Sie ein Zoom-Meeting in Outlook

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A. So planen Sie ein Zoom-Meeting im Outlook Desktop Client

Die Planung eines Zoom-Meetings über den Outlook-Desktop-Client ist eine bequeme Möglichkeit, Ihren Kalender zu verwalten und Besprechungen in einem integrierten Workflow einzurichten.

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So planen Sie ein Zoom-Meeting im Outlook Desktop Client:

1. Stellen Sie sicher, dass Zoom-Plugin für Microsoft Outlook ist installiert, um Zoom-Sitzungen effektiv zu Ihren Outlook-Kalendereinladungen hinzuzufügen. Laden Sie die entsprechende Version (32-Bit oder 64-Bit) von der Zoom-Downloadcenter.
2. Starten Sie Outlook und wechseln Sie zur Kalenderansicht, um Ihren Zeitplan zu sehen und die beste Zeit für Ihr Meeting auszuwählen.
3. Klicken Sie auf“Neue Veranstaltung“ auf der Registerkarte Startseite, um das Fenster aufzurufen, in dem Sie Ihre Besprechungsdetails eingeben können.

4. Füllen Sie im Besprechungsfenster die folgenden Felder aus:

• Betreff: Schreiben Sie einen kurzen, klaren Betreff für Ihr Kalenderereignis.
• Standort: Geben Sie „Zoom Meeting“ als Platzhalter ein.
• Start- und Endzeit: Wählen Sie die Zeiten und stellen Sie sicher, dass die Dauer zu Ihrem geplanten Meeting passt.

5. Klicken Sie auf das Zoom-Meeting hinzufügen Symbol in der Meeting-Symbolleiste. Dadurch werden Sie aufgefordert, sich in Ihr Zoom-Konto einzuloggen (falls Sie dies noch tun müssen) und die Besprechungseinladung automatisch mit dem Link und den Einwahlinformationen auszufüllen.
6. Klicken Sie auf das“Einstellungen“ Symbol im Zoom-Bereich, um Einstellungen zu ändern, z. B. ob Die Teilnehmer schließen sich mit Video und Audio anund erweiterte Einstellungen wie Wartezimmer aktivieren oder Hinzufügen eines Meeting-Passworts.
7. In der“Zu“ -Feld, fügen Sie die E-Mail-Adressen der Besprechungsteilnehmer hinzu. Erwägen Sie die Verwendung des Planungsassistent um die verfügbaren Zeiten anderer zu sehen, wenn deren Kalender für dich sichtbar sind.
8. Sobald Sie alle Einstellungen konfiguriert und Ihre Teilnehmer hinzugefügt haben, klicken Sie auf“Speichern.“ Jeder erhält eine E-Mail mit den Zoom-Besprechungsdetails und einem Link zur Teilnahme an der Telefonkonferenz.

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PROFI-TIPPS:

• Wenn es sich um ein sich wiederholendes Ereignis handelt, verwenden Sie Outlook's“Wiederholung“ Funktion zum Einstellen der Häufigkeit Ihrer Besprechungen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie die Besprechungszeit festgelegt haben, bevor Sie Zoom zum Kalenderereignis hinzufügen. Andernfalls wird Ihr Meeting für das Standarddatum und die Standardzeit für das neue Ereignis geplant, was dazu führen kann, dass das Meeting vor dem geplanten Datum abläuft.
• Für Teilnehmer in verschiedenen Zeitzonen, passen Sie die Besprechungszeit in Outlook an die richtige Uhrzeit für jeden Teilnehmer an.
• Aktiviere Die Erinnerungsfunktion von Outlook um automatische Benachrichtigungen zu senden, bevor das Meeting beginnt.

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B. So planen Sie ein Zoom-Meeting in der Outlook Web App

Wenn Sie häufig unterwegs sind, ist der Outlook-Webkalender möglicherweise die einfachste Möglichkeit, Ihre bevorstehenden Zoom-Besprechungen zu planen und zu verwalten.

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So planen Sie ein Zoom-Meeting im Outlook-Web:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie das Zoom for Outlook-Add-In installiert haben. Wenn Sie dies nicht tun, gehen Sie zu Microsoft AppSource, suchen Sie nach dem Zoom for Outlook-Add-In und klicken Sie auf „Jetzt herunterladen“, um es zu installieren.

2. Wählen Sie in Ihrem Outlook-Konto das Kalendersymbol aus, um auf Ihren Zeitplan zuzugreifen und die beste Zeit für Ihr Meeting zu finden.
3. Klicken Sie auf das“Neues Event“ Option oben links in Ihrem Kalender, um das Formular zu öffnen, in das Sie Ihre Besprechungsdetails eingeben können.
4. Füllen Sie im neuen Veranstaltungsformular Folgendes aus:

• Titel: Geben Sie einen klaren Titel für Ihr Meeting an.
• Start- und Endzeiten: Wählen Sie die Start- und Endzeiten für Ihr Zoom-Meeting. Passen Sie sich an verschiedene Zeitzonen an, wenn sich die Teilnehmer an verschiedenen Orten befinden.
• Standort: Sie können hier „Zoom Meeting“ als Platzhalter eingeben.

5. Wenn Sie das Zoom-Add-In installiert haben, sehen Sie eine Option für“Zoom-Meeting hinzufügen“ in der Event-Symbolleiste. Wählen Sie es aus und melden Sie sich bei Ihrem Zoom-Konto an, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Dadurch werden Ihre Veranstaltung automatisch mit einem Zoom-Link und Einwahloptionen gefüllt.
6. Nachdem Sie die Zoom-Details hinzugefügt haben, passen Sie Ihre Meeting-Einstellungen direkt im Eventfenster an. Hier können Sie Video aktivieren oder deaktivieren, füge ein Meeting-Passwort, und richten Sie Funktionen ein wie Wartezimmer.
7. Geben Sie die E-Mail-Adressen aller Teilnehmer in das Feld“Teilnehmer einladen“ Abschnitt. Falls verfügbar, verwenden Sie den Planungsassistenten, um eine Uhrzeit auszuwählen, die den Zeitplänen aller Teilnehmer entspricht.
8. Sobald alles eingerichtet ist, klicken Sie auf“Senden.“ Dadurch werden Einladungen an alle Teilnehmer gesendet, einschließlich aller Details, die sie benötigen, um am Zoom-Meeting teilzunehmen.

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PROFI-TIPPS:

• Wenn Sie mit Kollegen in verschiedenen Zeitzonen zusammenarbeiten, richten Sie Ihren Outlook-Kalender so ein, dass zwei Zeitzonen angezeigt werden, um Verwirrung zu vermeiden.
• Nutzen Sie den Terminplanungsassistenten von Outlook, um verfügbare Zeiten für Besprechungsteilnehmer zu ermitteln und Planungskonflikte zu reduzieren.
• Passen Sie Einstellungen wie das Aktivieren eines Wartezimmers oder das Festlegen eines Meeting-Passworts direkt in Outlook an, wenn Sie Ihr Zoom-Meeting planen.

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C. So planen Sie ein Zoom-Meeting in der Outlook Phone App (iOS/Android)

Die Planung von Zoom-Besprechungen über die Outlook-App auf Ihrem iOS- oder Android-Gerät ist eine effiziente Methode, um Besprechungen von unterwegs zu verwalten und daran teilzunehmen.

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So planen Sie ein Zoom-Meeting in der Outlook-Telefon-App:

1. Stellen Sie sicher, dass sowohl die Outlook- als auch die Zoom-App auf Ihrem Gerät installiert sind und dass Sie bei beiden angemeldet sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Zoom-App zur Integration in die Outlook-App berechtigt ist. Dazu müssen Sie möglicherweise Ihre Einstellungen in jeder App anpassen.
2. Öffnen Sie die Outlook-App und tippen Sie auf das Kalendersymbol, das sich normalerweise am unteren Bildschirmrand oder im Menü befindet, um Ihren Kalender anzuzeigen.
3. Um ein neues Meeting zu erstellen, tippen Sie auf '+' (erstellen) -Schaltfläche, oft unten rechts in der Kalenderansicht zu finden.
4. Füllen Sie die Details für Ihr Meeting aus:‍

• Titel: Geben Sie einen klaren Titel für Ihr Meeting an.

• Start- und Endzeit: Wählen Sie die Zeiten für Ihr Meeting aus und achten Sie darauf, dass Sie die richtigen Zeitzonen berücksichtigen, wenn sich die Teilnehmer in verschiedenen Gebieten befinden.
• Standort: Geben Sie „Zoom Meeting“ als Platzhalter in das Standortfeld ein.

5. Wählen Sie unter dem Feld Standort den Schalter neben Zoom aus. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, melden Sie sich bei Ihrem Zoom-Konto an. Auf diese Weise werden die von Ihnen ausgewählten Einstellungen in Ihre Meeting-Einstellungen im Zoom-Webportal übernommen.
6. Bestätigen Sie, dass alle Angaben korrekt sind, und klicken Sie auf 'Speichern' um die Einladung zum Besprechungskalender zu senden. Die Teilnehmer erhalten eine E-Mail mit allen Details und dem Link zur Teilnahme am Zoom-Meeting.

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PROFI-TIPPS: 

• Synchronisieren Sie Ihre Outlook- und Zoom-Apps, um sicherzustellen, dass Aktualisierungen in einer App auch in der anderen angezeigt werden.
• Schalten Sie Benachrichtigungen für Ihren Outlook-Kalender ein, um Erinnerungen an zuvor geplante Besprechungen zu erhalten. Ermutigen Sie die Teilnehmer, dasselbe aus Gründen der Pünktlichkeit zu tun.

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So zeichnen Sie ein in Outlook geplantes Zoom-Meeting auf

Aufzeichnung von Zoom-Besprechungen hat viele Vorteile und mit einer KI-gestützten Plattform für die Automatisierung von Besprechungen wie MeetGeek, der Prozess wird mühelos rationalisiert, unabhängig von der Art der Zoom-Lizenz, die Sie haben oder wo Sie Ihre Zoom-Meetings planen.

Hier sind die Kernfunktionen von MeetGeek:

• Automatisierte Aufnahme und Transkription: Lernen Sie Geeks kennen Zoom AI Notetaker nimmt automatisch an Ihren Besprechungen teil, zeichnet sie auf und transkribiert sie, sodass Sie sich keine manuellen Notizen machen müssen.
• KI-Zusammenfassungen: Nach dem Treffen bietet MeetGeek eine kurze Zusammenfassung der Sitzung in dem wichtige Diskussionen, Entscheidungen und Aufgaben hervorgehoben werden. Diese Zusammenfassung kann problemlos mit Teilnehmern oder anderen Personen geteilt werden, die von den Erkenntnissen des Meetings profitieren könnten.
• Erkennung von Aktionselementen: Die Aufgabenerkennungsfunktion von MeetGeek identifiziert Aktionspunkte aus Ihren Diskussionen heraus und erfassen Sie effektiv alle notwendigen Folgemaßnahmen ohne zusätzlichen Aufwand.
• Zentrales Besprechungs-Repository: Alle Ihre Besprechungen werden in einem gespeichert durchsuchbares Besprechungs-Repository auf MeetGeek. Sie können diese Aufzeichnungen erneut aufrufen, herunterladen oder auf sichere Weise teilen, sodass die Beteiligten nach Belieben auf die Diskussionen zugreifen können.
• Maßgeschneiderte Workflows: Einrichten benutzerdefinierte Workflows um Ihre gemeinsamen Arbeitsbereiche automatisch mit erkannten Aktionselementen zu aktualisieren und so sicherzustellen, dass der Projektfortschritt kontinuierlich überwacht und Herausforderungen umgehend behoben werden.
• Personalisierte Meeting-Analyse: MeetGeek-Software zur Gesprächsintelligenz bewertet die Effektivität Ihrer Besprechungen auf der Grundlage ausgewählter Key Performance Indicators (KPIs) für jeden Besprechungstyp.

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So startest du mit MeetGeek:

• 1. Schritt: Registriere dich für ein kostenloses MeetGeek-Konto Verwenden Sie Ihre Microsoft- oder Google-Kontoanmeldedaten — Sie benötigen keine zusätzlichen Anmeldedaten.

• Schritt 2: Synchronisiere deinen Kalender mit MeetGeek, damit der virtuelle Assistent geplante Meetings finden und automatisch daran teilnehmen kann. Für sofortige Besprechungen verwenden Sie einfach den MeetGeek Chrome-Erweiterung um die Aufnahme zu starten  live ad hoc Treffen.

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• Schritt 3: Sobald Ihr Meeting beginnt, nimmt MeetGeek als Teilnehmer teil und zeichnet Video-, Audio- und Bildschirmübertragungen auf, wobei die Datenschutz- und Einwilligungsrichtlinien eingehalten werden.

Profi-Tipp: MeetGeek kann in Ihrem Namen an Besprechungen teilnehmen, sodass Sie auch dann auf dem Laufenden bleiben, wenn Sie es selbst nicht schaffen.

Häufig gestellte Fragen zum Planen eines Zoom-Meetings in Outlook

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1. Kann ich ein wiederkehrendes Zoom-Meeting in Outlook planen?

Ja, Sie können ein wiederkehrendes Zoom-Meeting in Outlook planen. Wenn Sie ein neues Meeting in Outlook erstellen, verwenden Sie einfach das „Wiederholung“ Schaltfläche in der Meeting-Symbolleiste, um Ihre Besprechung so einzustellen, dass sie entsprechend der von Ihnen gewünschten Häufigkeit, z. B. täglich, wöchentlich oder monatlich, wiederholt wird.

Nachdem Sie die Wiederholung festgelegt haben, fügen Sie den Zoom-Meeting-Link hinzu, indem Sie entweder das Zoom-Plugin verwenden oder die Besprechungsdetails manuell in die Einladung einfügen.

HINWEIS: Denken Sie daran, zu überprüfen, ob der Zoom-Link für jede wiederkehrende Instanz gültig ist, insbesondere wenn Sie einen einzelnen Zoom-Link für mehrere Sitzungen verwenden.

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2. Warum kann ich in Outlook kein Zoom-Meeting hinzufügen?

Wenn Sie in Outlook kein Zoom-Meeting hinzufügen können, kann dies einen der folgenden Gründe haben:

• Zoom-Plugin/Add-In ist nicht installiert: Stellen Sie sicher, dass das Zoom-Plugin oder das Zoom for Outlook-Add-In in Ihrem Outlook korrekt installiert und aktiviert ist.
• Veraltete Software: Sowohl Ihr Outlook als auch Ihr Zoom Desktop Client oder Ihre Telefon-App sollten auf die neuesten Versionen aktualisiert werden, um die volle Funktionalität und Kompatibilität zu gewährleisten.
• Kontoberechtigungen: Prüfen Sie, ob Ihre Zoom-Kontoeinstellungen und -berechtigungen es Ihnen ermöglichen, Besprechungen zu planen.
• Probleme mit dem Netzwerk: Achten Sie auf Netzwerkeinschränkungen oder Firewall-Einstellungen, die das korrekte Funktionieren des Plugins verhindern könnten.

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3. Wie richte ich einen Warteraum für ein in Outlook geplantes Zoom-Meeting ein?

Um einen Warteraum für ein Zoom-Meeting einzurichten, das Sie in Outlook planen, müssen Sie zunächst diese Einstellung in Ihrem Zoom-Konto konfigurieren:

• Gehen Sie zum Zoom-Webportal und melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
• Navigieren Sie zu den Einstellungen und suchen Sie den Tab „Meeting“.
• Aktivieren Sie die Option „Wartezimmer“.

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NOTIZ: Sobald diese Funktion aktiviert ist, enthalten alle mit Ihrem Zoom-Konto geplanten Besprechungen, einschließlich der über Outlook erstellten, automatisch einen Warteraum.

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4. Wie storniere ich ein geplantes Zoom-Meeting in Outlook?

So stornieren Sie ein in Outlook geplantes Zoom-Meeting:

• Öffnen Sie Ihren Outlook-Kalender und suchen Sie die Besprechung, die Sie stornieren möchten.
• Öffnen Sie die Besprechungseinladung und wählen Sie“Besprechung absagen.“
• Sie können optional eine Stornierungsnachricht an die eingeladenen Personen senden, um sie über die Absage zu informieren.

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HINWEIS: Denken Sie daran, das Meeting auch in Ihrem Zoom-Konto abzusagen, um Ihren Zoom-Zeitplan freizugeben.

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5. Warum funktioniert mein Zoom Outlook-Plugin nicht?

Wenn Ihr Zoom Outlook-Plugin nicht funktioniert, beachten Sie die folgenden Schritte zur Fehlerbehebung:

• Installation überprüfen: Stellen Sie sicher, dass das Plugin korrekt installiert ist. Installieren Sie das Plugin im Zweifelsfall erneut.
• Kompatibilität: Stellen Sie sicher, dass Ihre Outlook-Version mit dem Zoom-Plugin kompatibel ist. Bei einigen älteren oder sehr neuen Versionen können Kompatibilitätsprobleme auftreten.
• Probleme bei der Anmeldung: Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl in Ihrem Zoom- als auch in Ihrem Outlook-Konto angemeldet sind.
• Admin-Einschränkungen: Wenn du ein Firmen- oder Schulkonto verwendest, überprüfe, ob irgendwelche administrativen Einschränkungen die Funktionalität des Plugins blockieren könnten.
• Software aktualisieren: Stellen Sie in der Regel sicher, dass sowohl Ihr Zoom als auch Outlook auf dem neuesten Stand sind, um Probleme zu vermeiden, die durch veraltete Software verursacht werden.

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Um die Produktivität Ihrer Besprechungen weiter zu steigern, sollten Sie sich die von MeetGeek ansehen Integration mit Zoom. Unsere KI-Plattform zur Automatisierung von Besprechungen zeichnet Ihre Besprechungen automatisch auf, transkribiert und fasst sie zusammen, sodass Sie sich mehr auf das Gespräch und weniger auf das Aufzeichnen von Notizen konzentrieren können.

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