10 Consejos para Escribir un Resumen Efectivo de una Reunión

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Redactar un resumen de una reunión puede parecer fácil, pero hacerlo bien puede marcar una gran diferencia en la eficacia con la que tu equipo avanza. Un buen resumen de la reunión garantiza que todos estén en sintonía, haga un seguimiento de las decisiones clave y describa los próximos pasos con claridad.

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En este artículo, compartiremos siete consejos prácticos que le ayudarán a redactar resúmenes de reuniones eficaces. Tanto si eres nuevo en esta tarea como si quieres mejorarla, estos consejos te servirán de guía para crear resúmenes claros, concisos y útiles para todos los participantes. ¡Empecemos y hagamos que el resumen de tu próxima reunión sea muy fácil!

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¿Qué es un resumen de una reunión y qué aspecto tiene?

El resumen de una reunión es el resumen de una reunión. Este resumen incluye todos los puntos clave de la reunión, junto con las decisiones que se tomaron.

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El resumen de la reunión también debe incluir cualquier nueva fecha límite o tarea que hayas asignado a los miembros de tu equipo, así como cualquier objetivo recién establecido.

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El resumen de una reunión es básicamente un punto de referencia al que tu equipo debe volver, para que puedan entender todo lo que sucede dentro de la empresa y sentirse involucrados en el proceso.

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Puedes enviar el resumen en forma de correo electrónico, una conversación de chat o un documento informativo. Asegúrese de utilizar un formato compatible para el documento informativo, para lo cual puede utilizar un editor de PDF en línea.

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¿Por qué son importantes los resúmenes de las reuniones?

Un resumen de la reunión refleja la productividad de la reunión en sí. Esta es una lista de cosas en las que los resúmenes de las reuniones, si se hacen correctamente, pueden ayudarle:

• Asegúrese de que la reunión no fue una pérdida de tiempo
• Haga que todos los participantes de la reunión estén en la misma página
• Ahorra mucho tiempo
• Haga que el equipo rinda cuentas
• Le ayudará a prepararse para su próxima reunión.

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Veamos más de cerca cómo puedes aprovechar al máximo cada una de estas ventajas.

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A. Asegúrese de que la reunión no fue una pérdida de tiempo

No importa qué tan bien dirija sus reuniones, todavía hay situaciones en las que las personas salen de la sala de conferencias sintiéndose confundidas. Las cosas se complican aún más cuando se trata de equipos remotos o híbridos.

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Un resumen rápido de la reunión puede alentar a los asistentes a seguir adelante y a ser proactivos con respecto a lo que se discutió. Un buen y reunión productiva no significa nada si no se adoptan medidas concretas.

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B. Haga que todos los participantes de la reunión estén en sintonía

Colaboración es una parte esencial de cualquier proyecto. Una agenda apretada, demasiadas reuniones, la superposición de horas o incluso problemas personales pueden obstaculizar la asistencia. Si alguien se pierde una conversación, necesita tener otra llamada para ponerse al día.

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Los resúmenes de las reuniones son una excelente solución para mantenerse al día con todos los detalles importantes y los puntos clave abordados durante las reuniones de equipo. Un resumen completo de la reunión también puede servir como una forma rápida de ponerse al día para los participantes que no pudieron asistir.

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C. Ahorra mucho tiempo

Cuando necesita ponerse al día, no tiene tiempo para leer decenas de páginas de protocolo ni para navegar por una gran cantidad de Diapositivas de PowerPoint. Esto se debe a que no todos los materiales discutidos en las reuniones son relevantes para todos los involucrados.

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Los resúmenes efectivos de las reuniones le permiten encontrar exactamente lo que busca y, al mismo tiempo, reducir el tiempo dedicado a revisar las actas de las reuniones. Puedes leer, escuchar o ver materiales específicos sobre los momentos clave de la reunión.

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D. Haga que el equipo rinda cuentas

Compartir las actas de las reuniones ayuda a todo el equipo a recordar lo que se discutió y te hace responsable del seguimiento de cualquier elementos de acción que asignaste durante la reunión.

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Sin un resumen de la reunión, existe la posibilidad de que, de ahora en adelante, olvides por completo el razonamiento detrás de los aspectos en los que estuviste de acuerdo y las conclusiones a las que llegaste.

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D. Ayudarle a prepararse para su próxima reunión

Todos sabemos que una buena reunión depende de tener una agenda de reuniones exitosa en su lugar. Tener las notas y el resumen de tu reunión anterior te ayudará a elaborar tu agenda en poco tiempo.

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Además, un buen resumen de la reunión te ayudará a poner las cosas en perspectiva para todo el equipo, de modo que siempre tendrás una visión más amplia si alguna vez te pierdes en los detalles.

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10 consejos para escribir un resumen efectivo de una reunión

Cuando se trata de escribir un resumen de la reunión, hay varios consejos que puede utilizar para mejorar el proceso.

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A continuación, te explicamos cómo escribir un resumen de una reunión:

1. Determine su logística para escribir resúmenes
2. Toma notas a lo largo de la reunión
3. Envíe el correo electrónico con el resumen de la reunión de inmediato
4. Determine quién debe recibir el correo electrónico
5. Crea el correo electrónico de presentación
6. Describa lo que se discutió durante la reunión
7. Incluya un recordatorio para la fecha de la próxima reunión
8. Revise y distribuya a los destinatarios
9. Usa la IA para crear el resumen de tu reunión
10. Guarde los resúmenes de sus reuniones en un solo lugar

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1. Descubra su logística para escribir resúmenes

Al crear resúmenes de reuniones, comience por determinar el quien, cuando, y cómo del proceso de toma de notas.

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A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Decide el estilo de resumen: Decidir sobre el tono y estilo de las notas en función de la cultura de su empresa. Es posible que prefiera resúmenes informales o versiones de aspecto más profesional, según sus necesidades. Para determinarlo, consulta los resúmenes de reuniones anteriores para determinar qué es lo que más le ha servido a tu equipo a lo largo del tiempo.
• Designe a un tomador de notas: Asigne a un asistente específico para que tome notas durante la reunión. Esto garantiza que se graben las discusiones clave. Puede rotar esta responsabilidad entre los miembros del equipo.
• Defina el momento del correo electrónico de resumen: Establezca un plazo dentro del cual se debe enviar el resumen de la reunión después de cada reunión. Esto le ayudará a simplificar las operaciones de las reuniones y a promover la rendición de cuentas.
• Decida qué incluirá el resumen de la reunión: Un buen resumen de la reunión debe incluir los principales puntos discutidos, las decisiones tomadas y los puntos de acción, junto con sus responsables. Sin embargo, en función de tu campo en particular, puedes decidir qué elementos son menos habituales y más específicos y debes incluir en cada resumen.

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2. Tome notas durante la reunión

Los resúmenes completos de las reuniones comienzan durante la reunión. Si quieres obtener más información sobre las notas de las reuniones, lee este artículo, donde te enseñamos los entresijos de la toma de notas.

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Esto no solo mantendrá la información lo más objetiva posible, sino que también creará una fuente confiable de verdad para el resumen de la reunión.

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CONSEJO PROFESIONAL: Puede resultar difícil tomar notas detalladas y precisas de las reuniones, por lo que MeetGeek viene a rescatarte. Nuestra plataforma de automatización de reuniones se diseñó específicamente para permitirle participar plenamente en sus reuniones sin comprometer la precisión de sus notas.

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Con MeetGeek, todos los detalles de su reunión se capturan de forma segura. De esta manera, cuando cree el resumen de su reunión, ¡no se perderá ninguna información crucial!

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3. Envíe el correo electrónico con el resumen de la reunión de inmediato

Envía el correo electrónico de seguimiento tan pronto como sea posible después de la reunión. Si la reunión es a última hora del día y quieres esperar hasta primera hora de la mañana siguiente, no pasa nada. Sin embargo, cuanto más rápido lo envíes, más impulso generarás.

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Piense en el resumen de la reunión como una extensión de la reunión y preséntelo cuando la discusión aún esté fresca en la mente de todos. Dedique tiempo inmediatamente después de la reunión para completar esta tarea.

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4. Determine quién debe recibir el correo electrónico

Antes de empezar a escribir, piensa a quién quieres enviar el correo electrónico de seguimiento. Además de los asistentes a la reunión y las partes interesadas pertinentes, también debes incluir a los empleados o clientes que no pudieron asistir.

Si no tiene una hoja de asistencia, póngase en contacto con el anfitrión de la reunión o con su supervisor para obtener la información de contacto de todas las personas invitadas a la reunión.

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5. Crea el correo electrónico de presentación

Por lo general, los resúmenes de las reuniones se envían por correo electrónico. Por lo tanto, es esencial crear una presentación profesional para el correo electrónico. Esto debería incluir dar las gracias a todos los que asistieron a la reunión y participaron activamente en la conversación.

También puede proporcionar los nombres de todas las personas que asistieron a la reunión. Un correo electrónico de presentación sólido también notificará a los miembros del equipo sobre la programación y el propósito de la reunión.

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Para establecer el tono correcto para el resumen de la reunión, mantén las cosas formales y respetuosas, pero amistosas y concisas.

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6. Describa lo que se discutió durante la reunión

Cuando escribas un resumen de la reunión, recuerda incluir en él la información relevante de toda la reunión. Toda la información clave, como las tareas, los plazos, las soluciones, las ideas y los planes que hayas establecido con tu equipo, debe figurar en el resumen escrito.

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Tenga en cuenta que la información debe ser concisa y que debe estar formulada para las personas adecuadas. Si la persona que la recibe no necesita conocer todos los temas abordados en la reunión, puedes simplemente tratar lo que sea relevante para esa persona.

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Después de la introducción, repase las partes correspondientes de la agenda de la reunión, punto por punto.

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Esto es lo que puede incluir en el resumen de su reunión: 

• Detalles de la reunión
• Personas/departamentos involucrados
• Actualizaciones
• Decisiones
• Temas de acción/puntos clave de discusión/detalles importantes discutidos
• Plazos
• Próximos pasos
• Ideas reservadas para futuras consultas
• Todos los documentos de respaldo y recursos relevantes (enlaces, archivos, materiales).

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7. Incluya un recordatorio para la fecha de la próxima reunión

Al final de la mayoría de las reuniones, los participantes pueden decidir la hora y el lugar de la próxima reunión. Esta información debe incluirse en el resumen de la reunión y distribuirse a todo el equipo.

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Recuerde especificar la hora y el lugar de la reunión, así como los objetivos y la agenda. Esta sección del resumen de la reunión también debe incluir los nombres de los asistentes a la próxima reunión.

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8. Corrija y distribuya a los destinatarios

Cuando hayas terminado de escribir el correo electrónico de resumen de la reunión, asegúrate de añadir tu firma. Comprueba si hay algún error ortográfico, gramatical o de claridad con herramientas de escritura como Grammarly. Mantenga breve el correo electrónico de resumen de la reunión, evita las palabras de moda, y conciso.

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Una vez que hayas revisado el documento, envíalo al organizador de la reunión para que lo apruebe, si no eres el líder del equipo. Una vez aprobado, puedes distribuir el documento a los destinatarios correspondientes.

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9. Utilice la IA para crear el resumen de su reunión

Notas de la reunión son la base de cualquier buen resumen de una reunión. Sin embargo, tomar notas manualmente conlleva sus desafíos. La persona que toma notas debe identificar el contenido correcto que debe destacarse.

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Dedican tiempo a interpretar la situación y a crear notas. Cuando malinterpretan la información o no la describen con precisión, las notas de la reunión terminan siendo imprecisas.

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Sin embargo, dado que la IA ha ocupado un lugar central en los últimos dos años, todo el proceso de grabación de las notas de las reuniones es un *mucho* más fácil. Con una plataforma de automatización de reuniones como MeetGeek, puede grabar, transcribir, resumir, analizar y compartir automáticamente sus reuniones. También puedes considerar la posibilidad de usar un herramienta de reformulación para redactar sus secciones de resumen y también para mejorar las existentes.

Así es como MeetGeek puede agilizar el proceso de redacción de resúmenes de reuniones:

• Se une y graba automáticamente todas sus reuniones virtuales programadas
• Proporciona transcripciones precisas y palabra por palabra para sus reuniones en más de 30 idiomas
• Utiliza la inteligencia artificial para identificar las tareas y aislar los elementos de acción mencionados en la conversación
• Envía correos electrónicos automáticos de resumen de reuniones a todos los participantes de la reunión en cuestión de minutos después de la reunión
• Le permite personalizar el Resumen de la reunión de IA según tus preferencias, lo que te permite elegir qué puntos destacados incluir en tu resumen
• Ofrece un repositorio centralizado para todas las grabaciones e información de sus reuniones
• Se integra con Más de 7000 aplicaciones para ayudarlo a llevar la productividad a nuevos niveles
• También está disponible en la versión móvil para automatizar los resúmenes de sus reuniones para reuniones presenciales

10. Guarde los resúmenes de sus reuniones en un solo lugar

Guardar todos los resúmenes de sus reuniones en un repositorio centralizado es una forma inteligente de mantener todo organizado y de fácil acceso para tu equipo. La documentación coherente reduce el riesgo de perder detalles críticos con el tiempo.

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Para guardar los resúmenes de las reuniones en un repositorio centralizado, empieza por elegir una plataforma que se adapte a las necesidades de tu equipo, como MeetGeek, Google Drive, Dropbox, SharePoint o una herramienta de gestión de proyectos como Asana o Trello.

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A continuación, cree una estructura de carpetas clara y organizada, como una carpeta principal para los resúmenes de las reuniones con subcarpetas para diferentes proyectos o departamentos. Usa una convención de nomenclatura uniforme para tus archivos, como «ProjectX_MeetingRecap_2024-07-01», que facilita la identificación y la clasificación de los archivos por proyecto y fecha.

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Actualiza tu repositorio con regularidad añadiendo nuevos resúmenes de reuniones y archivando los más antiguos según sea necesario.

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Plantillas de resumen de reuniones

Según el tipo de reuniones que organice, los resúmenes de las reuniones pueden variar mucho en estructura y tono. Es decir, tener un par de plantillas de resúmenes de reuniones disponibles en todo momento puede cambiar las reglas del juego. ¡Aquí tienes un par de plantillas que puedes usar como inspiración!

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A. Plantilla estándar de resumen de reuniones de equipo

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B. Plantilla de resumen de la reunión formal del equipo

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Ejemplos de resúmenes de reuniones

Si todavía está un poco confundido, hemos convertido las plantillas anteriores en ejemplos prácticos que puede usar para refinar aún más los resúmenes de sus reuniones.

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A. Ejemplo de resumen de una reunión de equipo estándar

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B. Ejemplo de resumen de una reunión formal de equipo

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Resúmenes de reuniones: ¿Vale la pena el esfuerzo?

Ya sea que trabajes para una empresa pequeña o una corporación más grande, en una oficina o de forma remota, es probable que una gran cantidad de comunicación se produzca a través de las reuniones.

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La planificación de proyectos, la decisión sobre las acciones, la atribución de tareas, la lluvia de ideas o cualquier otro tipo de trabajo colaborativo se vuelve mucho más sencillo una vez que se lleva a cabo una discusión en vivo.

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Independientemente de cómo decida hacer los resúmenes de las reuniones, ¡no se puede negar que son indispensables para una colaboración eficiente en equipo! Prueba MeetGeek gratis para cambiar la forma de organizar las reuniones futuras.