6 consejos para escribir una agenda de reuniones exitosa con ejemplos

^{Fuente de la imagen: rawpixel.com es Freepik}

‍

Las reuniones son fundamentales cuando se trata de una colaboración eficaz en equipo, pero todos sabemos que, sin planificación, es solo cuestión de tiempo hasta que tomen un camino improductivo.

‍

Los problemas más comunes con los que se encuentran los equipos al participar en las reuniones son: no está claro por qué estás allí, no hay una agenda para la reunión, se tarda una eternidad en llegar a una conclusión y te vas agotado y confundido. Por lo tanto, en lugar de lograr la máxima productividad en las reuniones, el resultado es todo lo contrario.

‍

¿Cómo se pulsa el botón de reinicio? Así es cómo: en última instancia, el éxito de la reunión de tu equipo depende de tener una agenda de reuniones bien establecida. Ya sea que tu equipo trabaje en la oficina, de forma remota o de forma híbrida, cualquier persona puede aprender a redactar y usar la agenda de una reunión.

‍

Antes de profundizar en los consejos de hoy, ¡echemos un vistazo a lo que es la agenda de una reunión!

‍

¿Qué es la agenda de una reunión de equipo?

La agenda de una reunión de equipo es esencialmente una lista que contiene los detalles de una reunión: objetivos, temas que se discutirán, tareas que se asignarán y cualquier otro aspecto que deba abordarse.

‍

El propósito de la agenda es informar a los asistentes sobre lo que pueden esperar durante la reunión y ayudarlos a prepararse para ella.

‍

Las agendas de las reuniones también lo ayudan a aprovechar mejor su tiempo al estructurar la reunión en temas separados y dedicar una cierta cantidad de tiempo a cada uno de ellos. De esta forma, mantendrás el ritmo de la reunión y tendrás tiempo para debatir los temas más importantes.

‍

Cuál es la importancia de una agenda de reuniones eficaz

Este es un resumen rápido de los principales beneficios de usar una agenda de reuniones:

‍

1. Garantiza que todos estén en sintonía
2. Permitir a todo el equipo contribuir
3. Crea una fuente confiable de verdad para la toma de decisiones.

‍

Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de ellos.

‍

1. Garantiza que todos estén en sintonía

Como organizador de reuniones, usted comprende la importancia de las reuniones, ya sean regulares o improvisadas. Cuando sigues la agenda de una reunión, todos pueden estar en sintonía y concentrarse en los temas en cuestión.

‍

Si un miembro del equipo necesita salir temprano de la reunión o no puede asistir, una agenda le informará de lo que se discutirá. También les resultará más fácil ponerse al día contigo más adelante para rellenar los espacios en blanco. ¿Alguien llegó tarde a la reunión? Si este es el caso, ahora saben lo que se perdieron, porque estaba en el orden del día.

‍

2. Permite a todo el equipo contribuir

Si hay un esquema claro de lo que se discutirá, tu equipo se sentirá más capacitado para contribuir activamente. Las personas tienden a ser mucho más proactivas en las reuniones cuando saben cómo prepararse con antelación.

‍

3. Crea una fuente confiable de verdad para la toma de decisiones

¿Puede recordar con precisión qué se habló en su última reunión? Probablemente no con precisión.

‍

Cuando tiene una agenda de reunión retrospectiva a la que consultar, tiene una única fuente de información y un punto de referencia claro para todas las actas de la reunión. También puedes llevar un registro de las decisiones tomadas durante las discusiones y consultar las notas de la reunión en cualquier momento.

‍

CONSEJO PROFESIONAL: Si es la primera vez que está creando una agenda de reuniones, considere la posibilidad de grabar las reuniones. Sabemos que puede resultar difícil participar activamente en las reuniones y tomar notas al mismo tiempo. With tools like Conoce a un geek, puede volver a él más adelante, sin comprometer la precisión del proceso.

‍

6 consejos para escribir una plantilla de agenda de reuniones exitosa

‍

Hemos encontrado los 6 mejores consejos para ayudarle a redactar la mejor agenda de reuniones para cualquier reunión:

1. Establezca el tipo, el objetivo y la duración de la reunión
2. Prioriza los temas de debate más importantes
3. Determine un proceso para abordar cada punto de la agenda
4. Lista de participantes
5. Determine los roles y asigne responsabilidades
6. Guarda la plantilla de agenda de la reunión para tu próxima reunión

‍

1. Establezca el tipo, el objetivo y la duración de la reunión

Estos son los elementos básicos de cualquier agenda de reunión exitosa, por lo que no hace falta decir que debe prestar especial atención a la evaluación correcta de cada uno de ellos.

‍

A. Sepa qué tipo de reunión va a tener

De esta manera, podrá personalizar la agenda de la reunión según sus necesidades. La agenda de una reunión retrospectiva tendrá un aspecto muy diferente al de una reunión de actualización de un proyecto.

‍

Estos son los tipos de reuniones más comunes que puedes tener con tu equipo:

• Integral team union
• Reunion du team de exchange de ideas
• Reunión diaria de stand-up
• Reunion de liderazgo
• Reunion one to one
• Project Register Reunion
• Reunion of launch of project
• Reunión estratégica trimestral
• Reunion retrospectiva
• Sprint Reunion
• Reunion personal
• Weekly team Meeting

‍

B. Definir sus objetivos

Sin aventurarse en temas de discusión específicos de la agenda, brinde una breve descripción de lo que cubrirá la reunión.

‍

¿Quieres lanzar un nuevo proyecto? ¿O para dar a tu equipo información actualizada sobre un proyecto ya existente? ¿Necesitas comentarios de tus compañeros de trabajo? ¿Quieres tomar una decisión grupal?

‍

Cuanto más específico sea sobre los objetivos de la reunión, más rápido los logrará.

‍

C. Establecer un límite de tiempo

Las reuniones son costosas y difíciles de organizar. Uno de los errores más comunes es saturar la agenda de las reuniones y subestimar el tiempo necesario para completarlo todo.

‍

Es fundamental reservar tiempo para discutir cada tema de la reunión. Si desea que las discusiones sean significativas y no demasiado apresuradas, trate de ser realista. Examina cuánto tiempo tardarás en:

• presenter el tema

• evaluar posibles soluciones

• responder preguntas

• acuerde los próximos pasos.

‍

Este enfoque no solo ahorraría tiempo a largo plazo, sino que también alentará a los asistentes a mantenerse concentrados.

‍

2. Priorice los temas de discusión más importantes

El simple hecho de contar con una agenda de reuniones de equipo no garantiza una experiencia de reunión positiva. Una buena agenda de reuniones sí lo hace. Esto significa que tendrá que pensar mucho en la relevancia y la importancia de los temas y puntos del orden del día.

Los temas de las reuniones de tu equipo deben estar determinados por los objetivos de la reunión. Sin embargo, independientemente del tipo de reunión que tengas, intenta incluir los siguientes elementos:

‍

A. Elementos de información

B. Temas de acción

C. Temas de debate

‍

A. Elementos de información

Toda la información que quieras proporcionar a tu equipo entra en esta categoría. Esto puede referirse a cualquier cosa, desde establecer unas cuantas directrices al principio de la reunión hasta poner al día a tu equipo sobre diversos asuntos.

‍

B. Temas de acción

Estas son tareas que deben completarse durante la reunión o después de ella. También son una excelente manera de aclarar las expectativas.

‍

CONSEJO PROFESIONAL #1: La primera palabra de cada punto de la agenda debe ser una palabra de acción o una pregunta que aclare el resultado deseado y motive a los asistentes a ser proactivos. Por ejemplo, en lugar de decir «Maneras de solucionar un problema X», di «Discuta las formas de solucionar un problema X» o «¿Cuál es la mejor manera de solucionar un problema X?»

‍

• DECIDE → Decide el mejor curso de acción para el problema (X)

• DISCUTA → Discute the Implications of the (X) action course

• REVISIÓN → Review the results of the strategy (X)

• SELECCIONAR → Seleccione a las personas responsables de la descripción general de la estrategia

• FINALIZAR → Finalizar (X) the project for mm/dd/aaaa

‍

C. Temas de debate

Estas son las áreas en las que necesitas comentarios de tu equipo.

‍

CONSEJO PROFESIONAL #2: Al establecer expectativas claras e indicar a qué categoría pertenece cada elemento de la agenda, puedes asegurarte de que tu equipo proporcione la información precisa que se les exige. Evita los puntos ambiguos de la agenda e indica de inmediato el objetivo de abordar cada tema.

‍

Una buena manera de hacerlo es incluir cualquier información relevante, como los nombres de los presentadores y la duración de cada presentación.

‍

CONSEJO PROFESIONAL #3: Cuanto antes aborde un tema en una reunión, recibirá más tiempo y consideración. Aborda los temas más urgentes al principio de la reunión. Si se le acaba el tiempo, asegúrese de que todos los temas importantes ya estén cubiertos.

‍

3. Determine un proceso para abordar cada punto de la agenda

Los mejores líderes no solo piensan en lo que debe figurar en la agenda de la reunión, sino que también crean un procedimiento que permite al equipo hacer un buen uso de sus habilidades.

‍

La eficacia de cada reunión de equipo se puede aumentar definiendo claramente el proceso de abordar cada punto de la agenda. De lo contrario, la reunión podría convertirse fácilmente en un caos y perder su enfoque.

‍

Una vez que hayas establecido un procedimiento para gestionar cada punto de la agenda, anótalo. Describe el procedimiento y obtén la aprobación. Es posible que algunos asistentes tengan ideas para mejorar el procedimiento.

‍

Este es el aspecto que podría tener tu proceso:

4. Lista de participantes

Para hacer un buen uso de la agenda de la reunión y lograr la máxima productividad en las reuniones de su equipo, debe asegurarse de que las personas adecuadas estén sentadas en la mesa.

‍

Las reuniones con menos asistentes dan como resultado decisiones más rápidas y equipos más motivados. Si invitas a demasiadas personas, la reunión podría perder rápidamente su enfoque y acabar siendo una pérdida de tiempo para todos.

‍

Para evitar esto, debe identificar el propósito de la reunión, así como los puntos específicos de la agenda. Después de eso, puede decidir qué empleados deben asistir y quién puede contribuir de manera significativa a esa reunión en particular.

‍

La forma más fácil de determinarlo es enumerar los temas como preguntas. Quien pueda dar respuestas a esas preguntas debe estar en la lista.

‍

5. Determine los roles y asigne responsabilidades

Asegúrate de incluir a la persona a cargo de cada tema en la agenda de la reunión de tu equipo, para que pueda prepararse con antelación y proporcionar información relevante.

‍

Si es necesario realizar una presentación, informe a la persona responsable de la tarea. Si es necesario grabar la reunión, asigne también esa tarea.

‍

Permitir que todos se preparen para la reunión del equipo en consecuencia mantendrá a los participantes concentrados y aumentará su compromiso, garantizando así una reunión productiva.

6. Guarde la plantilla de agenda de su reunión para su próxima reunión

Una vez que hayas determinado qué tipo de agenda funciona mejor para ti, guárdala como plantilla para reuniones periódicas. De esta forma, te ahorrarás el tiempo, el esfuerzo y el estrés de empezar constantemente desde cero con cada nueva reunión de equipo.

Además de ser más práctico, los asistentes se familiarizarán con la plantilla de la reunión y sabrán exactamente qué esperar y cómo prepararse para ella.

‍

Cómo utilizar las agendas de las reuniones para reuniones productivas: mejores prácticas

Una agenda de reuniones eficaz le ayudará durante todas las etapas de una reunión, especialmente si implementa estas categorías de mejores prácticas:

1. Antes de las reuniones de equipo
2. Durante las reuniones de equipo
3. Después de las reuniones de equipo.

‍

1. Antes de las reuniones de equipo

A. Comparte la agenda de la reunión con los participantes de la reunión de antemano

Comparte la agenda de la reunión con los asistentes lo antes posible. Tal vez incluya la agenda en la invitación a la reunión, de modo que sea fácilmente accesible y visible para todos los participantes de la reunión. Esto también les incita a hacer sugerencias de cambios.

‍

Lo ideal es que, si la agenda de su reunión incluye preguntas estratégicas o implica una preparación más exhaustiva, intente enviarla una semana antes de la reunión. Para la mayoría de las demás preguntas, entre 3 y 4 días deberían funcionar bien.

‍

B. Insté a los participantes a la reunión para que agreguen puntos de conversación

Anima a tus compañeros de equipo a incluir sus contribuciones en la agenda de la reunión añadiendo sus propios temas de conversación en cada sección de la plantilla.

‍

Esto puede ser cualquier cosa, desde consultas que puedan tener sobre un proyecto o el grupo hasta obstáculos menores que puedan haber encontrado, sugerencias de mejora o cualquier otra idea nueva que puedan tener.

‍

Hacerlo no solo permite la participación de todo el equipo, sino que también garantiza que la reunión sea lo más fructífera posible.

‍

2. Durante las reuniones de equipo

A. Marque los puntos de conversación a medida que avanza

Para maximizar el uso de la agenda de la reunión, manténgala abierta durante toda la reunión. A medida que vayas repasando los puntos de conversación, táchalos de la lista. Además, mantén un registro de cualquier pregunta o comentario.

No siempre es fácil hacer un seguimiento de todo lo que sucede durante una reunión. Sin embargo, hay una solución. Herramientas como MeetGeek te permiten no solo grabar tus reuniones, sino también extraer los puntos clave, las preguntas y los comentarios más importantes mediante la IA. De esa forma, siempre podrás rellenar los espacios en blanco más adelante.

‍

B. Registrar los puntos de acción con participantes responsables dentro de la agenda

Asegúrate de llevar un registro de todos los puntos de acción que discutiste en la reunión para que puedas alcanzar los objetivos que te propusiste como equipo.

‍

De esta manera, si pasan algunos meses y aún te falta una tarea, puedes consultar rápidamente la agenda e identificar dónde está el problema. Es solo una forma más de hacer que tu equipo rinda cuentas por su contribución a la tarea o el proyecto.

‍

C. Resalte las decisiones clave

La eficacia de sus reuniones depende de la calidad de las agendas de sus reuniones. La toma de decisiones será mucho más fácil una vez que haya resuelto todo el proceso.

‍

Asegúrate de no olvidar incluir las decisiones que se tomaron, quién las tomó y qué se necesita para llevarlas a cabo a medida que avanzas. Si eso no es posible, deja que MeetGeek se encargue de ello por ti. Nuestra herramienta graba, transcribe y resalta automáticamente los puntos principales de sus reuniones.

‍

Esto no solo mantendrá todo en orden, sino que también será un buen punto de referencia en caso de que alguna vez necesites volver a lo que se discutió ese día.

‍

D. Dedique tiempo a responder a las preguntas

Al final, dedique entre 10 y 15 minutos a una sesión de preguntas y respuestas para abordar cualquier consulta o inquietud que puedan tener sus colegas.

‍

E. Pida comentarios a los participantes

Discuta con los participantes lo que piensan de la agenda de la reunión en términos de diseño, legibilidad, formato, etc. Utilice sus comentarios para mejorar la plantilla de la agenda de la reunión.

‍

F. Conclusión

Haga que sea una prioridad resumir los puntos principales de lo que se ha discutido, los elementos de acción y sus fechas de vencimiento. Hacerlo permite a cada participante saber cuáles son los próximos pasos, garantizando que todos sepan lo que se espera de ellos. Concluya con una declaración firme y optimista de agradecimiento a los asistentes.

‍

3. Después de las reuniones de equipo

A. Comparta las notas de la reunión

El hecho de que algunas personas no puedan asistir a una reunión de equipo no significa que tengan que mantenerse al margen. Para que todos sepan lo que ocurrió durante la reunión, envíales la agenda completa de la reunión. De esta forma, todos estarán informados.

‍

Con Conoce a Geek, ¡ahora puedes compartir tus notas más rápido y con menos esfuerzo! Su asistente virtual de reuniones con IA grabará, transcribirá, resumirá y proporcionará automáticamente los puntos clave de cada reunión.

‍

Ejemplos de agenda de reuniones de equipo

Ahora que sabes qué tienen en común las mejores agendas de reuniones, es hora de ponerte manos a la obra y crear la mejor plantilla para agenda de reuniones para ti. Como sabemos lo intimidante que puede parecer todo ese proceso al principio, acudimos al rescate.

‍

Descarga las plantillas que utilizamos en MeetGeek, en las que puedes inspirarte para tus reuniones más importantes.