Cómo configurar una reunión de Zoom y consejos estelares para aumentar la participación

Las reuniones virtuales se han vuelto indispensables, y Zoom está a la vanguardia gracias a su facilidad de uso y sus completas funciones. Pero si bien la organización de una reunión de Zoom es sencilla, organizar una que sea atractiva y eficaz va más allá de lo básico.

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Este artículo le enseñará a organizar una reunión de Zoom sin esfuerzo y a compartir consejos avanzados para aumentar la participación. Desde las funciones interactivas hasta la etiqueta en las reuniones virtuales, le mostraremos cómo hacer que sus reuniones no solo sean productivas, sino también animadas y atractivas.

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Ya sea que esté perfeccionando sus habilidades de Zoom o empezando de cero, esta guía lo ayudará a organizar reuniones virtuales sobresalientes que mantendrán a todos involucrados e interesados. ¡Empecemos!

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Las mejores funciones de Zoom para reuniones atractivas

En el ámbito de la comunicación virtual, Zoom se ha hecho un hueco importante al ofrecer un conjunto de funciones que no solo facilitan las reuniones en línea fluidas, sino que también mejoran la participación y la colaboración entre los participantes.

Estas son las mejores funciones de Zoom para reuniones atractivas: 

• Reuniones en línea: El audio y el vídeo de alta calidad de la plataforma garantizan una comunicación clara, al tiempo que se comparte la pantalla y grabación de reuniones las funciones añaden capas de interactividad y claridad. Esto crea un entorno en el que las ideas se comparten y entienden fácilmente, incluso en situaciones de poco ancho de banda.
• Chat de equipo de Zoom: El chat de equipo de Zoom amplía su funcionalidad más allá de las videollamadas y ofrece un espacio para la comunicación continua y en tiempo real dentro de los equipos. Esta herramienta de mensajería integrada admite el intercambio de archivos y canales dedicados para proyectos específicos, lo que garantiza que la conversación fluya sin problemas en todas las etapas de la colaboración.
• Pizarra Zoom: Para proyectos colaborativos y de lluvia de ideas, la pizarra digital Zoom tiene un valor incalculable. Es un lienzo digital para compartir ideas, dibujar y hacer anotaciones en tiempo real, perfecto para la comunicación visual. Gracias a la posibilidad de guardar y compartir pizarras, los equipos pueden mantener la continuidad de sus procesos creativos.
• Galería inteligente: La función Smart Gallery utiliza la inteligencia artificial para mejorar la inclusión en las reuniones híbridas mediante la creación de transmisiones de vídeo individuales desde una sola cámara en las salas de reuniones. Esto garantiza que todos los participantes, ya sean remotos o en la sala, estén visibles y participen, lo que fomenta un entorno de reunión más natural e inclusivo.
• Calendario Zoom: Con la integración de Zoom Calendar, programar reuniones y unirse a ellas es sencillo, directamente desde su aplicación de calendario preferida. Esta función reduce la molestia de cambiar de aplicación, lo que le ayuda a mantenerse al tanto de sus reuniones sin perder el ritmo.
• Programador de reuniones: La plataforma ofrece un control detallado sobre la organización de las reuniones, desde programar reuniones periódicas a la preasignación de salas para grupos pequeños. Esta personalización garantiza que las reuniones estén bien organizadas, sean seguras y se adapten a las necesidades de su equipo, lo que mejora la productividad y el compromiso.
• Integración con otras aplicaciones: Zoom se integra con herramientas de terceros como Conoce a Geek para ampliar su funcionalidad más allá de las videoconferencias mediante funciones como la grabación, la transcripción, el resumen y el análisis de reuniones mediante IA.
• Zoom Huddles: Los Zoom Huddles crean un espacio virtual para conversaciones informales sin cita previa, que emulan las interacciones espontáneas de un entorno de oficina. Esta función es especialmente valiosa para los equipos remotos e híbridos, ya que fomenta un sentido de comunidad.

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Requisitos previos para configurar reuniones de Zoom

Participar en una reunión de Zoom no requiere necesariamente tener una cuenta, pero sí configurar una como anfitrión es una historia diferente.

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Para programar una reunión de Zoom, asegúrese de cumplir los siguientes requisitos previos:

• Asegúrese de tener una cuenta de Zoom configurada.
• Si prefiere ordenadores de sobremesa o portátiles, asegúrese de tener el Zoom Desktop Client en la versión 5.0.0 o superior, compatible con los sistemas Windows, macOS o Linux.
• Si prefiere los dispositivos móviles, asegúrese de tener la aplicación móvil Zoom en la versión 5.0.0 o superior instalada en su dispositivo Android o iOS.

• La compatibilidad es clave, así que asegúrese de que su dispositivo y sistema operativo sean compatibles con Zoom. Esto incluye una amplia gama de plataformas, desde Windows y macOS hasta plataformas móviles como iOS y Android, e incluso Chrome OS.
• Un equipo de audio y vídeo adecuado es crucial. Por lo general, bastan los micrófonos y las cámaras integrados, pero para mejorar la calidad, considere la posibilidad de utilizar dispositivos externos.

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NOTA: Recuerde que estos requisitos previos no solo le permiten configurar correctamente su reunión virtual sino que también mejoran significativamente la calidad de su participación, haciendo que la experiencia sea más agradable y productiva para todos los involucrados.

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Cómo crear reuniones de Zoom en cualquier dispositivo

Ya sea que planifique con antelación o organice una reunión instantánea de Zoom, las funciones flexibles de la plataforma le permiten mantenerse conectado con su equipo, clientes o amigos sin esfuerzo.

¡Sigue leyendo para saber cómo configurar una reunión de Zoom en cualquier dispositivo!

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A. Cómo programar una reunión en el portal web de Zoom

A continuación, se explica cómo programar una reunión en el portal web de Zoom:

1. Accede al Portal web de Zoom e inicia sesión en tu cuenta. Si eres nuevo en la plataforma, primero tendrás que crear una cuenta gratuita.

2. Una vez que hayas iniciado sesión, ve a Pestaña «Reuniones» en el lado izquierdo para acceder al panel de control de la reunión.

3. Busque el 'Programar una nueva reunión' en su panel de control y haga clic en él para empezar a planificar su reunión.

4. Se te pedirá que rellenes el detalles de su reunión:

• Nombre: Dé a la reunión un título claro y conciso.
• Descripción (opcional): Proporcione una breve descripción de la agenda o el propósito de la reunión.
• Cuándo: Seleccione la fecha y la hora de la reunión.
• Duración: Calcule cuánto tiempo espera que dure la reunión. Ten en cuenta que esto no limita la duración de la reunión.
• Zona horaria: Asegúrese de seleccionar la zona horaria correcta, especialmente si los participantes se unen desde diferentes regiones.
• Asistentes: Invite a los participantes a la reunión programada añadiendo sus correos electrónicos al campo dedicado.
• ID de reunión: Elija si desea generar un ID de reunión aleatoria o usa tu ID de reunión personal (PMI).

5. Desplázate hacia abajo hasta ajustar la configuración de la reunión de acuerdo a sus necesidades. Las opciones incluyen habilitar una sala de espera, implementar un código de acceso a una reunión, y decidir la configuración de vídeo/audio para anfitriones y participantes.

6. Explorar opciones avanzadas para una personalización aún mayor, como permitir a los participantes unirse antes que el anfitrión, silenciar a los participantes al entrar, o grabar automáticamente la reunión.

7. Después de configurar la reunión, haga clic 'Ahorrar'. Accederás a una página de confirmación con la opción de agregar la reunión a un calendario o copiar el enlace de invitación a la reunión.

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B. Cómo configurar una reunión en la aplicación de escritorio de Zoom

A continuación, se explica cómo configurar una reunión en Zoom Desktop Client:

1. Abra el Aplicación Zoom Desktop Client en tu escritorio. Puede descargarlo fácilmente desde el Sitio web de Zoom.
2. Inicie sesión en su cuenta de Zoom en la aplicación. Si no tiene una cuenta, primero tendrá que crear una.
3. En la pantalla principal, verás opciones como «Nueva reunión», «Unirse», «Programar» y «Compartir pantalla». Haga clic 'Programar' para abrir la ventana del programador de reuniones.

4. En la ventana del planificador, introduzca lo necesario detalles de su reunión:

• Nombre: Asigne un título claro a la reunión.
• Asistentes: Invite a los participantes a la reunión programada añadiendo sus correos electrónicos al campo dedicado.
• Comenzar: Introduzca la fecha y la hora de la reunión.
• Duración: Elija cuánto tiempo espera que dure la reunión. Esto se hace con fines de programación y no finalizará la reunión automáticamente.
• Zona horaria: Asegúrese de seleccionar la zona horaria correcta, especialmente para los equipos de diferentes regiones.
• Reunión periódica: Marque esta casilla si la reunión tendrá lugar con regularidad y establezca el patrón de periodicidad.

5. Decida si desea generar un ID de reunión único automáticamente o usa tu ID de reunión personal. Si es necesario, también puedes establecer un código de acceso para mayor seguridad.

6. Elige si el vídeo del anfitrión y de los participantes será en o apagado de forma predeterminada al unirse a la reunión.

7. Puedes añadir la reunión a su calendario preferido (Outlook, Google Calendar, etc.). El evento del calendario contendrá los detalles de la reunión de Zoom, así como el enlace de la reunión.

8. Haga clic en «Opciones avanzadas'para ajustes más detallados, como bloquear la entrada para ciertos usuarios, habilitar una sala de espera, permitir que los participantes se unan antes que el anfitrión, silenciar a los participantes al entrar, y grabar automáticamente la reunión.

9. Tras configurar la reunión, haga clic en 'Ahorrar'.

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C. Cómo programar una reunión en la aplicación Zoom para dispositivos móviles

A continuación, se explica cómo programar una reunión en la aplicación Zoom para dispositivos móviles:

1. Lanza el Aplicación Zoom en tu dispositivo móvil. Si no tienes la aplicación, puedes encontrarla en Tienda de aplicaciones (para dispositivos iOS) o Google Play Store (para dispositivos Android) e instálelo.
2. Pulsa 'Iniciar sesión' e introduzca los detalles de su cuenta de Zoom. Si es la primera vez que utiliza Zoom, puede registrarse directamente en la aplicación.
3. En el menú principal, verás opciones como «Nueva reunión», «Unirse», «Programar» y «Compartir pantalla». Pulsa en 'Programar' para empezar a programar la nueva reunión.

4. En la pantalla de programación, complete la información necesaria para la reunión:

• Nombre: Asigne un título claro a la reunión.
• Comenzar: Elija la fecha y la hora de la reunión.
• Duración: Elija cuánto tiempo espera que dure la reunión. Esto se hace con fines de programación y no finalizará la reunión automáticamente.
• Zona horaria: Asegúrese de seleccionar la zona horaria correcta, especialmente para los equipos de diferentes regiones.
• Reunión periódica: Marque esta casilla si la reunión tendrá lugar con regularidad y establezca el patrón de periodicidad.

5. Desplázate por las opciones para personalizar tu configuración de reuniones:

• ID de reunión: Elija si desea generar un ID de reunión único o usa tu ID de reunión personal.
• Contraseña y habilita la sala de espera: Agregue un código de acceso por motivos de seguridad y una sala de espera para tener un control adicional sobre la entrada de los participantes.
• Vídeo y audio: Elija si el vídeo del anfitrión y de los participantes se encenderá o desactivará al entrar y asegúrese de que las opciones de audio permitan el audio del teléfono y del ordenador.

6. En la parte inferior de la página, encontrarás un menú desplegable con ajustes adicionales que quizás quieras habilitar, como permitir que los participantes se unan antes que el anfitrión o grabar automáticamente la reunión en la nube.

7. Una vez que haya establecido las preferencias de la reunión, toque «Hecho» o 'Ahorrar' (en función del dispositivo). La aplicación le pedirá que añada la reunión al calendario de su dispositivo, donde podrá compartir el evento o seguir editando la información de la reunión programada.

Consejos estelares para participar en las reuniones de Zoom

Ahora que hemos terminado con la parte de la configuración, veamos algunos consejos adicionales que le ayudarán a preparar y ejecutar su reunión de Zoom programada.

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Estos son algunos consejos para fomentar la participación en las reuniones de Zoom:

• Prepara tu tecnología
• Familiarícese con los controles del host
• Implemente la función de sala de espera
• Involucre a los participantes con encuestas y reacciones
• Fomente el uso del vídeo para aumentar el compromiso
• Use las salas de grupos pequeños para discusiones más pequeñas
• Personalice la configuración de su reunión
• Proporcione instrucciones claras a los participantes
• Seguimiento después de la reunión

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1. Prepara tu tecnología

Una conexión a Internet sólida, un micrófono de alta calidad y una cámara HD son los pilares de una experiencia de Zoom fluida.

CONSEJO PROFESIONAL: Realice siempre comprobaciones técnicas antes de las reuniones programadas, comprobando la velocidad de Internet (el objetivo es de al menos 10 Mbps para las subidas y descargas), la claridad del audio y la calidad del vídeo. Ajusta la iluminación y los ángulos de la cámara para garantizar tu visibilidad, creando una presencia visual profesional y atractiva.

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2. Familiarízate con los controles de host

Sumérjase en los recursos de tutoriales de Zoom para comprender cómo administrar los permisos de los participantes, controlar el uso compartido de la pantalla y navegar por la configuración avanzada.

Ser experto en estos controles le permite gestionar el flujo de la reunión sin problemas, abordando cualquier problema técnico con facilidad.

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3. Implemente la función de sala de espera

Aproveche la función de sala de espera no solo como un amortiguador de seguridad, sino también como una experiencia de bienvenida personalizada.

CONSEJO PROFESIONAL: Personalice la sala de espera con un mensaje que marque la pauta de la reunión, proporcione una resumen de la agenda, o incluye un dato curioso o una pregunta para reflexionar. Este toque personalizado puede generar expectación y hacer que los participantes se sientan valorados desde el momento en que se unen.

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4. Involucre a los participantes con las encuestas y las reacciones

La interactividad es clave para el compromiso. Planifique incorporar la función de sondeo de Zoom en puntos estratégicos de su reunión para solicitar comentarios, tomar decisiones o simplemente dinamizar al grupo.

Fomente el uso de reacciones (pulgares hacia arriba, aplausos) para fomentar un sentido de comunidad y participación activa. Estas funciones, cuando se utilizan con prudencia, pueden transformar la escucha pasiva en una participación activa.

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5. Fomente el uso del vídeo para aumentar la participación

Las expresiones faciales y el lenguaje corporal son parte integral de la comunicación. Anime cortésmente a los participantes a que mantengan sus videos encendidos, enfatizando el valor de la conexión visual para fomentar una atmósfera de colaboración.

CONSEJO PROFESIONAL: Reconozca que la fatiga ante las reuniones es real y ofrezca breves descansos sin cámara durante las reuniones más largas para mantener la comodidad y el compromiso.

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6. Utilice las salas de grupos pequeños para discusiones más pequeñas

Las salas para grupos pequeños son la respuesta de Zoom a las conversaciones paralelas y a las colaboraciones en grupos pequeños. Planifique su agenda para incluir sesiones en salas de grupos pequeños, en las que los participantes puedan profundizar en temas específicos en un entorno más íntimo.

Proporcione instrucciones y objetivos claros para cada sala de reuniones y considere la posibilidad de rotar los grupos para maximizar las oportunidades de creación de redes y colaboración.

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7. Personalice la configuración de su reunión

Las opciones de personalización de Zoom le permiten adaptar el entorno de la reunión a sus necesidades específicas. Explore configuraciones como los fondos virtuales para lograr una apariencia uniforme, el audio avanzado para obtener un sonido más nítido y las funciones de accesibilidad para garantizar la inclusividad.

Estos ajustes pueden mejorar significativamente la experiencia de los participantes, haciendo que sus reuniones virtuales sean tan profesionales y atractivas como las reuniones presenciales.

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8. Proporcione instrucciones claras a los participantes

Al principio de la reunión, ofrezca una breve descripción de las funciones de Zoom que se utilizarán (por ejemplo, chatear, levantar la mano, reaccionar) y de cómo los participantes pueden interactuar de manera eficaz. Esto garantiza que todos los asistentes, independientemente de si están familiarizados con Zoom, puedan participar y contribuir plenamente.

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9. Seguimiento después de la reunión

La conversación no debe terminar cuando termine la reunión. Envía un correo electrónico de seguimiento que contiene todos los puntos clave, elementos de acción, y cualquier documento o grabación relevante de la reunión.

Esto no solo refuerza el contenido discutido, sino que también mantiene el impulso, fomentando el compromiso y la colaboración continuos entre los participantes.

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Cómo grabar una reunión de Zoom en cualquier dispositivo

Grabación de reuniones de Zoom ofrece una plétora de ventajas, ya que mejora la eficiencia y la eficacia de la comunicación virtual.

Conoce a Geek no solo graba y transcribe automáticamente sus reuniones virtuales, sino que también garantiza que cada aspecto de su reunión se gestione con precisión y facilidad. Esto le permite concentrarse en su trabajo sin ahogarse en las tareas administrativas.

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Estas son algunas de las características más destacadas de MeetGeek:

• Resúmenes de IA con opciones para compartir: MeetGeek transforma la forma de cerrar las reuniones al generar Resúmenes de IA que contienen todos los puntos clave, las decisiones y las tareas discutidas. Luego, puede hacer que estas ideas se compartan automáticamente con los asistentes o las partes interesadas pertinentes, asegurándose de que nadie se pierda información importante.

• Repositorio de reuniones centralizado: Guarde todos sus reuniones organizadas en un solo lugar con MeetGeek. Ya sea que desee volver a visitar una discusión, descargarla para más tarde o compartirla de forma segura, todo está a solo unos clics de distancia, lo que agiliza el acceso para todos los involucrados.

• Extracción de elementos de acción: Conoce a Geek's Detección de tareas la función identifica y extrae todo elementos procesables de tus conversaciones, lo que reduce significativamente tu después de la reunión carga de trabajo.

• Flujos de trabajo automáticos: MeetGeek no se limita a organizar las tareas, sino que las integra en sus espacios de trabajo digitales existentes a través de su funciones de automatización de reuniones. De esta forma, tus espacios de trabajo se actualizan permanentemente con nuevas tareas, lo que mantiene a todos al día y te permite abordar los desafíos con rapidez.

• Análisis de reuniones simplificado: No todas las reuniones son iguales, y MeetGeek lo entiende. Proporciona una puntuación de rendimiento única para cada reunión en función de los KPI elegidos, lo que le ayuda a medir la eficacia.

Además, con puntajes mensuales y de todo el equipo, obtiene una imagen clara del rendimiento general, lo que garantiza que sus reuniones estén siempre alineadas con sus objetivos.

Cómo solucionar problemas comunes con Zoom Meetings

A veces, durante las reuniones de Zoom, es posible que las cosas no salgan según lo planeado. Por suerte, estamos aquí para sortear estos escenarios con éxito.

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A continuación, se explica cómo solucionar problemas comunes con las reuniones de Zoom: 

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• Problemas de audio
• Asegúrese de que los ajustes del micrófono y el altavoz estén correctamente seleccionados y configurados en Zoom. A veces, se selecciona un dispositivo incorrecto de forma predeterminada.
• Utilice la función de prueba de audio de Zoom para asegurarse de que el micrófono y los altavoces/auriculares funcionan correctamente.
• Comprueba los ajustes de volumen del dispositivo. Es fácil pasar por alto un micrófono silenciado o un altavoz con un volumen bajo.

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• Problemas de vídeo
• Al igual que en el audio, asegúrese de seleccionar la cámara correcta en la configuración de vídeo de Zoom. Si tiene varias fuentes de vídeo, es posible que Zoom no esté utilizando la que desea.
• Comprueba que Zoom tiene permiso para usar la cámara. Este es un problema común, especialmente en instalaciones nuevas o en el primer uso.
• Cierre todas las aplicaciones que puedan estar utilizando la cámara en segundo plano, ya que pueden interferir con el acceso de Zoom a la cámara.

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• Desafíos de conectividad
• Las conexiones a Internet deficientes o inestables suelen ser las culpables. Cambie a una conexión por cable o acérquese a su router Wi-Fi, o pruebe a usar un Extensor Wi-Fi.
• En ocasiones, reiniciar el router puede mejorar la estabilidad de la conexión.
• Si es posible, reduce la cantidad de dispositivos que utilizan la red durante la reunión o pausa las descargas o transmisiones.

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• Dificultades de acceso a reuniones
• Asegúrese de haber introducido el ID de la reunión y el código de acceso correctos. Es fácil escribir mal los dígitos o confundirlos.
• Confirma con el anfitrión que la reunión aún está programada y que no se ha cancelado ni reprogramado.
• Si estás atrapado en la sala de espera, es posible que el anfitrión no se haya dado cuenta de tu llegada. Un mensaje rápido al anfitrión puede resolver este problema.

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• Eco o comentarios en la llamada
• Los auriculares pueden reducir significativamente el eco y la retroalimentación, proporcionando una experiencia de audio más clara para todos.
• Aliente a todos los participantes a silenciar sus micrófonos cuando no estén hablando para minimizar el ruido de fondo y los comentarios.

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• Actualización de Zoom
• La actualización regular de Zoom puede resolver muchos problemas potenciales. La versión más reciente suele contener correcciones para errores comunes y mejoras de rendimiento.

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NOTA: La mayoría de los problemas de Zoom se pueden solucionar con unos pocos ajustes sencillos. Sin embargo, siempre puedes ponerte en contacto con el servicio de asistencia de Zoom si tienes problemas más complejos. ¡Están ahí para ayudar!

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Preguntas frecuentes

1. ¿Se puede programar una reunión de Zoom sin ser el anfitrión?

Para programar una reunión de Zoom en nombre de otra persona, necesita que el anfitrión de la reunión le asigne privilegios de programación. El anfitrión puede hacerlo accediendo a su configuración de Zoom y añadiendo tu correo electrónico en «Privilegio de programación» sección.

Una vez que tenga estos privilegios, podrá programar reuniones de Zoom y aparecerán en la lista de reuniones del anfitrión, que mantendrá el control total durante la sesión.

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2. ¿Puedo programar una reunión de Zoom que grabe automáticamente la sesión?

Sí, es posible configurar una reunión de Zoom para que se grabe automáticamente. Al programar la reunión, en el campo 'Opciones de reunión' sección, seleccione 'Grabar automáticamente la reunión' y elige si quieres guardarlo en tu ordenador local o en la nube. Esta configuración garantiza que la grabación comience tan pronto como comience la reunión, sin intervención manual.

Sin embargo, para no tener que comprobar estas opciones para cada reunión de tu calendario, opta por una plataforma de automatización de reuniones basada en la IA, como Conoce a Geek para grabar, transcribir, resumir y analizar automáticamente sus reuniones, ¡ya sea usted el anfitrión o no!

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3. ¿Puedo programar una reunión sin una cuenta de Zoom?

No es posible programar reuniones de Zoom sin una cuenta. Sin embargo, los participantes invitados a la reunión no necesitan una cuenta de Zoom para unirse; solo necesitan el enlace de invitación o el ID y la contraseña proporcionados por el anfitrión.

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¡Haga que cada reunión de Zoom cuente con MeetGeek!

Desde la configuración técnica en varios dispositivos hasta las estrategias matizadas que fomentan entornos interactivos e inclusivos, hemos cubierto todo el espectro para garantizar que su próxima reunión de Zoom no solo sea un éxito, sino que sea realmente memorable.

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Si desea llevar la eficiencia y el compromiso de las reuniones al siguiente nivel, considere integrar MeetGeek en su flujo de trabajo. Con sus capacidades impulsadas por la inteligencia artificial para automatizar los resúmenes de las reuniones, la detección de tareas y la información procesable, MeetGeek puede optimizar significativamente los procesos posteriores a las reuniones y mejorar la productividad general.

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¡Brindemos por reuniones virtuales más dinámicas, atractivas y productivas por venir!