Cómo aprovechar al máximo el Zoom AI Companion como su asistente de reuniones con IA

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¿Está sacando el máximo provecho de sus reuniones de Zoom? Gestionar la colaboración virtual de forma eficaz puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de tareas que requieren mucho tiempo, como la toma de notas y el seguimiento de las acciones. Pero, ¿y si pudieras dejar que la IA se encargara de ello?

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Ahí es donde entra en juego Zoom AI Companion. Diseñado para que sus reuniones sean más productivas, se encarga de esas tareas repetitivas pero esenciales, como redactar correos electrónicos, resumir las reuniones e incluso resaltar los puntos clave, para que pueda centrarse en lo que realmente importa.

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En esta guía, analizaremos cómo puede aprovechar al máximo Zoom AI Companion para que sus reuniones se desarrollen sin problemas y de manera eficiente.

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¿Qué es Zoom AI Companion?

Zoom AI Companion es un conjunto de herramientas basadas en inteligencia artificial integradas en Zoom para ayudarlo a trabajar de manera más eficiente, mejorar la colaboración y administrar las tareas en sus reuniones y comunicaciones.

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Está diseñado para integrarse a la perfección con las funciones de Zoom, lo que le permite automatizar las tareas rutinarias y mejorar la productividad sin añadir complejidad a su flujo de trabajo. Esta función está disponible sin coste adicional con los servicios de pago de su cuenta de Zoom.

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Este es un desglose de cómo funciona Zoom AI Companion en las diferentes áreas de Zoom:

• Chat de equipo de Zoom: AI Companion de Zoom puede crear mensajes de chat personalizados en cualquier tono y duración deseados. Además, puedes pedirle que resuma las conversaciones anteriores para que puedas ponerte al día sin tener que desplazarte por todos los mensajes.
• Resumen de IA: Después de cualquier reunión, AI Companion puede ofrecer un resumen conciso de lo que se discutió, incluido cualquier elementos de acción, lo que facilita el seguimiento de los puntos importantes.
• Pizarra Zoom: Con Zoom Whiteboard, AI Companion lleva sus sesiones de lluvia de ideas al siguiente nivel. Puede generar ideas, organizar el contenido en categorías y crear elementos visuales como pegatinas, tablas o mapas mentales.
• Correo de Zoom: Puedes usar las sugerencias de AI Companion para hacerte cargo de la creación de correos electrónicos y crear mensajes apropiados y profesionales, ya sea que te comuniques con colegas o clientes.
• Notas de zoom: El complemento de Zoom puede ayudarlo a estructurar y resumir sus notas, lo que facilita la organización y el seguimiento de la información esencial de sus reuniones o proyectos.
• Teléfono Zoom: AI Companion amplía sus beneficios a Zoom Phone al resumir las conversaciones de las llamadas telefónicas y los correos de voz, para que puedas extraer los elementos de acción independientemente de cómo te comuniques con tu equipo.
• Interfaz conversacional: Puedes pedir ayuda de forma privada a AI Companion de Zoom durante las reuniones, por ejemplo, para solicitar resúmenes o actualizaciones sobre los puntos de acción, simplemente escribiendo o pronunciando tu solicitud.

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Funciones complementarias de Zoom AI para reuniones

Cuando se trata de reuniones, puedes usar el complemento de inteligencia artificial de Zoom de varias maneras diferentes:

• Preparación previa a la reunión
• Soporte en tiempo real durante la reunión
• Después de la reunión

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A. Preparación previa a la reunión

Conseguir sus reuniones a menudo implica establecer una agenda, organizar notas de sesiones anteriores y poniendo a todo tu equipo en juego. Con Zoom AI Companion, todo el proceso se simplifica.

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Así es como Zoom AI Companion ayuda a preparar las reuniones:

• Automatización de la programación: AI Companion puede detectar la intención de la reunión desde tu chat de equipo de Zoom. Por ejemplo, si alguien menciona la necesidad de celebrar una reunión, la IA te ofrecerá una opción de programación para que puedas configurar reuniones de Zoom sin cambiar de herramienta.
• Generar agendas de reuniones: AI Companion ayuda a crear agendas estructuradas sobre la base de las comunicaciones anteriores y de la información pertinente de la reunión. Esto garantiza que cada reunión comience con una dirección clara.
• Prepárate para la reunión: El Companion facilita la búsqueda de resúmenes de reuniones anteriores, para que pueda revisar fácilmente las decisiones pasadas, las acciones y los temas clave y llegar a las reuniones completamente preparado.

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B. Asistencia en tiempo real durante las reuniones

Una vez que la reunión esté en marcha, El compañero de IA de Zoom interviene como asistente basado en inteligencia artificial y ofrece soporte en tiempo real que lo ayuda a mantenerse concentrado y productivo sin verse abrumado por las tareas administrativas.

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Esto es lo que hace Zoom AI Companion durante las reuniones:

• Preguntas en tiempo real: Durante la reunión, si tiene el»Preguntas sobre AI Companion'activado, puede hacer preguntas privadas sobre la sesión en curso. Por ejemplo, puedes pedirle a AI Companion un resumen rápido de lo que ha sucedido hasta ahora o comprobar si se ha mencionado tu nombre.

• Toma de notas y seguimiento de elementos de acción: AI Companion automáticamente toma notas, haciendo un seguimiento de los puntos clave y los elementos de acción a medida que surgen en una conversación.
• Generación de contenido de pizarra: Si utiliza Zoom Whiteboard para brainstorming Para la planificación de proyectos, AI Companion puede ayudar a generar contenido como pegatinas, tablas, cuadros de texto e incluso mapas mentales basados en el debate. Esto mantiene la reunión organizada visualmente, lo que ayuda a los equipos a colaborar de forma más eficaz.

C. Después de la reunión

Una vez finalizada la reunión, Zoom AI Companion garantiza que las tareas de seguimiento se realicen sin problemas y estén organizadas.

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Estas son las tareas posteriores a la reunión que puede simplificar con Zoom AI Companion:

• Resúmenes de reuniones: AI Companion genera resúmenes detallados de cada reunión y los envía automáticamente al Anfitrión de Zoom, quienes pueden compartirlo con los participantes y con los que no puedan asistir a la reunión.

• Grabaciones inteligentes de AI Companion: Para reuniones grabadas en la nube, Zoom AI Companion va un paso más allá con:

1. Lo más destacado de grabación: La IA identifica y resalta las secciones más importantes de la reunión, lo que te permite revisar solo los momentos clave.
2. Capítulos inteligentes: La grabación se divide automáticamente en capítulos, cada uno con un título y un resumen breves, para que pueda pasar a partes específicas de la reunión.
3. Panel de próximos pasos: Los próximos pasos sugeridos en función de la reunión se muestran debajo de la grabación, lo que garantiza que todas las tareas de seguimiento sean claras y factibles.‍
4. Entrenador de reuniones: Esta función proporciona métricas sobre el rendimiento de las reuniones, como la proporción de conversaciones escuchadas, la velocidad de uso de la palabra y el uso de palabras de relleno para ayudarlo a mejorar las reuniones futuras.

• Mensajes de seguimiento: Los anfitriones pueden enviar los resúmenes de las reuniones a todos los involucrados, asegurándose de que todos los participantes tengan la misma información de ahora en adelante.
• Integración perfecta: AI Companion se sincroniza con herramientas como Trello o Slack para garantizar que las acciones fluyan directamente a las plataformas de administración de tareas existentes, lo que minimiza la entrada manual de datos.

Cómo activar el AI Companion de Zoom

Ahora que ya sabe cómo Zoom AI Companion puede mejorar su flujo de trabajo, veamos cómo activarlo.

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A continuación se explica cómo activar AI Companion de Zoom:

1. Obtenga una cuenta de usuario de Zoom de pago
2. Consulta con tu administrador
3. Inicie sesión y actualice su cliente de Zoom
4. Acceda a la configuración de su portal web
5. Gestiona la configuración de AI Companion
6. Empieza a explorar

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Paso 1: Obtenga una cuenta de usuario de Zoom de pago

Para habilitar las funciones de AI Companion, tendrás que comprar una de las siguientes suscripciones:

• Zoom Pro: 14,99 €/mes/usuario
• Zoom Business: 21,99 €/mes/usuario
• Zoom Business Plus: precios disponibles bajo petición

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Paso 2: Consulta con tu administrador

De forma predeterminada, todas las funciones de AI Companion están deshabilitadas y el administrador de Zoom de tu organización tendrá que habilitarlas primero. Si estás en una reunión de Zoom y ves el icono de AI Companion en la barra de herramientas, haz clic en él para seguir las instrucciones para solicitar que tu administrador active la función.

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NOTA: Los administradores pueden habilitar o deshabilitar las capacidades o funciones de AI Companion tanto a nivel de cuenta como de grupo. Si no estás seguro de quién es tu administrador, ponte en contacto con tu equipo de TI o de soporte para obtener orientación.

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Paso 3: Inicie sesión y actualice su cliente de Zoom

Inicie sesión en su cliente de Zoom. Para activar las funciones de AI Companion, necesita acceder a la versión más reciente de Zoom. Compruebe si su cliente de Zoom está actualizado a la versión 5.16.0 o superior, ya que es la versión mínima requerida para acceder a AI Companion.

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Paso 4: Acceda a la configuración de su portal web

Una vez que haya iniciado sesión, diríjase a la configuración de su cuenta del portal web de Zoom:

1. Haga clic Ajustes en el panel de la izquierda.
2. Busque el Compañero de IA pestaña dentro del menú de configuración.

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NOTA: Para funciones que tienen configuraciones a nivel de usuario, como resúmenes de reuniones o sgrabaciones inteligentes, puede activar o desactivar cada función según sus preferencias.

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Paso 5: Gestiona la configuración de AI Companion en un solo lugar

Zoom te permite gestionar la configuración de AI Companion en un solo lugar. Puedes acceder rápidamente a la pestaña de ajustes y configurar tus preferencias para todas las funciones de AI Companion, desde la asistencia a las reuniones hasta la redacción de correos electrónicos, sin cambiar de pantalla.

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Paso 6: Empieza a explorar

Una vez que la configuración de AI Companion esté activada, ¡comienza a explorar! Encontrarás el icono de AI Companion en varios productos de Zoom, como:

• El Reuniones de Zoom barra de herramientas de controles
• Chat de equipo de Zoom ventana
• Otras herramientas de Zoom, como Pizarra Zoom y Teléfono Zoom

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Solo tienes que hacer clic en el icono para acceder a las funciones de AI Companion, ya sea que necesites ayuda para redactar un mensaje, generar resúmenes de reuniones o hacer preguntas en tiempo real durante una reunión.

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Cómo añadir más funcionalidad a sus reuniones de Zoom con un compañero de IA

¿Quiere llevar sus reuniones de Zoom al siguiente nivel, incluso si no es el anfitrión o utiliza la versión gratuita? El AI Companion de MeetGeek reduce el tiempo innecesario de las reuniones, agiliza las tareas y te permite personalizar aún más tu experiencia. ¿La mejor parte?

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MeetGeek también es compatible con Google Meet y Microsoft Teams, por lo que puedes disfrutar de los beneficios de un compañero de IA en *virtualmente* cada reunión.

Así es como MeetGeek puede añadir más funciones a sus reuniones:

• Grabación y transcripción automatizadas de reuniones: Con MeetGeek, no tiene que presionar ningún botón adicional, ya que se conecta con su calendario y se une, graba y transcribe automáticamente todas las reuniones de su calendario.
• privilegios de grabación ilimitados: A diferencia de Zoom, que requiere que seas el anfitrión de una reunión para grabar tus sesiones, MeetGeek te permite grabar tus conversaciones independientemente de tu rol en la reunión.
• Resúmenes de las reuniones de AI: MeetGeek genera resúmenes de reuniones personalizados justo después de que termine la llamada. Ya sea una llamada de ventas, una reunión semanal con el equipo o una reunión de la junta directiva, tendrás toda la información que necesitas en un resumen de la reunión conciso, personalizado y fácil de leer.
• Integración perfecta con tus herramientas favoritas: Conoce a Geek se sincroniza sin esfuerzo con otras aplicaciones, como HubSpot, Slack, Notion o Trello, lo que reduce la entrada manual de datos y garantiza que nada pase desapercibido. Para aquellos que buscan integraciones personalizadas, MeetGeek se conecta con más de 10 000 aplicaciones a través de la integración y las ofertas de Zapier API abierta.
• Perspectivas contextuales: MeetGeek no solo graba sus reuniones, sino que también proporciona información valiosa al rastrear las tendencias y la participación de los oradores. Esto le ayuda a mejorar el rendimiento del equipo, ofrece oportunidades de entrenamiento y aumenta la productividad.
  

• Repositorio de reuniones con capacidad de búsqueda: Todas las grabaciones, notas e información de las reuniones se almacenan de forma segura en un biblioteca con capacidad de búsqueda, lo que facilita el acceso a la información de reuniones anteriores cuando sea necesario.

• Seguimientos automatizados: Después de cada sesión, MeetGeek genera y distribuye automáticamente correos electrónicos de seguimiento profesionales para todo tu equipo. ‍

• Aplicación móvil: Si viajas con frecuencia, La aplicación móvil de MeetGeek le permite ponerse al día con las reuniones desde cualquier lugar con solo unos toques, incluso cuando no puede asistir. Además, con la aplicación móvil, puedes disfrutar de las funciones de MeetGeek en el mundo real, grabar conversaciones sin conexión con tus clientes y colegas y, aun así, obtener transcripciones y resúmenes precisos.
• Privacidad y cumplimiento: Si bien Zoom asegura a los usuarios que cumple con las normas de privacidad, en el pasado ha tenido infracciones que generaron preocupación por la seguridad de los datos. MeetGeek cumple con los principales protocolos de seguridad, incluidos la HIPAA, el SOC y el RGPD, y se somete a auditorías anuales periódicas para garantizar que sus datos se gestionen con el más alto nivel de seguridad.

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Preguntas frecuentes sobre Zoom AI Companion

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1. ¿Cuáles son las limitaciones de Zoom AI companion?

Zoom AI Companion es una herramienta poderosa, pero tiene algunas limitaciones a tener en cuenta. En primer lugar, AI Companion de Zoom solo está disponible para quienes tengan un plan gratuito. Para usarlo, obtenga una suscripción Pro, Business o Business Plus. Además, todas las funciones de AI Companion están desactivadas de forma predeterminada, por lo que debes pedirle a un administrador que active las funciones de AI Companion.

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Además, Zoom AI Companion no está aprobado para su uso en reuniones que incluyan información confidencial, como datos de la HIPAA, números de seguro social o información de tarjetas de crédito, ya que Zoom tiene restricciones para registrar y almacenar este tipo de datos.

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Por último, AI Companion se basa en la versión más reciente de Zoom, por lo que es fundamental mantener el cliente de Zoom actualizado para garantizar el acceso a sus funciones.

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2. ¿Qué tan seguro es el compañero de IA de Zoom?

Zoom AI Companion se creó teniendo en cuenta la seguridad y la privacidad. Zoom no utiliza ninguno de los datos de sus reuniones (como audio, vídeo, transcripciones o contenido compartido) para entrenar sus modelos de IA o los modelos de terceros.

Sin embargo, dado que Zoom sufrió brechas de seguridad en el pasado, si estás manejando información confidencial, una herramienta como MeetGeek es decir, que cumpla con GDPR, HIPAA y SOC puede ser más adecuado para sus necesidades.

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3. ¿Zoom AI Companion notifica a los participantes?

Sí, una vez que el anfitrión de la reunión lo habilita, Zoom AI Companion notifica a todos los participantes de la reunión cuando está activo. Aparece un icono pulsante de AI Companion en la esquina superior izquierda de la reunión de Zoom cuando se utilizan las funciones generativas de AI Companion, como los resúmenes de las reuniones o las grabaciones inteligentes.

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Esto se debe a que la grabación secreta de las reuniones de Zoom infringe las normas de privacidad internacionales y puede tener graves consecuencias legales. Incluso si utilizas una herramienta de terceros para grabar tus sesiones, encuentra una solución como MeetGeek que notifica automáticamente a los participantes para que puedas evitar cualquier demanda.

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¡Deje que la IA se apodere de sus reuniones de Zoom con MeetGeek!

Zoom AI Companion es una herramienta valiosa que puede hacer que sus reuniones sean más eficientes, ayudarlo a mantenerse organizado y ahorrarle tiempo al automatizar las tareas rutinarias. Desde la generación de resúmenes de reuniones hasta la asistencia con preguntas en tiempo real, está diseñada para mejorar la forma en que colaboras y te comunicas.

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Si desea agregar más funciones de inteligencia artificial y una capa adicional de personalización a sus reuniones virtuales, comience a explorar MeetGeek gratis hoy!