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Comment tirer le meilleur parti de Zoom AI Companion en tant qu'assistant de réunion IA
Découvrez comment utiliser les fonctionnalités de Zoom AI Companion pour améliorer vos réunions, économiser du temps et augmenter la productivité grâce à des fonctionnalités utiles et des conseils pour un flux de travail plus fluide.
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💬 Automated sharing of insights to other tools.
Exploitez-vous au maximum vos réunions Zoom ? Gérer efficacement la collaboration virtuelle peut être difficile, en particulier avec des tâches chronophages comme la prise de notes et le suivi des éléments d'action. Mais et si vous pouviez laisser l'IA s'en charger ?
C'est là que Zoom AI Companion intervient. Conçu pour rendre vos réunions plus productives, il s'occupe de ces tâches répétitives mais essentielles—comme rédiger des e-mails, résumer les réunions et mettre en évidence les points clés—afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
Dans ce guide, nous explorerons comment vous pouvez tirer le meilleur parti de Zoom AI Companion pour que vos réunions se déroulent sans heurts et efficacement.
Qu'est-ce que Zoom AI Companion ?
Zoom AI Companion est une suite d'outils alimentés par l'IA intégrée à Zoom pour vous aider à travailler plus efficacement, améliorer la collaboration et gérer les tâches dans vos réunions et communications.
Il est conçu pour s'intégrer de manière transparente aux fonctionnalités de Zoom, vous permettant d'automatiser les tâches de routine et d'améliorer la productivité sans ajouter de complexité à votre flux de travail. Cette fonction est disponible sans frais supplémentaires avec les services payants de votre compte Zoom.
Voici un aperçu de la façon dont Zoom AI Companion fonctionne dans différents domaines de Zoom :
- Zoom Team Chat : L'assistant IA de Zoom peut rédiger des messages de chat personnalisés dans n'importe quel ton et longueur souhaités. De plus, vous pouvez lui demander de résumer les conversations précédentes afin que vous puissiez vous tenir au courant sans faire défiler chaque message.
- Résumé par IA : Après n'importe quelle réunion, l'assistant IA peut fournir un résumé concis de ce qui a été discuté, y compris tous les éléments d'action, ce qui facilite le suivi des points importants.
- Tableau blanc Zoom : Avec Tableau blanc Zoom, AI Companion élève vos sessions de brainstorming au niveau suivant. Il peut générer des idées, organiser le contenu par catégories et créer des éléments visuels comme des autocollants, des tableaux ou des cartes mentales.
- Zoom Mail : Vous pouvez utiliser les suggestions d'AI Companion pour reprendre la création d'e-mails et rédiger des messages appropriés et professionnels, que vous communiquiez avec des collègues ou des clients.
- Notes Zoom : L'assistant de Zoom peut vous aider à structurer et résumer vos notes, ce qui facilite l'organisation et le suivi des informations essentielles de vos réunions ou projets.
- Zoom Phone : AI Companion étend ses avantages à Zoom Phone en résumant les conversations des appels téléphoniques et des messages vocaux, afin que vous puissiez extraire les éléments d'action indépendamment de la façon dont vous communiquez avec votre équipe.
- Interface conversationnelle : Vous pouvez demander discrètement à l'assistant IA de Zoom de vous aider pendant les réunions, comme demander des résumés ou des mises à jour sur les éléments d'action, simplement en tapant ou en parlant votre demande.
Fonctionnalités de Zoom AI Companion pour les réunions
Quand il s'agit de réunions, vous pouvez utiliser l'assistant IA de Zoom de plusieurs façons différentes :
- Préparation avant la réunion
- Support en temps réel pendant la réunion
- Après la réunion
A. Préparation avant la réunion
Réussir vos réunions implique souvent de fixer un ordre du jour, d'organiser les notes des sessions précédentes et de mettre toute votre équipe en ligne. Avec Zoom AI Companion, l'ensemble du processus est simplifié.
Voici comment Zoom AI Companion aide à la préparation des réunions :
- Automatisation de la planification : AI Companion peut détecter l'intention de réunion à partir de votre Zoom Team Chat. Par exemple, si quelqu'un mentionne le besoin d'une réunion, l'IA vous offrira une option de planification, afin que vous puissiez configurer des réunions Zoom sans changer d'outils.
- Générer des ordres du jour de réunion : AI Companion aide à créer des ordres du jour structurés basés sur les communications antérieures et les informations pertinentes de la réunion. Cela garantit que chaque réunion commence avec une direction claire.
- Se préparer pour la réunion : L'assistant facilite la consultation des résumés des réunions précédentes, afin que vous puissiez facilement examiner les décisions passées, les éléments d'action et les sujets clés et participer aux réunions pleinement préparé.
B. Support en temps réel pendant la réunion
Une fois votre réunion en cours, l'assistant IA de Zoom intervient en tant qu'assistant alimenté par l'IA, offrant un support en temps réel qui vous aide à rester concentré et productif sans être submergé par les tâches administratives.
Voici ce que Zoom AI Companion fait pendant les réunions :
- Questions en temps réel : Pendant la réunion, si vous avez les questions d'AI Companion' activées, vous pouvez poser des questions privées sur la session en cours. Par exemple, vous pouvez demander à AI Companion un résumé rapide de ce qui s'est passé jusqu'à présent ou vérifier si votre nom a été mentionné.
- Prise de notes et suivi des éléments d'action : AI Companion prend automatiquement des notes, en suivant les points clés et les éléments d'action au fur et à mesure qu'ils émergent dans la conversation.
- Génération de contenu de tableau blanc : Si vous utilisez le Tableau blanc Zoom pour le brainstorming ou la planification de projet, AI Companion peut aider à générer du contenu comme des autocollants, des tableaux, des zones de texte et même des cartes mentales basées sur la discussion. Cela maintient la réunion visuellement organisée, aidant les équipes à collaborer plus efficacement.
C. Après la réunion
Une fois la réunion terminée, Zoom AI Companion garantit que les tâches de suivi sont transparentes et organisées.
Voici les tâches de suivi que vous pouvez simplifier avec Zoom AI Companion :
- Résumés de réunion : AI Companion génère des résumés détaillés de chaque réunion et les envoie automatiquement à l'hôte Zoom, qui peut les partager avec les participants et ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion.
- Enregistrements intelligents d'AI Companion : Pour les réunions enregistrées dans le cloud, Zoom AI Companion va plus loin avec :
- Points forts de l'enregistrement : L'IA identifie et met en évidence les sections les plus importantes de la réunion, vous permettant de revoir uniquement les moments clés.
- Chapitres intelligents : L'enregistrement est automatiquement divisé en chapitres, chacun avec un titre court et un résumé, afin que vous puissiez accéder directement à des parties spécifiques de la réunion.
- Panneau des prochaines étapes : Les prochaines étapes suggérées basées sur la réunion s'affichent sous l'enregistrement, garantissant que toutes les tâches de suivi sont claires et exploitables.
- Entraîneur de réunion : Cette fonctionnalité fournit des métriques sur vos performances de réunion, comme votre ratio parole-écoute, votre débit d'élocution et l'utilisation de mots de remplissage pour vous aider à améliorer les réunions futures.
- Messages de suivi : Les hôtes peuvent envoyer des résumés de réunion à tous les participants, en s'assurant que tous les participants disposent des mêmes informations à l'avenir.
- Intégration transparente : AI Companion se synchronise avec des outils comme Trello ou Slack pour s'assurer que les éléments d'action s'écoulent directement dans vos plateformes de gestion des tâches existantes, réduisant ainsi l'entrée de données manuelle.
Comment activer Zoom AI Companion
Maintenant que vous êtes familiarisé avec la façon dont Zoom AI Companion peut améliorer votre flux de travail, examinons comment l'activer.
Voici comment activer Zoom AI Companion :
- Obtenez un compte utilisateur Zoom payant
- Consultez votre administrateur
- Connectez-vous et mettez à jour votre client Zoom
- Accédez aux paramètres de votre portail Web
- Gérez les paramètres d'AI Companion
- Commencez à explorer
Étape 1 : Obtenez un compte utilisateur Zoom payant
Pour activer les fonctionnalités d'AI Companion, vous devez acheter l'un des abonnements suivants :
- Zoom Pro : $14.99/mois/utilisateur
- Zoom Business : $21.99/mois/utilisateur
- Zoom Business Plus : tarification disponible sur demande
→ Plus sur les plans de tarification Zoom
Étape 2 : Consultez votre administrateur
Par défaut, toutes les fonctionnalités d'AI Companion sont désactivées, et l'administrateur Zoom de votre organisation devra d'abord les activer. Si vous êtes dans une réunion Zoom et remarquez l'icône AI Companion dans votre barre d'outils, cliquez dessus pour suivre les instructions afin de demander à votre administrateur d'activer la fonctionnalité.
REMARQUE : Les administrateurs peuvent activer ou désactiver les fonctionnalités ou capacités d'AI Companion au niveau du compte et du groupe. Si vous ne savez pas qui est votre administrateur, contactez votre équipe informatique ou d'assistance pour obtenir des conseils.
Étape 3 : Connectez-vous et mettez à jour votre client Zoom
Connectez-vous à votre client Zoom. Pour activer les fonctionnalités d'AI Companion, vous avez besoin d'accès à la dernière version de Zoom. Vérifiez que votre client Zoom est mis à jour vers la version 5.16.0 ou ultérieure, car c'est la version minimale requise pour accéder à AI Companion.
Étape 4 : Accédez aux paramètres de votre portail Web
Une fois connecté, allez aux paramètres de votre compte du portail Web Zoom :
- Cliquez sur Paramètres dans le panneau de gauche.
- Recherchez l'onglet AI Companion dans le menu des paramètres.
REMARQUE : Pour les fonctionnalités qui ont des paramètres au niveau de l'utilisateur, comme les résumés de réunion ou les enregistrements intelligents, vous pouvez activer ou désactiver chaque capacité selon vos préférences.
Étape 5 : Gérez les paramètres d'AI Companion en un seul endroit
Zoom vous permet de gérer vos paramètres d'AI Companion en un seul endroit. Vous pouvez rapidement accéder à votre onglet des paramètres et configurer vos préférences pour toutes les fonctionnalités d'AI Companion—de l'assistance aux réunions à la composition d'e-mails—sans basculer entre les écrans.
Étape 6 : Commencez à explorer
Une fois vos paramètres d'AI Companion activés, commencez à explorer ! Vous trouverez l'icône AI Companion dans divers produits Zoom, tels que :
- La barre d'outils de contrôle des réunions Zoom
- La fenêtre Zoom Team Chat
- D'autres outils Zoom, tels que Zoom Whiteboard et Zoom Phone
Cliquez simplement sur l'icône pour accéder aux capacités d'AI Companion, que vous ayez besoin d'aide pour rédiger un message, générer des résumés de réunion ou poser des questions en temps réel pendant une réunion.
Comment ajouter plus de fonctionnalités à vos réunions Zoom avec un assistant IA
Vous cherchez à élever vos réunions Zoom au niveau supérieur, même si vous n'êtes pas l'hôte, ou si vous utilisez la version gratuite ? L'assistant IA de MeetGeek réduit le temps de réunion inutile, rationalise les tâches et vous permet de personnaliser davantage votre expérience. La meilleure partie ?
MeetGeek prend également en charge Google Meet et Microsoft Teams, afin que vous puissiez profiter des avantages d'un assistant IA dans *pratiquement* chaque réunion.
Voici comment MeetGeek peut ajouter plus de fonctionnalités à vos réunions :
- Enregistrement et transcription automatiques des réunions : Avec MeetGeek, vous n'avez pas à appuyer sur de boutons supplémentaires, car il se connecte à votre calendrier et rejoint, enregistre et transcrit automatiquement chaque réunion de votre calendrier.
- Privilèges d'enregistrement illimités : Contrairement à Zoom, qui vous oblige à être l'hôte de la réunion pour enregistrer vos sessions, MeetGeek vous permet d'enregistrer vos conversations quel que soit votre rôle dans la réunion.
- Résumés de réunion IA : MeetGeek génère des résumés de réunion personnalisés immédiatement après l'appel. Qu'il s'agisse d'un appel de vente, d'une réunion d'équipe hebdomadaire ou d'une réunion du conseil d'administration, vous aurez toutes les informations dont vous avez besoin dans un résumé de réunion concis, personnalisé et facile à lire.
- Intégration transparente avec vos outils préférés : MeetGeek se synchronise sans effort avec d'autres applications, y compris HubSpot, Slack, Notion ou Trello, réduisant l'entrée de données manuelle et garantissant que rien ne passe inaperçu. Pour ceux qui recherchent des intégrations personnalisées, MeetGeek se connecte à plus de 10 000 applications via l'intégration Zapier et offre une API ouverte.
- Informations contextuelles : MeetGeek n'enregistre pas seulement vos réunions, mais fournit également des informations précieuses en suivant les tendances et l'engagement des orateurs. Cela vous aide à améliorer les performances de l'équipe, offre des opportunités de coaching et stimule la productivité.
- Référentiel de réunion consultable : Tous les enregistrements, notes et informations de réunion sont stockés de manière sécurisée dans une bibliothèque consultable, ce qui facilite l'accès aux informations de réunion passées si nécessaire.
- Suivi automatique : Après chaque session, MeetGeek génère et distribue automatiquement des e-mails professionnels de suivi pour toute votre équipe.
- Application mobile : Si vous êtes souvent en déplacement, l'application mobile de MeetGeek vous permet de vous renseigner sur les réunions de n'importe où en quelques touches, même si vous ne pouvez pas y assister. De plus, avec l'application mobile, vous pouvez profiter des fonctionnalités de MeetGeek dans le monde réel, enregistrer les conversations hors ligne avec vos clients et collègues, et toujours obtenir des transcriptions et des résumés précis.
- Confidentialité et conformité : Bien que Zoom assure aux utilisateurs qu'il respecte les réglementations en matière de confidentialité, il y a eu des violations dans le passé qui ont soulevé des préoccupations concernant la sécurité des données. MeetGeek respecte et subit des audits annuels réguliers pour les principaux protocoles de sécurité, notamment HIPAA, SOC et GDPR, en garantissant que vos données sont traitées avec le plus haut niveau de sécurité.
Questions fréquemment posées sur Zoom AI Companion
1. Quelles sont les limitations de l'assistant IA de Zoom ?
Zoom AI Companion est un outil puissant, mais il a quelques limitations à garder à l'esprit. Premièrement, Zoom AI Companion n'est disponible que pour ceux disposant d'un plan gratuit. Pour l'utiliser, procurez-vous un abonnement Pro, Business ou Business Plus. De plus, toutes les fonctionnalités d'AI Companion sont désactivées par défaut, vous devez donc demander à un administrateur d'activer les fonctionnalités d'AI Companion.
De plus, Zoom AI Companion n'est pas approuvé pour une utilisation dans les réunions impliquant des informations sensibles telles que les données HIPAA, les numéros de sécurité sociale ou les informations de carte de crédit, car Zoom a des restrictions sur l'enregistrement et le stockage de ce type de données.
Enfin, AI Companion repose sur la dernière version de Zoom, il est donc essentiel de maintenir votre client Zoom à jour pour garantir l'accès à ses fonctionnalités.
2. Quelle est la sécurité de l'assistant IA de Zoom ?
Zoom AI Companion est conçu en mettant l'accent sur la sécurité et la confidentialité. Zoom n'utilise aucune de vos données de réunion (telles que l'audio, la vidéo, les transcriptions ou le contenu partagé) pour former ses modèles d'IA ou les modèles tiers.
Cependant, étant donné que Zoom a connu des violations de sécurité dans le passé, si vous manipulez des informations sensibles, un outil comme MeetGeek qui est conforme à GDPR, HIPAA et SOC peut être plus approprié pour vos besoins.
3. Zoom AI Companion notifie-t-il les participants ?
Oui, une fois activé par l'hôte de la réunion, Zoom AI Companion notifie tous les participants de la réunion lorsqu'il est actif. Une icône AI Companion clignotante apparaît dans le coin supérieur gauche de votre réunion Zoom lorsque les capacités d'AI Companion génératives sont utilisées, comme les résumés de réunion ou les enregistrements intelligents.
C'est parce que l'enregistrement secret de réunions Zoom viole les réglementations de confidentialité mondiales et peut entraîner de graves conséquences juridiques. Même si vous utilisez un outil tiers pour enregistrer vos sessions, trouvez une solution comme MeetGeek qui notifie automatiquement les participants afin que vous puissiez éviter tout procès.
Laissez l'IA reprendre vos réunions Zoom avec MeetGeek !
Zoom AI Companion est un outil précieux qui peut rendre vos réunions plus efficaces, vous aider à rester organisé et vous faire gagner du temps en automatisant les tâches de routine. De la génération de résumés de réunion à l'aide aux questions en temps réel, il est conçu pour améliorer votre façon de collaborer et de communiquer.
Si vous souhaitez ajouter plus de fonctionnalités d'IA et une couche supplémentaire de personnalisation à vos réunions virtuelles, commencez à explorer MeetGeek gratuitement dès aujourd'hui!
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