Como a SocialBee reduziu o tempo de reunião em 20% com o MeetGeek

🍯 A colmeia SocialBee
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Criada em junho de 2016 como uma pequena startup, a SocialBee é uma plataforma para compartilhar conteúdo confiável por mais de 17 mil empresas em todo o mundo. Startups, empreendedores, treinadores, freelancers, agências e todos os tipos de pequenas empresas usam o SocialBee para publicar facilmente seu conteúdo em várias plataformas de mídia social.

Além da ferramenta em si, o SocialBee também oferece serviços de concierge. Todos os tipos de postagens em mídias sociais e materiais de marketing de conteúdo são projetados por profissionais que trazem sua experiência e criatividade para atrair leads, aumentar o engajamento e proporcionar crescimento para seus clientes. Como bônus, eles também são uma equipe divertida de mais de 80 pessoas com quem trabalhar.

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Primeiro contato com Meetgeek

Ovi descobriu o Meetgeek pela primeira vez por meio de Instituto Fundador, um dos programas de aceleração de negócios mais prestigiados do mundo.

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🐝 Ovo: “Em uma época em que as reuniões virtuais se tornaram zeitgeist, uma ferramenta que facilita reuniões e trabalho remoto em equipe imediatamente chamou minha atenção.”

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Principais desafios na SocialBee

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Como muitas outras empresas, devido à pandemia, a SocialBee foi forçada a mover suas operações online. Eles passaram de reuniões e comunicações presenciais em que a maioria das pessoas estava presente na mesma sala para uma equipe totalmente remota. Isso levantou alguns problemas.

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Desde o início, sem interações presenciais, o número de reuniões cresceu significativamente. Como resultado, uma das principais preocupações era que as pessoas acabassem gastando muito tempo em reuniões que são irrelevantes ou irrelevantes para elas pessoalmente.

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Outro problema era em relação às tarefas e ao acompanhamento. Todas as ações decididas com base em reuniões precisavam ser escritas de forma clara e atribuídas às pessoas certas, caso contrário, não haveria acompanhamento. Esse era um processo demorado e sempre havia uma margem de erro na precisão das informações.

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Por fim, as informações discutidas nas reuniões precisavam ser comunicadas aos colegas que não puderam comparecer e a outras partes relevantes. A disseminação de informações também retirou seu horário de trabalho produtivo.

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A decisão de usar o aplicativo

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Procurando maneiras de melhorar seus processos e tornar as reuniões mais eficientes, a SocialBee recorreu ao assistente de IA da Meetgeek.

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Além dos recursos úteis, o que fez a Ovi decidir usar um assistente virtual foi a facilidade de uso. Não houve necessidade de implementação ou treinamento especial para a equipe. Em vez disso, eles poderiam simplesmente conectar suas ferramentas preferidas de gerenciamento de projetos e colaboração (Zoom, Calendário do Outlook etc.) e começar a usar o software.

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🐝 Ovi: “Depois de configurá-lo, você não precisa fazer mais nada, o aplicativo funciona apenas em segundo plano. É como ter seu próprio assistente pessoal que participa de reuniões, faz anotações e mantém outras pessoas informadas sobre sua discussão após o término da reunião.”

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Outro ponto a seu favor foi o fato de o Meetgeek ser acessível para qualquer membro da equipe usar. Tanto quando se trata de custos financeiros quanto de investimento de tempo, Ovi considera que é uma ótima opção para sua empresa.

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Como um assistente de reunião virtual melhora o trabalho na SocialBee

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Ao usar um assistente de IA, o SocialBee economiza cerca de 20% do tempo de reunião coletiva, aumentando significativamente a produtividade dentro da equipe.

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🐝 Ovi: “Basicamente, estamos reinvestindo esse tempo em outras atividades produtivas.”

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Esse ganho de eficiência é composto por várias áreas de melhoria, como:

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• As pessoas estão mais focadas na conversa real, em reuniões de equipe ou em ligações com clientes, em vez de se preocuparem com a falta de detalhes ou com anotações.
• Eles gastam menos tempo escrevendo e produzindo minutos mais precisos.
• As informações da reunião são compartilhadas para manter os outros informados. Isso faz com que menos pessoas realmente participem da reunião.
• As pessoas assistem a um resumo da reunião em vez de precisarem conversar umas com as outras.
• Eles passam menos tempo relembrando o que foi discutido e pedindo uma atualização um ao outro.
• Eles gravam uma vez e reutilizam sessões de conhecimento em toda a equipe.

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O assistente de IA entra automaticamente em qualquer reunião para gravar e fazer anotações. Para reuniões privadas e conversas pessoais que não são relevantes para a empresa, o Meetgeek pode ser facilmente desativado. Mas, na melhor parte, o SocialBee permite que ele facilite suas discussões.

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O aplicativo fornece uma gravação e uma transcrição para cada reunião, o que facilita o compartilhamento de conhecimento posteriormente. Se alguém perceber durante uma reunião que um de seus colegas deveria ter participado da discussão, poderá facilmente convidá-lo para ver a gravação ou ler a transcrição da reunião.

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Agora, menos pessoas participam das reuniões e não há medo de perder informações importantes. As pessoas não precisam mais priorizar as reuniões só porque elas estão listadas em um calendário. Em vez disso, eles têm a chance de se atualizar em seu próprio ritmo. As partes que não estão diretamente envolvidas nos tópicos podem simplesmente se concentrar em suas próprias tarefas e fornecer suas opiniões posteriormente.

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Se alguém precisar se atualizar rapidamente com as informações mais recentes, poderá examinar o resumo da reunião sem ouvir a conversa inteira.

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🐝 Ovo: “Às vezes, você quer fazer parte de uma reunião, mas sua agenda não permite. Agora posso simplesmente assistir à gravação no meu tempo livre e ouvir meus colegas. Também posso acelerar ou, se não tiver tempo, pular para os destaques.

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Por exemplo, quando tenho uma reunião de produto com nosso CTO e preciso informar nossos desenvolvedores sobre decisões e recursos, posso compartilhar facilmente apenas as informações relevantes.

O que eu realmente gosto no Meetgeek é que ele me permite manter o foco na reunião sem interromper o fluxo natural da conversa para fazer anotações.”

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Notas automatizadas e itens de ação faça com que as pessoas não possam mais esquecer detalhes importantes. Os participantes mantêm o foco na reunião sem precisar escrever nada. Eles podem usar comandos de voz para salvar tarefas importantes e destacar partes significativas da conversa.

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Por que a SocialBee recomenda o Meetgeek

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Após a experiência de usar o Meetgeek como auxiliar diário do SocialBee, a Ovi recomenda o software para qualquer pessoa que tenha muitas reuniões, especialmente para videoconferências no Zoom ou em outras plataformas similares.

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🐝 Ovo: “O Meetgeek é ótimo tanto para reuniões internas quanto para discussões com os clientes. Ele permite que você seja profissional e economize tempo. Não há espaço para incertezas sobre o que foi decidido, o que é especialmente valioso para reuniões com clientes. Sempre que necessário, você pode enviar a gravação às partes interessadas e resolver uma disputa.

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Qualquer pessoa que tenha reuniões diárias ou semanais pode fazer uso disso.”

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Você está pronto para encontrar uma maneira melhor de compartilhar conhecimento e reduzir o tempo de reunião? Comece gratuitamente aqui.

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