Como o MyVA360 economizou 40 horas por mês em minutos

^{Cortesia de MyVA360.com}

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Quando foi a última vez que você deu um passo atrás para avaliar o processo de anotações durante suas reuniões? Embora fazer anotações em reuniões seja óbvio para a maioria, concluir essa tarefa com eficiência é um desafio comum que os funcionários enfrentam, e as empresas podem ter que pagar o preço por isso.

mYvA360 ajuda pessoas de todo o mundo a administrar seus negócios sem a carga de tarefas repetitivas e administrativas. Seus assistentes virtuais use uma variedade de plataformas para ajudar os clientes com gerenciamento de projetos, assistência executiva, tarefas diárias como marcar reuniões, pesquisa e comunicação, mídias sociais e até mesmo design.

Conversamos com Robyn de Villiers, diretora de operações da MyVA360, sobre por que as empresas precisam mudar a maneira como fazem anotações nas reuniões e como estão usando Conheça o Geek para alcançar a produtividade e economizar tempo.

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Como o MyVA360 atualizou seu jogo de anotações com o MeetGeek

Como uma empresa remota, a MyVA360 depende muito de reuniões virtuais para permitir a comunicação adequada entre sua equipe e com os clientes. A implementação de ferramentas como o MeetGeek permite que eles operem como uma equipe coesa, apesar dos membros da equipe trabalharem em diferentes cantos do mundo.

De acordo com Robyn, em um mundo tão acelerado, faz sentido terceirizar qualquer tarefa mundana possível. Como um ser humano com seu próprio conjunto único de habilidades, você pode se concentrar nas coisas em que é bom, e talvez só você possa fazer.

Conheça o Geek é uma solução muito simples para resolver alguns problemas.

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Por que o MyVA360 mudou a forma como eles faziam anotações?

Embora ainda existam pessoas que optam por fazer anotações manuscritas durante as reuniões, em reuniões colaborativas, essa abordagem pode rapidamente se tornar ineficiente. Robyn explicou: Somos uma empresa remota, tudo o que fazemos é remoto e estamos em todo o mundo. Então, temos reuniões virtuais o tempo todo.

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Isso levou o MyVA360 a procurar uma ferramenta que pudesse manter todos os seus registros de conversação salvos, para que eles pudessem se beneficiar disso em duas frentes:

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• Internamente, para colocar a equipe na mesma página e transmitir as informações sem problemas
• Externamente, para gerenciamento de relacionamento com clientes.

Para otimizar seus processos e alcançar suas metas, eles começaram a usar o MeetGeek, uma solução fácil.

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Como os funcionários do MyVA360 usam o MeetGeek para atingir seus objetivos?

O sucesso de uma equipe que trabalha remotamente depende de muitos fatores: habilidades de comunicação, habilidades de gerenciamento de tempo e proficiência em tecnologia, para citar alguns. Robyn nos forneceu algumas informações valiosas sobre como o MyVA360 aproveita o MeetGeek:

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1. Internamente

O MyVA360 entende que, quando se trata de membros da equipe trabalhando remotamente e de forma independente, alguns detalhes importantes geralmente se perdem:

'Às vezes, você não consegue chegar a uma reunião a tempo e pedir a alguém que compartilhe as anotações da parte que você perdeu simplesmente não funciona. Cada pessoa sentada em uma reunião aborda os problemas de um ângulo diferente e os interpreta de maneira diferente. O MeetGeek é um ótimo ponto de referência. Especialmente porque fica ao nosso lado em todas as reuniões”.

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Em termos de gerenciamento de tempo, ter um assistente de reunião virtual também economiza muito tempo: Não quero necessariamente ler as notas de uma reunião inteira, então, com essa abordagem, conheço os pontos-chave que vou ler e posso pesquisá-los diretamente.

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Como o MyVA360 está constantemente expandindo sua equipe de assistentes virtuais, a gravação de suas reuniões desempenha um papel importante no processo de treinamento: Ao treinar um assistente virtual, precisamos ver como eles estão lidando com os clientes. Com o MeetGeek, posso entrar e dar uma olhada em suas ligações e ver sua linguagem corporal e sua escolha de palavras.

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2. Externamente

Durante as reuniões, as pessoas estão falando muito rápido, então, se o tópico que você está discutindo exige concentração real, fazer anotações rapidamente se torna uma distração. Você fica muito ocupado tentando escrever o que a outra pessoa está dizendo em vez de pensar dois passos à frente, o que precisamos fazer, nas palavras de Robyn.

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Além disso, a gravação em vídeo da reunião, bem como sua transcrição, ajuda o MyVA360 a melhorar significativamente o gerenciamento do relacionamento com o cliente: Há reuniões específicas com clientes em que, para evitar ser uma mosca estranha na parede, volto a uma reunião anterior que um VA teve, para poder referenciar como foi a interação. Se um cliente tiver uma pergunta sobre algo que foi dito ou feito em uma reunião, eu posso dar uma olhada.

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Além disso, no caso de uma mudança de VA, ter todas as reuniões anteriores gravadas desempenha um papel importante, pois permite que o novo VA se atualize rapidamente, o que ajuda a garantir que o cliente fique satisfeito com seus serviços.

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Quais resultados específicos o MyVA360 experimentou com o MeetGeek?

Desde a integração do MeetGeek em seu trabalho diário, o MyVA360 obteve vários resultados positivos:

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• Precisão aprimorada nas comunicações operacionais
• Melhor gerenciamento de tempo
• Atenção aprimorada aos detalhes
• Maior profissionalismo.

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Manter toda a equipe responsável é uma ótima maneira de manter as coisas em andamento e, como diz Robyn, É da natureza humana que, se você estiver gravando algo que possa ser mantido e referenciado, você geralmente tenha um desempenho melhor.

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O MyVA360 nos forneceu algumas evidências concretas que demonstram o sucesso de nossa colaboração: em termos de gerenciamento de tempo, os membros da nossa equipe (em média) são poupados 40 horas por mês de minutos... o que equivale a uma semana inteira de trabalho. Durante esse período, eles são mais capazes de se concentrar e colaborar durante as reuniões.

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Como o MyVA360 antecipa sua expansão com o MeetGeek?

O MyVA360 continua se expandindo, com mais usuários se inscrevendo em todo o mundo todos os dias. Isso implica que sua base de assistentes virtuais também está crescendo. E o MeetGeek faz parte de seu plano de expansão:

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Quanto maior a empresa ficar, mais precisaremos confiar no MeetGeek. Simplificar nossos processos nos ajudará a ser mais eficientes, aumentar o nível de responsabilidade de toda a equipe e melhorar o desempenho.

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As reuniões são a espinha dorsal das operações diárias do MyVA360 e, com o MeetGeek, elas podem ser automaticamente gravadas, transcritas, analisadas e resumidas para que possam se concentrar em fornecer valor aos clientes.

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Algum conselho para outras empresas que estão considerando nossa solução?

Robyn recomenda o MeetGeek para empresas que dependem de reuniões para manter o motor funcionando, especialmente em um ambiente tão acelerado:

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Se houver uma ferramenta como o MeetGeek que economizará seu tempo, principalmente quando se trata de algo que não é necessariamente estimulante, use-a.

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Mude seu jogo de anotações antes da próxima reunião!

Estamos entusiasmados em ver como o MyVA360 continuará a expandir seus negócios com o MeetGeek ao seu lado.

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Se você está procurando a ferramenta perfeita para ajudá-lo a se manter atualizado, experimente o MeetGeek gratuitamente para ver como ter um assistente virtual de reuniões com IA mudará a maneira como você faz anotações nas reuniões!