6 dicas para escrever uma agenda de reunião bem-sucedida com exemplos

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As reuniões são fundamentais quando se trata de uma colaboração eficaz em equipe, mas todos sabemos que, sem planejamento, é apenas uma questão de tempo até que elas sigam um caminho improdutivo.

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Os problemas mais comuns que as equipes enfrentam ao participar de reuniões são: não está claro por que você está lá, não há agenda de reuniões, leva uma eternidade para chegar a uma conclusão e você sai se sentindo exausto e confuso. Então, em vez de alcançar a máxima produtividade em suas reuniões, o resultado é exatamente o oposto.

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Como você pressiona o botão de reset? Veja como: em última análise, o sucesso de sua reunião de equipe se resume a ter uma agenda de reuniões bem estabelecida. Quer sua equipe trabalhe no escritório, remotamente ou de forma híbrida, qualquer pessoa pode aprender a escrever e usar uma pauta de reunião.

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Antes de mergulharmos nas dicas de hoje, vamos dar uma olhada no que é a pauta de uma reunião!

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O que é uma agenda de reunião de equipe?

A pauta de uma reunião de equipe é essencialmente uma lista que contém os detalhes de uma reunião: objetivos, tópicos a serem discutidos, tarefas a serem atribuídas e quaisquer outros aspectos que precisem ser abordados.

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O objetivo da agenda é informar os participantes sobre o que esperar durante a reunião e ajudá-los a se prepararem para ela.

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As agendas de reuniões também ajudam você a usar melhor seu tempo, estruturando a reunião em tópicos separados e dedicando uma certa quantidade de tempo a cada um deles. Dessa forma, você manterá a reunião em andamento e terá tempo para discutir as questões mais críticas.

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Qual é a importância de uma agenda de reuniões eficaz

Aqui está um resumo rápido dos principais benefícios de usar uma pauta de reunião:

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1. Garante que todos estejam na mesma página
2. Capacita toda a equipe a contribuir
3. Cria uma fonte confiável de verdade para a tomada de decisões.

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Vamos examinar mais de perto cada um deles.

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1. Garante que todos estejam na mesma página

Como organizador de reuniões, você entende a importância das reuniões, sejam elas regulares ou improvisadas. Quando você segue a pauta de uma reunião, todos podem estar na mesma página e manter o foco nos problemas em questão.

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Se um membro da equipe precisar sair da reunião mais cedo ou não puder comparecer, uma agenda o informará sobre o que será discutido. Isso também tornará mais fácil para eles conversarem com você mais tarde para preencher os espaços em branco. Alguém estava atrasado para a reunião? Se for esse o caso, agora eles sabem o que perderam, porque estava na agenda.

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2. Capacita toda a equipe a contribuir

Se houver um esboço claro do que será discutido, sua equipe se sentirá mais capacitada para contribuir ativamente. As pessoas tendem a ser muito mais proativas nas reuniões quando sabem como se preparar com antecedência.

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3. Cria uma fonte confiável de verdade para a tomada de decisões

Você consegue se lembrar exatamente do que foi falado em sua última reunião? Provavelmente não com precisão.

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Quando você tem uma agenda de reunião retrospectiva para consultar, você tem uma única fonte de verdade e um ponto de referência claro para todas as atas de reuniões. Você também pode acompanhar as decisões tomadas durante as discussões e consultar as notas da reunião a qualquer momento.

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DICA PROFISSIONAL: Se você está apenas criando uma pauta de reunião pela primeira vez, considere gravar suas reuniões. Sabemos que pode ser um desafio participar ativamente de reuniões e fazer anotações ao mesmo tempo. Com ferramentas como Conheça o Geek, você pode voltar a ela mais tarde, sem comprometer a precisão do seu processo.

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6 dicas para escrever um modelo de agenda de reunião bem-sucedido

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Encontramos as 6 melhores dicas para ajudar você a escrever a melhor pauta de reunião para qualquer reunião:

1. Estabeleça o tipo, objetivo e duração da reunião
2. Priorize os tópicos de discussão mais importantes
3. Determine um processo para abordar cada item da agenda
4. Listar participantes
5. Determine funções e atribua responsabilidades
6. Salve seu modelo de pauta de reunião para sua próxima reunião

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1. Estabeleça o tipo, objetivo e duração da reunião

Esses são os elementos básicos de qualquer agenda de reunião bem-sucedida, portanto, nem é preciso dizer que você precisa prestar atenção extra para avaliar corretamente cada uma delas.

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A. Saiba que tipo de reunião você está tendo

Dessa forma, você poderá personalizar a pauta da reunião de acordo com suas necessidades. A pauta de uma reunião retrospectiva terá uma aparência muito diferente da pauta de uma reunião de atualizações de projeto.

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Aqui estão os tipos mais comuns de reuniões que você pode ter com sua equipe:

• Reunião geral da equipe
• Reunião da equipe de brainstorming
• Reunião de pé diária
• Reunião de liderança
• Reunião individual
• Reunião de check-in do projeto
• Reunião inicial do projeto
• Reunião estratégica trimestral
• Reunião retrospectiva
• Reunião de revisão do Sprint
• Reunião de equipe
• Reunião semanal da equipe

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B. Defina seus objetivos

Sem se aventurar em itens específicos de discussão da agenda, forneça uma breve visão geral do que a reunião abordará.

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Você quer lançar um novo projeto? Ou para dar à sua equipe uma atualização sobre um projeto já existente? Você precisa de feedback de seus colegas de trabalho? Você quer tomar uma decisão em grupo?

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Quanto mais específico você puder ser sobre os objetivos da reunião, mais rápido você os alcançará.

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C. Defina um limite de tempo

As reuniões são caras e difíceis de organizar. Um dos erros mais comuns é sobrecarregar a agenda da reunião e subestimar o tempo necessário para analisar tudo.

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É fundamental reservar um tempo para discutir cada tópico da reunião. Se você quiser que as discussões sejam significativas e não apressadas, tente ser realista. Examine quanto tempo será necessário para:

• apresente o tópico

• avaliar possíveis soluções

• responder perguntas

• concorde com as próximas etapas.

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Essa abordagem não só economizará tempo a longo prazo, mas também incentivará os participantes a manterem o foco.

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2. Priorize os tópicos de discussão mais importantes

Simplesmente ter uma pauta de reunião de equipe estabelecida não garante uma experiência de reunião positiva. Uma ótima agenda de reuniões é suficiente. Isso significa que você terá que pensar muito na relevância e importância dos tópicos e itens da agenda.

Os tópicos das reuniões de sua equipe devem ser determinados pelos objetivos da reunião. Mas, independentemente do tipo de reunião que você está tendo, tente incluir os seguintes itens:

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A. Itens de informação

B. Itens de ação

C. Itens de discussão

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A. Itens de informação

Qualquer informação que você queira fornecer à sua equipe se enquadra nessa categoria. Isso pode se referir a qualquer coisa, desde definir algumas diretrizes no início da reunião até atualizar sua equipe sobre vários assuntos.

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B. Itens de ação

Essas são tarefas que precisam ser concluídas durante ou após a reunião. Eles também são uma ótima maneira de esclarecer as expectativas.

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DICA PROFISSIONAL #1: A primeira palavra de cada item da agenda deve ser uma palavra de ação ou uma pergunta que esclareça o resultado desejado e motive os participantes a serem proativos. Por exemplo, em vez de dizer “Maneiras de corrigir o problema X”, diga “Discuta maneiras de corrigir o problema X” ou “Qual é a melhor maneira de corrigir o problema X?”

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• DECIDA → Decida o melhor curso de ação para o problema (X)

• DISCUTA → Discuta as implicações do (X) curso de ação

• REVISÃO → Analise os resultados da estratégia (X)

• SELECIONAR → Selecionar pessoas responsáveis pela visão geral da estratégia

• CONCLUIR → Finalizar o projeto (X) em mm/dd/aaaa

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C. Itens de discussão

Essas são as áreas em que você precisa de feedback da sua equipe.

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DICA PROFISSIONAL #2: Ao estabelecer expectativas claras e declarar a qual categoria cada item da agenda pertence, você pode garantir que sua equipe forneça as informações precisas necessárias. Evite itens ambíguos da agenda e indique imediatamente a meta de abordar cada item.

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Uma ótima maneira de fazer isso é incluir qualquer informação relevante, como os nomes dos apresentadores e a duração de cada apresentação.

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DICA PROFISSIONAL #3: Quanto mais cedo você abordar um item em uma reunião, mais tempo e consideração ele receberá. Resolva os problemas mais urgentes no início da reunião. Se o tempo acabar, você garante que todos os tópicos importantes já estejam abordados.

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3. Determine um processo para abordar cada item da agenda

Os melhores líderes não só pensam no que precisa estar na pauta da reunião, mas também criam um procedimento que permite que a equipe use bem suas habilidades.

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A eficácia de cada reunião de equipe pode ser aumentada definindo claramente o processo de abordar cada item da pauta. Caso contrário, a reunião poderia facilmente se transformar em caos e perder o foco.

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Depois de estabelecer um procedimento para lidar com cada item da agenda, anote-o. Descreva o procedimento e obtenha aprovação. Alguns participantes podem ter ideias para melhorar o procedimento.

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Veja como seu processo poderia ser:

4. Listar participantes

Para fazer bom uso da pauta da reunião e alcançar a máxima produtividade nas reuniões da equipe, você precisa garantir que as pessoas certas estejam sentadas à mesa.

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Reuniões com menos participantes resultam em decisões mais rápidas e equipes mais motivadas. Se você convidar muitas pessoas, a reunião pode rapidamente perder o foco e acabar sendo uma perda de tempo para todos.

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Para evitar isso, você deve identificar o objetivo da reunião, bem como os itens específicos da pauta. Depois disso, você pode decidir quais funcionários devem comparecer e quem pode contribuir de forma significativa para aquela reunião específica.

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A maneira mais fácil de determinar isso é listar seus tópicos como perguntas. Quem puder responder a essas perguntas deve estar na lista.

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5. Determine funções e atribua responsabilidades

Certifique-se de incluir a pessoa responsável por cada tópico na pauta da reunião de equipe, para que ela possa se preparar com antecedência e fornecer informações relevantes.

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Se uma apresentação precisar ser feita, informe a pessoa responsável pela tarefa. Se a reunião precisar ser gravada, atribua essa tarefa também.

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Permitir que todos se preparem adequadamente para a reunião de equipe manterá os participantes focados e aumentará seu engajamento, garantindo assim uma reunião produtiva.

6. Salve seu modelo de pauta de reunião para sua próxima reunião

Depois de descobrir qual tipo de pauta funciona melhor para você, salve-a como um modelo de reunião recorrente. Dessa forma, você economizará o tempo, o esforço e o estresse de começar constantemente do zero a cada nova reunião de equipe.

Além de serem mais práticos, os participantes se familiarizarão com o modelo de reunião e saberão exatamente o que esperar e como se preparar para ela.

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Como usar pautas de reuniões para reuniões produtivas: melhores práticas

Uma pauta de reunião eficaz o ajudará em todas as etapas de uma reunião, especialmente se você implementar essas categorias de melhores práticas:

1. Antes das reuniões da equipe
2. Durante as reuniões da equipe
3. Depois das reuniões da equipe.

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1. Antes das reuniões da equipe

A. Compartilhe a agenda da reunião com os participantes da reunião de antemão

Compartilhe a pauta da reunião com os participantes o mais cedo possível. Talvez inclua a pauta no convite da reunião, para que seja facilmente acessível e visível para todos os participantes da reunião. Isso também faz com que eles façam sugestões de mudanças.

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Idealmente, se a pauta da reunião incluir questões estratégicas ou envolver uma preparação mais extensa, você deve enviá-la uma semana antes da reunião. Para a maioria das outras perguntas, 3-4 dias devem funcionar bem.

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B. Solicite aos participantes da reunião que adicionem pontos de discussão

Incentive seus colegas de equipe a incluírem suas contribuições na pauta da reunião adicionando seus próprios pontos de discussão em cada seção do seu modelo.

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Isso pode ser qualquer coisa, desde dúvidas que eles possam ter sobre um projeto ou o grupo até pequenos obstáculos que possam ter encontrado, sugestões de melhoria ou quaisquer outras novas ideias que possam ter.

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Isso não apenas permite a participação de toda a equipe, mas também garante que a reunião seja a mais frutífera possível.

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2. Durante as reuniões da equipe

A. Marque os pontos de discussão à medida que avança

Para maximizar o uso da pauta da reunião, mantenha-a aberta durante toda a reunião. Ao analisar os pontos de discussão, risque-os da lista. Além disso, acompanhe todas as perguntas ou comentários.

Nem sempre é fácil acompanhar tudo o que está acontecendo durante uma reunião. No entanto, existe uma solução. Ferramentas como o MeetGeek permitem que você não apenas grave suas reuniões, mas também extraia os pontos-chave, perguntas e comentários mais importantes usando a IA. Dessa forma, você sempre pode preencher os espaços em branco posteriormente.

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B. Registre itens de ação com participantes responsáveis dentro da agenda

Certifique-se de acompanhar todos os itens de ação discutidos na reunião para que você possa atingir as metas que definiu como equipe.

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Dessa forma, se passarem alguns meses e você ainda não tiver uma tarefa, poderá consultar rapidamente a agenda e identificar onde está o problema. É apenas mais uma forma de responsabilizar sua equipe por sua contribuição à tarefa ou ao projeto.

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C. Destaque as principais decisões

A eficácia de suas reuniões depende da qualidade de suas agendas de reuniões. A tomada de decisões será muito mais fácil quando você tiver todo esse processo resolvido.

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Certifique-se de não esquecer de incluir as decisões que foram tomadas, quem as tomou e o que é necessário para executá-las à medida que avança. Se isso não for possível, deixe o MeetGeek cuidar disso para você. Nossa ferramenta grava, transcreve e destaca automaticamente os pontos principais de suas reuniões.

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Isso não apenas manterá tudo em ordem, mas também será um bom ponto de referência caso você precise voltar ao que foi discutido naquele dia.

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D. Reserve um tempo para responder perguntas

Reserve de 10 a 15 minutos para uma sessão de perguntas e respostas no final para resolver quaisquer dúvidas ou preocupações que seus colegas possam ter.

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E. Peça feedback aos participantes

Discuta com os participantes o que eles acham da pauta da reunião em termos de layout, legibilidade, formatação etc. Use o feedback deles para melhorar o modelo de pauta da reunião.

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F. Conclusão

Priorize resumir os pontos principais do que foi discutido, os itens de ação e suas datas de vencimento. Isso permite que cada participante saiba quais são as próximas etapas, garantindo que todos saibam o que se espera deles. Conclua com uma declaração de gratidão forte e otimista aos participantes.

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3. Depois das reuniões da equipe

A. Compartilhe as notas da reunião

Só porque algumas pessoas não podem comparecer a uma reunião de equipe não significa que elas precisem ficar no escuro. Para que todos saibam o que aconteceu durante a reunião, envie a pauta completa da reunião. Dessa forma, todos ficarão informados.

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Com Conheça o Geek, agora você pode compartilhar suas anotações com mais rapidez e menos esforço! Seu assistente virtual de reuniões com IA gravará, transcreverá, resumirá e fornecerá automaticamente os pontos-chave de cada reunião.

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Exemplos de pautas de reuniões de equipe

Agora que você sabe o que todas as melhores agendas de reuniões têm em comum, é hora de começar a trabalhar e criar o melhor modelo de pauta de reuniões para você. Como sabemos o quão intimidante todo esse processo pode parecer à primeira vista, estamos vindo em socorro.

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Baixe os modelos que usamos no MeetGeek, nos quais você pode se inspirar para suas reuniões mais importantes.