Como escrever um e-mail de convite de reunião eficaz

^{Fonte da imagem: Estúdio DC em Freepik}

Escrever um e-mail de convite de reunião eficaz pode parecer uma tarefa pequena, mas pode ter um grande impacto na produtividade e na comunicação da sua equipe. Se você estiver agendando reuniões de equipe, reuniões individuais, ou chamadas de clientes, um convite claro e conciso dá o tom certo.

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Neste artigo, explicaremos os principais elementos de um bom e-mail de convite para reuniões, compartilharemos dicas práticas e forneceremos modelos de convites para reuniões para ajudá-lo a acertar na primeira vez. Vamos começar?

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Por que enviar um e-mail de convite para reunião?

As reuniões mantêm sua empresa funcionando, mas para que isso aconteça, você precisa que sua equipe participe de suas reuniões e, mais importante, esteja preparada.

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Veja por que você precisa enviar um e-mail de convite para reunião:

• Eles otimizam a comunicação
• Eles automatizam o processo de organização de reuniões
• Eles tornam os recursos facilmente compartilháveis
• Eles ajudam a manter uma imagem profissional

Vamos examinar mais de perto essas vantagens!

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A. Eles otimizam a comunicação

Os convites para reuniões são uma ferramenta de comunicação essencial para as empresas. Um convite de reunião bem elaborado ajuda você a informar de forma rápida e fácil seus colegas e outras partes interessadas sobre a próxima reunião, sobre o que será, quando acontecerá e onde.

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Como resultado, todos estão na mesma página e têm as mesmas expectativas em relação à reunião. Isso pode ser especialmente útil ao usar comunicação assíncrona ou lidar com participantes remotos que não estão familiarizados com os tópicos para discussão e precisam se preparar com antecedência.

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B. Eles automatizam o processo de organização de reuniões

Esqueça a necessidade de agendar reuniões manualmente. Os convites para reuniões não só economizam tempo, mas também eliminam a necessidade de acompanhamento manual.

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Você pode acompanhar facilmente quem aceitou ou recusou o convite do calendário. Dessa forma, você pode garantir que todos que precisarem comparecer estejam presentes.

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C. Eles tornam os recursos facilmente compartilháveis

Os convites para reuniões permitem que você adicione todos os recursos necessários, como agendas de reuniões, notas de reunião de reuniões anteriores e outros materiais relacionados. Isso permite que os participantes venham preparados e prepara o terreno para reuniões produtivas, fazendo com que valha a pena dedicar o tempo de todos.

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DICA PROFISSIONAL: Se você precisar de acesso rápido às informações da reunião anterior para compartilhá-las com sua equipe antes da próxima reunião, uma plataforma de automação de reuniões como Conheça o Geek pode ser exatamente o que você precisa.

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O MeetGeek não apenas salva as gravações de vídeo de suas reuniões on-line, mas também suas transcrições, bem como resumos gerados por IA completos com pontos-chave e itens de ação. Você pode compartilhar tudo isso facilmente com os membros da equipe, por e-mail ou por um link compartilhável, apenas alguns minutos após cada reunião.

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D. Eles ajudam você a manter uma imagem profissional

Considere o convite para a reunião como seu cartão de visita. Uma solicitação de reunião bem escrita mostrará profissionalismo e deixará uma impressão positiva. É seu dever como organizador de reuniões mostrar à sua equipe que você é organizado, eficiente e leva a sério a reunião.

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Como escrever um e-mail de convite de reunião eficaz

Em termos de conteúdo, os e-mails de convite para reuniões compartilham muitos de seus elementos com as cartas escritas tradicionais, além de algumas diferenças importantes.

Veja como escrever um e-mail de convite para reunião:

1. Crie uma linha de assunto forte
2. Especifique a data e a hora da reunião
3. Inclua todos os detalhes necessários da reunião
4. Defina a meta da reunião
5. Compartilhe a agenda da reunião
6. Inclua o link da reunião
7. Forneça detalhes de CTA e RSVP
8. Assine sua solicitação de reunião

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Vamos ver como você pode concluir cada etapa!

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1. Crie uma linha de assunto forte

Uma linha de assunto concisa para um e-mail de convite para reunião deve ser informativa e chamar a atenção do leitor. Escreva a linha de assunto de uma forma que incentive o destinatário a abrir e ler o e-mail.

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Geralmente, deve ter no máximo dez palavras, pois uma linha de assunto mais longa pode ser cortada quando o destinatário lê o e-mail em sua caixa de entrada. A linha de assunto também deve indicar o tipo de reunião você está tendo, como 'Reunião para discutir metas de vendas'ou'“Reunião de atualização do projeto”.

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Muitos ferramentas on-line pode ajudá-lo a testar as linhas de assunto do seu e-mail se você não tiver certeza de como prosseguir com essa tarefa.

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2. Especifique a data e a hora da reunião

Inclua uma frase que indique claramente a data e a hora da reunião. Por exemplo, 'Estou ansioso para me encontrar com você na segunda-feira, 14 de outubro, às 10h.'

Ao fornecer a data, sempre inclua o dia da semana, a data numérica e o mês. Escreva o tempo na íntegra, como '11h'em vez de'11:00. '

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Se sua reunião for remota e ocorrer em um fuso horário diferente do destinatário, mencione isso no e-mail. Para um gerenciamento eficaz de reuniões, use um planejador de reuniões de fuso horário, para que o destinatário possa facilmente converter a hora para a hora local.

Especifique também a duração da reunião, ou seja, os horários de início e término. Isso é particularmente importante para reuniões que duram mais de uma hora, pois ajuda os participantes a planejar adequadamente seu dia de trabalho.

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3. Inclua todos os detalhes necessários da reunião

Além da data e hora da reunião, há vários outros detalhes que você deve incluir em sua solicitação de reunião. Liste os nomes de todos os participantes da reunião para garantir que somente as pessoas necessárias estejam presentes e que eles tenham uma ideia sobre quem mais participará.

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Além disso, forneça o local da sua reunião. Para reuniões presenciais, isso deve incluir o endereço e, se necessário, quaisquer instruções, como o número da sala de conferências.

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Se a reunião for realizada remotamente, forneça o link e as instruções sobre como participar da reunião.

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Para reuniões híbridas, informe os participantes sobre o formato com antecedência. Certifique-se de mencionar todas as ferramentas que você usará para sua reunião: plataformas de videoconferência, assistentes de reunião, enquetes on-line, etc.

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DICA PROFISSIONAL: Se você planeja gravar a reunião, por exemplo, com uma plataforma de automação de reuniões como Conheça o Geek, certifique-se de mencionar esse aspecto com antecedência.

Veja como pode ser um aviso de isenção de responsabilidade simples e casual: 'Apenas um aviso rápido de que esta reunião será gravada. Queremos garantir que qualquer pessoa que não possa comparecer ainda possa conversar mais tarde. Se você tiver alguma dúvida ou preocupação sobre isso, sinta-se à vontade para entrar em contato antes de começarmos. '

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Encontre outros scripts de isenção de responsabilidade de gravação de chamadas aqui.

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4. Defina a meta da reunião

Ao definir e compartilhar seu metas de cumprimento, não hesite em ser direto. Isso garante que todos os participantes estejam informados e entendam como podem contribuir ativamente.

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Dependendo da complexidade de sua reunião, considere dividir suas metas em tarefas menores e fornecer aos membros da equipe os recursos necessários para atingir os objetivos, oferecer apoio e incentivo e explicar claramente o cronograma e os prazos.

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5. Compartilhe a agenda da reunião

Sempre anexe a pauta da reunião à sua solicitação de reunião, como um PDF ou um link para um documento editável. Isso permite que os convidados se preparem para a reunião em profundidade e garantam que a reunião ocorra sem problemas.

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Além disso, inclua os pontos-chave que você discutirá, bem como quaisquer itens de ação. Além disso, certifique-se de cobrir o processo de endereçamento de cada item. Por último, mas não menos importante, determine as responsabilidades de cada participante para ajudá-los a se prepararem.

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Leia este artigo, onde resumimos as agendas das reuniões a uma ciência e também fornecemos alguns modelos gratuitos que você pode personalizar ao seu gosto!

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6. Incluir o link da reunião

Incluir o link de participação no e-mail de convite do evento virtual simplificará o processo de participação na reunião para todos os participantes. A primeira etapa é agendar sua reunião e encontrar o link da reunião. Dependendo do tipo de reunião, isso pode vir de várias fontes.

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Por exemplo, se você estiver usando Zoom como seu software de videoconferência, você precisará encontrar o link em sua conta Zoom. Se você preferir o Microsoft Teams, você pode encontrar o link no seu Calendário do Outlook. Se você estiver usando o Google Agenda, você pode encontrar o link no Seção de calendário dedicado aos detalhes da reunião.

Depois de criar/encontrar o link, você pode adicioná-lo ao e-mail de convite. Ao adicionar o link, certifique-se de explicar o que é e por que é importante. Isso permite que todos os participantes saibam como participar da reunião.

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Por exemplo, escreva algo como 'Use o link a seguir para participar da reunião: [insira o link da reunião aqui].'Verifique se os links da reunião são clicáveis colando-os na íntegra, como 'https://example.com/meeting'em vez de apenas'exemplo.com/meeting. '

7. Forneça detalhes de CTA e RSVP

Ao escrever e-mails de convite, inclua detalhes de CTA (call to action) e RSVP (responder por), para que seus convidados possam entender facilmente o convite e tomar as medidas apropriadas.

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Você deve incluir o CTA no início do e-mail, logo após a saudação e a introdução. Por exemplo, você pode usar frases como 'por favor, junte-se a nós'ou “nós convidamos você a' como uma forma de informar aos convidados que você deseja que eles participem da reunião.

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Os detalhes do RSVP geralmente são incluídos no final do e-mail, após a mensagem de convite principal. Por exemplo, você pode incluir a data e a hora da reunião, a duração esperada da reunião e um prazo para confirme sua disponibilidade.

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Se você estiver escrevendo um convite formal, você também pode fornecer instruções sobre como responder, como 'Por favor, confirme a presença por e-mail para [endereço de e-mail]] 'ou'Por favor, registre-se on-line em [link do site]. '

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8. Assine sua solicitação de reunião

Assinar profissionalmente um e-mail de convite para reunião garante que o destinatário saiba que a reunião é importante e que ele deve comparecer.

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No final do e-mail, inclua um bloco de assinatura. Para assinar o e-mail corretamente, você deve escolher uma sequência adequada ao tom do e-mail. Os fechamentos comuns para convites para reuniões incluem 'Atenciosamente', “Atenciosamente', ou'Atenciosamente'. Para um convite formal para uma reunião,”Obrigado pelo seu tempo e consideração” também é apropriado.

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Em seguida, inclua seus detalhes de contato, como nome, cargo e informações de contato. Dessa forma, o destinatário pode entrar em contato com você facilmente se precisar fazer alguma pergunta ou obter mais informações.

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Práticas recomendadas para e-mails de convite para reuniões bem-sucedidos

Não importa quão grande ou pequena seja sua reunião, enviar e-mails de convite para reuniões pode parecer intimidante, especialmente se você não estiver seguindo nenhuma diretriz.

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Aqui estão algumas práticas recomendadas ao enviar e-mails de convite para reuniões:

1. Convide apenas aqueles que precisam estar lá
2. Personalize quando possível
3. Defina o tom certo
4. Seja conciso
5. Verifique novamente antes de compartilhar

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É exatamente assim que você pode incorporá-los ao convite para sua próxima reunião.

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A. Convide somente aqueles que precisam estar lá

Sua reunião deve ser focada e relevante para os participantes. Convide apenas aqueles que estarão diretamente envolvidos na discussão ou que possam contribuir significativamente para alcançar sua metas de cumprimento.

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Convidar muitos participantes só resultará em perda de tempo e recursos que você pode alocar em outro lugar, por isso é importante ser seletivo. Para decidir quem pertence à sala de reuniões, liste os tópicos da reunião como perguntas. Quem puder responder a essas perguntas deve ser incluído.

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B. Personalize quando possível

Os participantes da reunião só estarão presentes na medida em que você permitir. Em outras palavras, para criar um e-mail de convite de reunião atraente, é imperativo personalizá-lo apenas o suficiente para fazer com que o destinatário se sinta valorizado e apreciado.

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Comece incluindo o nome do destinatário. Essa é uma maneira simples, mas eficaz, de mostrar que você sabe quem eles são e que valoriza o tempo deles.

Em seguida, certifique-se de especificar o participante responsável por qualquer tarefa relacionada à reunião. Como resultado, todos saberão quais são suas responsabilidades antes da reunião e se prepararão adequadamente.

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C. Defina o tom certo

O tom do e-mail da reunião definirá o tom da reunião. Mantenha as coisas educadas e profissionais, mas amigáveis e convidativas.

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Certifique-se de expressar sua gratidão e gratidão pelo tempo e atenção do destinatário. Isso ajuda a promover um ambiente positivo, garantindo assim o conforto de todos os participantes.

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No entanto, para definir o tom certo para sua próxima reunião, você precisa garantir que todos já estejam na mesma página.

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Com uma plataforma de automação de reuniões como Conheça o Geek, está mais fácil do que nunca manter toda a equipe atualizada com todo o progresso que você fez nas reuniões anteriores.

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Nosso assistente virtual de reuniões registra, transcreve, analisa e resume com precisão todas as suas reuniões, para que você possa compartilhar todas as informações relevantes com sua equipe com apenas alguns cliques.

Aqui está tudo o que você pode fazer com o MeetGeek:

• Participa de reuniões para você: O MeetGeek pode participar de qualquer reunião da qual você participe ou não, gravando e transcrevendo automaticamente toda a conversa. Dessa forma, você pode revisar as discussões conforme sua conveniência.
• Detecta pontos-chave e itens de ação: Usando a IA, o MeetGeek destaca pontos cruciais e itens de ação, facilitando a identificação das partes mais importantes de qualquer reunião.
• Resumos de reuniões compartilháveis: O MeetGeek cria de forma concisa, atas de reuniões compartilháveis, para que outras pessoas possam acompanhar a gravação sem precisar revisar toda a gravação.
• E-mails de acompanhamento automatizados: Logo após o término da reunião, todos os participantes receberão um e-mail gerado automaticamente contendo o resumo da reunião, para que você não precise.
• Integra-se às ferramentas de colaboração: O MeetGeek funciona com mais de 5.000 aplicativos, permitindo que você sincronize as informações da reunião diretamente no seu espaço de trabalho para facilitar o acesso.
• Transcrições pesquisáveis: Os membros da equipe podem pular a rolagem interminável e encontrar rapidamente discussões ou referências específicas de reuniões internas ou de clientes com apenas alguns cliques.
• Notas com data e hora: equipes remotas e híbridas podem participar de discussões assíncronas e dar feedback sobre partes específicas da reunião, melhorando a colaboração e a comunicação.
• Aplicativo móvel: Fique por dentro de suas reuniões em qualquer lugar com nosso aplicativo móvel e converse com sua equipe a qualquer hora, em qualquer lugar.

D. Seja conciso

Indique claramente o que você está convidando o destinatário a fazer e por que isso é importante. Forneça todos os detalhes necessários de forma bem estruturada e, se necessário, divida o corpo do e-mail em seções menores.

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Opte por frases curtas e linguagem direta, em vez de optar por parágrafos longos. Isso tornará mais fácil para o destinatário digitalizar e entender o conteúdo do e-mail e também solicitará que ele responda em tempo hábil.

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E. Verifique novamente antes de enviar

Verificar duas vezes um convite de reunião ajuda a garantir que você inclua todas as informações necessárias. Aqui está uma lista de verificação que você precisa ler antes de pressionar 'enviar':

• Lista de destinatários
• Hora e data da reunião
• Local preciso da reunião
• Link da reunião (para reuniões virtuais)
• Linha de assunto do e-mail
• Corpo do e-mail
• Anexos necessários
• Quaisquer erros em potencial

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Exemplos de e-mail para convites para reuniões

Para ajudá-lo ainda mais a criar o convite de reunião perfeito, você pode se inspirar nesses exemplos de convites para reuniões. Sinta-se à vontade para personalizar cada modelo de e-mail de convite de acordo com os detalhes da sua reunião.

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A. Exemplo de convite para reunião de negócios com agenda

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B. Exemplo de e-mail de convite para reunião de equipe

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C. E-mail de convite para reunião de atualização do cliente

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D. E-mail de convite para reunião individual

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E. E-mail de convite para reunião de apresentação

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F. Exemplo de mensagem de convite para reunião de entrevista

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G. Exemplo de e-mail de convite para reunião do Zoom

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Crie melhores convites para reuniões de equipe melhores!

Escrever um e-mail de convite para reunião bem-sucedido é uma parte importante das práticas bem-sucedidas de comunicação empresarial.

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Ao seguir essas dicas e diretrizes, você pode garantir que todos os seus e-mails de convite para reuniões sejam bem-sucedidos e eficazes. Com um assunto claro, uma mensagem concisa e uma abordagem bem pensada, seus convites para reuniões se tornarão um sucesso.

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