Como organizar a melhor reunião individual

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Gerentes bem-sucedidos reconhecem que reuniões individuais não são apenas mais uma tarefa em sua lista de tarefas, mas uma parte crucial de sua função.

Ao adotar essas reuniões como oportunidades de liderança, os gerentes podem melhorar significativamente a produtividade e a eficiência de sua equipe, além de promover a confiança e criar um espaço seguro para comunicação aberta.

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Como gerente, você deve garantir que essas reuniões aconteçam regularmente e as facilitem ativamente. Se você está pronto para aprimorar suas conversas individuais e torná-las mais significativas para você e sua equipe, continue lendo!

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O que são reuniões individuais?

Simplificando, reuniões individuais são reuniões entre duas pessoas que trabalham para a mesma empresa. Normalmente, essas conversas ocorrem entre um funcionário e seu supervisor ou gerente.

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Para garantir check-ins regulares, os gerentes geralmente programam eventos recorrentes do calendário com cada um de seus subordinados diretos. Essas reuniões devem ter uma agenda estruturada ou pontos de discussão para orientar a discussão e devem ser concluídas com uma definição clara itens de ação para que ambas as partes se concentrem antes da próxima reunião.

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Reuniões individuais offline versus online

As reuniões individuais podem ser realizadas online ou pessoalmente. Aqui estão as vantagens e desvantagens dessas duas abordagens:

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Profissionais de reuniões individuais on-line

• Mais conveniente, especialmente para trabalhadores remotos
• Mais fácil de agendar
• Pode ser gravado para referência futura
• Menos distrações do que reuniões presenciais

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Contras das reuniões individuais on-line

• É mais difícil construir relacionamento e confiança on-line
• Dicas não verbais podem ser difíceis de ler
• Podem ocorrer dificuldades técnicas

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Profissionais de reuniões individuais presenciais

• Mais fácil de construir relacionamento e confiança
• Dicas não verbais podem ser facilmente lidas
• Menos propensos a serem interrompidos por dificuldades técnicas

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Contras de reuniões individuais presenciais

• Menos conveniente, especialmente para trabalhadores remotos
• Pode ser mais difícil de agendar
• Não pode ser gravado facilmente
• Podem distrair mais do que reuniões on-line.

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Como você determina qual tipo de reunião é melhor?

Determinar qual tipo de reunião é melhor depende de vários fatores. Você deve levar em consideração as preferências pessoais, o objetivo da reunião e seu ambiente de trabalho.

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Ao estabelecer novos relacionamentos ou discutir assuntos delicados, é aconselhável reunir-se pessoalmente. O toque pessoal e a interação direta podem ajudar a consolidar a confiança e incentivar a comunicação aberta.

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No entanto, se o objetivo for discutir a semana passada, fornecer feedback ou treinamento, uma reunião on-line será suficiente. Se você e o membro da sua equipe trabalham remotamente, as reuniões on-line são sua única opção.

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Ao tomar essa decisão, leve em consideração as preferências dos membros da sua equipe. Alguns podem preferir a conveniência de reuniões on-line, enquanto outros se identificam melhor com as interações presenciais.

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Em última análise, o objetivo da reunião e a dinâmica do seu ambiente de trabalho guiarão sua escolha. A melhor abordagem é ter uma conversa aberta com os membros da equipe para determinar coletivamente que tipo de reunião será mais eficaz e confortável para ambas as partes.

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Benefícios das reuniões individuais

Um a um são ferramentas valiosas para todas as partes envolvidas e, abaixo, explicamos seus benefícios.

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A. Benefícios para funcionários

Do ponto de vista do funcionário, as reuniões individuais oferecem a oportunidade de discutir o desenvolvimento de sua carreira com o gerente e abordar quaisquer desafios que possam estar enfrentando. Por meio da escuta ativa e do aconselhamento oportuno, o gerente se torna um parceiro para alcançar essas metas.

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Um dos principais benefícios das reuniões individuais é que elas garantem que os funcionários tenham uma compreensão clara de sua posição. O feedback regular dos gerentes permite que eles acompanhem seu desenvolvimento e façam os ajustes necessários.

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Esse sistema os mantém informados e oferece a você, como supervisor, a oportunidade de corrigir quaisquer problemas antes que eles se tornem problemas maiores. Saber que seu gerente está monitorando e apoiando continuamente seu desenvolvimento profissional e pessoal cria uma sensação de segurança e segurança.

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Além disso, essas reuniões oferecem um ambiente ideal para discutir tópicos delicados ou desafiadores que podem ser difíceis de abordar durante dias de trabalho agitados.

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B. Benefícios para gerentes

O contato individual serve como uma oportunidade valiosa para os gerentes se conectarem com os membros da equipe em um nível mais profundo e garantirem que todos estejam na mesma página.

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Como gerente, você deve organizar reuniões individuais com os membros da sua equipe regularmente. Essas reuniões não são importantes apenas para seu crescimento e desenvolvimento, mas também para resolver quaisquer problemas e melhorar a retenção de funcionários.

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Para realmente aproveitar o potencial de sua equipe, você deve interagir com cada membro da equipe individualmente e construir relacionamentos genuínos. Ao dedicar um tempo individual regular, você cria um espaço seguro para que a comunicação aberta e a confiança prosperem.

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Dessa forma, você pode se manter atualizado sobre os pensamentos, preocupações e metas dos membros da sua equipe e tomar as medidas necessárias para garantir sua felicidade e produtividade.

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Além disso, reuniões individuais oferecem uma excelente chance de receber informações valiosas feedback ascendente, o que pode ajudar você a se tornar um gerente melhor. Buscar ativamente a opinião dos membros da sua equipe sobre como você pode apoiá-los melhor não apenas fornece uma visão das expectativas deles, mas também fornece orientação sobre como você pode melhorar sua função gerencial.

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C. Benefícios para a empresa

O sucesso de uma empresa depende muito do esforço que os gerentes dedicam à construção de relacionamentos com os membros da equipe. É por isso que estabelecer uma cultura saudável de reuniões individuais regulares não é apenas benéfico para os indivíduos, mas também pode ter um impacto significativo no sucesso geral da empresa.

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Além da correlação entre o sucesso do gerente e o sucesso nos negócios, as reuniões individuais são uma forma poderosa de aumentar o engajamento dos funcionários. Quando cada funcionário tem a oportunidade de discutir seu trabalho e obter informações sobre a direção da organização, ele investe mais na empresa.

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Foi demonstrado que esse aumento de engajamento tem um efeito positivo nos níveis de produtividade, com pesquisas indicando que gerentes talentosos podem aumentar a produtividade em 22%. Isso tem um impacto direto no sucesso de uma equipe e de sua organização como um todo.

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Tipos de reuniões individuais

Antes de mergulhar em nossas dicas práticas, você precisa começar identificando o tipo de reunião individual de que precisa.

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Aqui estão os tipos mais populares de reuniões individuais:

• Primeira reunião individual com um funcionário
• Gerente/funcionário individualmente
• Reuniões ponto a ponto
• Reuniões individuais de alto nível

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Primeira reunião individual com um funcionário

A reunião individual inicial com um funcionário pode impactar muito a relação gerente-funcionário, pois é uma parte crucial do funcionário processo de integração.

Essa reunião permite que você se aprofunde no histórico, nos interesses e nas aspirações de carreira do funcionário. Além disso, é o momento ideal para delinear o papel e as responsabilidades do funcionário, o que pode evitar qualquer confusão ou frustração posterior.

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Isso cria um ambiente em que a confiança pode ser estabelecida e nutrida. Use essa reunião para mostrar aos funcionários que você está lá para apoiá-los em cada etapa do processo. Ofereça orientação, feedback e orientação para ajudá-los a alcançar seu potencial máximo.

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Gerente/funcionário individualmente

No local de trabalho, reuniões individuais entre gerentes e funcionários oferecem aos gerentes e funcionários a chance de falar sobre como as coisas estão indo em geral.

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Os gerentes podem usar o tempo para se alinhar com seus funcionários, discutir as metas da equipe ou da empresa, construir relacionamentos melhores, obter feedback valioso e aprimorar suas próprias habilidades e conhecimentos.

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Existem diferentes tipos de reuniões individuais que podem acontecer entre gerentes e funcionários:

• Avaliações de desempenho
• Sessões de treinamento/mentoria
• Check-ins regulares
• Atualizações do projeto, etc.

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É importante realizar essas reuniões regularmente para que você e os membros da sua equipe possam dar toda a atenção uns aos outros e cobrir todos os aspectos do trabalho e da experiência do funcionário na empresa.

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Reuniões ponto a ponto

As reuniões ponto a ponto são quando funcionários do mesmo nível em uma organização se conectam para discutir e aprender uns com os outros.

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Essas reuniões são tão importantes quanto as tradicionais com os gerentes, pois promovem o apoio mútuo e o compartilhamento de experiências. Os tópicos de discussão podem variar de desafios e metas relacionados ao trabalho a interesses e lutas pessoais.

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Alguns exemplos de reuniões entre pares incluem:

• Sessões de brainstorming
• Atualizações entre equipes
• Sessões de treinamento individuais.

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Ao facilitar reuniões entre pares, você pode criar um ambiente que promova empatia, networking e colaboração entre sua equipe. Esse tipo de ambiente é vital para manter um ambiente de trabalho saudável e aumentar o moral dos funcionários.

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Isso significa que talvez você precise criar oportunidades para que os funcionários se conectem e colaborem em suas equipes e em diferentes equipes.

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Reuniões individuais de alto nível

Reuniões individuais de alto nível envolvem a reunião dos funcionários com o chefe do chefe, ignorando o gerente direto. Seu valor está no fato de que os líderes geralmente perdem o contato com as experiências de sua equipe, e as reuniões presenciais oferecem uma oportunidade para que eles se reconectem com os funcionários.

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Para os líderes, essas reuniões oferecem uma visão não filtrada do que realmente está acontecendo em seu departamento ou na empresa, permitindo que eles implementem mudanças positivas.

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Por outro lado, os funcionários têm a chance de abordar questões importantes, obter uma melhor compreensão da empresa e receber feedback valioso sobre sua própria progressão na carreira.

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Não importa o tipo de conversa individual que você esteja hospedando, lembre-se de que está lá para ouvir. Nada distrai mais do que ter que fazer anotações detalhadas da reunião, pois nada é mais frustrante do que perceber que suas anotações estão imprecisas e estão espalhadas por toda parte.

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É por isso que projetamos Conheça o Geek, um assistente virtual de reuniões que se encarrega de fazer anotações de reuniões enquanto você interage ativamente com os funcionários. Mas isso não é tudo. O extenso conjunto de recursos do MeetGeek inclui:

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• Gravação automatizada de reuniões: O MeetGeek pode gravar suas conversas individuais automaticamente, eliminando a necessidade de você iniciar e interromper manualmente a gravação de cada reunião. Isso garante que todas as reuniões sejam cobertas sem que você precise definir um lembrete extra.
• Transcrição precisa: Usamos algoritmos avançados de PNL para produzir produtos altamente precisos transcrições de reuniões, que permitem que você tenha um registro escrito de todas as informações que seus funcionários compartilharam com você.
• Destaques e detecção de palavras-chave: Não há necessidade de passar horas lendo as transcrições. Nosso assistente tem a capacidade de automaticamente identificar e rotular partes importantes das conversas com funcionários, economizando tempo e esforço valiosos.
• Recursos de IA: O MeetGeek vai além de apenas fornecer transcrições. Ele também gera resumos de IA que você pode compartilhar com seus funcionários com apenas alguns cliques.
• Integração com outras ferramentas: Nosso assistente de reuniões perfeitamente integra-se com outras ferramentas, como quadros de tarefas ou espaços de trabalho compartilhados, facilitando o controle de cada pessoa em um único espaço de trabalho.
• Repositório de reuniões: Sempre que você precisar revisitar um encontro individual, o MeetGeek atua como um armazenamento centralizado para obter todas as informações da sua reunião. Chega de vasculhar pastas dispersas do G Drive: tudo está bem organizado e de fácil acesso.
• Plano gratuito: O MeetGeek oferece um plano totalmente gratuito que pode ser atualizado conforme necessário para melhor atender às suas necessidades.

As funções dos gerentes e funcionários em um 1:1

Se você ainda vê o papel individual como uma obrigação, em vez de uma oportunidade, você deve começar entendendo o seu papel e o do funcionário nessas reuniões.

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A. O papel do gerente

Para tornar o relacionamento individual realmente eficaz, os gerentes devem se concentrar em três aspectos principais:

• Segurança psicológica
• Minimize o esforço dos funcionários
• Beneficie funcionários

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Segurança psicológica

Crie um ambiente em que os membros da equipe se sintam à vontade para compartilhar suas ideias e fornecer feedback. Os gerentes podem definir o tom sendo eles próprios vulneráveis, criando assim um espaço seguro para uma comunicação aberta.

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Minimize o esforço dos funcionários

O feedback e a comunicação não devem parecer uma batalha para os membros da equipe. Embora seja importante desafiar e estimular a equipe, tenha cuidado para não sobrecarregá-la. Encontrar o equilíbrio certo entre desafiar e apoiar seus esforços é fundamental.

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Beneficie funcionários

Quando os membros da equipe fornecem feedback, você deve agir de acordo com ele. Mesmo que você não concorde totalmente com o feedback, reconhecê-lo e se comprometer a tomar alguma ação demonstra que a opinião deles é valorizada. Isso cria um ambiente positivo para o crescimento e o aprendizado.

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Quando esses aspectos são alcançados com sucesso, o relacionamento entre os gerentes e seus subordinados diretos se torna ideal, resultando em um crescimento pessoal e profissional mais rápido.

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Experimente uma nova abordagem para mudar a dinâmica de sua próxima reunião individual como gerente usando esse modelo compartilhado por Dave Kline.

A abordagem é baseada em dois princípios simples, mas eficazes:

- Faça a próxima reunião individual sobre o funcionário, não sobre você
- Concentre-se em fazer boas perguntas em vez de fornecer instruções

Você pode encontrar uma análise detalhada dessa estratégia de reunião no boletim informativo semanal de Dave. aqui.

B. O papel do funcionário

Como você pode permitir que seus funcionários tirem o máximo proveito de suas interações individuais, tenham interações significativas e agreguem valor às suas conversas?

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Aqui estão algumas coisas que você precisa incentivá-los a fazer para cumprir seu papel na reunião:

• Estabeleça expectativas
• Conduza a reunião
• Dê e peça feedback

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Estabeleça expectativas

Lembre-se a si mesmo e ao funcionário de que esse momento individual é dedicado a você. Diga a eles que vocês dois são responsáveis por adicionar tópicos à agenda e se prepararem para discuti-los.

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Conduza a reunião

Dê aos subordinados diretos a oportunidade de discutir o que quiserem (dentro do razoável) e capacite-os a expressar suas aspirações e metas dentro da organização.

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Dê e peça feedback

Incentive os funcionários a compartilharem feedback com você continuamente para ajudar uns aos outros a melhorar. Somente depois você poderá definir as próximas etapas com base no feedback e demonstrar que está levando isso a sério, discutindo o assunto em futuras reuniões e dando continuidade.

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Lembre-se de que um a um só é uma oportunidade valiosa desde que você e seus funcionários cumpram suas funções com sucesso.

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Como gerenciar reuniões individuais de forma eficaz

Para aproveitar ao máximo suas sessões individuais, há algumas etapas que você precisa seguir antes, durante e depois delas. A seguir, discutiremos todas elas.

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Antes da reunião

Quando se trata de agendar suas reuniões, você precisa fazer mais do que apenas enviar convites para sua equipe. Você deve investir tempo para preparar e organizar essas reuniões de acordo com suas necessidades individuais. Estabelecer uma base sólida e planejar cuidadosamente a logística garante que suas conversas sejam eficazes e significativas.

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1. Comunique a iniciativa ao seu subordinado direto

Quer sua equipe esteja familiarizada com o conceito de reuniões individuais ou não, você deve comunicar essa prática de forma que todos se sintam incluídos, em vez de direcionados pessoalmente.

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Para garantir que todos recebam a mensagem simultaneamente, hospede um reunião informativa. Enfatize a importância de ouvir as vozes dos funcionários dentro do contexto dos valores da sua empresa, destacando a importância de cultivar uma abordagem de liderança solidária.

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Você deve enfatizar que essas conversas não devem ser vistas como um reflexo da insatisfação com o desempenho de sua equipe ou uma forma de microgerenciamento.

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Em vez disso, elas devem ser vistas como oportunidades para você e os membros da sua equipe promoverem conexões mais profundas, explorarem desafios, discutirem aspirações profissionais e prestarem assistência quando necessário.

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Use essa ocasião para comunicar o que você espera da sua equipe para garantir o sucesso dessas reuniões.

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Incentive-os a assumir a responsabilidade pela agenda, impulsionando as principais prioridades, estimulando a curiosidade, participando ativamente de discussões, abordando problemas e soluções com atenção e estando abertos a buscar ajuda e agir de acordo com o feedback.

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2. Determine a cadência

Os gerentes geralmente se perguntam com que frequência deveriam ter conversas individuais. A verdade é que o mais importante é estabelecer o hábito regular de tê-los em primeiro lugar. Embora existam algumas diretrizes gerais a serem consideradas, encontrar uma cadência que funcione tanto para você quanto para os membros da sua equipe é fundamental.

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Normalmente, reuniões individuais são semanais ou quinzenais, com duração de cerca de 30 minutos. Essa recomendação é apoiada por vários especialistas, como Kim Scott, autora de Candura radical. Descobertas de um Pesquisa matinal de RH apoiam ainda mais essa afirmação, afirmando que 59% dos gerentes optam por uma conversa individual de 30 minutos.

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Dependendo do nível de colaboração e do número de relatórios que você supervisiona, você deve ajustar a frequência para atender às suas necessidades.

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Se você tem uma relação de trabalho próxima com os membros da sua equipe e tem conversas informais regulares, considere se reunir a cada duas semanas.

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Por outro lado, sessões individuais mensais devem ser uma exceção e não a norma. Muita coisa pode acontecer em um mês e, ao se reunir apenas mensalmente, existe o risco de perder contato e perder atualizações e feedback importantes de sua equipe.

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Para evitar isso, considere configurar um evento recorrente na agenda, para que você possa acompanhar sua agenda de reuniões. Aqui estão nossos recomendações de software de agendamento de reuniões para ajudá-lo em toda essa parte do processo!

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3. Definir um local

Conversas cara a cara são a forma mais eficaz de se comunicar, então, sempre que puder, tente conhecer pessoalmente para suas reuniões. Mas se isso não for possível, não cancele a reunião. Em vez disso, mude para o bate-papo por vídeo.

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• No escritório

Quando vocês dois estão no mesmo escritório, uma pequena sala de conferências geralmente é a melhor opção para um espaço silencioso e conveniente, pois fornecerá um nível de privacidade que incentiva seus subordinados diretos a se comunicarem de forma aberta e honesta.

• Videoconferência

Em um ambiente de trabalho remoto, tente replicar ao máximo os benefícios das conversas presenciais. Dicas não verbais são cruciais para uma comunicação eficaz, portanto, as videochamadas são melhores do que as chamadas de texto e telefônicas.

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É crucial investir em uma pilha de tecnologia confiável, incluindo internet estável e vídeo e áudio de alta qualidade para todos os participantes — isso definitivamente valerá a pena a longo prazo. Além disso, investir em uma boa ferramenta de gravação de reuniões é essencial, pois as reuniões individuais exigem sua atenção total.

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Conheça o Geek se encarrega de criar notas de reunião para você, eliminando a necessidade de copiar manualmente tudo o que foi discutido e perder a conversa real.

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Além disso, você pode utilizar comandos de voz em tempo real para capturar itens importantes, o que permite pesquisar facilmente as notas da reunião, sem perder tempo com detalhes irrelevantes.

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Enquanto você estiver ocupado continuando normalmente, o MeetGeek ficará em segundo plano, gravando, transcrevendo, resumindo e analisando automaticamente suas conversas, garantindo que nada passe despercebido.

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• Fora do escritório

Depois de ter uma rotina individual regular, tente mudar as coisas saindo ou indo a um café para suas reuniões. O importante é encontrar um local onde você e os outros membros da equipe se sintam à vontade para falar abertamente.

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4. Crie uma agenda de reunião flexível

A colaboração é fundamental quando se trata de agendas de reuniões. Como gerente, você deve incentivar seus subordinados diretos a compartilhar o que eles querem discutir durante essas reuniões individuais.

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Os tópicos podem variar de metas e feedback atuais a reconhecimento e aspirações de carreira. Ao fornecer os recursos necessários, você pode facilitar conversas regulares e significativas semana após semana.

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Se precisar de um modelo de reunião individual, você pode encontre um aqui!

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5. Esteja preparado

Com base em suas metas e no conhecimento de seus funcionários, crie um plano para cada reunião. Considere a melhor abordagem para cada indivíduo e determine os principais pontos de discussão a serem priorizados.

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Cada reunião deve ter um objetivo específico para orientar sua conversa. Por exemplo, talvez você queira entender como seu funcionário está se sentindo, explorar seus interesses profissionais ou obter informações sobre suas ideias sobre as metas da equipe.

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No entanto, seja realista e entenda que você pode não atingir todas as metas em todas as reuniões. Priorize duas ou três metas que não sejam negociáveis e concentre-se nelas.

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Durante a reunião

Esse é o estágio mais importante do um-a-um e, a seguir, detalharemos as coisas mais importantes a serem consideradas.

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1. Defina o tom

Antes de começar o 1:1, livre-se de qualquer distração guardando o telefone. Lembre-se de que esta reunião trata das necessidades, do desempenho e do engajamento de seus funcionários. É crucial abordar essas reuniões com um desejo genuíno de apoiar e se conectar com seu funcionário, em vez de simplesmente seguir os passos.

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Além disso, reserve um momento para clarear a cabeça. Estudos têm demonstrado que o clima que você traz para uma reunião pode influenciar outras pessoas.

Somente depois você poderá iniciar a reunião reiterando metas e expectativas. Então, para criar um relacionamento e estabelecer um senso de confiança, você pode mergulhar em alguns tópicos não relacionados ao trabalho ou discutir realizações.

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Se você está tendo dificuldades para fazer uma transição suave para a parte principal da reunião, tire algumas perguntas de esta lista!

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Um desafio comum para os gerentes é tratar as reuniões individuais como apenas mais uma tarefa a ser concluída. Essa mentalidade pode afetar negativamente a forma como você facilita reuniões e interage com os funcionários.

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2. Siga os principais pontos de discussão

Seguir a pauta da reunião é crucial para uma reunião bem-sucedida, pois ajuda a evitar desvios, perder discussões importantes e perder tempo com tarefas improdutivas.

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No final de cada tópico de discussão, é essencial esclarecer definir e atribuir itens de ação. Cada item de ação deve ter um cronograma específico para conclusão e atualizações. Isso não apenas resume a conversa, mas também define expectativas claras para ambas as partes envolvidas.

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Não se esqueça de reservar um tempo para perguntas. Além de você mesmo fazer perguntas, incentive os membros da sua equipe a fazerem perguntas durante a reunião. Além disso, reserve um tempo para perguntas antes de concluir a reunião.

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DICA PROFISSIONAL: Durante a reunião, as anotações não devem ser deixadas apenas para os membros da sua equipe. Também é importante que você faça anotações pessoais, pois elas servem como ponto de referência para você e para os membros da sua equipe. Para tornar todo o processo mais rápido, preciso e contínuo, contrate um assistente virtual como Conheça o Geek para realizar o trabalho, automaticamente!

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3. Observe sua linguagem corporal

A maneira como você se comporta e fala pode se comunicar muito, mesmo que você não perceba. É importante emitir sinais não verbais que mostrem que você está aberto e atento. Tente não cruzar os braços ou evitar contato visual. Em vez disso, faça um esforço consciente para se conectar com outras pessoas.

Usar a linguagem corporal para construir relacionamento é uma técnica maravilhosa, e uma maneira eficaz de fazer isso é por meio espelhamento.

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4. Tenha uma mentalidade e comunicação abertas

Visualizar seus subordinados diretos apenas como um meio de alcançar KPIs não é saudável. Em vez disso, esteja aberto a reconhecer seus progressos e erros.

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Espere excelência deles, mas também reconheça que são humanos e têm seus próprios desafios e circunstâncias fora do trabalho. Entenda que eles podem exigir diferentes níveis de contribuição de você para que tenham o melhor desempenho possível.

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Além disso, como gerente ou líder, simplesmente ouvir os membros da equipe durante a reunião não é suficiente. Você também deve fornecer orientação e apoio para ajudá-los a superar os desafios. Incentive-os a serem abertos e honestos sobre as áreas em que podem melhorar e motive-os a fazer as mudanças necessárias.

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5. Seja transparente com subordinados diretos

Seja o mais honesto possível com sua equipe, mesmo quando a situação parecer desconfortável ou embaraçosa.

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Guardar as coisas para si mesmo só cria uma sensação de sigilo, e as pessoas podem facilmente sentir que algo está sendo retido. Em vez disso, priorize a transparência e compartilhe informações livremente, porque é melhor ser sincero do que manter todos no escuro.

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6. Adicione sua perspectiva

Depois de ouvir ativamente durante a reunião, chegará um momento em que será importante que você expresse suas próprias opiniões.

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Utilize sessões individuais para fornecer feedback honesto e detalhado sobre as ideias e ações de seus subordinados diretos. Essa também é uma ótima oportunidade de se engajar na solução colaborativa de problemas, entendendo totalmente os problemas em questão, reunindo informações, identificando as causas básicas e encontrando uma solução que satisfaça ambas as partes.

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Isso envia uma mensagem forte e promove mais comprometimento com metas compartilhadas e individuais no futuro.

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7. Seja flexível

À medida que você avança na agenda planejada, esteja aberto para deixar a conversa fluir naturalmente e abordar quaisquer questões urgentes. Se o tempo acabar, mova os itens restantes para a próxima reunião individual. Deixe claro para seus funcionários desde o início que você está aberto a ajustar a agenda em tempo real se algo importante surgir.

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Além disso, reserve um tempo para entender os métodos preferidos de comunicação e colaboração de cada membro da equipe e ajuste seu estilo de liderança de acordo.

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7. Termine bem

Mesmo ao ter conversas difíceis ou receber feedback negativo, é importante encerrá-las com uma nota positiva.

Ao encerrar sua reunião com uma declaração de empoderamento ou oferecer palavras encorajadoras, você pode garantir que seu subordinado direto se sinta motivado e inspirado, em vez de sobrecarregado e esgotado.

Pós-reunião

Para obter as melhores reuniões individuais, você precisa dedicar algum tempo após cada uma delas para garantir que fez tudo ao seu alcance para obter os melhores resultados.

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1. Envie as notas da reunião

Se você e seu funcionário usam um aplicativo de pauta compartilhada ou se comunicam por e-mail, é importante garantir que as anotações da reunião sejam facilmente acessíveis para vocês dois.

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Dessa forma, você pode facilmente consultar a discussão, revisar as decisões que foram tomadas e se lembrar das próximas etapas e de qualquer informação adicional relevante para o seu trabalho.

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Ao preparar suas anotações de reunião, considere incluir uma lista dos itens da pauta junto com breves resumos de cada tópico. Além disso, documentar quaisquer itens de ação que você concordou e especifique as datas de vencimento para concluir essas tarefas.

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Criar notas de reunião manualmente e enviá-las para cada subordinado direto é uma tarefa tediosa. Para otimizar todo o processo, dê um passo atrás e deixe o MeetGeek fazer isso automaticamente por você.

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Nosso assistente virtual de reuniões de IA além de manter todos os seus registros de reuniões em um só lugar, você também permite que você compartilhe notas de reunião precisas e geradas por IA com membros relevantes da equipe com apenas alguns cliques!

2. Melhore com o tempo

A chave para uma conversa bem-sucedida é garantir que ambas as partes se sintam valorizadas, respeitadas e bem informadas. Também é importante que todos saiam da reunião com uma compreensão clara das próximas etapas, das soluções para os problemas discutidos e dos compromissos assumidos.

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No entanto, a medida definitiva do sucesso é se seu funcionário achou a reunião valiosa e gratificante.

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Para melhorar continuamente essas reuniões, é fundamental obter feedback da sua equipe. Lembre-se de que o que funciona para uma pessoa pode não funcionar para outra, e o que é eficaz em determinado momento pode não funcionar mais tarde.

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Você pode pedir diretamente a cada membro da equipe ideias sobre como melhorar futuras reuniões ou usar uma pesquisa anônima para obter feedback de toda a equipe.

Use o seguinte formato:

• O que está indo bem
• O que não está indo bem
• Sugestões de melhoria.

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Mesmo que você acredite que sua abordagem atual seja bem-sucedida, é importante continuar experimentando novas ideias e estratégias para manter as reuniões envolventes e produtivas.

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3. Mantenha a confidencialidade

Tudo o que você discutir em uma reunião individual com seu subordinado direto deve ser mantido em sigilo. Além disso, se você coletar feedback anônimo, é importante respeitar a privacidade de cada indivíduo e nunca tentar descobrir quem disse o quê.

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Principais erros a evitar em uma reunião individual

Um a um implica um contato direto e individual com os membros da sua equipe, e ter que conduzir reuniões consecutivas pode rapidamente se tornar caótico. Aqui estão os principais erros a serem evitados ao realizar uma prova individual!

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A. Cancelando

A menos que haja um assunto realmente urgente, evite cancelar reuniões individuais com seus funcionários. Quando você cancela uma reunião, isso pode indicar involuntariamente que a reunião não é importante ou que você não valoriza o tempo deles.

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No entanto, se você realmente precisar reagendar, faça-o o mais rápido possível e peça desculpas sinceras por qualquer inconveniente causado. Trate essas reuniões como a base de seu relacionamento com seu funcionário e priorize sua importância adequadamente.

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B. Estar atrasado ou esgotar o tempo

Quando alguém não administra bem seu tempo, passa a mensagem de que não valoriza a reunião ou as pessoas envolvidas. E quando as pessoas não sentem que seu tempo é respeitado e apreciado, elas tendem a perder o interesse e a se desengajar.

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C. Se distrair fazendo anotações

O objetivo das reuniões individuais é conectar-se com os funcionários, não fazer anotações. Dito isso, se as notas da reunião não forem seu ponto forte, considere adotar uma tecnologia que possa fazer o trabalho por você.

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D. Não ouvir o membro da equipe

Essa característica costuma estar associada à interrupção, o que pode atrapalhar a conversa e desviar a atenção do que seu funcionário está tentando comunicar. Durante uma reunião individual, é crucial ser proativo em vez de reativo; portanto, quanto mais você der a eles a chance de falar, melhor.

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E. Não pedir feedback

Para que o feedback seja realmente impactante, ele deve ser uma via de mão dupla. É importante não apenas compartilhar suas ideias com outras pessoas, mas também buscar ativamente a opinião delas em troca.

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Quando se trata de conversas individuais, quão eficazes elas são? Eles são um bom uso do tempo? Como você pode melhorá-los? Ouvir o feedback dos funcionários é crucial para construir uma equipe forte e estimular uma cultura empresarial positiva.

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F. Não estou planejando um próximo 1:1

Durante uma reunião individual, é importante que ambas as partes obtenham algo com isso — geralmente na forma de tarefas específicas a serem realizadas antes da próxima reunião. Deixar de planejar a próxima reunião afeta a eficácia geral das reuniões individuais.

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10 tipos de perguntas individuais

Chega um momento em que o contato individual pode parecer repetitivo, tanto para você quanto para outros funcionários. Aqui estão 6 tópicos de discussão para você sair desse ciclo!

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1. Perguntas sobre o quebra-gelo

• O que deixa você super animado quando não está no trabalho?
• O que está por vir esta semana fora do trabalho que você realmente espera?
• Qual restaurante em nossa cidade você considera seu favorito absoluto?
• Qual foi o trabalho mais inesperadamente único que você já assumiu?

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2. Perguntas sobre o check-in

• Como está indo sua semana de trabalho até agora?
• Há algum fator no trabalho que está afetando seu bem-estar ou felicidade?
• Quais são suas preocupações em relação a esta semana até agora?

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3. Hábitos de trabalho e desempenho dos funcionários

• Quando você se sente mais motivado e produtivo durante o dia?
• Quais ajustes ou melhorias você pode fazer para otimizar sua agenda diária?
• Quais atividades você acha que estão consumindo muito do seu tempo no momento?
• Há algum obstáculo ou desafio impedindo seu progresso no momento?

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4. Colaboração em equipe

• Quem na equipe você acha particularmente inspirador? Quais qualidades ou ações deles motivam você?
• Você está aberto a receber mais feedback de seus colegas de equipe?
• Você se sente confiante em fornecer feedback construtivo a outras pessoas?
• Você tem alguma sugestão de como podemos aprimorar nossa colaboração e trabalhar juntos de forma mais eficaz?

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5. Níveis de engajamento dos funcionários

• O que motiva e inspira você a se manter engajado em seu trabalho?
• O que você acha agradável/menos agradável em seu trabalho aqui?
• Você tem alguma dúvida sobre sua função em nossa equipe?

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6. Metas de desempenho de curto e longo prazo

• Como você está com seus objetivos?
• Você precisa de alguma ajuda ou enfrenta algum obstáculo com o qual eu possa ajudá-lo?
• Como você identificou suas metas de longo prazo?
• Em sua opinião, qual aspecto do seu trabalho se alinha mais aos seus objetivos de longo prazo?

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7. Metas e plano de desenvolvimento profissional

• Que tipo de método de aprendizado você prefere?
• Há alguma habilidade específica que você deseja aprimorar?
• Existe alguma experiência específica que você está ansioso para adquirir?
• Você trabalhou recentemente em algum projeto que considerou particularmente gratificante?
• Você acha que se beneficiaria de receber treinamento adicional?

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8. Perguntas a serem feitas para obter feedback

• Há alguma coisa que você gostaria que eu fizesse com mais frequência? E há algo que você acha que eu deveria fazer com menos frequência?
• Você se sente confortável com a forma como eu lidero a equipe? Há algo que eu deva fazer de forma diferente?
• O que você acha dos nossos encontros individuais? O que podemos fazer para melhorá-los?
• Você está satisfeito com o nível e o formato atuais de nossa comunicação? Há algo que você gostaria de ajustar ou melhorar?

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9. Perguntas sobre funcionários remotos

• Quais tarefas você está realizando esta semana?
• O que se destacou como sua conquista ou revés mais notável?
• Há alguma coisa com a qual você precise de ajuda?
• Há alguma coisa importante que ainda não tenha sido discutida e que você gostaria de abordar?

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10. Aprimoramento do gerente

• Como posso aumentar meu apoio a você no trabalho?
• Minha comunicação com você é clara e facilmente compreensível, ou há algo que eu possa fazer para melhorá-la?
• Você tem uma compreensão clara da visão e dos objetivos da nossa equipe?

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A comunicação regular e consistente entre funcionários e seus gerentes é o que impulsiona o sucesso em organizações de alto desempenho. Isso é especialmente importante em equipes dispersas, pois é crucial que os membros da equipe se mantenham alinhados com as metas gerais de sua equipe e tenham um senso claro de direção para seu crescimento pessoal.

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Para obter resultados concretos de suas reuniões individuais, siga as dicas e truques fornecidos neste guia abrangente. Mas não importa qual seja sua função, sempre há espaço para melhorias, e um assistente virtual de reuniões pode desempenhar um papel importante na obtenção do sucesso.

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