Como facilitar reuniões inclusivas e colaborativas

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As reuniões de equipe ajudam a gerar resultados e promover a colaboração, ou são uma perda de tempo? As reuniões têm má reputação porque muitas delas são desnecessárias e improdutivas. Muitos funcionários têm dificuldades com reuniões consecutivas, o que lhes dá quase nenhum tempo para trabalhar de verdade.

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Algumas empresas chegam ao ponto de criar dias sem reuniões ou quantificar quanto custam as reuniões a fim de reduzir seu número.

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Um bom planejamento e facilitação de reuniões são o que torna as reuniões de equipe inclusivas, colaborativas e eficazes, levando à resolução de problemas, à geração de novas ideias e a equipes engajadas, conectadas e felizes.

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Neste artigo, analisamos as principais estratégias para ajudar você a planejar e facilitar reuniões inclusivas, colaborativas e eficazes.

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Quais são os benefícios das reuniões inclusivas?

Todos nós já estivemos em uma reunião em que uma pessoa assume o controle e acaba conversando na maior parte do tempo. Ou uma reunião em que dois participantes discutem enquanto todo mundo precisa ouvir. Reuniões como essa não são um uso produtivo do tempo de ninguém.

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Reuniões inclusivas oferecem oportunidades iguais e equilibradas de participação. Uma reunião é inclusiva se um grupo diversificado de pessoas se sentir ouvido, valorizado e respeitado ao colaborar em um reunião planejada de forma eficaz. Todos podem contribuir, todas as vozes podem ser ouvidas e cada opinião tem o mesmo peso.

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Sabe-se que empresas diversas superam seus concorrentes menos diversos. As reuniões inclusivas contribuem para a diversidade de vozes, opiniões e ideias. Os funcionários se sentem ouvidos e valorizados, enquanto a equipe e, em última instância, os negócios se beneficiam da diversidade de ideias e perspectivas. Funcionários felizes e engajados também significam maior retenção de talentos e menores custos de aquisição de talentos.

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O guia de cinco etapas para reuniões inclusivas e colaborativas

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O primeiro e mais essencial passo para uma reunião eficaz é se perguntar se você precisa de uma. Existem muitas reuniões que poderiam ter sido um e-mail ou um bate-papo de cinco minutos.

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Se você precisar realizar uma reunião, convém torná-la o mais inclusiva possível. Isso envolve criar um formato e um conteúdo que atendam às habilidades e personalidades dos participantes para garantir que todos se beneficiem da mesma forma. Veja como você pode nivelar o campo de jogo.

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1. Colabore em uma agenda

Considerando que reuniões eficazes sempre têm uma agenda, é impressionante quantas reuniões acontecem sem uma. Alguns profissionais e empresários nem comparecerão a uma reunião se não houver uma agenda. É compreensível, porque uma reunião sem agenda provavelmente será uma perda de tempo.

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As reuniões inclusivas começam com uma reunião inclusiva, agenda colaborativa. Tente manter as coisas simples: a agenda em si pode ser apenas alguns pontos em um convite para reunião. O segredo é compartilhá-lo com os participantes da reunião de antemão, obter suas opiniões e feedback e criar um cronograma mestre que acomoda a disponibilidade de todos. Dessa forma, todos se sentem envolvidos e podem contribuir desde o início.

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Revise e finalize a agenda antes da reunião. Certifique-se de que ela esteja bem estruturada, o que ajudará a reunião a fluir bem, e que você aloque tempo suficiente para cada item da pauta e perguntas no final.

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Quando a reunião terminar, envie as atas baseadas na agenda para que todos estejam na mesma página. Fazer anotações e editá-las em minutos exige tempo e esforço. A tecnologia pode ajudar — use um Assistente de reuniões de IA para fazer anotações automaticamente.

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2. Estabeleça regras básicas

O objetivo de uma reunião inclusiva e colaborativa é criar um espaço acolhedor onde todos se sintam seguros, vistos e ouvidos. Quando as expectativas do grupo são definidas claramente no início, os participantes da reunião podem confiar que poderão compartilhar abertamente.

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As regras básicas ajudam a gerenciar os comportamentos dos quais os participantes podem não estar cientes, como chegar atrasados, falar demais ou interromper. Comece a reunião definindo diretrizes e expectativas claras — ou, melhor ainda, considere criar um “guia de reuniões”.

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Isso deve explicar como se espera que os participantes da reunião se comportem em relação ao anfitrião e uns com os outros, e o que constitui um comportamento inaceitável. Hospede este documento em um site seguro e confiável (como os fornecidos pela Somente domínios) que sua equipe pode acessar sempre que precisar.

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3. Promova conexões humanas

Ir direto para a agenda da reunião parece ser o que reunião produtiva exige, mas significa perder a oportunidade de se conectar com a equipe em um nível humano.

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Isso é particularmente importante porque em uma reunião você pode ter diversos especialistas de diferentes áreas do negócio. Por exemplo, em uma reunião normal de entrada no mercado, você pode ter um gerente de marca responsável pela publicidade, um engenheiro de software apoiando o lançamento no aplicativo e um gerente técnico responsável por chamada na fila soluções.

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Para quebrar o gelo e facilitar a participação de todos na reunião, o facilitador pode percorrer a sala conversando um pouco. Risos e sorrisos geralmente acontecem, e até mesmo os participantes mais introvertidos devem se sentir à vontade para começar a reunião real.

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4. Facilite bem a reunião

Reuniões inclusivas são reuniões bem facilitadas. O facilitador da reunião é responsável por orientar a reunião, garantir que ela continue em andamento e fornecer o apoio, as informações e os recursos necessários para que os participantes da reunião possam alcançar os resultados estabelecidos na agenda.

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Fundamentalmente, bons facilitadores também sabem como criar um ambiente inclusivo e colaborativo. Eles apreciam que diferentes membros da equipe aprendam e processem as informações de forma diferente. Um bom facilitador sabe como fazer as perguntas certas, ouvir proativamente, dar a oportunidade de digerir informações, fornecer feedback e gerenciar conflitos de forma eficaz.

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A explosão pós-pandemia do trabalho remoto levou a um novo desafio: reuniões virtuais ou híbridas. Para essas reuniões, há considerações adicionais, como obter a tecnologia certa, por exemplo, com chamadas baseadas em nuvem. No geral, porém, os mesmos princípios-chave se aplicam: planejamento eficiente e facilitação eficaz, estimulando conexões humanas e garantindo que cada participante tenha a chance de compartilhar suas ideias e feedback de forma aberta e segura.

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5. Promova a segurança psicológica

Empresas bem-sucedidas criam uma cultura de trabalho baseada na segurança psicológica. Um local de trabalho psicologicamente seguro é um ambiente em que os funcionários se sentem seguros para serem vulneráveis, compartilhar suas ideias, pensamentos e preocupações e se expressar livremente.

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A segurança psicológica traz muitos benefícios. Ela promove o engajamento dos funcionários, promove uma cultura colaborativa e inclusiva e contribui fortemente para o bem-estar dos funcionários.

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As reuniões são um reflexo da cultura da empresa. Para tornar suas reuniões inclusivas, faça da segurança psicológica sua meta principal.

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Se os participantes da reunião são engenheiros de software ou profissionais de marketing engajados em uma nova campanha de mídia social, fornecer um espaço seguro, estimulante e capacitador para conversar é vital.

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Desbloqueie ideias e perspectivas diversas

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Somos todos diferentes e nossa diversidade é o que nos torna criativos, inovadores e, em última instância, bem-sucedidos. Todos nós pensamos, processamos informações, vemos coisas e contribuímos de forma diferente. Compreender e explicar essas diferenças é essencial para desvendar as diversas ideias e perspectivas de sua equipe.

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Reuniões inclusivas e colaborativas oferecem oportunidades iguais e equilibradas de participação, criam um senso de conexão e pertencimento e promovem a segurança psicológica. Confiança e segurança psicológica são fundamentais para que seus funcionários se sintam incentivados a expressar suas ideias e assumir riscos.

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No entanto, a inclusão e a colaboração não devem ser reservadas exclusivamente para reuniões de equipe. Espero que eles permeiem a cultura da sua empresa e atuem nas interações diárias em todos os níveis. Como vimos acima, construindo um ambiente inclusivo e cultura colaborativa traz vários benefícios para o negócio.