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Por que você precisa definir metas de reunião e como fazer isso
O primeiro passo para uma reunião bem-sucedida é definir as metas da reunião. Leia este artigo para saber como equipes de alto desempenho fazem isso!
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Fonte da imagem: yanalya em freepik. com
Estabelecer metas para reuniões pode parecer uma coisa óbvia para alguns e totalmente opcional para outros. Estamos aqui para dizer que, na realidade, estabelecer metas é uma etapa essencial para suas reuniões. Continue lendo para saber como definir as melhores metas para qualquer reunião!
O que são metas de reunião de equipe?
As metas da reunião de equipe são objetivos definidos para orientar a discussão e as atividades de qualquer reunião. Eles fornecem um foco claro para a reunião e ajudam a garantir que a discussão esteja alinhada com o propósito da reunião.
Por que o cumprimento das metas é importante?
Aqui estão os principais benefícios de definir metas de cumprimento:
R. Eles mantêm as reuniões de equipe em dia
B. Eles permitem reuniões eficazes
C. Eles reduzem o custo das reuniões de equipe
Vamos ver por que a implementação das metas da reunião deve estar entre suas principais prioridades!
A. Eles mantêm as reuniões da equipe em dia
Definir metas para a reunião pode ajudar a garantir que a reunião permaneça focada e não seja prejudicada por tópicos tangenciais. Escrevendo seus objetivos em seu agenda da reunião é um método infalível que garante que você possa abordar todos os tópicos importantes e que haja tempo suficiente para discussão e acompanhamento.
Para que as reuniões continuem em andamento, você deve reduzir ao mínimo todos os obstáculos e interrupções. Como sabemos que nem sempre é fácil, Conheça o Geek está aqui para ajudar. Nossa ferramenta foi projetada para ajudar você a se concentrar nas metas da reunião, ao mesmo tempo em que grava, resume e transcreve automaticamente suas reuniões.
B. Eles permitem reuniões eficazes
Ao dar aos participantes uma compreensão clara do que você planeja realizar, suas reuniões se tornarão mais eficazes. Isso permite que todos compareçam à reunião com uma compreensão informada da agenda e se concentrem nas coisas certas. Para equipes distribuídas, as metas podem ser refletidas em um software de gerenciamento remoto de equipes que ajuda a manter essa clareza e foco em diferentes locais, garantindo que todos os participantes permaneçam alinhados.
C. Eles reduzem o custo das reuniões de equipe
Cumprir metas é uma parte importante da redução custo de reuniões de equipe. Manter os objetivos da reunião toda vez que você se reúne com sua equipe para discutir um projeto garante que a reunião não seja interrompida e que a equipe não perca o foco.
Dessa forma, os participantes da reunião não perderão seu tempo, que, de outra forma, poderiam gastar trabalhando no desenvolvimento de projetos atuais.
Os elementos de uma boa meta de reunião
Ao anotar os objetivos da reunião, você pode seguir as Estrutura MAIS INTELIGENTE para garantir que você tenha uma abordagem metódica. A sigla SMARTER significa:
A. Específico
B. Mensurável
C. Realizável
D. Relevante
E. Limite de tempo
F. Avalie
G. Reajustar
Continue lendo para saber o que cada termo significa e como você pode adaptar suas metas a essa estrutura!
A. Específico
Seja claro e conciso sobre a meta que você deseja alcançar. Comece pensando por que a reunião está ocorrendo e qual deve ser o resultado desejado. Seja o mais granular possível. Pergunte a si mesmo:
- O que devo realizar?
- Quais são as melhores maneiras de chegar lá?
- Quais resultados eu preciso para atingir essas metas?
Depois de identificar a meta e as etapas necessárias, anote-as de forma clara e concisa.
B. Mensurável
Para uma meta de reunião mensurável, é importante criar critérios mensuráveis para avaliar o sucesso da meta. Por exemplo, se a meta é dobrar suas vendas, critérios mensuráveis podem incluir avaliar o número de chamadas feitas por seus representantes de vendas, a receita que eles conseguiram gerar etc.
C. Realizável
Embora você possa se sentir tentado a se antecipar e criar uma meta exagerada e elaborada, lembre-se de que as reuniões duram apenas, em média, de 30 a 60 minutos. Mantenha suas expectativas realistas e garanta que você possa atingir sua meta com os recursos disponíveis durante a reunião.
D. Relevante
Os objetivos da reunião precisam ser relevantes para o tipo de reunião que você está tendo. Para fazer isso, tenha sempre em mente as particularidades do formato da sua reunião. Sua meta de reunião está alinhada com isso? Se sim, você está no caminho certo.
Por exemplo, se você estiver organizando uma reunião de planejamento, suas metas de reunião não devem se concentrar na criação de soluções para problemas existentes, mas sim na criação de uma estratégia eficiente para as próximas partes do seu projeto.
E. Limite de tempo
Os prazos nos ajudam a ter um melhor desempenho no local de trabalho. É por isso que ter um cronograma associado às metas da reunião é essencial.
Comece definindo o propósito e o resultado esperado da reunião e, em seguida, crie um cronograma para quando você espera atingir a meta. Certifique-se de que o cronograma proposto seja realista e permita que todos contribuam totalmente para alcançar a meta final.
F. Avalie
Avaliar continuamente suas metas durante o processo é essencial. Claro, você pode tentar improvisar e orar pelo melhor, mas isso não significa que você terá sucesso. Talvez você queira verificar o status das metas de sua reunião a cada semana para ter certeza de que está no caminho certo e, se necessário, refiná-las.
G. Reajustar
Uma meta flexível pode acomodar mudanças na empresa ou no ambiente. Isso é particularmente importante quando se trata de reuniões recorrentes para o mesmo projeto.
Só porque você trabalhou duro para definir as melhores metas de cumprimento no início do projeto, não significa que você precise cumpri-las, independentemente do progresso do projeto. Reavalie e reajuste constantemente seu ângulo.
Como definir objetivos de reunião de equipe para reuniões produtivas
Identificamos 5 etapas que ajudarão você a definir objetivos de reunião de equipe para reuniões produtivas:
- Identifique o resultado desejado
- Estruture seus objetivos de reunião
- Garanta que suas metas sejam viáveis
- Alinhe a pauta da reunião com as metas da reunião
- Compartilhe os objetivos da equipe com os membros
Vamos examinar mais de perto cada etapa para ver exatamente como você pode integrá-la aos seus métodos de definição de metas!
1. Identifique o resultado desejado
Ao escrever as metas da reunião, é importante começar identificando qual deve ser o resultado desejado da reunião. Isso é fundamental para garantir que a reunião seja eficaz.
Para fazer isso, pense sobre qual é o propósito da reunião e quais tópicos precisam ser discutidos. Considere quais devem ser os resultados e como eles podem ser alcançados. Escrever suas conclusões ajudará a garantir que todas as partes envolvidas estejam na mesma página e saibam o que se espera delas.
2. Estruture seus objetivos de reunião
Ao resumir os objetivos da reunião, é importante ser claro e conciso. Inclua alguns pontos-chave que você deseja abordar durante a reunião, como os tópicos a serem discutidos e as decisões que precisam ser tomadas. O uso de um software de transcrição de áudio pode ajudar a acompanhar esses pontos para referência futura.
Considere quais itens de ação os participantes precisam retirar da reunião e garanta que eles sejam incluídos no resumo. Isso garante que todos estejam concentrados e pode ajudar a tornar a reunião produtiva e eficiente.
3. Garanta que suas metas sejam viáveis
Para garantir que suas metas sejam viáveis, comece dividindo-as em tarefas específicas que precisam ser concluídas para atingir a meta. Certifique-se de que cada tarefa seja mensurável para que você possa acompanhar seu progresso. Além disso, revise suas metas para garantir que elas sejam razoáveis e alcançáveis.
4. Alinhe a pauta da reunião com as metas da reunião
Seu agenda da reunião devem estar alinhados com os resultados que você deseja alcançar. Organize-o de uma forma que permita que cada meta seja discutida em detalhes e dê tempo para perguntas e feedback. Se você usar um tomador de notas de reunião, isso o ajudará a capturar essas discussões com precisão.
A pauta também deve incluir todos os materiais necessários para a reunião, como cópias de relatórios ou slides de apresentação, e o tempo necessário para que todos possam revisar os materiais.
5. Compartilhe os objetivos da equipe com os membros
Ótimas metas de reuniões incentivam colaboração entre os membros da equipe. Ao compartilhar os objetivos da equipe, é melhor fornecer uma explicação concisa e clara do resultado desejado e das etapas que precisam ser tomadas para chegar lá. Uma ferramenta de transcrição automática garante que todos tenham acesso às mesmas informações após a reunião. Também é importante garantir que todos estejam cientes do cronograma e dos prazos associados à tarefa.
Sempre forneça aos membros da equipe os recursos necessários para concluir a tarefa e ofereça incentivo e apoio ao longo do caminho.
Metas diferentes para diferentes tipos de reuniões
Já discutimos o que constitui uma boa meta de reunião e como criá-la. Embora essa receita possa ser infalível, aqui estão algumas dicas extras para se inspirar em diferentes tipos de reuniões!
1. Planejando reuniões e metas
A pauta de uma reunião de planejamento deve incluir metas pertinentes ao processo de planejamento e um cronograma para cada item. Durante a reunião, discuta cada item acionável e desenvolva um plano de ação que facilite a compreensão de todos os participantes das tarefas e dos cronogramas associados ao processo de planejamento.
DICA PROFISSIONAL: Inclua em suas metas como você planeja manter todas as partes interessadas atualizadas sobre o andamento do processo de planejamento.
2. Metas da reunião de resolução de problemas
As metas da reunião de resolução de problemas devem se concentrar em engajar ativamente os participantes no processo. O objetivo deve ser ajudar a equipe a identificar a raiz do problema, gerar possíveis soluções e chegar a um acordo sobre um curso de ação. Durante a reunião, sua principal responsabilidade é ajudar o grupo a se manter no caminho certo e a permanecer produtivo.
Por exemplo, durante uma reunião com sua equipe de marketing, os participantes devem se esforçar para criar várias ideias criativas que possam ser avaliadas e reduzidas.
DICA PROFISSIONAL: Encerre sua reunião de solução de problemas com um plano de ação claro para garantir que o problema seja tratado e resolvido em tempo hábil.
3. Objetivos de reuniões de tomada
As metas da reunião de tomada de decisão devem incluir como objetivos um cronograma de quando as decisões precisam ser tomadas, uma agenda de tópicos que sua equipe deve discutir e um plano de como eles tomarão suas decisões.
DICA PROFISSIONAL: hospede sua equipe de tomada de decisão em um ambiente que incentive a discussão aberta e incentive todos os participantes a contribuírem.
4. Metas de reuniões de construção cultural
As metas da reunião de construção cultural devem se concentrar em incentivar a colaboração, o respeito e a confiança. Isso pode incluir atividades como exercícios de formação de equipes, diálogo aberto e oportunidades de brainstorming. O objetivo da reunião deve ser que todos se sintam confortáveis e incluídos.
DICA PROFISSIONAL: Permitir pausas e incentivar a participação ativa pode ajudá-lo a alcançar o resultado desejado.
5. Metas das reuniões da sessão de trabalho
As sessões de trabalho são simplesmente blocos de tempo em que duas ou mais pessoas se reúnem para trabalhar em um determinado projeto. Uma boa meta de reunião deve poder ser dividida em tarefas gerenciáveis e deve garantir que a reunião seja focada e produtiva.
DICA PROFISSIONAL: Certifique-se de discutir e concordar com a meta da reunião antes do início da reunião e de que todos sejam responsabilizados.
6. Feedback ou metas de reuniões retrospectivas
As reuniões retrospectivas permitem que sua equipe analise um projeto ou processo específico e avalie o que correu bem e o que poderia ser melhorado. Considere estabelecer o mesmo tipo de objetivos para projetos semelhantes no futuro, para que você possa imediatamente usar bem o que aprendeu.
DICA PROFISSIONAL: Definir objetivos e realizar sua reunião retrospectiva logo após a conclusão de um projeto ajudará a mantê-lo fresco em sua memória.
Não importa o tipo de reunião você está tendo, o Assistente de reunião virtual MeetGeek cuida das suas necessidades de anotações, para que você possa finalmente se concentrar nas metas da sua equipe. Nossa IA cria notas automatizadas com base em palavras-chave durante qualquer reunião. Ele também captura os destaques da conversa, como ideias-chave, objetivos, preocupações ou fatos.
Defina suas metas de reunião hoje!
Atingir metas é uma parte essencial de qualquer reunião eficaz. Definir o objetivo perfeito para a reunião agora é mais fácil do que nunca se você seguir estas etapas. E desde que mencionamos reuniões eficazes, você tem tido dificuldades com o gerenciamento de reuniões, a tomada de notas e o compartilhamento de notas? Ferramentas de transcrição gratuitas podem ajudar a agilizar esse processo.
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