Como Criar uma Reunião no Teams: Desktop, Celular e Outlook

Para criar uma reunião no Teams, abra o Calendário no Microsoft Teams, selecione Novo, dê um título à reunião, adicione os participantes, confira se a alternância Reunião do Teams está ativada e selecione Salvar. O Teams envia a cada participante um email de convite com o link de ingresso, e a reunião aparece tanto no calendário do Teams quanto no do Outlook.

Você pode criar essa mesma reunião no aplicativo do celular, em um chat, em um canal ou direto no Outlook. E quando a conversa não pode esperar, o Reunir agora abre uma reunião sem agendar nada. Este guia percorre cada caminho com os nomes que a Microsoft usa hoje na interface e termina nas opções de reunião que valem uma conferida antes de o convite sair.

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Como Criar uma Reunião no Teams

O Microsoft Teams oferece vários caminhos para chegar à mesma reunião. Para a maioria das pessoas, o calendário do computador resolve, e os outros caminhos cobrem as situações em que você só tem o celular por perto, está trabalhando no Outlook ou já está conversando com a pessoa.

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Como Criar uma Reunião no Teams pelo Computador

Se o Teams ainda não estiver instalado, baixe o aplicativo primeiro. No Mac, você pode seguir nosso guia do Microsoft Teams para Mac.

1. Abra o Microsoft Teams e selecione Calendário na barra lateral esquerda do aplicativo.
2. Selecione Novo no canto superior direito ou clique em um horário vago do calendário.
3. Dê um título à reunião.
4. Digite nomes ou endereços de email em Participantes obrigatórios. Para incluir alguém como opcional, selecione Opções de resposta > Adicionar participantes opcionais. Se a pessoa for de fora da sua organização, escreva o endereço de email completo.
5. Defina a data, o horário de início e o horário de término.
6. Se a reunião se repete, abra o menu de repetição e escolha a frequência diária, semanal, mensal, anual ou personalizada.
7. Confira se a alternância Reunião do Teams está ativada e escreva a pauta ou as anotações na descrição.
8. Selecione Salvar (ou Enviar). Cada participante recebe um email com o link de ingresso.

Na hora de definir o horário de término, escolha a duração que a pauta pede em vez de uma hora por hábito. Segundo dados da MeetGeek do primeiro semestre de 2026, 77,8% das reuniões duraram menos de uma hora, portanto o bloco padrão de 60 minutos no calendário é mais tempo do que a maioria precisa.

Para achar um horário que sirva para todo mundo, selecione Agendador nos detalhes da reunião. Ali você vê o fuso horário e a disponibilidade de cada participante: as faixas sombreadas marcam os horários em que a pessoa já está ocupada.

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Como Criar uma Reunião no Teams pelo Celular

O aplicativo do Teams para iPhone e Android usa nomes um pouco diferentes dos que aparecem no computador.

1. Abra o aplicativo do Teams no celular e toque em Calendário.
2. Toque em Novo evento.
3. Dê um título à reunião.
4. Toque em Adicionar participantes e inclua os convidados.
5. Para transformá-la em uma reunião de canal, toque em Compartilhar em um canal.
6. Informe a data, o horário e o resto dos detalhes. Se a reunião for recorrente, abra o menu de repetição e escolha com que frequência ela se repete.
7. Toque em Concluído para agendar a reunião e enviar os convites.

Para mudar alguma coisa depois, toque na reunião no Calendário, toque em Editar, faça as alterações e toque em Concluído para enviar a atualização.

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Como Agendar uma Reunião do Teams no Chat

Quando a conversa no chat chega naquele ponto do "melhor falar por chamada", dá para agendar a reunião ali mesmo.

1. Selecione Chat e abra a conversa.
2. Selecione Mais opções de chat na parte superior.
3. Selecione Agendar uma reunião.
4. Preencha os detalhes e selecione Enviar.

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Como Criar uma Reunião do Teams no Outlook

O Teams e o Outlook compartilham o mesmo calendário, então uma reunião agendada no Outlook aparece no Teams e vice-versa. Os passos dependem da versão do Outlook que você usa.

Novo Outlook para Windows e Outlook na web:

1. Abra o Outlook e selecione Calendário.
2. Selecione Novo evento.
3. Ative a alternância Reunião do Teams.
4. Preencha os detalhes e convide os participantes.
5. Selecione Enviar.

Outlook Clássico para Windows:

1. Na guia Página Inicial, selecione a seta suspensa ao lado de Novo Email e escolha Reunião.
2. Na guia Reunião, selecione a seta suspensa ao lado de Reunião do Teams e depois Agendar reunião.
3. Preencha os detalhes, convide os participantes e selecione Enviar.

Se quase todas as suas reuniões são online, deixe o Teams como padrão. No novo Outlook, vá em Configurações do Calendário > Eventos e convites e ative Adicionar reunião online a todas as reuniões com o Microsoft Teams como provedor. No Outlook Clássico, a mesma opção fica em Arquivo > Opções > Calendário.

Vale conhecer um limite antes de começar: agendar reuniões do Teams pelo Outlook exige uma conta do M365 Business Exchange. O guia da Microsoft sobre o Outlook informa que contas POP e IMAP, como Gmail, Yahoo e iCloud, não têm suporte.

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Como Iniciar uma Reunião Instantânea com o Reunir Agora

Não precisa agendar nada quando as pessoas com quem você precisa falar já estão online. O Reunir agora abre a reunião na hora.

Pelo calendário:

1. Selecione Calendário e depois Reunir agora no canto superior direito.
2. Troque o nome da reunião se quiser e selecione Obter um link para compartilhar para copiar o link.
3. Selecione Iniciar reunião e depois Ingressar agora.

Em um canal, abra o canal e selecione Reunir agora no canto superior direito. Em um chat em grupo, selecione Reunir agora na parte superior do chat e use Ligar para outras pessoas para ingressar para avisar o restante. Você também pode digitar /meetnow na caixa de mensagem de qualquer chat e pressionar Enter.

Depois de entrar, copie o link da reunião ou procure as pessoas pelo nome para convidá-las. Para usar o Reunir agora pelo calendário, você precisa de uma caixa de correio do Exchange Online.

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Como Agendar uma Reunião de Canal e Compartilhar o Link

Uma reunião de canal fica visível para a equipe inteira, e qualquer pessoa daquele canal consegue ingressar por ali.

1. Selecione Teams e abra a equipe que quiser.
2. Ao lado do Reunir agora, selecione a seta suspensa e escolha Agendar uma reunião.
3. Acrescente os participantes de fora da equipe e selecione Enviar.

Todo mundo na equipe recebe um convite pessoal. Reuniões de canal não funcionam em canais privados, e quem está fora da sua organização não consegue abrir o calendário do canal.

Para compartilhar o link de qualquer reunião agendada, abra a reunião no seu calendário do Teams e selecione Compartilhar > Copiar link de ingresso. Depois cole o link em um chat, uma postagem ou um email. Para convidados externos, um email de convite de reunião que explique o objetivo e a pauta mostra a eles por que vale a pena entrar.

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Opções de Reunião que Vale a Pena Revisar Antes de Enviar

As opções de reunião definem quem entra e o que cada pessoa pode fazer lá dentro. Para abri-las antes da reunião, selecione o evento no seu calendário do Teams e depois Exibir evento > Opções. As mais usadas:

• Quem pode contornar o lobby? define quem entra direto e quem espera para ser admitido.
• Quem pode apresentar: limita o compartilhamento de tela nas reuniões grandes.
• Permitir microfone para os participantes e Permitir câmera para os participantes: úteis em treinamentos e comunicados.
• Chat da reunião: libere sempre, só durante a reunião ou desative.
• Gravar e transcrever automaticamente: a gravação começa assim que a reunião começa.

Algumas opções, como restringir quem pode gravar ou aplicar uma marca-d'água, exigem o Teams Premium. Quanto à capacidade, o guia da Microsoft fixa o teto em 1.000 participantes ativos, mais até outras 10.000 pessoas no modo somente exibição quando essas vagas se esgotam. Para sessões longas, confira também o limite de tempo das reuniões do Teams antes de agendar.

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Como Ingressar em uma Reunião do Teams

Depois que o convite é enviado, ingressar é a parte fácil para os seus participantes. Eles selecionam o link do convite ou abrem a reunião no calendário do Teams e selecionam Ingressar. Quem não tem conta do Teams também consegue entrar: se o organizador permitir, a pessoa escreve o nome e entra, ou fica no lobby, conforme as opções da reunião.

Se alguém não recebeu o convite, ainda dá para ingressar com a ID e a senha da reunião. Nosso guia passo a passo explica como entrar em uma reunião do Teams com um código no computador, na web e no celular.

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Como Gravar uma Reunião do Teams e Fazer Anotações

O Teams já traz a gravação embutida. Durante a reunião, selecione Mais ações > Gravar e transcrever > Iniciar gravação. Segundo a documentação da Microsoft, você precisa de uma licença compatível do Microsoft 365 e de um administrador de TI que libere a gravação. Convidados e pessoas de outras organizações não podem gravar. Na maioria das reuniões o arquivo fica no OneDrive do organizador, e nossos guias explicam como gravar uma reunião do Teams passo a passo e onde as gravações do Teams ficam salvas.

Mesmo assim, a gravação não resolve as anotações: alguém precisa escrevê-las. É disso que um assistente de IA cuida: a MeetGeek entra nas suas reuniões do Teams como mais um participante e transforma cada chamada em transcrição, resumo e lista de tarefas. Como ela entra como qualquer outro participante, não depende do botão de gravação do Teams, embora o organizador talvez precise admiti-la pelo lobby. Configurar o assistente tem três passos:

1. Crie uma conta gratuita da MeetGeek.
2. Conecte o seu calendário. A partir daí o assistente entra sozinho nas reuniões do Teams que você tem agendadas, e você pode colar o link de uma chamada em andamento.
3. Depois da reunião, revise a transcrição, o resumo e as tarefas. A MeetGeek pode enviar tudo isso aos participantes.

O plano gratuito inclui 3 horas de transcrição por mês em mais de 100 idiomas. O armazenamento de vídeo e as integrações com outras ferramentas estão disponíveis a partir dos planos pagos. E antes de gravar alguém, avise: estes modelos de aviso de gravação resolvem essa parte rápido.

Para testar na sua próxima chamada do Teams, configure a integração da MeetGeek com o Microsoft Teams.

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Como Resolver os Problemas Mais Comuns do Teams

Quase todo problema de reunião vem de uma configuração do dispositivo, da conexão ou de uma permissão. Comece pelo caso que corresponde ao seu problema:

• O microfone ou a câmera não funcionam: no Teams, vá em Configurações e mais > Configurações > Dispositivos, escolha o microfone, o alto-falante e a câmera certos e selecione Fazer uma chamada de teste. Se o Teams continuar sem achá-los, confira se as configurações de privacidade do computador liberam o uso.
• O link de ingresso não abre: feche o Teams, abra de novo e entre pelo calendário ou com a ID e a senha da reunião.
• Áudio picotado ou vídeo travando: feche os aplicativos que consomem muita banda, passe para uma conexão por cabo se der e desligue a câmera para o áudio se manter limpo.
• Eco ou barulho de fundo: use fones e deixe o microfone no mudo quando não estiver falando.
• Você não consegue compartilhar a tela: pode ser que o organizador tenha limitado quem apresenta nas opções de reunião. Atualize o Teams também, porque uma versão antiga pode causar problemas no compartilhamento.

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Dicas para Reuniões Melhores no Teams

Até uma reunião bem agendada pode virar uma hora perdida. Estes hábitos fazem diferença:

1. Coloque a pauta no convite. As pessoas chegam preparadas e a reunião tem um fim claro.
2. Avise quando estiver gravando. Fale logo no começo para ninguém se surpreender depois.
3. Use salas para sessão de grupo nos workshops. Em grupos menores todo mundo tem espaço para falar.
4. Enxugue a lista de convidados. Quem só precisa do resultado pode ficar como participante opcional ou receber as anotações.
5. Faça o acompanhamento no mesmo dia. Envie as decisões, os responsáveis e os prazos enquanto tudo ainda está fresco na memória.

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Perguntas Frequentes

Como Crio uma Reunião no Teams e Envio o Link?

Agende a reunião no seu calendário do Teams, abra a reunião e selecione Compartilhar > Copiar link de ingresso. Cole o link em um email, um chat ou uma postagem. Quem já está na lista de participantes recebeu o link no convite.

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Preciso Baixar o Teams para Criar uma Reunião?

Não. Com uma conta corporativa ou de estudante do Microsoft 365, dá para criar uma reunião do Teams no Outlook na web: abra o Calendário, selecione Novo evento e ative a alternância Reunião do Teams.

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Como Inicio uma Reunião do Teams Sendo o Organizador?

Abra a reunião no seu calendário do Teams e selecione Ingressar. Se a reunião não estiver no calendário, use o Reunir agora pelo calendário, por um canal ou por um chat em grupo.

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É Possível Ingressar em uma Reunião do Teams sem Conta da Microsoft?

Sim, se o organizador permitir. O convidado abre o link da reunião, escreve o nome (no celular, toca na opção de ingressar como convidado) e entra, ou espera no lobby se o organizador exigir.

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Posso Fazer com que Todas as Reuniões do Outlook Sejam do Teams?

Sim. No novo Outlook, vá em Configurações do Calendário > Eventos e convites e ative Adicionar reunião online a todas as reuniões com o Microsoft Teams selecionado. No Outlook Clássico, a opção fica em Arquivo > Opções > Calendário.