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Relatório de participação em reuniões de Teams: O que é e como usá-lo
Desmistifique o relatório de presença em reuniões de Teams! Saiba como acessá-lo, interpretá-lo e aproveitá-lo para monitorar o engajamento e melhorar suas reuniões virtuais sem esforço.
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💬 Automated sharing of insights to other tools.
Acompanhar quem participou de suas reuniões do Microsoft Teams pode ser muito útil, esteja você organizando uma reunião de negócios, uma aula on-line ou uma conversa em equipe. Pensando nisso, o Microsoft Teams criou uma forma de você ver e baixar relatórios de presença, facilitando a revisão da participação e o acompanhamento quando necessário.
Neste guia, explicaremos tudo o que você precisa saber sobre o relatório de presença do Teams: como habilitá-lo, visualizá-lo e baixá-lo para obter informações mais detalhadas.
O que é um relatório de participação em reuniões de equipes?
Um relatório de participação em reuniões de equipes mostra quem entrou na reunião e por quanto tempo ficou. Inclui detalhes como nomes dos participantes, horários de entrada e saída e tempo total gasto na reunião.
Este relatório ajuda você a monitorar a participação, acompanhamento com pessoas, e manter registros se necessário. É útil para reuniões de trabalho, aulas e sessões de treinamento, pois permite ver quem apareceu e por quanto tempo.
O que inclui um relatório de participação e engajamento em reuniões de equipes:
- Uma lista de todas as pessoas que participaram da reunião
- Horários de entrada e saída para cada participante
- Duração total do atendimento para todos os indivíduos
- Métricas de engajamento para ajudar você a ver se os participantes usaram o bate-papo, reagiram com emojis ou participaram de enquetes
- Atividade geral insights sobre o quão ativamente os participantes estiveram envolvidos durante a sessão.
Quem pode visualizar relatórios de participação em reuniões em equipes:
- Normalmente, somente organizadores de reuniões tenha acesso total para visualizar e baixar o relatório.
- Se a reunião foi agendada por meio de um calendário do Teams ou do Outlook, a pessoa que configurá-lo é considerado o organizador e pode ver os detalhes do relatório.
- Co-organizadores pode verificar o relatório de presença durante a reunião, mas somente se o convite foi enviado pelo Teams. No entanto, eles não poderão baixá-lo do convite da reunião principal depois que a reunião terminar.
- Em alguns casos, se a reunião fosse parte de um canal, proprietários de equipes também pode ter acesso aos dados de atendimento.
NOTA: Participantes regulares e convidados não podem ver nem baixar o relatório. Se você precisar compartilhar os detalhes da participação com outras pessoas, o organizador precisará baixar e enviar o relatório manualmente.
NOTA #2: Se duas reuniões acontecerem simultaneamente no mesmo canal, o relatório de engajamento inicialmente exclui os detalhes da primeira reunião e gera apenas um relatório de presença para a segunda reunião.
💡 DICA PROFISSIONAL: Quer informações mais aprofundadas? Confira o MeetGeek's Percepções aba para ver como os participantes participam das reuniões, quais tópicos da reunião geram mais interesse e obter sugestões personalizadas para melhoria contínua. Você pode até mesmo personalizar relatórios com as métricas mais importantes para você.
Além disso, você sempre pode voltar e assistir novamente à gravação da reunião ou folhear o resumo da IA para identificar outras áreas que precisam ser aprimoradas.
Como ativar ou desativar os relatórios de participação em reuniões de equipes
A. Como habilitar relatórios de participação em reuniões de equipes antes de uma reunião
- Vá para o Calendário guia no Microsoft Teams.
- Encontre e clique na reunião que você deseja gerenciar.
- Nos detalhes da reunião, clique em Opções, em seguida, selecione Mais opções.
- Sob o Engajamento seção, ative o Permitir relatórios de presença alternar.
- Clique Salvar para aplicar as alterações.
NOTA: Se você não encontrar a opção de ativar os relatórios de presença, entre em contato com seu administrador de TI para obter ajuda.
B. Como habilitar relatórios de presença em reuniões durante uma reunião:
- Inicie ou participe da reunião do Teams na qual você deseja ativar o rastreamento de presença.
- Nos controles da reunião, clique em Mais ações (o ícone de três pontos) e, em seguida, selecione Configurações e vá para Opções de reunião.
- Sob o Engajamento seção, mude o Permitir relatórios de presença ative ou desative, dependendo de suas necessidades.
- Clique Salvar para confirmar suas configurações e começar a monitorar a frequência.
Como visualizar e baixar relatórios de participação em reuniões de equipes
A. Como encontrar e baixar relatórios de presença durante a reunião de equipes:
- Na reunião em andamento, clique em”Pessoas” (participantes) ícone nos controles da reunião.
- Toque no menu de três pontos (Mais ações) na parte superior do Painel de Participantes.
- Clique em “Baixar lista de presenças” no menu suspenso.
- O relatório será baixado como um arquivo CSV, que você pode abrir no Microsoft Excel para verificar dados detalhados de presença.
NOTA: Se você configurar salas de reunião em sua reunião do Teams, os insights de participação aparecerão nos relatórios de presença da reunião principal.
B. Como visualizar e baixar relatórios de presença no bate-papo da reunião de equipes:
- Alguns minutos após o término da reunião do Teams, abra o bate-papo da reunião no aplicativo Teams.
- Clique no boletim de presença para abrir e revisar os detalhes. Você pode baixar o relatório como um arquivo CSV e analisá-lo no Excel.
IMPORTANTE:
- Os coorganizadores podem verificar o relatório de presença no bate-papo da reunião, mas somente após o término da reunião.
- Se for uma reunião recorrente, o Teams gera um relatório de presença exclusivo para cada sessão.
- Se houver menos de dois participantes, o relatório não aparecerá no bate-papo, mas você ainda poderá encontrá-lo na guia Participação do convite para reunião.
- Se o organizador da reunião deixar a organização, todos os seus relatórios serão excluídos permanentemente e ninguém mais poderá acessá-los.
C. Como visualizar e baixar relatórios de presença após a reunião de equipes:
- Vá para o seu Calendário de equipes e encontre a reunião que você deseja verificar.
- Clique na reunião e abra o “Comparecimento” guia onde você verá um “Relatório de presença” azulejo.
- O relatório oferece uma visão geral da reunião, mostrando detalhes como quem entrou e quando.
- Se você quiser manter uma cópia, clique no “Baixar” botão no canto superior direito para salvar o relatório como um arquivo CSV.
Como manter os relatórios de presença de suas equipes em um só lugar
Se sua pasta Downloads parecer uma bagunça e você nunca conseguir encontrar o que precisa em suas reuniões, a ajuda está a caminho e é chamada MeetGeek.
O MeetGeek é uma plataforma de colaboração e automação de reuniões com IA que ajuda você a tirar o máximo proveito de suas reuniões. Ele se junta automaticamente às suas reuniões para gravá-las, transcrevê-las e compartilhá-las com sua equipe para aumentar o trabalho em equipe e a produtividade, garantindo que cada conversa ofereça valor real.
E quando dizemos automaticamente, queremos dizer você sincronizar MeetGeek uma vez com seu calendário, e ele faz todas essas coisas sozinho, então você não precisa baixar tudo separadamente para cada reunião.
Por um lado, o MeetGeek permite que você veja todas as suas reuniões em um só lugar, classificadas por equipes e tipos de chamadas:
Com o MeetGeek, todas as suas reuniões são armazenadas em um só lugar, onde quer que tenham ocorrido, MS Teams, Google Meet ou Zoom, ordenadas ordenadamente por equipes e tipos de chamadas. Para cada reunião, você obtém:
- Uma gravação de vídeo
- Uma transcrição completa
- Resumos gerados por IA com as principais conclusões e itens de ação
- Detalhes da reunião, como data, hora e duração
- Um relatório de presença
Além disso, você pode criar equipes com facilidade e definir quem da sua equipe pode ver quais reuniões. É uma maneira simples de manter as coisas organizadas e garantir que as pessoas certas tenham acesso ao que precisam:
NãoComo ocultar sua identidade nos relatórios de participação em reuniões:
- Aberto Equipes e clique em Configurações e muito mais (os três pontos no canto superior direito).
- No menu suspenso, selecione Configurações.
- Vá para Privacidade.
- Encontre o “Identifique-me nos relatórios de presença” ative ou desative, dependendo de sua preferência.
Por que o recurso de relatório de presença de equipes não está funcionando?
Se o relatório de presença do Teams não estiver funcionando conforme o esperado, aqui estão alguns motivos possíveis e o que você pode fazer a respeito:
Razão #1: Limites de tamanho de reuniões
Se sua reunião tiver mais de 120 participantes, o relatório de presença gerado durante a reunião pode não incluir todos. No entanto, o relatório pós-reunião deve ter todos os participantes listados.
Razão #2: Limitações do Breakout Room
Se você usou salas de grupo e as excluiu após a reunião, seus dados não aparecerão no relatório de presença.
Motivo #3: Participantes somente para visualização
No momento, o relatório não rastreia participantes somente para visualização, portanto, se alguém entrar nesse modo, não será incluído no relatório final.
Motivo #4: Várias reuniões em um canal
Se alguém iniciar uma segunda reunião na mesma conversa do canal enquanto outra estiver em andamento, somente o relatório de presença da segunda reunião estará disponível.
Razão #5: participantes do lobby
Se alguém permanecer no saguão e não for admitido na reunião, não aparecerá no relatório de presença.
Motivo #6: Participantes em espera
Se um participante for colocado em espera durante a reunião, sua participação ainda será contabilizada no relatório desse período.
Motivo #7: Reuniões instantâneas de canal
Os relatórios de presença não funcionam para reuniões instantâneas iniciadas em um canal do Teams.
Motivo #8: Restrições do coorganizador
Os coorganizadores não podem acessar os relatórios de participação nas reuniões do canal, portanto, somente o organizador da reunião terá acesso.
Razão #9: recurso de relatório desativado
Se você não conseguir ver a opção de relatório de presença, ela pode estar desativada. Verifique as configurações da reunião e certifique-se de que”Permitir relatório de presença” a alternância está ativada.
NOTA: Se você ainda estiver tendo problemas para acessar os relatórios de presença, considere pedir ao administrador de TI que confirme se alguma configuração está restringindo o acesso.
Automatize as reuniões de sua equipe com o MeetGeek!
O acompanhamento da participação no Teams fornece todos os detalhes de que você precisa para ficar por dentro das coisas. Com a configuração correta e algumas etapas simples, você pode facilmente encontrar, baixar e gerenciar seus relatórios sem qualquer estresse.
E se você quiser levar as coisas para o próximo nível e manter todas as informações da reunião organizadas em um só lugar, MeetGeek pode ajudar. Ele grava, transcreve e organiza automaticamente suas reuniões, para que você nunca mais precise vasculhar arquivos infinitos.
Experimente o MeetGeek hoje e faça com que suas reuniões funcionem de forma mais inteligente para você!
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