Como usar a IA do Microsoft Teams para reuniões

As reuniões têm o objetivo de aumentar a produtividade, mas podem deixá-lo sobrecarregado quando você está tentando fazer anotações, acompanhar as decisões e se manter envolvido na conversa. É fácil esquecer pontos-chave ou perder detalhes importantes.

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É aí que o AI Copilot do Microsoft Teams entra em cena. Com resumos automáticos, transcrição em tempo real e insights inteligentes, ele captura os principais momentos para que você possa se concentrar na conversa em vez de fazer anotações. O Copilot permite que você faça perguntas, obtenha itens de ação e gere resumos de reuniões instantaneamente.

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Neste guia, mostraremos como usar o Copilot do MS Teams para tornar suas reuniões mais eficientes, organizadas e sem estresse.

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Recursos do Microsoft Copilot para reuniões:

• Resumos de reuniões em tempo real: Copiloto fornece atualizações ao vivo durante as reuniões, resumindo pontos-chave e destacando áreas de acordo ou discussão. Isso torna mais fácil para os participantes da reunião se manterem atualizados sem fazer anotações.
• Recapitulação inteligente: Perdeu uma reunião? Não tem problema. Após o término da reunião, o Copilot fornece Notas de reunião geradas por IA, incluindo os principais tópicos, decisões e tarefas, para que os usuários possam se atualizar rapidamente.
• Resumo e destaques da chamada: Depois das chamadas de voz, o aplicativo também cria resumos baseados em IA, anotando discussões e itens de ação importantes, para que você não precise transcrever as coisas manualmente.
• Atribuição do palestrante: O Copilot monitora quem disse o quê em uma reunião, facilitando o acompanhamento de conversas e a análise das principais contribuições de palestrantes específicos.
• Isolamento de voz: Se você estiver em um ambiente ruidoso, o Copilot pode filtrar o ruído de fundo para que somente sua voz seja ouvida com clareza. Perfeito para trabalho remoto ou chamadas em espaços movimentados.

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Como marcar reuniões com o Teams Copilot

Se você estiver organizando uma reunião no Microsoft Teams, você tem controle sobre como e quando o Copilot é usado. Mesmo que você não tenha uma licença Copilot, você pode decidir se os participantes puderem acessá-lo com base nas configurações da sua organização.

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Antes de iniciar sua reunião, você pode ajustar as configurações do Copilot para decidir quando ele estará disponível. Dependendo das políticas da sua organização, você pode escolher entre estas opções:

• Durante e após a reunião: O Copilot permanece ativo durante toda a reunião e mesmo após o término, mas a transcrição deve estar ativada para que funcione. O Copilot começará a trabalhar assim que a reunião começar a ser transcrita.
• Somente durante a reunião: O Copilot gerará insights em tempo real enquanto a reunião estiver em andamento, usando dados de fala para texto. No entanto, quando a reunião termina, os dados desaparecem, a menos que a transcrição seja ativada.
• Desligado: O Copilot está completamente desligado, o que significa que nenhuma transcrição, gravação ou notas geradas por IA estarão disponíveis. Isso é melhor para reuniões privadas ou confidenciais.

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Depois que a reunião começar, você ou qualquer participante com acesso poderá ativar o Copilot:

• Clique no Botão Copiloto nos controles da reunião.
• Se a transcrição ainda não estiver ativada, o aplicativo Teams solicitará que você a inicie.
• Uma vez ativado, o Copilot começará a analisar e resumir as discussões.

NOTA: Sua capacidade de controlar as configurações do Copilot depende das regras da sua organização, da licença da Microsoft, dos rótulos de confidencialidade e dos modelos de reunião. Se você não vê a opção de ativar o Copilot, consulte seu administrador de TI para confirmar o que é permitido para suas reuniões.

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Como se atualizar quando você está atrasado para uma reunião com o Teams Copilot:

1. Se você entrar em uma reunião com mais de 5 minutos de atraso, o Teams mostrará uma notificação que oferece um resumo.
2. Clique “Open Copilot”, e uma recapitulação da reunião até agora aparecerá no lado direito da tela. Isso ajuda você a ver o que já foi discutido sem precisar perguntar a outras pessoas.
3. Se você quiser revisar o resumo enquanto continua com a reunião, clique em “Sair” para abrir o Copilot em uma janela separada. Dessa forma, você pode passar por pontos-chave enquanto se mantém envolvido na conversa.
4. Antes do término da reunião, o Copilot fornecerá um resumo com as principais conclusões e as próximas etapas.

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NOTA: Você também pode pedir ao Copilot que verifique se há algum tópico não resolvido ou perguntas abertas que precisem de atenção.

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💡 DICA PROFISSIONAL: Precisa de mais do que apenas um resumo? Clique no Botão Copiloto nos controles da reunião e escolha instruções úteis da biblioteca Teams AI, como:

• Recapitule a reunião até agora
• Listar itens de ação
• Destaque os principais pontos de discussão
• Sugira perguntas complementares

Você também pode digitar suas próprias perguntas, como:

• Onde discordamos sobre esse assunto?
• Como [um participante] respondeu à proposta?
• Que perguntas posso fazer para levar a discussão adiante?

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Como ter reuniões mais eficazes do Microsoft Teams

O Microsoft Teams Copilot é ótimo para resumir discussões e ajudar com insights sobre reuniões. Ainda assim, se você precisar de uma solução que ofereça flexibilidade adicional e automação avançada para tornar suas reuniões mais colaborativas, Assistente de reuniões do MeetGeek é a resposta.

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Se você precisa de gravações automáticas, resumos de reuniões gerados por IA ou integrações perfeitas com outras ferramentas, o MeetGeek complementa o Teams Copilot em várias áreas importantes.

Veja por que você pode querer o MeetGeek para suas próximas reuniões de equipes:

• Com o MeetGeek, as reuniões são gravadas automaticamente, mesmo se você não for o anfitrião. O Teams Copilot requer ativação manual e funciona somente se a transcrição estiver ativada.
• O MeetGeek funciona em todas as principais plataformas — MS Teams, Google Meet, Zoom e até reuniões offline, fornecendo uma solução abrangente.
• Ao contrário do Teams Copilot, que fornece resumos no ambiente Microsoft, o MeetGeek cria resumos de reuniões detalhados e estruturados que podem ser compartilhados em diferentes plataformas.
• Embora o Teams Copilot seja projetado para aplicativos Microsoft 365, o MeetGeek se conecta com Mais de 10.000 aplicativos incluindo Slack, Notion, Trello, HubSpot por meio do Zapier, facilitando a automação de fluxos de trabalho e o compartilhamento de ideias de reuniões em diferentes ferramentas.
• O MeetGeek fornece informações valiosas ao rastrear tendências e engajamento dos palestrantes. Isso ajuda você a melhorar o desempenho da equipe, oferecendo oportunidades de treinamento e aumentando a produtividade.

• O MeetGeek transcreve e resume reuniões em mais de 50 idiomas com alta precisão, enquanto o Teams Copilot é otimizado principalmente para inglês.
• O MeetGeek automatiza acompanhamentos e envios atas de reuniões personalizadase organiza as gravações em um base de conhecimento pesquisável. O Teams Copilot se concentra em insights em tempo real, mas não oferece o mesmo nível de automação pós-reunião.
  
  

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• O Teams Copilot foi projetado para reuniões internas do Teams, enquanto o MeetGeek funciona para reuniões internas e externas, facilitando o compartilhamento de ideias com clientes, parceiros ou partes interessadas.

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Se você já usa o Teams Copilot, o MeetGeek pode ser um ótimo complemento para uma melhor automação pós-reunião e integração do fluxo de trabalho. E sempre que você precisar de um assistente de reuniões com IA que funcione em diferentes plataformas, registre sem limitações e ajude a automatizar o acompanhamento e a colaboração, o MeetGeek está aqui para você.

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Ao combinar o MeetGeek com o Teams, você pode obter o melhor dos dois mundos: assistência em tempo real durante reuniões com o Copilot e automação pós-reunião mais inteligente com o MeetGeek.

Como automatizar a tomada de notas com o Teams Copilot

A. Como adicionar notas geradas por IA a um convite para reunião de equipes:

1. Aberto Equipes da Microsoft e vá para Calendário no lado esquerdo.
2. Clique Nova reunião para agendar uma reunião.
3. Na janela de convite para reunião, encontre o Alternar notas geradas por IA e troque-o em para ativar a transcrição automática e as notas.
4. Clique Salvar e envie o convite normalmente.
5. As notas geradas pela IA agora transcreverão e resumirão automaticamente sua reunião.

NOTA: Esse recurso funciona apenas para reuniões agendadas e não pode ser usado para reuniões de canal, reuniões instantâneas ou chamadas do Teams.

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B. Como adicionar notas geradas por IA durante uma reunião de equipes:

1. Abra os controles da reunião e clique em Notas de IA no bate-papo da reunião ou na parte superior da tela.
2. Clique no Ícone do Copilot, em seguida, ative o Alternar notas geradas por IA.
3. Uma vez ativado, o Ícone de notas mudará, mostrando que as notas geradas pela IA estão ativas. Pode levar alguns minutos para que as notas apareçam enquanto a IA processa a discussão.

NOTA #1: As notas geradas pela IA dependem da transcrição da reunião, portanto, se a transcrição estiver desativada, a tomada de notas será pausada até que seja ativada novamente.

NOTA #2: Somente usuários do Microsoft 365 Copilot (organizadores ou apresentadores no desktop/web) podem ativar ou desativar as notas geradas pela IA, mas todos os participantes (exceto convidados externos) podem ver as atualizações ao vivo.

NOTA #3: Os participantes móveis podem ver as notas ao vivo sendo geradas, mas não podem ativá-las ou desativá-las durante a reunião.

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C. Como desativar as notas geradas pela IA durante uma reunião:

1. Clique no Ícone de notas geradas por IA nos controles da reunião.
2. Selecione o Ícone do Copilot para abrir as configurações.
3. Desligue o Alternar notas geradas por IA. O Copilot deixará de fazer novas anotações, mas todas as notas já capturadas permanecerão visíveis.

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D. Como revisar as notas geradas pela IA após uma reunião:

1. Aberto Equipes e vá para Bate-papo no lado esquerdo.
2. Encontre o chat de reunião onde as notas geradas pela IA foram ativadas.
3. Clique Recapitulação na parte superior do bate-papo da reunião ou selecione Ver recapitulação da miniatura da reunião.
4. Clique no Ícone de notas geradas por IA para revisar as notas.

NOTA: as notas geradas pela IA são armazenadas em uma página do Microsoft Loop, na qual qualquer participante pode editar ou atualizar as notas antes, durante ou depois da reunião. Você também pode verificar a guia de resumo da IA para ver um resumo completo da transcrição criado após a reunião.

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💡 DICA PROFISSIONAL: Automatize a tomada de notas para reuniões presenciais com o MeetGeek!

Aplicativo móvel MeetGeek facilita a tomada de notas de reuniões. Esteja você em uma sala de conferência, em sua mesa ou em um evento, o aplicativo pode gravar conversas e criar automaticamente um resumo confiável para sua equipe.

Basta abrir o aplicativo e clicar em gravar, e o MeetGeek capturará tudo: reuniões, entrevistas, sessões de treinamento ou palestras em conferências, para que você nunca mais precise fazer anotações manualmente.

Depois da reunião, você pode revisar as notas, ouvir a gravação ou verificar os resumos gerados pela IA diretamente do seu telefone. Isso é especialmente útil quando você está em trânsito e precisa de uma rápida recapitulação antes da próxima reunião.

O aplicativo também permite pesquisar pontos-chave em suas notas e compartilhá-los facilmente com sua equipe sempre que necessário.

Como encerrar uma reunião com as próximas etapas claras com o Teams Copilot:

1. Alguns minutos antes do término da reunião, o Copilot enviará uma solicitação para ajudar a encerrar as coisas.
2. Clique Abra o Copilot para ver um resumo rápido do que foi discutido e das próximas etapas, incluindo tarefas atribuídas a pessoas específicas.
3. Se precisar de mais detalhes, pergunte ao Copilot coisas como “Há alguma pergunta em aberto?” ou “O que ainda precisa ser decidido?”
4. Use o resumo para esclarecer os itens de ação para que todos saibam o que fazer a seguir antes de sair da reunião.

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Como usar o Copilot após uma reunião

A. Como usar o Teams Copilot após uma reunião a partir do chat de reunião:

1. Abra o Teams e vá para o bate-papo da reunião em que o Copilot foi usado.
2. Clique no Ícone do Copilot no canto superior direito.
3. Faça perguntas ao Copilot como “Quais foram as principais conclusões?” ou “Quais ideias foram discutidas?” Ele extrairá informações da transcrição do bate-papo e da reunião.

NOTA: O Copilot mostrará onde obteve os dados, para que você possa determinar facilmente se eles vieram do bate-papo ou da discussão falada. Se nenhuma transcrição foi gravada, o Copilot só usará as mensagens do bate-papo para resumir a reunião.

Desde que a transcrição esteja disponível, o Copilot pode analisar tanto o bate-papo quanto o conteúdo falado, facilitando a revisão do que aconteceu.

B. Como usar o Teams Copilot após uma reunião na guia Recapitulação:

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1. Abra o Teams e vá para o chat de reunião onde a reunião aconteceu.
2. Clique no Recapitulação aba na parte superior.
3. Clique no Ícone do Copilot para ver um resumo dos principais pontos, itens de ação e insights da reunião.
4. Faça perguntas ao Copilot como “Quais foram as principais conclusões?” , “Quais tarefas foram atribuídas?” , ou “Há algum tópico não resolvido?”
5. Se a reunião foi transcrita, o Copilot extrairá detalhes de ambos mensagens de bate-papo e a transcrição para fornecer um resumo completo. Lembre-se de que, se uma reunião posterior de uma série recorrente for transcrita, o histórico de conversas anteriores do Copilot poderá não estar mais disponível.

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NOTA: Copilotos recapitulação inteligente está disponível com Equipes Premium ou Microsoft 365 Copilot, portanto, o acesso depende da configuração da sua organização.

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💡 DICA PROFISSIONAL: Deixe o MeetGeek acompanhar suas reuniões automaticamente!

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Perguntas frequentes

1. Como faço para ativar a IA no Teams?

Se sua organização tiver o Microsoft 365 Copilot ou o Teams Premium, recursos de IA, como o Copilot, estarão disponíveis no Teams. Você pode ativar notas geradas por IA em um convite de reunião ou ativar o Copilot durante uma reunião a partir dos controles da reunião.

Se você não encontrar essas opções, verifique com seu administrador de TI se o Copilot está disponível para sua conta.

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2. O Microsoft Copilot AI é gratuito?

Não, o Microsoft Copilot não é gratuito. Ele está incluído no Microsoft 365 Copilot e no Teams Premium, que exigem uma assinatura paga.

Alguns recursos baseados em IA no Teams podem estar disponíveis por meio de testes gratuitos ou visualizações limitadas, mas o acesso total requer uma assinatura.

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3. O ChatGPT 4 é melhor que o Copilot?

Se você precisa de IA para produtividade no local de trabalho, o Copilot é melhor. Se você quer uma IA conversacional que mapeie as intenções do usuário para as ações definidas pelo usuário, o ChatGPT-4 é uma ótima escolha.

Isso porque o ChatGPT-4 é um modelo geral de IA para responder perguntas, escrever conteúdo e debater ideias. O Microsoft Copilot está integrado ao Teams e ao Microsoft 365 e foi projetado para ajudar com reuniões, resumos, e-mails e tarefas relacionadas ao trabalho.

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Melhore as reuniões de sua equipe com a IA!

A IA do Microsoft Teams pode tornar suas reuniões mais eficientes e organizadas, ajudando você a se manter atualizado com resumos, itens de ação e insights em tempo real. Se você estiver usando o Copilot para acompanhar discussões perdidas ou automatizar a tomada de notas e se concentrar em sua lógica de negócios, é uma ótima maneira de economizar tempo e aumentar a produtividade.

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Mas se você precisar de mais automação, flexibilidade e recursos avançados de reuniões de IA, o MeetGeek é uma ótima adição. Ele funciona em equipes, Zoom, Google Meet e até mesmo em conversas off-line, oferecendo resumos detalhados, transcrições pesquisáveis e integrações perfeitas com mais de 10.000 aplicativos (além da API OpenAI). Experimente o MeetGeek gratuitamente e veja a diferença!