9 dicas para alcançar a máxima produtividade em reuniões

^{Fonte da imagem: senipetro em Freepik}

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Em termos de produtividade em reuniões, você provavelmente já ouviu o ditado “As reuniões são onde a produtividade morre” mais de uma vez.

Para a maioria das pessoas, as reuniões de equipe fazem parte do trabalho diário. Mas, embora as reuniões sejam altamente valorizadas pelas organizações, muitos participantes saem com a sensação de que perderam tempo e impulso em sua jornada de trabalho. De acordo com a Forbes, apenas metade das reuniões acaba sendo produtiva.

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E se disséssemos que isso não precisa mais ser o caso? Continue lendo para descobrir como aumentar a produtividade das reuniões e explorar os reais benefícios das reuniões de equipe.

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O que é produtividade em reuniões?

O nível de produtividade de uma reunião pode ser calculado comparando suas entradas — tempo alocado, recursos usados e preparativos necessários — com seus resultados ou resultados concretos.

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Uma reunião produtiva significa que a produção é maior do que a entrada, enquanto que, para reuniões improdutivas, a entrada é menor do que a saída.

É fundamental entender a distinção entre eficácia e eficiência. Só porque uma reunião é eficiente — ela começa na hora certa, é curta e objetiva — não significa automaticamente que ela seja eficaz ou que agregue valor.

O segredo para reuniões produtivas

Já estabelecemos que o objetivo das reuniões produtivas é produzir resultados. Uma boa reunião reúne as pessoas certas para um propósito específico, facilita o diálogo aberto e gera resultados bem-sucedidos.

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‍Pesquisa mostra que existem vários fatores-chave que promovem reuniões produtivas:

1. Design e composição da reunião
2. Ações individuais, interações interpessoais e comportamentos do líder
3. Resultados proximais e distais

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1. Design e composição de reuniões

Os aspectos mais importantes a serem considerados quando se trata de design e composição de reuniões são:

• Frequência, variedade e tempo de preparação necessário: estabeleça com que frequência você se reunirá com sua equipe, os tópicos que abordará e o tempo que você e sua equipe precisam reservar para se preparar para a discussão.
• Criando uma equipe diversificada: Uma equipe funcionalmente diversificada significa que haverá uma gama maior de soluções para os problemas existentes.
• Preparação dos participantes: dar aos membros da equipe a possibilidade de se prepararem para sua função na reunião com antecedência aumenta a produtividade e a qualidade da reunião.

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2. Ações individuais, interações interpessoais e comportamentos do líder

Uma reunião produtiva depende muito da dinâmica entre os participantes da reunião.

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Vamos ver como essa dinâmica pode ser:

• Ações individuais: comportamentos sociais positivos geram reações sociais favoráveis, aumentando assim a qualidade objetiva da reunião.
• Interações interpessoais: por exemplo, o desempenho do grupo pode ser estimulado por meio do humor; por outro lado, a produtividade da reunião pode ser afetada negativamente por ter os reclamantes sentados à mesa.
• Comportamento do líder: os líderes de reuniões podem incentivar a participação dos funcionários, tornando as reuniões mais envolventes, condensadas e objetivas.

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3. Resultados proximais e distais

Os resultados proximais são os resultados que você pode esperar rapidamente após a reunião. Os resultados distais demoram mais para se desenvolver. Aqui estão alguns exemplos do que considerar em termos de resultados de reuniões:

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• Resultados proximais

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Por exemplo: uma boa reunião ajuda uma organização a estabelecer ou ajustar sua direção estratégica.

Por exemplo: as sessões de esclarecimento ajudam a criar e manter um ambiente de trabalho seguro.

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• Resultados distais

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Por exemplo: a satisfação geral no trabalho está relacionada à satisfação com as reuniões.

Por exemplo: o sucesso de uma organização pode ser previsto por meio de interações positivas da equipe nas reuniões.

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9 dicas para alcançar a máxima produtividade em reuniões

Aqui estão nossas principais dicas para reuniões produtivas:

1. Grave suas reuniões virtuais
2. Busque menos reuniões
3. Definir um limite de tempo para reuniões 
4. Tenha uma (boa) agenda de reuniões 
5. Definir tarefas e itens de ação
6. Envolva todos os participantes da reunião
7. Estabeleça regras básicas para reuniões
8. Considere uma reunião a pé
9. Crie uma zona livre de smartphones 

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Vamos dar uma olhada mais de perto em cada um deles!

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1. Grave suas reuniões virtuais

Gravando suas reuniões pode fornecer detalhes precisos do que foi discutido durante uma reunião, facilitando várias tarefas diárias para todos os membros da equipe:

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• Os funcionários sentirão que suas opiniões foram ouvidas e levadas em consideração.
• Como a reunião é gravada, não há necessidade de designar anotadores e gastar tempo anotando as informações. Em vez disso, você pode se concentrar na discussão.
• Ter uma transcrição escrita facilita a criação de notas de reunião.
• Você pode compartilhar conhecimentos com facilidade e acompanhar as reuniões das quais não pôde participar.
• Tarefas e itens de ação podem ser extraídos diretamente das conversas.
• Qualquer debate pode ser resolvido simplesmente verificando o que foi discutido.

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2. Busque menos reuniões

Muitas empresas têm um dia e um horário definidos para as reuniões. Essa abordagem rígida geralmente acaba com a produtividade das reuniões.

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As reuniões são tão boas quanto seus resultados, e o cansaço das reuniões é real. Antes de agendar reuniões, pergunte a si mesmo: “Essa reunião poderia ser substituída por um e-mail?” Tente organizar reuniões somente quando as coisas precisarem ser feitas, as decisões precisarem ser tomadas ou quando os planos de ação precisarem ser refinados.

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3. Definir um limite de tempo para reuniões

Quanto tempo sua reunião deve durar? Depende do objetivo da reunião; as sessões de brainstorming provavelmente levarão mais tempo do que as reuniões típicas de atualização de status.

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Lembre-se de que o tempo é sua ferramenta mais valiosa, então use-o com sabedoria. Não faça a reunião durar duas horas se ela pudesse ter sido concluída em 30 minutos. Independentemente da duração, certifique-se de que sua reunião comece e termine no horário, aproveitando um relógio de ponto para funcionários para monitorar a frequência e garantir a pontualidade.

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Chegar na hora certa para suas reuniões não só provará que você valoriza o tempo dos participantes, mas também pode aumentar a produtividade.

4. Tenha uma (boa) agenda de reuniões

Não podemos enfatizar o suficiente a importância de ter uma agenda boa e clara.

Comece a escrever a pauta da reunião definindo o objetivo da reunião. Um propósito claro é essencial para qualquer reunião produtiva. Manter o foco nisso durante todo o processo de planejamento ajuda a evitar desordem e digressões que desperdiçam tempo.

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Para maximizar a produtividade, crie uma agenda focada e acionável. Isso implica que não haverá muita margem de manobra e que a reunião cobrirá apenas os itens da sua agenda.

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Seja específico sobre os itens que você está incluindo, fique longe de assuntos ambíguos e levante questões conforme necessário. Compartilhe a pauta da reunião com todos os participantes antes da reunião.

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5. Definir tarefas e itens de ação

Estabelecer tarefas e itens de ação é um dos resultados mais importantes de uma reunião. Ao criar um conjunto claro de ações e designar pessoas responsáveis por sua conclusão, você pode garantir que todos continuem com suas tarefas e contribuam para o progresso geral.

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Para evitar tarefas sem proprietários ou soluções sem ação, é essencial ter todos os detalhes anotados. Perguntas como “quem”, “o quê” e “quando” são cruciais para a produtividade.

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6. Envolva todos os participantes da reunião

Incentive todos os participantes da reunião a participarem das discussões e do processo como forma de aumentar a produtividade e garantir a troca adequada de informações.

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Aqui estão as três funções essenciais que você precisa cobrir em qualquer reunião:

• A cadeira
• O cronometrista
• Os participantes

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A cadeira

Moderadores ou facilitadores garantem que os tópicos sejam abordados adequadamente e sejam responsáveis por abordar todos os itens da agenda.

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O cronometrista

Um cronometrista acompanha a duração da reunião e quanto tempo resta para cada item da pauta.

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Os participantes

Somente aqueles que podem contribuir significativamente devem participar de suas reuniões. Para determinar quem são, liste os tópicos da reunião como perguntas. Quem conseguir dar respostas precisa de um assento à mesa.

7. Estabeleça regras básicas para reuniões

Antes mesmo de a reunião começar, estabeleça algumas regras básicas com sua equipe. Os participantes devem cumprir essas regras para garantir que as reuniões sejam eficientes, bem administradas e respeitosas.

Com base nos requisitos de sua equipe e na cultura de sua organização, você pode personalizar as regras de acordo com suas necessidades. Se as regras forem violadas, como líder de equipe, você pode tomar medidas corretivas.

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Aqui estão algumas regras básicas para reuniões que você deve considerar incluir em suas reuniões:

• Venha preparado
• Seja pontual
• Comece com uma nota positiva
• Siga a agenda
• Crie um ambiente inclusivo
• Seja orientado para a solução
• Sempre assuma uma intenção positiva

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8. Considere uma reunião a pé

Reuniões ambulantes são exatamente o que parecem. Semelhante a uma reunião regular que ocorre em uma sala de conferências (ou on-line), uma reunião a pé representa uma oportunidade de comunicação, trabalho em equipe, discussão e planejamento, além de algumas outras vantagens.

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Aumentar os níveis de saúde e energia, aproximar a equipe, incentivar os membros da equipe a promover relacionamentos e permitir a colaboração fora do escritório são apenas alguns dos benefícios adicionais.

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Um Assistente de IA deve fazer parte de sua estratégia para aumentar a eficácia das reuniões. Gravar e transcrever suas discussões tornará o tempo gasto nas reuniões mais eficiente e envolvente. ‍

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Quando você transcreve reuniões, o conhecimento se torna facilmente compartilhável. Em vez de comparar notas, você pode simplesmente informar todos lendo determinadas seções da transcrição.

9. Crie uma zona livre de smartphones

O uso de smartphones em reuniões é um incômodo tanto para os organizadores quanto para os participantes. Muitas pessoas concordam que isso demonstra falta de respeito pelo palestrante e seus colegas, bem como participação parcial ou ausente.

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Tornar as áreas onde você realiza reuniões uma “zona livre de smartphones” e solicitar que as pessoas deixem os telefones do lado de fora pode ajudar a reduzir possíveis distrações que elas possam causar, garantindo que você tenha toda a atenção de todos.

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Quase todas as reuniões no mundo dos negócios de hoje são conduzidas virtualmente ou em um formato híbrido. Essa regra ainda é válida para pessoas que frequentam de casa, embora possa parecer contra-intuitiva, dada a quantidade de tecnologia usada nas reuniões atualmente.

Comece a ter reuniões eficazes hoje

Sabemos que pode ser difícil lidar com a loucura das reuniões e, em vez disso, começar a ter reuniões produtivas. Especialmente no contexto de reuniões on-line/híbridas, realizar reuniões pode parecer cansativo.

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A boa notícia é que, se você incorporar nossas 9 dicas em suas reuniões do dia a dia, podemos garantir que você aumente os níveis de produtividade da sua equipe.

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