O guia de 2024 para comunicação assíncrona

^{Fonte da imagem: superstar do piki em Freepik}

À medida que entramos em 2024, a comunicação assíncrona surgiu como um fator-chave na forma como nos comunicamos no local de trabalho, remodelando a forma como as equipes interagem, colaboram e alcançam a produtividade.

‍

Essa mudança é particularmente crucial em uma era em que o trabalho remoto e as equipes globais não são mais a exceção, mas a norma. Este guia foi criado para ajudar você a entender a importância da comunicação assíncrona, como ela pode melhorar a eficiência no local de trabalho e as melhores práticas para integrá-la às suas operações comerciais diárias.

‍

Se você está gerenciando uma equipe distribuída, trabalhando em diferentes fusos horários ou simplesmente procurando melhorar a dinâmica de comunicação da sua organização, este guia oferece informações valiosas e dicas práticas para aproveitar todo o potencial da comunicação assíncrona. Vamos começar?

‍

O que é comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona se refere à troca de informações sem a necessidade de todas as partes estarem presentes ou envolvidas ao mesmo tempo.

‍ 

Ao contrário da comunicação síncrona, em que as interações acontecem em tempo real e se espera que os participantes respondam imediatamente — pense em reuniões presenciais ou videochamadas ao vivo — a comunicação assíncrona não está vinculada à participação simultânea.

‍

O remetente e o destinatário não precisam estar on-line ou disponíveis ao mesmo tempo, oferecendo flexibilidade e conveniência.

‍

A diferença entre comunicação assíncrona e síncrona

Compreender a diferença entre comunicação síncrona e assíncrona é vital para as empresas, pois a eficácia da comunicação no local de trabalho geralmente depende de encontrar o equilíbrio certo entre essas duas formas, garantindo que as informações fluam de forma suave e eficiente, respeitando estilos e horários de trabalho individuais.

‍

A. Exemplos de comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona é caracterizada por um intervalo de tempo entre o envio e a resposta de uma mensagem.

‍

Aqui estão alguns exemplos de comunicação assíncrona:

• E-mails: A forma quintessencial de comunicação assíncrona, os e-mails permitem uma comunicação detalhada com a conveniência do remetente e do destinatário
• Mensagens de vídeo gravadas: Os membros da equipe podem gravar e enviar mensagens de vídeo que podem ser visualizadas e respondidas posteriormente, fornecendo um toque pessoal sem a necessidade de interação em tempo real
• Reuniões gravadas: Algumas reuniões precisam acontecer em determinados horários, independentemente de todos poderem comparecer ou não. Plataformas de automação de reuniões, como o MeetGeek, capturam reuniões e facilitam o compartilhamento com outros membros da equipe.
• Documentos colaborativos: Plataformas como o Google Docs ou a Asana permitem que os membros da equipe contribuam em momentos diferentes, o que torna os projetos em andamento acessíveis e editáveis 24 horas por dia
• Postagens em fóruns e painéis de mensagens: As plataformas digitais nas quais as discussões podem ocorrer ao longo de dias ou semanas permitem que os participantes contribuam cuidadosamente em seu próprio ritmo
• Aplicativos de mensagens: Embora sejam frequentemente usados para comunicação síncrona, aplicativos como o Slack também oferecem suporte a interações assíncronas, nas quais as mensagens podem ser enviadas sem esperar uma resposta imediata.

‍

B. Exemplos de comunicação síncrona

A comunicação síncrona acontece instantaneamente, com interação imediata entre o remetente e o destinatário. É benéfico para discussões urgentes, sessões de brainstorming, ou quando é necessário um feedback imediato.

‍

Aqui estão alguns exemplos de comunicação síncrona:

• Reuniões presenciais: A forma tradicional de comunicação síncrona, em que os participantes se envolvem em tempo real
• Chat ao vivo: Isso pode ocorrer por meio de plataformas de bate-papo dedicadas integradas a sites ou mídias sociais
• Chamadas telefônicas: Chamadas de voz, seja por meio de telefones tradicionais ou VOIP serviços
• Videoconferência: Muitas equipes confiam em ferramentas como Equipes da Microsoft ou Zoom onde as equipes podem realizar reuniões ao vivo, apresentações ou sessões colaborativas
• Webinars e transmissões ao vivo: Transmissão em tempo real em que o público pode interagir instantaneamente por meio de comentários ou sessões de perguntas e respostas.

‍

Os benefícios da comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona não é apenas um chavão no ambiente de trabalho moderno; é uma mudança significativa na forma como nos conectamos e colaboramos.

‍

Aqui estão os benefícios da comunicação assíncrona:

• Flexibilidade aprimorada
• Aumento da produtividade
• Transparência aprimorada
• Melhor colaboração
• Menos reuniões

‍

A. Flexibilidade aprimorada

Os membros da equipe podem se comunicar no trabalho em seu próprio ritmo, facilitando o equilíbrio entre as demandas do trabalho e as responsabilidades pessoais.

‍

Essa flexibilidade é particularmente benéfica para equipes globais que trabalham em diferentes fusos horários, permitindo que todos contribuam sem a pressão de sincronizar horários. Também respeita as preferências individuais de trabalho, acomodando tanto os madrugadores quanto os noctívagos.

‍

B. Aumento da produtividade

Ao reduzir a necessidade de respostas em tempo real, ele permite que as pessoas se concentrem no trabalho profundo sem interrupções frequentes.

‍

Dessa forma, os funcionários podem gerenciar seu tempo com mais eficiência, dedicando blocos a tarefas específicas sem a distração de notificações constantes ou reuniões improvisadas.

‍

C. Transparência aprimorada

A comunicação assíncrona geralmente deixa um rastro digital, criando um ambiente de trabalho mais transparente.

‍

Por exemplo, as discussões documentadas em e-mails ou ferramentas colaborativas podem ser facilmente consultadas, garantindo que todos estejam na mesma página e reduzindo as chances de falhas de comunicação.

‍

D. Melhor colaboração

Ao contrário do que se possa supor, a comunicação assíncrona pode melhorar a colaboração. Ferramentas como documentos compartilhados ou discussões segmentadas em aplicativos de gerenciamento de projetos permitem contribuições mais ponderadas.

‍

Todos têm tempo para refletir e fornecer respostas mais detalhadas e ponderadas. Isso pode levar a uma colaboração mais rica e inclusiva, pois cada membro da equipe tem a mesma oportunidade de contribuir, independentemente de sua localização ou horário de trabalho.

‍

E. Menos reuniões

A comunicação assíncrona reduz o dependência de reuniões para cada decisão ou atualização. Em vez disso, as atualizações e as decisões podem ser comunicadas de forma eficaz por meio de canais escritos, economizando tempo e mantendo todos informados sem a necessidade de coordenar os horários de uma reunião.

‍

Conheça o Geek é uma plataforma de automação de reuniões que ajuda as equipes a se afastarem de uma cultura de reuniões intensas, liberando tempo para um trabalho independente e focado.

‍

Com seus recursos robustos de gravação e transcrição de reuniões, o MeetGeek garante que registros detalhados das discussões estejam disponíveis para revisão a qualquer momento.

Essa acessibilidade significa que os membros da equipe que não podem comparecer a uma reunião podem facilmente conversar mais tarde, eliminando a necessidade de reuniões de acompanhamento para reformular os mesmos tópicos.

‍

10 etapas para obter a comunicação assíncrona correta

1. Estabeleça diretrizes e expectativas claras para trabalhadores remotos

Desenvolver diretrizes e expectativas claras para trabalhadores remotos no contexto da comunicação assíncrona é fundamental para manter um ambiente de trabalho eficiente, transparente e coeso. Veja como os gerentes de equipe podem definir essas diretrizes de forma eficaz:

‍

a. Definir normas de comunicação

Defina claramente quais canais de comunicação devem ser usados para diferentes tipos de interações.

Por exemplo, os e-mails podem ser para comunicação formal, mensagens instantâneas para consultas rápidas e ferramentas de gerenciamento de projetos para trabalho colaborativo. Definir essas normas ajuda a evitar confusões e garante a consistência.

‍

b. Definir expectativas de tempo de resposta

Estabeleça os tempos de resposta esperados para diferentes métodos de comunicação. Por exemplo, os e-mails podem ter uma janela de resposta de 24 horas, enquanto as mensagens nas ferramentas de gerenciamento de projetos podem ter um cronograma diferente.

Certifique-se de que essas expectativas sejam realistas e considerem os diferentes fusos horários e horários de trabalho.

‍

c. Desenvolver uma política de trabalho remoto

Elabore uma política abrangente de trabalho remoto que abranja todos os aspectos do trabalho remoto, incluindo expectativas de comunicação, horário de trabalho, segurança de dados e bem-estar dos funcionários. Essa política deve ser facilmente acessível e comunicada a todos os membros da equipe.

‍

2. Escolha as ferramentas de comunicação assíncrona corretas

Escolher as ferramentas de comunicação assíncrona certas exige uma abordagem cuidadosa que considere a dinâmica e as necessidades exclusivas de sua equipe.

‍

Veja como escolher as melhores ferramentas de comunicação assíncrona:

• Avalie as necessidades da sua equipe: Entenda as necessidades específicas da sua equipe. Equipes diferentes podem precisar de ferramentas diferentes — uma equipe criativa pode se beneficiar mais de uma plataforma visualmente orientada, enquanto uma equipe técnica pode precisar de algo mais estruturado e detalhado.
• Procure recursos de integração: procure ferramentas que possam se conectar perfeitamente ao seu software de gerenciamento de projetos, sistemas de armazenamento de arquivos e outras ferramentas de produtividade existentes para economizar tempo e otimizar seu fluxo de trabalho.
• Considere a facilidade de uso: Isso reduz a curva de aprendizado e incentiva uma adoção mais ampla em sua equipe. Lembre-se de que o objetivo é simplificar a comunicação, não adicionar outra camada de complexidade.
• Priorize a segurança e a privacidade: Garanta que as ferramentas escolhidas estejam em conformidade com os padrões do setor para segurança de dados e oferecem recursos como criptografia de ponta a ponta, especialmente se informações confidenciais forem compartilhadas. Procure ferramentas que usem Gerenciamento de postura de segurança na nuvem (CSPM) e Plataforma de proteção de carga de trabalho em nuvem (CWPP) para manter a segurança em toda a infraestrutura baseada em nuvem.
• Avalie a escalabilidade: Uma boa ferramenta de comunicação assíncrona deve ser escalável e capaz de acomodar um número crescente de usuários ou um volume maior de comunicação sem problemas significativos de desempenho.
• Busque feedback e ofereça testes: Antes de finalizar sua decisão, busque o feedback de sua equipe. São eles que usarão essas ferramentas diariamente, portanto, sua contribuição é inestimável. Se possível, opte por períodos de teste em que sua equipe possa testar as ferramentas em um ambiente real.
• Verifique os recursos de suporte e treinamento: Um suporte confiável pode ser crucial para resolver qualquer problema rapidamente, e os recursos de treinamento podem ajudar sua equipe a aproveitar ao máximo a ferramenta.

‍

3. Utilize reuniões assíncronas para colaboração

As reuniões assíncronas, realizadas sem que todos os participantes estejam presentes ao mesmo tempo, oferecem flexibilidade e inclusão, acomodando diversos horários e fusos horários.

‍

Para aproveitá-los ao máximo, experimente uma plataforma de automação de reuniões como Conheça o Geek que grava, transcreve, resume e analisa automaticamente suas reuniões. Dessa forma, todos podem estar na mesma página, apesar de não poderem comparecer a todas as reuniões.

‍

‍

Veja como o MeetGeek pode ser um divisor de águas no gerenciamento desses tipos de reuniões:

• Gravação e transcrição de reuniões: O MeetGeek permite a gravação de reuniões e a transcrição automática das conversas. Isso é particularmente útil para membros da equipe que não puderam comparecer à reunião em tempo real, pois permite que eles revisem o conteúdo conforme sua conveniência.
• Detecção de pontos-chave e itens de ação: A plataforma usa IA para identificar e destacar pontos-chave e itens de ação durante reuniões, o que ajuda a identificar rapidamente as partes mais importantes de uma reunião
• Resumos de reuniões compartilháveis: O MeetGeek é conciso e compartilhável Atas de reuniões de IA que podem ser distribuídos aos membros da equipe, oferecendo uma maneira eficiente de acompanhar as reuniões sem precisar assistir ou ouvir a gravação inteira
• Integrações com ferramentas de colaboração: Integrações do MeetGeek com ferramentas de colaboração e gerenciamento de projetos, garanta que os itens de ação e as principais decisões das reuniões sejam facilmente acessíveis e possam ser incorporados a projetos e tarefas em andamento
• Transcrições pesquisáveis: Os membros da equipe podem encontrar rapidamente discussões ou referências específicas sem precisar passar por toda a gravação
• Notas e comentários com data e hora: esse recurso permite discussões e feedback assíncronos sobre partes específicas da reunião, aprimorando a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe.
• Recursos de acessibilidade: As transcrições e os resumos melhoram a acessibilidade, tornando as reuniões mais inclusivas para os membros da equipe que talvez prefiram ler em vez de ouvir ou tenham deficiência auditiva.
• Acompanhamentos eficientes: As equipes podem acompanhar facilmente o que foi discutido e o que precisa ser feito a seguir, melhorando a responsabilidade e a produtividade.

‍

4. Use a comunicação escrita para compartilhar conhecimento

No campo do trabalho remoto e da comunicação assíncrona, a comunicação escrita se torna uma ferramenta essencial para o compartilhamento de conhecimento.

‍

Veja como você pode usar eficazmente a comunicação escrita para aprimorar o compartilhamento de conhecimento em sua equipe ou organização:

• Estabeleça uma base de conhecimento centralizada

• Incentive a documentação detalhada

• Implemente atualizações escritas regulares

• Use ferramentas de escrita colaborativa

• Promova uma cultura de comunicação aberta

• Forneça diretrizes de redação claras

‍

A. Estabeleça uma base de conhecimento centralizada

Crie um espaço digital centralizado onde todas as informações, documentos e recursos importantes podem ser armazenados. Pode ser um wiki da empresa, armazenamento compartilhado em nuvem ou uma ferramenta de gerenciamento de projetos com recursos de compartilhamento de documentos.

A chave é ter uma fonte de verdade única e acessível à qual todos possam se referir. Esse repositório deve ser bem organizado, categorizado e atualizado regularmente para garantir sua relevância e utilidade.

‍

B. Incentive a documentação detalhada

Incentive sua equipe a documentar seus processos, descobertas e soluções em detalhes. Quer se trate de planos de projetos, resumos de pesquisas ou guias de solução de problemas, a documentação detalhada garante que informações e aprendizados valiosos sejam capturados e compartilhados.

Isso não só ajuda no compartilhamento imediato de conhecimento, mas também serve como um recurso para referência futura, especialmente para novos membros da equipe.

‍

C. Implementar atualizações escritas regulares

Institua uma cultura de atualizações escritas regulares. Isso pode ser na forma de relatórios semanais da equipe, resumos de projetos ou reflexões de aprendizado. Essas atualizações mantêm todos informados e fornecem informações sobre projetos e desafios contínuos.

‍

D. Use ferramentas de escrita colaborativa

Aproveite as ferramentas de escrita colaborativa que permitem que vários colaboradores trabalhem em um documento simultaneamente ou adicionem entradas de forma assíncrona. Essa abordagem colaborativa não apenas aumenta a riqueza do conteúdo, mas também promove um senso de propriedade e contribuição coletivas.

‍

E. Promover uma cultura de comunicação aberta

Crie um ambiente em que o compartilhamento de conhecimento por meio da comunicação escrita seja valorizado e reconhecido. Incentive perguntas, discussões e feedback em formatos escritos, como tópicos de e-mail, quadros de mensagens ou seções de comentários em documentos compartilhados.

‍

F. Forneça diretrizes de redação claras

Para manter a clareza e a consistência, forneça diretrizes sobre como estruturar e apresentar comunicações escritas. Isso pode incluir modelos para relatórios, guias de estilo ou dicas sobre redação eficaz.

‍

DICA PROFISSIONAL: Nem todo mundo se sente igualmente confortável ou habilidoso em se expressar por escrito. Workshops, recursos e feedback regular podem ajudar a desenvolver essas habilidades e garantir que todos possam contribuir de forma eficaz para o processo de compartilhamento de conhecimento.

‍

5. Redefina a urgência em nível de equipe

Em ambientes de trabalho remoto, o conceito tradicional de urgência geralmente precisa ser reformulado. É vital redefinir o que constitui um assunto “urgente” e estabelecer diretrizes claras para lidar com essas situações.

‍

Comece definindo coletivamente o que significa “urgente” para sua equipe. Equipes e projetos diferentes podem ter diferentes definições de urgência. Converse com sua equipe para chegar a um acordo sobre quais tipos de situações exigem atenção e resposta imediatas. Esse entendimento compartilhado é crucial para garantir que todos estejam na mesma página.

‍

DICA PROFISSIONAL: Embora a maioria das comunicações possa ser assíncrona, deve haver um canal designado para assuntos urgentes. Pode ser um grupo de bate-papo específico rotulado para emergências ou uma linha telefônica direta. A chave é que esse canal seja reservado apenas para questões que foram consideradas urgentes.

‍

Para melhores resultados, desenvolver um plano de resposta de urgência em vigor é crucial. Descreva as etapas a serem tomadas quando surgir um problema urgente, incluindo quem deve ser contatado, como resolver o problema e o tempo de resposta esperado.

‍

O plano deve ser bem documentado e acessível a todos os membros da equipe, garantindo que todos saibam o que fazer em caso de emergência.

‍

DICA PROFISSIONAL #2: Incentive os membros da equipe a respeitarem o tempo uns dos outros e evitar marcar questões não urgentes como urgentes. Esse respeito pelo tempo e pelo ritmo de trabalho de cada um não apenas reduz o estresse, mas também aumenta a produtividade geral e a satisfação no trabalho.

‍

6. Estabeleça um dia sem reuniões

O conceito de “dia sem reuniões” ganhou força como uma ferramenta poderosa para aumente a produtividade e o foco.

‍

A introdução de um dia livre de reuniões pode proporcionar aos membros da equipe tempo ininterrupto para se concentrarem no trabalho profundo, nas tarefas criativas ou simplesmente para acompanhar os projetos pendentes.

‍

Para implementar com sucesso um dia sem reuniões, identifique um dia em que os membros da equipe tenham menos probabilidade de precisar de sessões colaborativas ou reuniões externas.

‍

Para muitas equipes, dias no meio da semana, como quarta ou quinta-feira, funcionam bem, servindo como um aumento de produtividade no meio da semana. No entanto, o melhor dia pode variar dependendo da natureza do seu trabalho e dos horários da equipe.

‍

Depois de escolher um dia, comunique isso claramente para toda a equipe. Estabeleça expectativas claras de que todos os membros da equipe se abstenham de agendar reuniões nesse dia designado, incluindo reuniões internas e externas.

‍

DICA PROFISSIONAL: dê o exemplo respeitando você mesmo esse limite. Evite agendar reuniões ou enviar solicitações de respostas imediatas nesses dias. Sua adesão abre um precedente e incentiva a equipe a seguir o exemplo.

‍

7. Reconheça e recompense a colaboração assíncrona eficaz

Reconhecer e recompensar a colaboração eficaz em um ambiente assíncrono pode ser um desafio devido à sua natureza menos visível.

‍

Para resolver isso, defina metas claras e mensuráveis para colaboração assíncrona, como cronogramas de conclusão do projeto ou a qualidade das contribuições em documentos compartilhados. Monitorar e medir as contribuições individuais por meio de ferramentas de gerenciamento de projetos pode ajudar a reconhecer esforços que, de outra forma, poderiam passar despercebidos.

‍

Fornecer feedback regular é crucial, tanto em reuniões de equipe quanto por meio dos canais de comunicação da empresa, com foco não apenas nos resultados, mas também no processo colaborativo.

‍

DICA PROFISSIONAL: Incentivar o reconhecimento entre pares também é benéfico, permitindo que os membros da equipe apreciem as contribuições uns dos outros para o trabalho assíncrono.

‍

8. Incentive check-ins regulares e atualizações de status

Estabelecendo um rotina consistente para essas atualizações é essencial, sejam elas diárias, semanais ou quinzenais, para fornecer estrutura e previsibilidade.

‍

A escolha de ferramentas para essas atualizações também é importante, desde e-mails até software de gerenciamento de projetos, dependendo da natureza e dos detalhes das atualizações necessárias.

‍

Defina expectativas claras sobre o que essas atualizações devem incluir, como o progresso das tarefas, os desafios enfrentados e o suporte necessário. Incentive a brevidade e a clareza na comunicação para garantir que as atualizações sejam eficientes e focadas.

‍

9. Crie oportunidades para comunicação em tempo real

Apesar dos métodos assíncronos serem a base do trabalho remoto moderno, há momentos em que a comunicação em tempo real é inestimável.

Veja como criar oportunidades de comunicação em tempo real de forma predominante ambiente de trabalho assíncrono:

• Agende reuniões síncronas regulares: Podem ser reuniões semanais da equipe, sessões gerais mensais ou reuniões rápidas diárias, dependendo das necessidades da sua equipe.
• Mantenha uma linha de videoconferência aberta: Uma política virtual de “portas abertas” pode replicar as conversas espontâneas que ocorrem em escritórios físicos, promovendo uma cultura de equipe positiva e uma rápida resolução de problemas.
• Incentive o uso de plataformas de mensagens instantâneas: configurar um canal de comunicação específico em tempo real pode ajudar a diferenciar conversas síncronas de discussões assíncronas.
• Hospede horários de escritório virtuais: Os membros da equipe podem usar esse tempo para discutir preocupações, buscar conselhos ou fornecer atualizações que exijam atenção imediata, semelhante à interação pessoal.
• Facilite as interações sociais virtuais: organize pausas virtuais para café ou horas sociais em que os membros da equipe possam interagir em um nível mais pessoal e criar um relacionamento.

‍

DICA PROFISSIONAL: Forneça diretrizes claras sobre quando e como se comunicar em tempo real. Isso inclui respeitar os fusos horários e horários uns dos outros e entender quando um problema exige uma discussão em tempo real.

‍

10. Avalie e adapte continuamente as práticas

Peça regularmente o feedback da sua equipe. Isso pode ser feito por meio de pesquisas, reuniões individuais ou durante análises da equipe.

‍

Faça perguntas específicas sobre a eficácia das ferramentas e estratégias de comunicação atuais e incentive um feedback aberto e honesto. Compreender as experiências, os desafios e as sugestões da equipe é inestimável para fazer melhorias significativas.

‍

DICA PROFISSIONAL: use os recursos de análise e geração de relatórios em suas ferramentas de comunicação para analisar padrões e tendências. Conheça o Geek, por exemplo, fornece informações sobre tempos de resposta, níveis de participação e taxas de uso.

Esses dados podem ajudar você a identificar áreas que estão funcionando bem e aquelas que precisam de ajustes.

‍

Esteja pronto para adaptar seus processos de comunicação às mudanças dentro da equipe, como novas contratações, mudanças no tamanho da equipe ou mudanças nos escopos do projeto. O que funciona para uma equipe pequena pode não ser eficaz para um grupo maior e vice-versa.

‍

DICA PROFISSIONAL #2: Apesar de ser flexível, é importante manter um certo nível de estrutura em suas práticas de comunicação. Isso garante que as alterações sejam feitas cuidadosamente e não causem confusão ou inconsistência. Quaisquer mudanças importantes devem ser claramente comunicadas e documentadas.

‍

Deixe a comunicação assíncrona assumir o controle com o MeetGeek!

À medida que navegamos pelo cenário de trabalho em evolução em 2024, dominar a comunicação assíncrona se tornou mais crucial do que nunca. Este guia tem como objetivo equipá-lo com as estratégias, ferramentas e insights necessários para prosperar em um ambiente em que respostas oportunas nem sempre significam respostas imediatas.

‍

Ao aplicar esses princípios e técnicas, considere a integração Conheça o Geek, a plataforma de automação de reuniões que oferece uma combinação exclusiva de recursos para agilizar suas interações virtuais, tornando as interações de sua equipe mais eficientes e eficazes.

‍

Se você está gerenciando uma equipe remota, fazendo malabarismos com vários projetos ou simplesmente procurando melhorar suas habilidades de comunicação digital, experimente o MeetGeek gratuitamente e entre em um mundo de colaboração remota mais conectado, produtivo e flexível!