5 dicas para fazer ótimas anotações de reuniões e por que usar um assistente de reunião virtual (+modelos gratuitos)

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Fazer anotações — quando bem feito — pode tornar suas reuniões mais eficazes. Continue lendo para saber mais sobre as notas da reunião e como um Assistente de IA pode aumentar sua produtividade.

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Por que as notas da reunião são importantes?

Durante as reuniões, as pessoas estão ansiosas para compartilhar suas opiniões e encontrar soluções juntas. No entanto, quando ninguém faz anotações de reuniões, fica difícil lembrar os principais detalhes, tarefas, prazos e outros aspectos práticos.

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Para a maioria de nós, esse cenário parece muito familiar. Uma reunião de equipe eficaz deve terminar com um plano de ação que ajude os participantes a seguirem adiante. Mas como você pode criar um plano se confiar apenas na sua memória? Assim como a experiência de uma reunião é específica para cada participante, a memória é subjetiva.

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A solução é manter anotações precisas para cada reunião e compartilhá-las com seus colegas de equipe.

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O que são notas de reunião?

Como o nome sugere, as notas da reunião são registros mantidos durante uma reunião para registrar informações, principais conclusões, decisões importantes e quaisquer outros dados relevantes.

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As anotações da reunião podem ser manuais (escritas por um anotador designado ou por cada participante individualmente) ou automáticas (gravadas por um assistente de IA).

Vamos nos aprofundar em por que fazer anotações é importante e como um assistente virtual de reuniões pode ajudar sua equipe a criar as melhores notas de reunião.

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Notas da reunião versus atas da reunião

A diferença entre notas e atas de reuniões é sutil, pois depende principalmente do propósito e da importância da reunião.

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Aqui está o que torna as notas e as atas da reunião diferentes:

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• As notas de reunião são usadas em ambientes informais, enquanto as atas de reuniões funcionam melhor no contexto de reuniões formais.
• As notas são comumente usadas em reuniões, como reuniões diárias, nas quais não é necessário manter notas oficiais. As atas das reuniões, por outro lado, são necessárias para situações de alto risco, como reuniões com partes interessadas, reuniões do conselho ou reuniões do comitê diretor.
• Tanto as notas quanto as atas da reunião contêm pontos-chave da discussão, listam os itens de ação e se concentram nos tópicos específicos listados na pauta da reunião. No entanto, é obrigatório que as atas da reunião contenham os nomes de todos os participantes, pessoas ausentes (quando aplicável), hora de início, data, propósito e outros aspectos logísticos.
• As notas da reunião podem ser tão abrangentes ou concisas quanto necessário, enquanto atas da reunião são uma versão mais detalhada e estruturada das notas de reunião.
• Diferentemente das notas da reunião, as atas das reuniões podem servir como documentos legalmente vinculativos, portanto, os participantes assinam seus nomes nas atas das reuniões em algumas organizações.

Benefícios de fazer anotações de reuniões

Se as reuniões de equipe são o centro da colaboração, boas notas de reunião são o cérebro de uma reunião produtiva.

Aqui estão as vantagens de fazer anotações de reuniões:

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• ‍ Destaca a valiosa troca de informações e armazena detalhes relevantes estabelecidos durante uma reunião.
• Resume a discussão para referência futura e refresca sua memória sempre que necessário.
• Oferece transparência geral para uma organização.
• Atribui tarefas e define itens acionáveis.
• Aumenta a produtividade ao continuar após a reunião.
• Produz um registro escrito de todas as decisões de planejamento.
• Acompanha o progresso feito e os marcos do ciclo de vida de um projeto.
• Recapitula as reuniões e fornece atualizações para pessoas que não estavam presentes.
• Verifica as informações e resolve os argumentos.
• Cita os participantes da reunião literalmente.
• Fornece proteção legal para resolver rapidamente disputas legais.
• Reúne informações valiosas para sessões de feedback.

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DICA PROFISSIONAL: Como sabemos que nem sempre é fácil fazer anotações durante suas reuniões, Conheça o Geek está vindo em seu socorro. Nossa ferramenta foi projetada especificamente para permitir que você participe totalmente de suas reuniões.

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5 dicas para fazer ótimas anotações de reuniões

Especialmente se você for novo no jogo, o processo de anotações pode parecer intimidante. Estamos aqui para dizer que não precisa ser.

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Aqui estão 5 dicas para ajudar você a fazer melhores anotações sobre a reunião:

1. Designe um tomador de notas designado
2. Use a pauta da reunião como modelo de nota da reunião
3. Saiba o que vale a pena anotar
4. Aprenda a escrever notas de reunião
5. Compartilhe as notas da reunião.

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1. Designe um tomador de notas designado

Embora qualquer pessoa em uma reunião de equipe possa fazer suas próprias anotações, é fundamental designar um tomador de notas. Essa pessoa será responsável por fazer anotações e compartilhá-las com os outros participantes da reunião no final. Isso cria uma fonte confiável de verdade para todas as decisões que precisam ser tomadas após a reunião.

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À medida que a discussão avança, o anotador designado também é responsável por esclarecer qualquer dúvida sobre a qual não tenha certeza. Por exemplo, se duas declarações contraditórias forem feitas, o anotador deve determinar qual é a correta antes de anotá-la.

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2. Use sua agenda de reuniões como Modelo de notas de reunião

Não é necessário começar do zero ao criar notas de reunião, desde que você esteja familiarizado com o uso de uma pauta de reunião.

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Ao fazer anotações sem um guia, pode ser difícil entender suas anotações APÓS a reunião. Em cada item da pauta, destaque os pontos principais que você discutiu e descreva as próximas etapas para esse tópico específico.

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Isso também evitará o problema de ter que alternar constantemente entre a pauta da reunião e um pedaço de papel em branco para fazer anotações.

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3. Saiba o que vale a pena escrever

Pode ser tentador tentar escrever o máximo possível durante as reuniões, mas esse não é o ponto. Isso pode ser útil mais tarde., você pode pensar, mas geralmente isso está longe de ser verdade.

Aqui estão os aspectos que você deve anotar durante uma reunião:

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1. Pontos-chave
2. Itens de ação
3. Perguntas
4. Decisões
5. Novas ideias.

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1. Pontos-chave

Resuma os principais pontos apresentados para cada tópico de sua agenda. Tente ser breve e simples, no máximo 3-4 frases ou marcadores devem ser suficientes.

2. Itens de ação

Os itens de ação transformam sua reunião de uma reunião casual em uma conversa prolífica focada em produzir resultados.

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3. Perguntas

Surgiu alguma pergunta durante sua reunião? Anote-as, assim como todas as respostas fornecidas por outros membros da equipe. Anote especialmente todas as perguntas abertas que exijam acompanhamento de sua parte.

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4. Decisões

A tomada de decisões é o objetivo final da maioria das reuniões, portanto, certifique-se de registrar todas as decisões tomadas, bem como quaisquer outros detalhes que possam ajudar a colocar as coisas em movimento.

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5. Novas ideias

Só porque a reunião em que você está fazendo anotações não é dedicada a debater novas ideias, não significa que você não deva anotá-las. Dessa forma, você poderá voltar para eles conforme necessário.

4. Aprenda a escrever notas de reunião

Embora todos façam anotações à sua maneira, definitivamente existem algumas coisas que você pode fazer para melhorar seu processo de anotações.

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Siga estas etapas para fazer boas anotações da reunião:

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1. Escolha um método de anotações
2. Comece a fazer anotações antes do início da reunião
3. Limpe as notas da reunião.

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1. Escolha um método de anotações

Como todos nós processamos as informações de maneiras diferentes, suas anotações devem refletir o que parece mais natural para você. Algumas pessoas, por exemplo, preferem codificar suas anotações por cores, enquanto outras preferem anotar coisas em uma lista.

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Aqui estão alguns métodos populares que você pode usar para fazer anotações de reuniões eficazes:

• The Cornell Method
• A abordagem do quadrante
• O método de mapeamento mental

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• The Cornell Method

O Método Cornell consiste em uma abordagem sistemática para retomar e organizar notas sem precisar copiá-las posteriormente. Essencialmente, você escreve suas anotações no espaço principal, deixando o espaço à esquerda vazio para que as palavras-chave rotulem cada ideia.

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• A abordagem do quadrante

Esse método usa sua abordagem linear e a divide em duas categorias, com base na importância. Em seguida, cada categoria é dividida em 2 subcategorias, com base na urgência.

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• O método de mapeamento mental

Essa é uma abordagem visual usada para estruturar as informações em uma hierarquia, mostrando conexões entre diferentes partes de um todo. É uma forma de ajudar a refazer seu processo de pensamento e melhorar sua capacidade de entender e reter informações.

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2. Comece a fazer anotações antes do início da reunião

Reservar alguns minutos antes da reunião para garantir que você esteja preparado ajudará muito. Preencher as seções dedicadas a data, hora, participantes e muito mais antes de entrar na sala de conferências permite que você se concentre mais no andamento da discussão.

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3. Limpe as notas da reunião

Especialmente se você é novo no jogo de anotações, pode ser difícil manter suas anotações organizadas. Você pode acabar com alguns deles espalhados em sua mesa, alguns deles em algum lugar em sua área de trabalho e o resto deles desaparecidos.

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É importante reservar um tempo após a reunião para sistematizar e organizar todas as notas da reunião, mantendo-as em um único lugar. Para facilitar as coisas, considere fazer o seguinte:

• Digite qualquer nota manuscrita
• Converte todos os itens de ação em tarefas e atribua-os às pessoas responsáveis
• Adicione datas de vencimento às tarefas
• Armazene suas anotações na pasta relevante.

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Quer saber mais sobre como retomar suas reuniões? Confira nosso artigo sobre porque toda reunião precisa de um resumo para obter os insights de que você precisa!

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5. Compartilhe as notas da reunião

Embora apenas uma pessoa tenha feito anotações da reunião, elas devem estar acessíveis a todos os membros relevantes da equipe. Por fim, o objetivo é colocar todos na mesma página sobre o que foi discutido e o que acontecerá a seguir.

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Não se preocupe em marcar os membros da equipe em suas anotações ou enviá-los diretamente para o e-mail.

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DICA PROFISSIONAL: Um assistente virtual de reuniões com IA, como Conheça o Geek permitirá que você compartilhe as notas da reunião com todos os participantes em apenas alguns cliques, economizando horas do seu trabalho!

Como um assistente de IA pode criar melhores notas de reunião

Apesar de serem uma ferramenta valiosa, as anotações da reunião podem levar muito tempo e diminuir sua participação ativa em qualquer reunião.

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A pessoa encarregada de fazer anotações não consegue se envolver totalmente na discussão, ela se preocupa em escrever tudo. Às vezes, eles precisam interromper o fluxo natural da reunião para fazer anotações ou pedir esclarecimentos, o que interrompe o ímpeto.

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Em certas reuniões, as atas são mantidas por um assistente ou outro funcionário convidado com o objetivo específico de documentar tudo. Essa tarefa pode desperdiçar horas do dia de trabalho que poderiam ser alocadas em outro lugar.

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Se cada participante fizer suas próprias anotações, poderá ignorar involuntariamente partes importantes da conversa.

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Por que desistir das anotações tradicionais

Esses são os aspectos que mais consomem energia e tempo em torno das notas de reunião:

• Encontre a pauta da reunião com antecedência, defina tópicos e cria um modelo adequado ao tipo de reunião.
• Atribuindo um tomador de notas.
• Transcrever as notas da reunião do seu caderno para um computador.
• Organize as notas, para que você possa reunir materiais compartilháveis.
• Concentre-se em tópicos ou itens da agenda que sejam relevantes.
• Concentre-se em fazer anotações em vez de participar da discussão.
• Peça às pessoas que repitam e omitem detalhes importantes porque você ainda precisa anotar os pontos de discussão anteriores.

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Mantenha todas as suas notas de reunião em um único lugar com o MeetGeek

As notas automatizadas tornam esses problemas redundantes. Com um assistente de reunião virtual, você pode gravar e transcrever suas reuniões, para que você possa ter um registro literal do que foi discutido.

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Um assistente de IA altamente responsivo executa tarefas de anotações com precisão, economizando tempo e esforço. Como bônus, você tem todos os suas notas armazenadas em um só lugar, facilitando seu acesso.

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Como um assistente de IA pode ajudar

• O O assistente de IA fornece uma transcrição da reunião, para que você não precise consultar a agenda e se preparar com antecedência (mais do que faria em uma reunião normal).
• O AI Assistant é responsável por fazer anotações.
• A transcrição da reunião é criada automaticamente, não há necessidade de perder tempo copiando notas manuscritas.
• Você pode pesquisar facilmente na transcrição da reunião para encontrar informações relevantes, ignorando detalhes desnecessários.
• Você pode usar comandos de voz para capturar itens importantes em tempo real.
• Como toda a reunião é gravada, você não precisa se preocupar em perder informações cruciais.

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Notas da reunião: Vale a pena lutar?

Resumindo, definitivamente! Independentemente de como você escolha fazer anotações de reunião, elas são a maneira mais fácil de transformar reuniões multilocais em produtivas e preparar sua equipe para o sucesso.

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Depois de dominar a arte de manter anotações de reunião eficazes e experimentar todos os benefícios adicionais, você nunca mais poderá voltar a ser como as coisas eram.

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O Assistente de reunião virtual MeetGeek cuida de suas necessidades de anotações, para que você possa se concentrar em realizar reuniões produtivas. Nossa IA cria notas automatizadas com base em palavras-chave e frases faladas durante a reunião. Ele também captura os destaques da conversa, como ideias, decisões, preocupações ou fatos importantes.

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