Como Gerar uma Transcrição do Microsoft Teams como um Usuário Padrão

Você já sentiu dificuldade em tomar notas durante uma reunião do Microsoft Teams, apenas para depois vasculhar páginas e mais páginas em busca daquela informação valiosa?

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Isso não precisa mais ser uma preocupação. Neste guia, vamos explorar como gerar transcrições do Microsoft Teams para garantir que nenhuma ideia  ou ponto de ação relevante passe despercebido.

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Quer você seja um veterano do Teams ou novo na plataforma, dominar a transcrição pode revolucionar como você realiza reuniões, interage e completa tarefas no ambiente de trabalho digital. Vamos começar?

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Pré-requisitos para Transcrever Reuniões do Microsoft Teams

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Antes de começar a transcrever suas reuniões do Microsoft Teams, é necessário preparar o terreno.

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Aqui estão os pré-requisitos necessários para transcrever reuniões do Teams:

1. Obtenha as permissões certas: A transcrição é uma ferramenta poderosa, mas não está disponível para todos por padrão. Você precisa ser proprietário ou membro da reunião com capacidade para gravar. Verifique seu tipo de usuário e permissões no centro de administração do Microsoft Teams antes de prosseguir.
2. Verifique sua versão do Microsoft Teams: A função de transcrição é suportada nas versões mais recentes do Microsoft Teams. Certifique-se de que seu aplicativo está atualizado para não perder essa ou outras funcionalidades avançadas.
3. Considere o idioma: A transcrição do Microsoft Teams suporta predominantemente o inglês para transcrições e legendas (o suporte a idiomas adicionais está sendo progressivamente implementado). Para resultados ideais, especialmente em legendas em tempo real, peça aos participantes que falem com clareza e em um ritmo moderado.
4. Habilite a função: Antes de iniciar o evento da reunião, você ou o administrador de TI da sua organização deve habilitar o serviço de transcrição para reuniões do Microsoft Teams. Isso geralmente está desativado por padrão para proteger a privacidade dos usuários, então pode ser necessário um ajuste rápido nas configurações.
5. Garanta conformidade: Assegure-se de que o uso da função de transcrição esteja alinhado com as políticas da sua organização e quaisquer regulamentações legais relevantes, especialmente em relação a informações sensíveis.
6. Prepare os participantes: Use o convite da reunião do Teams para informar os participantes de que a conversa será transcrita para fins de registro e acessibilidade. Isso não só serve como cortesia, mas também ajuda a manter uma discussão mais estruturada e facilitadora para a transcrição.
7. Tenha a tecnologia certa: O diabo está nos detalhes — neste caso, microfones e conexão com a internet. Use microfones de alta qualidade e garanta uma conexão estável para minimizar erros de transcrição causados por baixa qualidade de áudio.
8. Conheça os processos pós-reunião: Familiarize-se com os passos para revisar e editar a transcrição com precisão, bem como os protocolos para armazenar ou excluir esses arquivos conforme a política de retenção de dados da sua empresa.

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Como Transcrever Reuniões do Microsoft Teams

Ter suas reuniões virtuais transcritas garante que cada palavra seja capturada, tornando as reuniões mais inclusivas e economizando tempo precioso na tomada de notas.

Vamos discutir as principais maneiras de criar transcrições no Microsoft Teams!

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A. Como Ativar a Transcrição Automática no Teams?

Ao agendar uma reunião, não há nada de especial que você precise fazer aqui — apenas crie sua reunião do Teams como faria normalmente.

NOTA: Lembre-se, a transcrição automática funciona tanto para reuniões agendadas quanto para sessões espontâneas "Reunir agora".

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Aqui segue como ativar a transcrição automática em reuniões do Microsoft Teams:

1. Quando sua reunião começar, procure o botão "..." (mais opções) na barra de ferramentas de controle da reunião.

2. No menu suspenso, selecione a opção 'Iniciar transcrição'. Isso permite que o Teams comece a transcrever as palavras faladas em texto em tempo real.

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3. Quando a reunião termina, a transcrição está disponível no chat da reunião ou na guia 'Gravações e Transcrições' para a reunião no Teams. Você pode baixar, compartilhar ou até excluir a transcrição conforme necessário.

B. Como Transcrever Automaticamente Suas Reuniões do MS Teams

Vamos encarar a realidade: se você tem reuniões frequentes, esquecer de ativar a transcrição é algo que pode acontecer várias vezes.

É por isso que criamos a MeetGeek, uma plataforma de automação de reuniões virtuais que grava, transcreve e resume suas reuniões automaticamente.

A melhor parte? Mesmo se você for apenas um participante da reunião, e não o anfitrião, pode obter transcrições precisas das reuniões, sem necessidade de permissões especiais.

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Aqui está como a MeetGeek pode otimizar sua experiência no Microsoft Teams:

• Gravação e transcrição automatizadas: A MeetGeek participa das suas reuniões como um participante independente, gravando e transcrevendo discretamente em segundo plano.
• Resumos de IA: Com a MeetGeek, suas transcrições são condensadas em atas de reunião concisas que você pode acessar antes da reunião seguinte. Os resumos das reuniões estão disponíveis em mais de 20 idiomas, que você pode escolher ajustando a configuração de idioma falado em suas reuniões.
• Extração de itens de ação: Os algoritmos de IA da plataforma extraem itens de ação e pontos-chave para ajudar você a manter o controle da sua carga de trabalho.
• E-mails de follow-up automatizados: Tenha e-mails de follow-up de reuniões gerados e entregues automaticamente para sua caixa de entrada e de seus colegas.
• Arquivo de reuniões: A MeetGeek fornece um repositório centralizado de reuniões que você pode usar para acessar, compartilhar e rever suas reuniões conforme necessário.
• Inteligência de conversação: As análises da MeetGeek ajudam a avaliar a eficácia das reuniões com base em KPIs personalizáveis, oferecendo insights sobre o desempenho geral da equipe.
• Workflows automatizados: Com mais de 2.000 integrações, a MeetGeek mantém seus espaços de trabalho continuamente atualizados, ajudando toda a sua equipe a estar na mesma página.

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Aqui está como configurar sua conta MeetGeek:

1. Crie uma conta gratuita na MeetGeek com suas credenciais da conta Microsoft.
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2. Conecte seu calendário do Microsoft com a MeetGeek para permitir que o assistente virtual participe automaticamente de suas reuniões. Para reuniões instantâneas, adicione o link da reunião no campo 'live ad hoc meeting'.
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3. Quando sua reunião começar, a MeetGeek se junta como um participante para gravar vídeo e áudio, que ela usa para criar transcrições e resumos de IA.
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‍DICA: Sempre que você não puder participar de uma reunião do Teams, peça à MeetGeek para participar em seu lugar e reveja a gravação e a transcrição da chamada conforme necessário na sua conta MeetGeek.

C. Como Transcrever Manualmente Suas Reuniões do MS Teams

Transcrever manualmente suas reuniões do Teams é inegavelmente um processo que exige esforço, mas também é uma imersão profunda nos detalhes de suas conversas. Permite uma revisão reflexiva das discussões, garantindo que nenhuma ideia seja deixada para trás e que todas as vozes sejam ouvidas.

Aqui está como transcrever reuniões manualmente!

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Passo 1: Prepare suas Ferramentas

‍Primeiro, você precisará da gravação da sua reunião do Teams. Se você tem gravado suas sessões (com as permissões necessárias, claro), pode encontrá-las no 'Chat da reunião' do Microsoft Teams ou na aba 'Gravações' no canal do Teams onde a reunião ocorreu. Baixe a gravação para seu dispositivo.

Em seguida, prepare suas ferramentas de transcrição. Enquanto o método antigo de reproduzir a gravação e digitar em um documento funciona, várias opções de software podem tornar essa tarefa mais fácil e rápida.

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Passo 2: Escolha Seu Método de Transcrição

‍Decida como você deseja realizar o processo de transcrição:

• Opção manual: Abra um documento novo no seu editor de texto preferido e reproduza a gravação da reunião. Pause frequentemente para digitar a conversa. Usar fones de ouvido e diminuir a velocidade de reprodução ajuda a captar cada palavra.
• Opção semi-automatizada: Use um serviço de transcrição do Microsoft Teams para obter uma transcrição preliminar da reunião. Por exemplo, você pode carregar o arquivo de áudio pré-gravado na MeetGeek e deixar a ferramenta fazer seu trabalho.

NOTA: A maioria das ferramentas exigirá um pouco de tempo, dependendo da duração da gravação.

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Passo 3: Edite e Formate Sua Transcrição

Seja digitando a transcrição manualmente ou utilizando um software, a edição é crucial. Transcrições geradas por software podem precisar de uma revisão cuidadosa para corrigir imprecisões, remover palavras desnecessárias e garantir que o texto flua de maneira coerente.

DICA: Formate seu arquivo de transcrição com nomes dos oradores, timestamps ou seções para melhorar a legibilidade e facilitar a referenciação no futuro.

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Passo 4: Revise e Aperfeiçoe

Se possível, compartilhe o rascunho da transcrição com o organizador da reunião e outros participantes para revisão. Eles podem ajudar a esclarecer quaisquer questões que não estejam claras e garantir que todos os pontos cruciais sejam capturados com precisão.

Esse processo de revisão colaborativa não só melhora a qualidade da transcrição, mas também reforça o engajamento da equipe com o conteúdo.

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Passo 5: Utilize e Compartilhe Sua Transcrição

Agora que você tem sua transcrição finalizada, faça bom proveito dela. Compartilhe-a com sua equipe, integre itens de ação em suas ferramentas de gestão de projetos e utilize-a para fazer referências em discussões futuras.

Uma transcrição bem-feita pode ser um recurso valioso para sua equipe, garantindo que todos estejam alinhados e possam revisitar discussões com clareza.

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Melhor Utilidade para Suas Transcrições do Microsoft Teams

As vantagens de ter transcrições de reuniões vão além do registro ou conformidade com políticas internas.

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Aqui estão os melhores exemplos de utilidade para suas transcrições do Microsoft Teams:

• Aumento da acessibilidade: As transcrições do Microsoft Teams são um passo significativo para tornar as reuniões acessíveis a todos. Ao fornecer legendas ao vivo ou um registro escrito das conversas, você garante que indivíduos surdos ou com deficiência auditiva possam participar plenamente do diálogo.
• Tradução de idiomas: Equipes remotas frequentemente abrangem continentes, culturas e idiomas variados. Com transcrições, você pode superar barreiras linguísticas traduzindo o texto para vários idiomas, para que nada se perca na tradução.
• Revisão e acompanhamento: Já tentou recordar um ponto crítico de uma reunião para acabar percebendo que ele se perdeu? As transcrições servem como seu botão de retroceder, perfeito para revisar decisões e itens de ação, garantindo que os follow-ups não sejam apenas prometidos, mas executados.
• Responsabilidade: A clareza proporcionada pelas transcrições gera responsabilidade, garantindo que compromissos estabelecidos durante as reuniões se traduzam em ações. Trata-se de transformar "acho" em "sei".
• Revisão de desempenho: As transcrições fornecem uma riqueza de dados que podem ser analisados para insights sobre a dinâmica da equipe, contribuições individuais e áreas de melhoria, tornando as revisões de desempenho mais focadas no crescimento e menos em suposições.
• Criação de conteúdo: Seu próximo post de blog, newsletter ou material de treinamento pode estar escondido nas suas transcrições de reuniões. Use-as para extrair ideias, insights e conhecimentos que podem ser reaproveitados em conteúdo valioso para seu público mais amplo, maximizando o impacto da inteligência coletiva de sua equipe.
• Treinamento e integração: Trazer novos membros para a equipe pode ser uma tarefa assustadora, mas as transcrições de certas reuniões podem servir como ferramentas de aprendizado essenciais. Elas oferecem visibilidade sobre históricos de projetos, processos de tomada de decisão e direção estratégica da equipe, fornecendo contexto que vai além do processo de integração padrão.

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FAQ de Transcrição do Microsoft Teams

1. Posso Transcrever no Teams sem Gravar?

‍Sim, desde que você tenha uma assinatura válida do Microsoft 365, você pode transcrever sua reunião sem gravá-la.

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2. Por que Não Consigo Usar Transcrição no Teams?

‍Se os recursos de transcrição do MS Teams não funcionarem, confirme:

• Permissões: Você pode não ter as permissões corretas para gravar (e, portanto, transcrever) a reunião. Os direitos de transcrição estão vinculados aos direitos de gravação, então verifique com o administrador do Teams para garantir que você está na lista.
• App desatualizado: Um aplicativo Teams desatualizado pode não mostrar todos os recursos disponíveis. Certifique-se de que seu aplicativo Teams está atualizado para acessar os recursos mais recentes, incluindo a transcrição.
• Regiões e idiomas suportados: A transcrição tem suas próprias preferências de idioma, suportando principalmente o inglês (com suporte crescente para idiomas adicionais). Além disso, certos recursos podem ser específicos de regiões, então vale a pena verificar se a transcrição é suportada em sua geografia.

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3. Onde São Armazenadas as Transcrições do Teams?

‍As transcrições do Teams são convenientemente armazenadas na cloud, juntamente com suas gravações de reuniões. Especificamente, você pode encontrá-las no chat da reunião ou na guia 'Detalhes' da reunião no Teams.

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Para aqueles que gostam de manter seus arquivos próximos, as transcrições também podem ser baixadas como um arquivo VTT, permitindo que você as armazene, compartilhe ou revise offline conforme mais conveniente.

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Comece a Gerar Melhores Transcrições do MS Teams com a MeetGeek!

As transcrições do MS Teams podem ser catalisadoras para comunicação, colaboração e inclusividade, preservando a essência de nossas conversas digitais.
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No entanto, a busca por eficiência e precisão na transcrição não termina aqui.
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Para equipes que buscam levar sua transcrição para o próximo nível, integrar ferramentas como a MeetGeek pode agilizar ainda mais o processo.
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E quem sabe? Com a transcrição registrando diligentemente cada detalhe, sua próxima grande ideia pode se revelar nas entrelinhas de uma conversa esperando para ser descoberta na transcrição da sua última reunião!