Como gerar uma transcrição do Microsoft Teams como usuário padrão

^{Fonte da imagem: imagem do gstudio 1 em Freepik}

Você já teve dificuldade em fazer anotações durante uma reunião do Microsoft Teams, apenas para depois vasculhar páginas intermináveis em busca daquela informação dourada?

‍

Isso não precisa mais ser uma preocupação. Neste guia, veremos como gerar transcrições do Microsoft Teams para garantir que nenhuma ideia brilhante ou ponto de ação crítico seja esquecido.

‍

Seja você um veterano experiente do Teams ou um novato na plataforma, dominar a transcrição pode revolucionar a forma como você se reúne, cumprimenta e conclui tarefas no ambiente de trabalho digital. Vamos começar?

‍

Pré-requisitos para transcrever reuniões do Microsoft Teams

‍

Antes de começar a transcrever suas reuniões do Microsoft Teams, você deve primeiro preparar o cenário.

‍

Aqui estão os pré-requisitos necessários para transcrever as reuniões do Teams:

• Obtenha as permissões certas: A transcrição é uma ferramenta poderosa, mas não está disponível para todos por padrão. Você precisa ser proprietário ou membro da reunião com a capacidade de gravar. Verifique sua função de usuário e suas permissões no centro de administração do Microsoft Teams antes de prosseguir.
• Verifique sua versão do Microsoft Teams: O recurso de transcrição é compatível com as versões mais recentes do Microsoft Teams. Certifique-se de que seu aplicativo esteja atualizado para evitar perder esse e outros recursos de ponta.
• Cuidado com a linguagem: A transcrição do Microsoft Teams oferece suporte predominante ao inglês para transcrições e legendas ocultas (o suporte a idiomas adicionais está sendo implementado progressivamente). Para obter os melhores resultados, especialmente quando se trata de legendas em tempo real, peça aos participantes que falem com clareza e em um ritmo moderado.
• Ativar o recurso: Antes de iniciar o evento da reunião, você ou o administrador de TI da sua organização devem habilitar o serviço de transcrição para reuniões do Microsoft Teams. Isso geralmente é desativado por padrão para proteger a privacidade do usuário, portanto, um ajuste rápido das configurações pode ser necessário.
• Garanta a conformidade: garanta que o uso do recurso de transcrição esteja alinhado às políticas da sua organização e a quaisquer regulamentações legais relevantes, especialmente em relação a informações confidenciais.
• Preparando os participantes: Use o Convite para reunião de equipes informar aos participantes que suas palavras serão transcritas para fins de manutenção de registros e acessibilidade. Isso não serve apenas como cortesia, mas também ajuda a manter uma discussão mais estruturada e fácil de transcrever.
• Obtenha a tecnologia certa: O diabo está nos detalhes — neste caso, microfones e conexão com a internet. Use microfones de alta qualidade e garanta uma conexão estável com a Internet para minimizar os erros de transcrição causados pela baixa qualidade do áudio.
• Saiba mais sobre os processos pós-reunião: Familiarize-se com as etapas para revisar e editar a transcrição para verificar a precisão, bem como com os protocolos para armazenar ou excluir esses arquivos de acordo com a política de retenção de dados da sua organização.

‍

Como transcrever reuniões do Microsoft Teams

Ter suas reuniões virtuais transcritas garante que cada palavra seja capturada, tornando as reuniões mais inclusivas e economizando um tempo precioso na tomada de notas.

Vamos discutir as principais formas de criar transcrições do Microsoft Teams!

Aqui está um rápido vídeo explicativo de como transcrever reuniões no Microsoft Teams. Como alternativa, você pode ler as etapas detalhadas abaixo.

‍

A. Como faço para ativar a transcrição automática no Teams?

Ao agendar uma reunião, não há nada de especial que você precise fazer aqui, apenas crie sua reunião de equipes como você faria normalmente.

NOTA: Lembre-se de que a transcrição automática funciona tanto para reuniões agendadas quanto para sessões espontâneas de “Conheça agora”.

‍

Veja como ativar a transcrição automática nas reuniões do Microsoft Teams:

1. Quando sua reunião começar, procure a Botão “...” (mais opções) na barra de ferramentas de controles de reunião.

2. No menu suspenso, selecione 'Iniciar a transcrição' opção. Isso permite que as equipes comecem a transcrever as palavras faladas em texto em tempo real.

3. Quando a reunião terminar, a transcrição estará prontamente disponível no bate-papo da reunião ou abaixo do “Gravações e transcriçõesaba 'para a reunião no Teams. Você pode baixar, compartilhar ou até mesmo excluir a transcrição conforme necessário.

‍

B. Como transcrever automaticamente suas reuniões do MS Teams

Sejamos sinceros: se você tem reuniões frequentes, esquecer de habilitar a transcrição todas as vezes é uma ocorrência frequente.

É por isso que criamos o MeetGeek, um plataforma de automação de reuniões virtuais que grava, transcreve e resume automaticamente suas reuniões:

A melhor parte? Mesmo se você for um simples participante da reunião e não um anfitrião, você pode obter facilmente transcrições precisas da reunião, sem a necessidade de permissões especiais.

Veja como o MeetGeek pode otimizar sua experiência de reunião do Microsoft Teams:

• Gravação e transcrição automatizadas: O MeetGeek se junta às suas reuniões como participante independente, gravando e transcrevendo silenciosamente em segundo plano.
• Resumos de IA: Com o MeetGeek, suas transcrições são condensadas em concisas atas da reunião você pode acessar antes de sua próxima reunião. Os resumos das reuniões estão disponíveis em mais de 20 idiomas, que você pode escolher ajustando a configuração do idioma falado para suas reuniões.
• Extração de itens de ação: Os algoritmos de IA da plataforma extrair itens de ação e pontos-chave para ajudar você a manter o controle de sua carga de trabalho.
• E-mails de acompanhamento automatizados: Faça com que os e-mails de acompanhamento da reunião sejam gerados e entregues automaticamente nas suas caixas de entrada e nas de seus colegas.
• Arquivo de reuniões: O MeetGeek fornece um repositório centralizado de reuniões que você pode usar para acessar, compartilhar e rever suas reuniões conforme necessário.
• Inteligência de conversação: Análise do MeetGeek ajudam você a avaliar a eficácia das reuniões com base em KPIs personalizáveis, oferecendo informações sobre o desempenho geral da equipe.
• Fluxos de trabalho automatizados: Com mais de 2.000 integrações, o MeetGeek mantém seus espaços de trabalho continuamente atualizados, ajudando toda a sua equipe a permanecer na mesma página.

‍

Veja como configurar sua conta MeetGeek:

1. Crie um conta MeetGeek gratuita com as credenciais da sua conta Microsoft.

‍

2. Conecte seu calendário da Microsoft ao MeetGeek para permitir que o assistente virtual participe automaticamente de suas reuniões. Para reuniões instantâneas, adicione o link da reunião ao 'reunião ad hoc ao vivocampo '.

‍

3. Quando sua reunião começa, o MeetGeek se junta como um participante exclusivo para gravar vídeo e áudio, que ele usa para criar transcrições completas e resumos de IA.

DICA PROFISSIONAL: Sempre que você não puder comparecer a uma reunião do Teams, peça ao MeetGeek que participe e revise a gravação e a transcrição da chamada, conforme necessário, em sua conta MeetGeek.

C. Como transcrever manualmente suas reuniões do MS Teams

A transcrição manual das reuniões do Teams é inegavelmente um processo que exige muito esforço, mas também é um mergulho profundo nos detalhes de suas conversas. Ele permite uma revisão reflexiva das discussões, garantindo que nenhuma ideia seja deixada para trás e que todas as vozes sejam ouvidas.

Veja como transcrever reuniões manualmente!

‍

Etapa 1: Prepare suas ferramentas

Primeiro, você precisará do gravação da sua reunião de equipes. Se você estiver gravando suas sessões (com as permissões necessárias, é claro), você pode encontrá-las no “Chat de reunião” do Microsoft Teams ou na guia “Gravações” no canal Teams em que a reunião ocorreu. Baixe a gravação para o seu dispositivo.

Em seguida, prepare-se com suas ferramentas de transcrição. Embora o método tradicional de reproduzir a gravação e digitar em um documento funcione, várias opções de software podem tornar essa tarefa mais fácil e rápida.

‍

Etapa 2: escolha seu método de transcrição

Decida como você deseja realizar o processo de transcrição:

• A rota manual: Abra um novo documento em seu editor de texto preferido e reproduza a gravação da reunião. Faça uma pausa frequente para digitar a conversa. Ajuda usar fones de ouvido e diminuir a velocidade de reprodução para capturar cada palavra.

• A rota semiautomática: Use um serviço de transcrição do Microsoft Teams para obter uma transcrição aproximada da reunião. Por exemplo, você pode até mesmo enviar o arquivo de áudio pré-gravado para Conheça o Geek e deixe a ferramenta fazer sua mágica.

NOTA: A maioria das ferramentas exigirá um pouco de tempo, dependendo da duração da gravação.

‍

Etapa 3: editar e formatar sua transcrição

Se você digitou a transcrição manualmente ou usou um software, a edição é crucial. As transcrições geradas por software podem precisar de um olhar atento para corrigir quaisquer imprecisões, remover palavras de preenchimento e garantir que o texto flua de forma coerente.

DICA PROFISSIONAL: Formatar seu arquivo de transcrição com nomes, registros de data e hora ou seções dos palestrantes também pode melhorar a legibilidade e facilitar a consulta no futuro.

‍

Etapa 4: revisar e refinar

Se possível, compartilhe o rascunho da transcrição com o organizador da reunião e outros participantes da reunião para análise. Eles podem ajudar a esclarecer qualquer seção pouco clara e garantir que todos os pontos cruciais sejam capturados com precisão.

Esse processo de revisão colaborativa não só melhora a qualidade da transcrição, mas também reforça o engajamento da equipe com o conteúdo.

‍

Etapa 5: utilize e compartilhe sua transcrição

Agora que você tem sua transcrição refinada, faça bom uso dela. Compartilhe com sua equipe, integre itens de ação em suas ferramentas de gerenciamento de projetos e consulte-as em discussões futuras.

Uma transcrição de reunião bem feita pode ser um recurso valioso para sua equipe, garantindo que todos estejam alinhados e possam revisitar as discussões com clareza.

‍

Melhores casos de uso para suas transcrições do Microsoft Teams

As vantagens de ter transcrições de reuniões não se limitam à manutenção de registros ou à conformidade com políticas internas.

‍

Aqui estão os melhores casos de uso para suas transcrições do Microsoft Teams:

• Aumento da acessibilidade: As transcrições do Microsoft Teams são um avanço significativo para tornar as reuniões acessíveis a todos. Ao fornecer legendas ao vivo ou um registro escrito das conversas, você garante que pessoas surdas ou com deficiência auditiva possam participar plenamente do diálogo.
• Tradução de idiomas: Equipes remotas muitas vezes abrangem continentes, culturas e idiomas. Com as transcrições, você pode superar as barreiras linguísticas traduzindo o texto em vários idiomas, para que nada se perca na tradução.
• Revisão e acompanhamento: Já tentou relembrar um ponto crítico de uma reunião apenas para encontrá-lo perdido no éter? As transcrições servem como um botão de retrocesso, perfeito para revisar decisões e itens de ação e garantir que acompanhamentos não são apenas prometidos, mas executados.
• Responsabilidade: A clareza proporcionada pelas transcrições gera responsabilidade, garantindo que os compromissos assumidos durante as reuniões se traduzam em ações. Trata-se de transformar “eu acho” em “eu sei”.
• Avaliações de desempenho: As transcrições fornecem uma grande quantidade de dados que podem ser extraídos para obter informações sobre a dinâmica da equipe, contribuições individuais e áreas de melhoria, fazendo avaliações de desempenho mais sobre crescimento e menos sobre adivinhação.
• Criação de conteúdo: Sua próxima postagem no blog, boletim informativo ou material de treinamento pode estar escondido nas transcrições da reunião. Use-os para extrair ideias, insights e conhecimentos que podem ser reaproveitados em conteúdo valioso para seu público mais amplo, maximizando o impacto da inteligência coletiva de sua equipe.
• Treinamento e integração: Atualizar os novos membros da equipe pode ser uma tarefa difícil, mas as transcrições das principais reuniões podem servir como ferramentas essenciais de aprendizado. Eles oferecem uma visão real do histórico de projetos, dos processos de tomada de decisão e da direção estratégica da equipe, fornecendo um contexto que vai além do pacote de integração padrão.

‍

Perguntas frequentes sobre transcrição do Microsoft Teams

1. Você pode transcrever em equipes sem gravar?

Sim, desde que você tenha uma assinatura válida do Microsoft 365, você pode transcrever sua reunião sem gravá-la.

‍

2. Por que não consigo usar a transcrição no Teams?

Se os recursos de transcrição do MS Teams não funcionarem, aqui estão algumas coisas a considerar:

• Permissões: Talvez você não tenha as permissões corretas para gravar (e, portanto, transcrever) a reunião. Os direitos de transcrição estão vinculados aos direitos de gravação, portanto, verifique com o administrador do Teams para garantir que você esteja na lista.
• Aplicativo desatualizado: Um aplicativo Teams desatualizado pode não mostrar tudo o que está disponível. Certifique-se de que seu aplicativo Teams esteja atualizado para acessar os recursos mais recentes, incluindo a transcrição.
• Regiões e idiomas suportados: A transcrição tem suas próprias preferências de idioma, oferecendo suporte principalmente ao inglês (com suporte expandido para idiomas adicionais). Além disso, alguns recursos podem ser específicos da região, portanto, vale a pena verificar se a transcrição é suportada em sua região.

‍

3. Onde as transcrições das equipes são armazenadas?

As transcrições das equipes são convenientemente armazenadas na nuvem, junto com as gravações da reunião. Especificamente, você pode encontrá-los no bate-papo da reunião ou na guia “Detalhes” da reunião no Teams.

‍

Para aqueles que gostam de manter seus arquivos por perto, as transcrições também podem ser baixadas como um arquivo VTT, permitindo que você as armazene, compartilhe ou revise off-line conforme sua conveniência.

‍

Comece a gerar melhores transcrições do MS Teams com o MeetGeek!

As transcrições do MS Teams podem ser catalisadoras de comunicação, colaboração e inclusão, além de preservar a essência de nossas conversas digitais.

No entanto, a busca pela eficiência e precisão na transcrição não termina aqui.

‍

Para equipes que desejam levar seu jogo de transcrição para o próximo nível, integrando ferramentas como Conheça o Geek pode agilizar ainda mais o processo.

‍

E quem sabe? Com a transcrição registrando diligentemente todos os detalhes, sua próxima grande ideia pode se revelar nas entrelinhas do diálogo, esperando ser descoberta na transcrição de sua última reunião!

‍