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Por qué necesita establecer los objetivos de la reunión y cómo hacerlo
El primer paso para una reunión exitosa es definir los objetivos de la reunión. ¡Lee este artículo para saber cómo lo hacen los equipos de alto rendimiento!
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Establecer los objetivos de la reunión puede parecer algo obvio para algunos y completamente opcional para otros. Estamos aquí para decirle que, en realidad, establecer objetivos es un paso esencial para sus reuniones. ¡Siga leyendo para saber cómo establecer los mejores objetivos para cualquier reunión!
¿Cuáles son los objetivos de las reuniones de equipo?
Las metas de las reuniones de equipo son objetivos que se establecen para guiar el debate y las actividades de cualquier reunión. Proporcionan un enfoque claro para la reunión y ayudan a garantizar que el debate esté alineado con el propósito de la reunión.
¿Por qué es importante cumplir los objetivos?
Estos son los principales beneficios de establecer los objetivos de las reuniones:
A. Mantienen las reuniones de equipo por buen camino
B. Permiten celebrar reuniones eficaces
C. Reducen el costo de las reuniones de equipo
¡Veamos por qué la implementación de los objetivos de las reuniones debe ser una de sus principales prioridades!
A. Mantienen las reuniones de equipo por buen camino
Establecer los objetivos de la reunión puede ayudar a garantizar que la reunión se mantenga enfocada y no se desvíe por temas tangenciales. Escribe tus objetivos en tu agenda de la reunión es un método infalible que garantiza que puedas abordar todos los temas importantes y que haya tiempo suficiente para el debate y el seguimiento.
Para que las reuniones sigan su curso, debes reducir al mínimo todos los obstáculos e interrupciones. Como sabemos que no siempre es fácil, Conoce a Geek está aquí para ayudar. Nuestra herramienta está diseñada para ayudarlo a centrarse en los objetivos de sus reuniones y, al mismo tiempo, graba, resume y transcribe automáticamente sus reuniones.
B. Permiten reuniones eficaces
Al brindar a los participantes una comprensión clara de lo que planea lograr, sus reuniones serán más eficaces. Esto permite que todos asistan a la reunión con una comprensión informada de la agenda y se concentren en las cosas correctas. En el caso de los equipos distribuidos, los objetivos se pueden reflejar en un software de gestión remota de equipos eso ayuda a mantener esta claridad y enfoque en las diferentes ubicaciones, asegurando que todos los participantes se mantengan alineados.
C. Reducen el costo de las reuniones de equipo
Cumplir los objetivos es una parte importante de la reducción costo de las reuniones de equipo. Cumplir los objetivos de la reunión cada vez que te reúnas con tu equipo para hablar sobre un proyecto garantiza que la reunión no se desvíe y que el equipo no pierda la concentración.
De esta forma, los asistentes a la reunión no perderán su tiempo, que de otro modo podrían dedicar a trabajar en el avance de los proyectos actuales.
Los elementos de un buen objetivo para una reunión
Al escribir los objetivos de la reunión, puede seguir las Marco SMARTER para asegurarse de que tiene un enfoque metódico. El acrónimo SMARTER significa:
A. Específico
B. Medible
C. Alcanzable
D. Pertinente
E. Limitado en el tiempo
F. Evaluar
G. Reajuste
¡Sigue leyendo para saber qué significa cada término y cómo puedes adaptar tus objetivos a este marco!
A. Específico
Sé claro y conciso sobre el objetivo que quieres alcanzar. Comience por pensar por qué se lleva a cabo la reunión y cuál debería ser el resultado deseado. Sea lo más detallado posible. Pregúntese:
- ¿Qué debo lograr?
- ¿Cuáles son las mejores maneras de llegar?
- ¿Qué resultados necesito para lograr estos objetivos?
Una vez que hayas identificado el objetivo y los pasos necesarios, escríbelos de manera clara y concisa.
B. Medible
Para lograr una meta de reunión medible, es importante crear criterios medibles para evaluar el éxito de la meta. Por ejemplo, si el objetivo es duplicar las ventas, los criterios medibles pueden incluir la evaluación del número de llamadas realizadas por los representantes de ventas, los ingresos que han podido generar, etc.
C. Alcanzable
Si bien es posible que sienta la tentación de adelantarse y establecer una meta exageradamente elaborada, recuerde que las reuniones solo duran, en promedio, de 30 a 60 minutos. Mantén expectativas realistas y asegúrate de que puedes alcanzar tu objetivo con los recursos de los que dispones durante la reunión.
D. Pertinente
Los objetivos de la reunión deben ser relevantes para el tipo de reunión que va a celebrar. Para ello, ten siempre en cuenta las particularidades del formato de tu reunión. ¿El objetivo de su reunión se alinea con eso? En caso afirmativo, está en el camino correcto.
Por ejemplo, si organizas una reunión de planificación, los objetivos de la reunión no deben centrarse en buscar soluciones para los problemas existentes, sino más bien en crear una estrategia eficiente para las siguientes partes del proyecto.
E. Limitado en el tiempo
Los plazos nos ayudan a desempeñarnos mejor en el lugar de trabajo. Por eso es fundamental fijar un plazo para los objetivos de la reunión.
Comience por definir el propósito y el resultado esperado de la reunión y, a continuación, cree un cronograma para el momento en que espera alcanzar la meta. Asegúrese de que el cronograma propuesto sea realista y permita a todos contribuir plenamente a alcanzar el objetivo final.
F. Evaluar
Es esencial evaluar continuamente tus objetivos durante el proceso. Claro, puedes intentar improvisar y rezar por lo mejor, pero eso no significa que vayas a tener éxito. Es posible que desees comprobar el estado de los objetivos de la reunión aproximadamente una vez por semana para asegurarte de que vas por el buen camino y, si es necesario, perfeccionarlos.
G. Reajuste
Un objetivo flexible puede adaptarse a los cambios en la empresa o el entorno. Esto es particularmente importante cuando se trata de reuniones periódicas para el mismo proyecto.
El hecho de que hayas trabajado arduamente para lograr los mejores objetivos de reunión al principio del proyecto no significa que debas cumplirlos independientemente de cómo avance tu proyecto. Reevalúa y reajusta tu ángulo constantemente.
Cómo establecer los objetivos de las reuniones de equipo para reuniones productivas
Identificamos 5 pasos que lo ayudarán a establecer los objetivos de las reuniones de equipo para reuniones productivas:
- Identifique el resultado deseado
- Estructure los objetivos de su reunión
- Asegúrese de que sus objetivos sean factibles
- Alinee la agenda de la reunión con los objetivos de la reunión
- Comparta los objetivos del equipo con los miembros
¡Echemos un vistazo más de cerca a cada paso para ver exactamente cómo puedes integrarlo en tus métodos de establecimiento de objetivos!
1. Identifique el resultado deseado
Al escribir los objetivos de la reunión, es importante empezar por identificar cuál debe ser el resultado deseado de la reunión. Esto es fundamental para garantizar que la reunión sea eficaz.
Para hacer esto, piense cuál es el propósito de la reunión y qué temas deben discutirse. Considere cuáles deberían ser los resultados y cómo se pueden lograr. Escribir sus conclusiones ayudará a garantizar que todas las partes involucradas estén en sintonía y sepan lo que se espera de ellas.
2. Estructure los objetivos de su reunión
Al resumir los objetivos de la reunión, es importante que sea claro y conciso. Incluye algunos puntos clave que quieras tratar durante la reunión, como los temas que se van a tratar y las decisiones que hay que tomar. El uso de un software de transcripción de audio puede ayudar a realizar un seguimiento de estos puntos para consultarlos en el futuro.
Considere qué elementos de acción deben llevar los asistentes a la reunión y asegúrese de que estén incluidos en el resumen. Hacerlo garantiza que todos estén concentrados y puede ayudar a que la reunión sea productiva y eficiente.
3. Asegúrese de que sus objetivos sean factibles
Para asegurarte de que tus objetivos sean factibles, comienza por dividirlos en tareas específicas que deben completarse para alcanzar el objetivo. Asegúrate de que cada tarea sea medible para poder hacer un seguimiento de tu progreso. Además, revisa tus objetivos para asegurarte de que sean razonables y alcanzables.
4. Alinee la agenda de la reunión con los objetivos de la reunión
Tu agenda de la reunión debe estar alineado con los resultados que desea lograr. Organízalo de manera que cada objetivo se discuta en detalle y que haya tiempo para hacer preguntas y comentarios. Si utilizas un tomador de notas para las reuniones, te ayudará a capturar estas discusiones con precisión.
La agenda también debe incluir todos los materiales necesarios para la reunión, como copias de los informes o las diapositivas de la presentación, y el tiempo necesario para que todos revisen los materiales.
5. Comparta los objetivos del equipo con los miembros
Los grandes objetivos de las reuniones fomentan colaboración entre los miembros del equipo. Al compartir los objetivos del equipo, es mejor proporcionar una explicación concisa y clara del resultado deseado y de los pasos que deben tomarse para lograrlo. Una herramienta de transcripción automática garantiza que todos tengan acceso a la misma información después de la reunión. También es importante asegurarse de que todos conozcan el cronograma y los plazos asociados a la tarea.
Proporcione siempre a los miembros del equipo los recursos que necesitan para completar la tarea y ofrézcales aliento y apoyo a lo largo del camino.
Diferentes objetivos para diferentes tipos de reuniones
Ya hemos discutido qué es lo que constituye un buen objetivo para una reunión y cómo crearlo. Si bien esta receta puede ser infalible, ¡aquí tienes algunos consejos adicionales para diferentes tipos de reuniones en las que puedes inspirarte!
1. Objetivos de planificación de reuniones
La agenda de una reunión de planificación debe incluir los objetivos pertinentes al proceso de planificación y un cronograma para cada elemento. Durante la reunión, discuta cada elemento procesable y desarrolle un plan de acción que facilite a todos los participantes la comprensión de las tareas y los plazos asociados con el proceso de planificación.
CONSEJO PROFESIONAL: Incluye en tus objetivos cómo planeas mantener a todas las partes interesadas informadas sobre el progreso del proceso de planificación.
2. Objetivos de la reunión para la resolución de problemas
Los objetivos de la reunión para la resolución de problemas deben centrarse en la participación activa de los participantes en el proceso. El objetivo debe ser ayudar al equipo a identificar la raíz del problema, generar posibles soluciones y acordar un curso de acción. Durante la reunión, su responsabilidad principal es ayudar al grupo a mantener el rumbo y a mantener la productividad.
Por ejemplo, durante una reunión con tu equipo de marketing, los participantes deben esforzarse por proponer varias ideas creativas que luego puedan evaluarse y analizarse.
CONSEJO PROFESIONAL: Termine su reunión de resolución de problemas con un plan de acción claro para garantizar que el problema se aborde y resuelva de manera oportuna.
3. Toma de decisiones, reuniones y objetivos
Las metas de las reuniones para la toma de decisiones deben incluir como objetivos un cronograma para tomar las decisiones, una agenda de temas que su equipo debe discutir y un plan sobre cómo tomarán sus decisiones.
CONSEJO PROFESIONAL: Organice a su equipo de toma de decisiones en un entorno que fomente el debate abierto y aliente a todos los participantes a contribuir.
4. Objetivos de las reuniones de construcción cultural
Los objetivos de las reuniones que fomentan la cultura deben centrarse en fomentar la colaboración, el respeto y la confianza. Esto podría incluir actividades como ejercicios de creación de equipos, un diálogo abierto y oportunidades para intercambiar ideas. El objetivo de la reunión debe ser que todos se sientan cómodos e incluidos.
CONSEJO PROFESIONAL: Permitir descansos y fomentar la participación activa puede ayudarlo a lograr el resultado deseado.
5. Objetivos de las reuniones de la sesión de trabajo
Las sesiones de trabajo son simplemente bloques de tiempo en los que dos o más personas se reúnen para trabajar en un proyecto determinado. Un buen objetivo de reunión debe poder dividirse en tareas manejables y debe garantizar que la reunión sea enfocada y productiva.
CONSEJO PROFESIONAL: Asegúrese de discutir y acordar el objetivo de la reunión antes de que comience la reunión y de que todos rindan cuentas.
6. Objetivos de las reuniones retrospectivas o de retroalimentación
Las reuniones retrospectivas permiten al equipo analizar un proyecto o proceso en particular y evaluar qué salió bien y qué podría mejorarse. Considera la posibilidad de establecer el mismo tipo de objetivos para proyectos similares en el futuro, de modo que puedas aprovechar de inmediato lo que has aprendido.
CONSEJO PROFESIONAL: Fijar objetivos y celebrar una reunión retrospectiva poco después de completar un proyecto ayudará a mantenerlo fresco en la memoria.
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