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La sobrecarga de las reuniones no es el verdadero problema, el mal diseño de las reuniones sí
Cuando la sobrecarga de reuniones se hace evidente, hay algunos pequeños cambios que pueden transformar toda la cultura de las reuniones.
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La sobrecarga de reuniones se ha convertido en la norma en los últimos cinco años. El trabajo remoto, los turnos posteriores a la COVID y la incertidumbre económica llevaron a los equipos a reunirse más, más rápido... y con menos claridad. Si bien ahora es común escuchar que «las reuniones son una pérdida de tiempo», rara vez se escucha a alguien sugerir que debemos mejorar su gestión.
¿La reacción por defecto? La culpa es de la reunión. Cancélalo. Muévelo a Slack.
Pero tal vez el verdadero problema no sea el número excesivo de reuniones, sino la forma en que las organizamos.
Aceptamos las malas reuniones como algo normal
Esta es la incómoda verdad: pasamos horas en reuniones cada semana y, a menudo, nos vamos sintiendo que no es productivo. Pero las reuniones improductivas no significan que las reuniones sean intrínsecamente malas, sino que hemos aceptado un estándar pésimo.
Cuando estás en una reunión que te hace sentir mal, ¿es así para todos? ¿O solo tú ese día? Solemos decir que «las reuniones son medio improductivas», pero ¿qué significa eso? ¿La mitad de las reuniones? ¿La mitad de la gente? ¿Falta la mitad de la energía?
¿El verdadero problema? Rara vez hablamos de ello. Suponemos que «así son las cosas». Mientras lo dejes ahí, las malas reuniones continuarán.
¿Cómo aumentar la productividad de las reuniones? Empiece por preguntar
Podrías pensar: «¿cómo estuvo la reunión?» ayudaría, pero depende de cómo preguntes, de quién pregunte y de lo que hagas con la respuesta. Si un líder sénior que domina la sala pide comentarios, es probable que nadie se arriesgue a decir la verdad.
En su lugar, cree un circuito de retroalimentación seguro. Prueba algo como:
«¿Fue un buen uso de tu tiempo? Escala de 0 a 5:
- 0 = De ninguna manera, no debería estar en esta reunión
- 3 = Sí, estuvo bien, pero podría ser mejor
- 5 = Estoy muy contento de que hayamos hecho esto. ¡Estoy lleno de energía!»
Esta escala da a las personas la libertad de ser honestas. Haga un seguimiento con: «Si esto no fue genial, ¿qué es lo que podemos cambiar para la próxima vez?»
Entonces hazlo de verdad. Así es como comienzan la confianza y la mejora. Olvídate de esas largas encuestas posteriores a la reunión: la gente se está ahogando en ellas. Recopila comentarios en directo. Hable sobre la reunión durante la reunión.
Una vez que la cultura de la retroalimentación se arraigue, puede abordar la cultura de las reuniones de manera sistemática mediante la higiene de las reuniones.
Crear una cultura de reuniones saludable a través del diseño
No se trata solo de organizar una buena reunión, sino de hacer que todas las reuniones sean más saludables desde el punto de vista del diseño. Esto significa decidir con qué frecuencia os reunís, qué tipos de reuniones organizáis y cómo las estructuráis.
Los equipos que lo hacen bien: empresas como Doista, Zapier, y GitLab — no están improvisando. Han tomado decisiones deliberadas sobre qué reuniones necesitan, con qué frecuencia y cómo deben celebrarse esas reuniones. Eso es higiene en las reuniones: un sistema claramente definido que ayuda a las personas a trabajar mejor juntas sin que las reuniones se apoderen de sus vidas.
¿Cuántas reuniones son demasiadas? Depende
Es tentador echar la culpa de la sobrecarga de reuniones a la gran cantidad de llamadas que abarrotan nuestros calendarios. Pero la verdad es que la cadencia de las reuniones (la frecuencia y la duración de las reuniones) depende de varios factores:
1. Requisitos de velocidad
Si tu equipo solo revisa un proyecto cada dos meses, ese proyecto avanzará lentamente. La interacción regular acelera el progreso. Una startup que se lance en seis semanas necesita apoyos diarios. Un equipo de investigación con resultados trimestrales podría prosperar con controles semanales.
2. Su entorno operativo
Un equipo que se enfrenta a una carga de trabajo estable y predecible no necesita la misma cadencia que un equipo que se enfrenta a cambios constantes, lanzamientos o caos interfuncional. La urgencia requiere un ritmo más estricto.
3. Tu papel
Las personas que desempeñan funciones de colaboradores individuales (las que escriben, crean o diseñan) tienden a obtener mejores resultados con 2 a 3 reuniones específicas por semana, lo suficiente para mantenerse alineadas sin interrumpir su flujo.
Ahora, ¿si estás en el liderazgo? Su trabajo es principalmente reunirse. Ya sea para establecer una visión, incorporar líderes, impresionar a la junta directiva o tomar decisiones, la mayor parte de eso ocurre en las reuniones. Cuanto más alto subas, más se llenará tu calendario. Algunos ejecutivos dedican entre el 80 y el 90% de su tiempo a reuniones por diseño.
La pregunta no es «¿cuántas reuniones son demasiadas?» Es: «¿Nuestra cadencia coincide con nuestros objetivos, nuestro entorno y nuestro trabajo?»
Cómo reducir las reuniones innecesarias: corregir a los sospechosos habituales
Ahí es donde muchos equipos se equivocan y por eso algunos tipos de reuniones se han ganado una mala reputación. No es porque sean intrínsecamente inútiles. Es porque a menudo los ejecutamos en piloto automático, sin intención ni comentarios.
Examinemos uno de los tipos de reuniones más problemáticos:
- Registros periódicos
- Actualizaciones de estado
- Todas las manos
Mantenga la relevancia de las reuniones periódicas
Las reuniones recurrentes caen en desgracia porque se convierten en hábitos inconscientes. Una vez calendarizadas, permanecen para siempre. Nadie recuerda por qué empezaron ni quiere cuestionar su existencia.
La solución: Todas las reuniones periódicas deben tener una fecha de caducidad.
Configúralos por un máximo de tres meses, luego detente y vuelve a visitarlos. Pregúntese: ¿esto sigue siendo útil para el equipo? En caso afirmativo, genial, reprográmela. Si no, olvídalo.
Esta es mi estructura favorita para una reunión semanal de equipo que realmente funciona:
- Un registro al principio, para que todos puedan participar en los primeros cinco minutos.
- Una revisión rápida del progreso (echa un vistazo al tablero, sin detenerte), el punto principal es la conciencia compartida.
- Una agenda en tiempo real, creada en el acto. Cada persona enumera lo que se interpone en su camino en este momento (problemas, preguntas, tensiones) y el grupo elige cuáles resolver. Esto hace que la conversación sea siempre fresca y relevante.
- Concluya con claridad: cuando esté cerca de que se acabe el tiempo, tómese los últimos 10 minutos para aclarar: ¿qué decisiones se tomaron? ¿Cuáles son los próximos pasos? ¿Qué hay que compartir con otros equipos?
Este enfoque equilibra la coherencia con la urgencia, centrándose únicamente en el trabajo que requiere atención.
Las reuniones de estado necesitan un propósito más allá de las actualizaciones
Muchas empresas abandonan las reuniones de actualización de estado porque creen que pueden sustituirse fácilmente por correos electrónicos, hilos de Slack, actualizaciones de Microsoft Teams u otras herramientas asincrónicas que utilizan. Y, con frecuencia, tienen razón.
Si tu reunión de estado consiste literalmente en leer lo que todos han hecho («Hice esto, ahora voy a hacer aquello y me siento así al respecto») y no estás haciendo nada con esa información, entonces debería ser asincrónica.
Pero este es el matiz: a veces los equipos mantienen estas reuniones en el calendario no porque les gusten, sino porque funcionan como función de forzamiento. Cuando sabes que tienes que decir en voz alta lo que has hecho delante de tu equipo, es más probable que lo hagas realmente. Esa rendición de cuentas en tiempo real puede ser poderosa, pero si solo estás usando la reunión para eso, busca alternativas más eficientes.
Cuando se realizan correctamente, las reuniones de estado crean relaciones, fortalecen la confianza y muestran pequeñas señales que mantienen a los equipos alineados.
Reuniones multitudinarias que realmente atraen
Se supone que las reuniones generales deben unir a todos. Actualizaciones generales, hitos de la empresa, momentos culturales: en teoría suena bien. ¿Pero en la práctica? A menudo se caen de bruces. Y la razón es simple: baja participación.
En general, el liderazgo es a menudo «hacer lo que sea que estén haciendo», pero ¿cómo hacen las personas las preguntas? ¿Cómo muestran interés, acuerdo o preocupación? Si tu formato no admite esa interacción, pierdes el espacio.
La solución: Haz que sea interactivo. Usa chats, encuestas, notas adhesivas, tarjetas de colores que la gente pueda agitar con la mano, incluso señales de pie o sentadas. Cuando las adaptas para que se ajusten a tu cultura, hacen que la reunión parezca viva y participativa.
¿Pero el truco más importante? Divida los grupos grandes con frecuencia. No puedes esperar que 500, o incluso 50, personas participen en una sola conversación compartida. Así que divide el grupo grande en grupos más pequeños y hazlo con frecuencia.
Y lo más importante: crear oportunidades para que las personas hablen entre sí, no solo para que hablen de ellas.
7 cambios rápidos para transformar la cultura de sus reuniones
Cuando la sobrecarga de reuniones se hace evidente, el primer instinto suele ser medir cuánto tiempo dedican las personas a las reuniones. Con un poco de formación, a menudo puedes reducir entre un 30 y un 40% de ese tiempo. Pero la pregunta más importante es: ¿estas reuniones ayudan realmente a las personas a hacer su trabajo?
La verdadera transformación no proviene de reducir el tiempo, sino de cambiar la forma en que se llevan a cabo las reuniones.
Los pequeños cambios en la forma de organizar las reuniones pueden transformar toda su cultura de reuniones:
1. Establezca expectativas claras por adelantado
Las personas necesitan saber de qué se trata la reunión, cuál es su función y qué se supone que debemos lograr. Esa claridad hace que la reunión sea relevante, y la relevancia es lo que hace que las personas asistan con energía, no con compromiso.
2. Nombra las reuniones por su propósito
Olvídate de los títulos vagos de las reuniones, como «reunión presupuestaria». ¿Qué significa eso siquiera? ¿Estamos revisando el presupuesto? ¿Lo apruebas? ¿Arreglar algo roto?
En lugar de: «Reunión sobre el presupuesto»
Prueba: «Aprobar el aumento del presupuesto de marketing del tercer trimestre
Ahora todo el mundo sabe exactamente lo que está pasando. Si alguien no necesita opinar sobre los gastos de marketing, puede saltárselos. Ya no tendrás que asistir a reuniones irrelevantes solo porque tienes miedo de perderte algo importante.
3. Lidera con un propósito, no con una agenda.
Las agendas son útiles, pero no son la clave. Una buena agenda simplemente brinda a las personas una visión de alto nivel sobre cómo se planea ir de A a B. La verdadera clave es tener un propósito claro y el resultado esperado. De lo contrario, terminas con una «larga lista» de temas (una pequeña charla durante el almuerzo, una nueva actualización del sitio web, unas cuantas notas dispersas sobre el proyecto) y no hay decisiones, ni pasos a seguir, ni claridad. Parece productivo, pero no lo es.
4. Crea un compromiso real
No importa lo carismático que seas: si las personas revisan el correo electrónico fuera de cámara, no participan. Y «tener las cámaras encendidas» tampoco garantiza la participación. La participación significa que las personas están haciendo algo: contribuyen, preguntan, resuelven, votan o participan de manera que la reunión avance.
5. Haga que las reuniones sean verdaderamente opcionales
Cuando las reuniones no se diseñan o comunican con claridad, las personas se unen por motivos equivocados. No porque sepan que son necesarias, sino porque temen que puedan necesitarlas. Eso es conocer a FOMO. Haga que sea culturalmente aceptable optar por no participar. Otorgue un permiso explícito. Luego, ayude a las personas a hacerlo con elegancia; eso requiere capacitación, porque se trata de mantener relaciones y, al mismo tiempo, establecer límites.
6. Toma notas y compártelas.
Comparte lo que pasó. Sé transparente. No solo para las personas que no asistieron a la reunión, sino también para todos los que estuvieron allí pero no pueden recordar lo que ocurrió en la reunión #42 de la semana pasada. Todos nos estamos ahogando en las notificaciones: nuestros cerebros necesitan refuerzos. Escrito notas de la reunión son esos refuerzos.
7. Siga adelante con lo que dijo que sucedería.
Si prometiste que la reunión terminaría al mediodía, termina al mediodía. Si dijiste que se tomaría una decisión al final, haz que esa decisión se lleve a cabo. Suena básico, ¿verdad? Pero se requieren habilidades reales para tener éxito, y la mayoría de las empresas nunca se molestan en enseñarle a nadie cómo hacerlo. Eso es dejar los resultados sobre la mesa.
Reflexiones finales
Esto es lo que los líderes pasan por alto: las reuniones no solo tienen que ver con la productividad, sino que son el lugar donde la cultura se hace visible. Cuando las personas se van con ganas de trabajar juntas, eso se refleja en la retención, la innovación y la velocidad de ejecución.
Pero cuando las reuniones hacen perder tiempo constantemente o dejan a las personas sin ser escuchadas, eso también se propaga. La mala resaca de las reuniones dura días.
Puedes seguir aceptando las pésimas reuniones como «tal y como es el trabajo» o reconocerlas como una de las inversiones que más impulsan el éxito de un equipo.
Las grandes reuniones no ocurren por accidente: están diseñadas. Empieza con una cosa: tal vez sea cambiar el nombre de tus reuniones para que tengan un propósito claro. Pide comentarios en voz alta. Céntrese en la participación más que en la transferencia de información.
En un mundo en el que los equipos necesitan adaptarse más rápido que nunca, en el que el trabajo remoto e híbrido requiere una conexión más intencionada, en el que el ritmo del cambio exige una alineación constante, la pregunta es si puede permitirse no hacerlo.
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