Como gravar uma reunião de equipes com qualquer assinatura do Microsoft 365

^{Fonte da imagem: rawpixel. com em Freepik}

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Neste artigo, mostraremos como gravar uma reunião do Teams como um profissional. Seja você um estudante que deseja capturar palestras importantes ou um profissional que deseja revisitar discussões importantes com sua equipe ou seus clientes, temos tudo o que você precisa.

Continue lendo enquanto desvendamos os segredos por trás da gravação de reuniões do Microsoft Teams!

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Você pode gravar uma reunião de equipes?

Você pode gravar reuniões do Teams, e há duas maneiras de fazer isso: manualmente, por meio do gravador embutido do Microsoft Team, e automaticamente, com a ajuda de um assistente de reunião terceirizado, como Conheça o Geek.

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Quem pode gravar reuniões de equipes?

Antes de começar a gravar um Microsoft Teams Para uma reunião usando o gravador embutido, existem alguns critérios que você deve atender:

• Ter a licença certa — Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, Business Essentials, M365 Business ou Business Premium
• Ter a gravação habilitada pelo administrador de TI da sua organização.

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A capacidade de gravar é restrita ao organizador da reunião ou a indivíduos da mesma organização.

Se você for convidado na reunião, trabalhar para outra organização ou participar de forma anônima, vá para a segunda parte deste artigo para saber como superar as limitações da Microsoft.

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Você pode gravar uma reunião de equipes sem permissão?

Estamos felizes que você tenha perguntado, e a resposta para essa pergunta é simples: você não deveria. Se você está optando por gravar reuniões manual ou automaticamente, para evitar graves repercussões legais, todos os participantes devem saber que estão sendo gravadas.

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A melhor abordagem é informar a todos com antecedência sobre sua intenção de capturar a reunião e explicar como a gravação será usada. No início da reunião do Microsoft Teams, lembre os participantes sobre os benefícios de gravar a discussão e como pode ser vantajoso ter uma transcrição automática disponível para toda a equipe.

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Se você precisar de mais orientações sobre esse assunto, aqui estão 15 isenções de responsabilidade em que você pode se inspirar!

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OBSERVAÇÃO: Para evitar problemas legais, sempre certifique-se de ter o consentimento adequado de todos os participantes. Diferentes países têm leis e regulamentos diferentes em relação à privacidade, e gravar secretamente uma reunião de equipes pode levar a responsabilidades civis ou até penalidades criminais. 

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Como gravar reuniões do Microsoft Teams

Antes de gravar reuniões do Microsoft Teams, aqui está uma lista de verificação rápida:

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• Verifique se você tem a versão mais recente do aplicativo Microsoft Teams instalada em seu dispositivo. Você pode baixá-lo facilmente no site do Microsoft Teams ou na loja de aplicativos do seu dispositivo móvel.

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• Seu dispositivo deve estar equipado com um microfone e uma câmera funcionais para participar ativamente da reunião e fazer gravações eficazes.. A maioria dos laptops e smartphones já os possui integrados, mas se a qualidade de áudio ou vídeo não for adequada, considere usar um microfone ou câmera externos.

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• Uma boa conexão com a Internet é crucial para uma gravação bem-sucedida. Verifique se você tem uma conexão estável com a Internet com largura de banda suficiente. Sem isso, você pode ter uma qualidade inferior ou encontrar dificuldades.

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A. Como gravar manualmente uma reunião de equipes

Etapa 1: Abra o Microsoft Teams para iniciar ou participar de uma reunião de equipes

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Etapa 2: Encontre a barra de controles da reunião na parte superior da tela e clique no Mais ações botão (três pontos horizontais no lado direito da tela).

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Etapa 3: Escolha o Comece a gravar opção.

Assim que você fizer isso, uma notificação aparecerá imediatamente para todos os outros participantes da reunião, informando-os gentilmente de que a sessão está sendo gravada.

OBSERVAÇÃO: Você não poderá fazer mais de uma gravação de tela da mesma reunião simultaneamente. Quando alguém começar a gravar uma reunião, essa gravação será salva na nuvem e acessível a todos os participantes.

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Etapa 4: Para finalizar a gravação, basta seguir a etapa 2 novamente e escolher a opção Pare de gravar.

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OBSERVAÇÃO: O recurso de gravação permanece ativo mesmo que a pessoa que o iniciou saia da reunião. Além disso, a gravação será interrompida automaticamente assim que todos saírem da reunião do Teams. Caso alguém se esqueça de sair da reunião, a gravação será interrompida automaticamente após quatro horas.

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Para onde vão as gravações das equipes?

O local onde suas reuniões gravadas são armazenadas depende do tipo de reunião que você teve. Vamos detalhar:

• Se você tiver uma reunião de canal, a gravação será armazenada no SharePoint.
• Para todos os outros tipos de reunião, exceto reuniões de canal, a gravação será armazenada no OneDrive.
• Se a reunião ocorrer em um canal, você encontrará as gravações no bate-papo da reunião ou na conversa do canal.

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Como gerenciar a expiração de uma gravação de reunião de equipes?

As reuniões do Microsoft Teams têm uma data de validade e por um bom motivo: para proteger suas informações confidenciais. Antes que a gravação de uma reunião seja excluída, você e os membros da equipe receberão um aviso.

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No entanto, existe uma maneira de contornar isso, pois você pode ajustar a data de validade. Basta navegar até o Detalhes página clicando na própria gravação ou selecionando o Informações úteis ícone. Como alternativa, você também pode encontrar a gravação no SharePoint ou no OneDrive e, a partir daí, clicar em Detalhes.

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Na página Detalhes, você encontrará um menu suspenso que oferece a opção de modificar a data de validade do seu vídeo. Caso queira manter suas gravações para sempre, você tem a opção de eliminar completamente a data de validade.

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Entenda as limitações da gravação do Microsoft Teams

Há mais algumas coisas que você deve conhecer antes de usar o gravador embutido, a saber:

• Antes de gravar a reunião, os participantes devem obter o consentimento do organizador
• Quadros brancos e notas compartilhadas não serão incluídos na gravação
• A duração de uma única gravação é limitada a quatro horas
• Você não pode gravar transmissões de vídeo de mais de quatro participantes ao mesmo tempo
• Ocasionalmente, você pode ter dificuldades com a gravação de áudio
• Se algum dos participantes tiver uma política em relação à gravação de conformidade, a reunião será gravada com base nessa política, independentemente de o participante ser de uma organização diferente.

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B. Como gravar automaticamente uma reunião de equipes

Você sabia que o funcionário médio frequenta uma média de 62 reuniões por mês? Se você depende de reuniões para trabalhar, provavelmente precisará de muito mais do que o recurso de gravação integrado do Microsoft Teams.

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Aqui está onde Conheça o Geek chega, o assistente virtual de reuniões com IA que faz tudo: participar, gravar, transcrever, resumir e armazenar as informações da reunião.

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Não importa seu plano de assinatura do Microsoft Teams ou sua função na reunião, o MeetGeek se integra perfeitamente à sua pilha de ferramentas e facilita o processo de gravação de suas reuniões. Vamos guiá-lo pelo processo.

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Etapa 1: registre-se em uma conta MeetGeek

Para começar a usar o MeetGeek, você precisará criar uma conta. É um processo rápido e simples que leva apenas alguns segundos. Basta fazer login gratuitamente usando sua conta da Microsoft ou do Google e você está pronto para começar.

Etapa 2: conecte seu calendário

Sincronizar seu calendário com o MeetGeek facilita a visualização de todas as suas reuniões no aplicativo, estejam elas agendadas no Microsoft Teams, Zoom ou Google Meet. Você tem a opção de gravar todas as suas reuniões ou selecionar reuniões específicas. Dessa forma, o MeetGeek só pode gravar as reuniões que você considera relevantes.

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Para participar de reuniões improvisadas do Teams por meio de um link de conferência, cole o link na barra “Adicionar à reunião ad hoc ao vivo” no Próximas reuniões cardápio.

Etapa 3: Participe da sua reunião

Assim que sua reunião começar, nosso MeetGeek Assistant entrará automaticamente e iniciará a gravação. Isso acontece depois que o organizador da reunião recebe uma notificação e dá sua aprovação.

Depois disso, você pode continuar com sua reunião normalmente, enquanto seu assistente MeetGeek toma notas diligentemente e grava sua conversa em segundo plano.

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Etapa 4: sente-se e deixe a mágica acontecer

Quando a reunião terminar, em 5 a 7 minutos, todos os participantes receberão um e-mail com um resumo da reunião, cuidadosamente elaborado pelos algoritmos de IA do MeetGeek. Além disso, as gravações das reuniões do Teams estarão disponíveis em sua conta MeetGeek, permitindo que você as revise conforme necessário.

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A partir daí, você pode compartilhar a gravação com quem quiser, seja da sua organização ou não.

Faça mais com o Assistente Virtual MeetGeek

O MeetGeek é o melhor gravador de reuniões que vai muito além do comum. Repleto de uma ampla variedade de recursos poderosos, é a escolha certa para inúmeras pessoas e companhia se esforçando para se tornarem os melhores no que fazem.

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Dê uma olhada nesses recursos incríveis para ver como um assistente virtual de reuniões com IA pode levar seu trabalho a um novo patamar!

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Insights sobre reuniões

Nosso insights sobre reuniões forneça informações valiosas apoiando a tomada de decisões informada para profissionais em uma variedade de funções.

Ao automatizar a análise de grandes conjuntos de dados, os profissionais podem se concentrar em tarefas mais significativas que exigem experiência humana, impulsionando a produtividade e o sucesso em diferentes áreas de negócios:

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• As equipes de vendas podem usar os insights das reuniões para identificar os melhores desempenhos e ajudar os membros com dificuldades a melhorar suas chamadas de vendas, bem como a entender melhor as necessidades dos clientes.
• As equipes de marketing podem organizar campanhas e alocar recursos com mais eficiência. Ao ajustar as mensagens com base em insights, os profissionais de marketing podem otimizar suas estratégias.
• As equipes de atendimento ao cliente também se beneficiam de insights sobre reclamações e solicitações de clientes como forma de aumentar a retenção de clientes.
• Os insights das reuniões preenchem a lacuna entre os departamentos da mesma empresa, facilitando o feedback compartilhado e uma compreensão unificada dos pontos problemáticos e das metas da equipe.
• As equipes de recrutamento podem aprimorar seus processos com insights, pois facilitam a filtragem de candidatos e entrevistas, ajudando você a identificar possíveis sinais de alerta e, por fim, a tomar melhores decisões de contratação.

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Agenda da reunião

Fazer malabarismos entre o bloco de notas, a pauta da reunião e a gravação do Microsoft Teams apenas para ter uma imagem nítida da reunião não é como você deveria fazer.

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É aí que o MeetGeek está Agenda da reunião O recurso pode ajudar. Ele simplifica o processo, ajudando você a criar uma estrutura clara e organizada para vários tipos de reuniões. Você pode escolher entre uma variedade de modelos de pauta, genéricos e predefinidos, e personalizá-los para atender perfeitamente às suas necessidades específicas de reunião.

Modelos de reunião

O MeetGeek é uma ótima solução que não apenas aumenta seu desempenho, mas também oferece uma experiência personalizada por meio de Modelos de reunião.

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Esse recurso permite que você e sua equipe estruturem e personalizem facilmente suas discussões. Depois de fornecer ao MeetGeek as palavras-chave de sua escolha, nosso assistente de reunião virtual cria uma transcrição da reunião que atende perfeitamente às suas necessidades.

Mas isso não é tudo. MeetGeek também tem um Destaques recurso. Usando as palavras-chave que você fornece nos modelos de reunião, o MeetGeek identifica e extrai de forma inteligente as partes mais importantes das reuniões de suas equipes. Isso significa que você pode economizar tempo e pular rapidamente para as partes mais importantes, evitando a confusão nas reuniões.

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Atas de reuniões automatizadas

Notas da reunião servem a vários propósitos importantes em um ambiente profissional. Eles são um ponto de referência para os participantes, fornecendo-lhes informações claras listas de tarefas e atualizações importantes sobre as principais decisões tomadas durante a reunião. Além disso, eles atuam como um meio de acompanhar o progresso, responsabilizar os membros da equipe pelas tarefas atribuídas e incutir um senso de urgência.

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No entanto, se você já foi designado para tomar notas, sabe como elas podem ser ineficazes, demoradas e imprecisas. É aqui que entra o MeetGeek, oferecendo uma solução simplificada que economiza várias horas de tempo valioso.

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Com o MeetGeek, você pode compartilhar convenientemente notas e resumos de reuniões gerados por IA com os membros da sua equipe. A plataforma simplifica muito o processo de compartilhamento, permitindo que você compartilhe notas com indivíduos selecionados por meio de várias plataformas de mensagens, listas de e-mail e sistemas de notificação push.

Maximize a produtividade de sua reunião com o MeetGeek!

A gravação de reuniões pode ajudar profissionais e equipes de todos os lugares a maximizar sua produtividade e eficácia, ao mesmo tempo em que economiza horas de seu tempo.

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O MeetGeek lida com as tarefas tediosas de gravação e anotações, dando a você a liberdade de participar ativamente de conversas virtuais. Se você deseja experimentar os inúmeros benefícios de ter seu próprio assistente virtual de reuniões com IA e eliminar a dependência de métodos tradicionais, experimente o MeetGeek gratuitamente!

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