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Nueve consejos para lograr la máxima productividad en las reuniones
¿Estás cansado de quedarte atrapado en un ciclo interminable de reuniones improductivas? ¡Siga nuestros 9 consejos que le ayudarán a lograr la máxima productividad en sus reuniones!
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Fuente de la imagen: senivpetro en Freepik
En cuanto a la productividad de las reuniones, es probable que haya escuchado más de una vez el dicho: «En las reuniones la productividad muere».
Para la mayoría de las personas, las reuniones de equipo forman parte de su trabajo diario. Sin embargo, aunque las organizaciones valoran mucho las reuniones, muchos participantes se van con la sensación de haber perdido tiempo e impulso en su jornada laboral. Según Forbes, solo la mitad de las reuniones resultan productivas.
¿Y si te dijéramos que este ya no tiene por qué ser así? Siga leyendo para descubrir cómo aumentar la productividad de las reuniones y explorar los beneficios reales de las reuniones de equipo.
¿Qué es la productividad de las reuniones?
El nivel de productividad de una reunión se puede calcular comparando su entrada (tiempo asignado, recursos utilizados y preparativos necesarios) con su producción o resultados concretos.
Una reunión productiva significa que la producción es mayor que la entrada, mientras que, en el caso de las reuniones improductivas, la entrada es inferior a la salida.
Es fundamental entender la distinción entre eficacia y eficiencia. El hecho de que una reunión sea eficiente (comience a tiempo, sea breve y vaya al grano) no implica automáticamente que sea eficaz o que añada valor.
El secreto de las reuniones productivas
Ya hemos establecido que el objetivo de las reuniones productivas es producir resultados. Una buena reunión reúne a las personas adecuadas para un propósito específico, facilita el diálogo abierto y genera resultados exitosos.
Investigación muestra que hay varios factores clave que promueven reuniones productivas:
- Diseño y composición de reuniones
- Acciones individuales, interacciones interpersonales y comportamientos de los líderes
- Resultados proximales y distales
1. Diseño y composición de reuniones
Los aspectos más importantes a tener en cuenta cuando se trata del diseño y la composición de las reuniones son:
- Frecuencia de las reuniones, variedad y tiempo de preparación requerido: establezca la frecuencia con la que se reunirá con su equipo, los temas que abordará y el tiempo que usted y su equipo deben reservar para prepararse para la discusión.
- Crear un equipo diverso: Un equipo funcionalmente diverso significa que habrá una gama más amplia de soluciones a los problemas existentes.
- Preparación de los participantes: dar a los miembros del equipo la posibilidad de prepararse con antelación para su papel en la reunión mejora la productividad y la calidad de la reunión.
2. Acciones individuales, interacciones interpersonales y comportamientos de los líderes
Una reunión productiva depende en gran medida de la dinámica entre los participantes de la reunión.
Veamos cómo puede ser esa dinámica:
- Acciones individuales: Los comportamientos sociales positivos generan reacciones sociales favorables, lo que aumenta la calidad objetiva de la reunión.
- Interacciones interpersonales: Por ejemplo, el desempeño grupal puede estimularse a través del humor; por el contrario, la productividad de las reuniones puede verse afectada negativamente si hay personas que se quejan sentadas a la mesa.
- Comportamiento de los líderes: los líderes de las reuniones pueden fomentar la participación de los empleados al hacer que las reuniones sean más atractivas, condensadas y directas.
3. Resultados proximales y distales
Los resultados inmediatos son los resultados que puede esperar con bastante rapidez después de la reunión. Los resultados distales tardan más en desarrollarse. Estos son algunos ejemplos de lo que hay que tener en cuenta en términos de los resultados de las reuniones:
- Resultados proximales
Por ejemplo: una buena reunión ayuda a una organización a establecer o ajustar su dirección estratégica.
Por ejemplo: las sesiones informativas ayudan a crear y mantener un entorno de trabajo seguro.
- Resultados distales
Por ejemplo: la satisfacción laboral general está relacionada con la satisfacción con la reunión.
Por ejemplo: el éxito de una organización se puede predecir mediante interacciones positivas del equipo en las reuniones.
9 consejos para lograr la máxima productividad en las reuniones
Estos son nuestros mejores consejos para reuniones productivas:
- Grabe sus reuniones virtuales
- Apunte a tener menos reuniones
- Establecer un límite de tiempo para la reunión
- Tenga una (buena) agenda de reuniones
- Establecer tareas y elementos de acción
- Involucre a todos los participantes de la reunión
- Establezca reglas básicas para la reunión
- Considere una reunión a pie
- Crea una zona franca de teléfonos inteligentes
¡Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de ellos!
1. Grabe sus reuniones virtuales
Grabación de sus reuniones puede proporcionar detalles precisos de lo que se discutió durante una reunión, lo que facilita las múltiples tareas diarias para todos los miembros del equipo:
- Los empleados sentirán que sus opiniones son escuchadas y tomadas en cuenta.
- Como la reunión se graba, no es necesario asignar personas que tomen notas ni dedicar tiempo a escribir la información. En su lugar, puedes concentrarte en la discusión.
- Tener una transcripción escrita facilita la creación de notas de la reunión.
- Puede compartir conocimientos fácilmente y ponerse al día con las reuniones a las que no pudo asistir.
- Las tareas y los elementos de acción se pueden extraer directamente de las conversaciones.
- Cualquier debate se puede resolver simplemente comprobando lo que se discutió.
2. Apunte a tener menos reuniones
Muchas empresas tienen un día y una hora fijos para las reuniones. Este enfoque rígido con frecuencia acaba con la productividad de las reuniones.
Las reuniones son tan buenas como sus resultados, y la fatiga por las reuniones es real. Antes de programar las reuniones, pregúntese: «¿Se podría reemplazar esta reunión por un correo electrónico?» Intente organizar reuniones solo cuando sea necesario hacer las cosas, tomar decisiones o cuando sea necesario perfeccionar los planes de acción.
3. Establezca un límite de tiempo para la reunión
¿Cuánto tiempo debe durar su reunión? Depende del objetivo de la reunión; es probable que las sesiones de intercambio de ideas lleven más tiempo que las reuniones típicas de actualización de estado.
Recuerda que el tiempo es tu herramienta más valiosa, así que úsalo con prudencia. No haga que la reunión dure dos horas si hubiera podido terminar en 30 minutos. Independientemente de la duración, asegúrate de que la reunión comience y termine a tiempo, aprovechando un reloj de empleado para hacer un seguimiento de la asistencia y garantizar la puntualidad.
Llegar a tiempo a sus reuniones no solo demostrará que valora el tiempo de sus asistentes, sino que también puede aumentar la productividad.
4. Tenga una (buena) agenda de reuniones
No podemos hacer suficiente hincapié en la importancia de contar con una agenda buena y clara.
Comience a escribir la agenda de su reunión definiendo el objetivo de la reunión. Un propósito claro es esencial para cualquier reunión productiva. Centrarse en esto durante todo el proceso de planificación ayuda a evitar el desorden y las digresiones que hacen perder tiempo.
Para maximizar la productividad, cree una agenda enfocada y práctica. Esto implica que no habrá mucho margen de maniobra y que la reunión solo abordará los puntos de su agenda.
Sea específico acerca de los elementos que va a incluir, manténgase alejado de temas ambiguos y plantee preguntas según sea necesario. Comparta la agenda de la reunión con todos los participantes antes de la reunión.
5. Establezca tareas y elementos de acción
El establecimiento de tareas y elementos de acción es uno de los resultados más importantes de una reunión. Al crear un conjunto claro de acciones y asignar a las personas responsables de llevarlas a cabo, puedes asegurarte de que todos cumplan con sus tareas y contribuyan al progreso general.
Para evitar tareas sin propietarios o soluciones sin acción, es esencial tener todos los detalles apuntados. Preguntas como «quién», «qué» y «cuándo» son cruciales para la productividad.
6. Involucre a todos los asistentes a la reunión
Aliente a todos los participantes de la reunión a participar en las discusiones y el proceso como una forma de aumentar la productividad y garantizar un intercambio de información adecuado.
Estas son las tres funciones esenciales que debe cubrir en cualquier reunión:
- La silla
- El cronometrador
- Los participantes
La silla
Los moderadores o facilitadores se aseguran de que los temas se traten adecuadamente y se encargan de abordar todos los puntos de la agenda.
El cronometrador
Un cronometrador lleva un registro de la duración de la reunión y del tiempo que queda para cada punto de la agenda.
Los participantes
Solo aquellos que puedan contribuir de manera significativa deben asistir a sus reuniones. Para determinar quiénes son, haz una lista de los temas de la reunión en forma de preguntas. Quien pueda dar respuestas necesita sentarse a la mesa.
7. Establezca las reglas básicas para las reuniones
Incluso antes de que comience la reunión, establezca algunas reglas básicas con su equipo. Los participantes deben cumplir estas reglas para garantizar que las reuniones sean eficientes, estén bien organizadas y sean respetuosas.
Según los requisitos de su equipo y la cultura de su organización, puede personalizar las reglas según sus necesidades. Si se infringen las reglas, como líder del equipo, puedes tomar medidas correctivas.
Estas son algunas reglas básicas para las reuniones que debe considerar incluir en sus reuniones:
- Venga preparado
- Sé puntual
- Empieza con una nota positiva
- Sigue la agenda
- Crea un entorno inclusivo
- Esté orientado a la solución
- Asume siempre una intención positiva
8. Considere una reunión a pie
Las reuniones ambulantes son exactamente lo que parecen. Al igual que una reunión normal que tiene lugar en una sala de conferencias (o en línea), una reunión a pie representa una oportunidad para la comunicación, el trabajo en equipo, el debate y la planificación, además de algunas otras ventajas.
Aumentar los niveles de salud y energía, acercar al equipo, alentar a los miembros del equipo a fomentar las relaciones y permitir la colaboración fuera de las paredes de la oficina son solo algunos de los beneficios adicionales.
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Cuando transcribes las reuniones, el conocimiento se puede compartir fácilmente. En lugar de comparar notas, puedes simplemente poner a todos al día revisando ciertas secciones de la transcripción.
9. Crea una zona libre de teléfonos inteligentes
El uso de teléfonos inteligentes en las reuniones es una molestia tanto para los organizadores como para los participantes. Muchas personas coinciden en que demuestra una falta de respeto por el orador y sus compañeros, así como una participación parcial o ausente.
Convertir las áreas en las que celebras reuniones en una «zona libre de teléfonos inteligentes» y pedir a las personas que dejen los teléfonos fuera puede ayudar a reducir cualquier posible distracción que puedan ocasionar, garantizando que todos presten toda su atención.
Casi todas las reuniones del mundo empresarial actual se llevan a cabo de forma virtual o en un formato híbrido. Esta regla sigue siendo válida para las personas que asisten desde casa, aunque pueda parecer contradictorio, dada la cantidad de tecnología que se utiliza en las reuniones hoy en día.
Comience a tener reuniones eficaces hoy mismo
Sabemos que puede ser difícil superar la locura de las reuniones y, en cambio, empezar a tener reuniones productivas. Especialmente en el contexto de las reuniones híbridas y en línea, celebrar reuniones puede resultar abrumador.
La buena noticia es que si incorporas nuestros 9 consejos en tus reuniones diarias, podemos garantizar que lograrás que los niveles de productividad de tu equipo se disparen.
Si está preparado para que sus reuniones sean más eficientes, estaremos encantados de ayudarle. Prueba nuestro asistente inteligente de forma gratuita!
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