5 consejos para tomar excelentes notas de reuniones y por qué usar un asistente de reuniones virtual (+ plantillas gratuitas)

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Tomar notas, cuando se hace bien, puede hacer que tus reuniones sean más eficaces. Sigue leyendo para obtener más información sobre las notas de las reuniones y cómo Asistente de IA puede aumentar su productividad.

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¿Por qué son importantes las notas de las reuniones?

Durante las reuniones, las personas están ansiosas por compartir sus opiniones y encontrar soluciones juntas. Sin embargo, cuando nadie toma notas de las reuniones, resulta difícil recordar los detalles clave, las tareas, los plazos y otros aspectos prácticos.

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Para la mayoría de nosotros, este escenario suena demasiado familiar. Una reunión de equipo eficaz debe terminar con un plan de acción que ayude a los participantes a llevarlo a cabo. Pero, ¿cómo puedes crear un plan si confías únicamente en tu memoria? Del mismo modo que la experiencia de una reunión es particular para todos los asistentes, la memoria es subjetiva.

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La solución es mantener notas precisas para cada reunión y compartirlas con tus compañeros de equipo.

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¿Qué son las notas de las reuniones?

Como su nombre indica, las notas de las reuniones son registros que se guardan a lo largo de una reunión para registrar la información, las conclusiones clave, las decisiones importantes y cualquier otro dato relevante.

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Las notas de la reunión pueden ser manuales (escritas por un anotador designado o por cada participante de forma individual) o automáticas (grabadas por un asistente de inteligencia artificial).

Profundicemos en por qué es importante tomar notas y cómo un asistente de reuniones virtual puede ayudar a tu equipo a crear las mejores notas de las reuniones.

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Notas de la reunión frente a actas de la reunión

La diferencia entre las notas de la reunión y las actas de la reunión es sutil, ya que depende principalmente del propósito y la importancia de la reunión.

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Esto es lo que hace que las notas de las reuniones y las actas de las reuniones sean diferentes:

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• Las notas de las reuniones se utilizan en entornos informales, mientras que las actas de las reuniones funcionan mejor en el contexto de las reuniones formales.
• Las notas se utilizan habitualmente en reuniones, como las reuniones de pie diarias, en las que no es necesario llevar notas oficiales. Las actas de las reuniones, por otro lado, son necesarias para situaciones de alto riesgo, como las reuniones de las partes interesadas, las reuniones de la junta directiva o las reuniones del comité directivo.
• Tanto las notas de la reunión como las actas de la reunión contienen los puntos clave de la discusión, enumeran los puntos de acción y se centran en los temas específicos que figuran en la agenda de la reunión. Sin embargo, es obligatorio que las actas de la reunión contengan los nombres de todos los asistentes, las personas ausentes (cuando corresponda), la hora de inicio, la fecha, el propósito y otros aspectos logísticos.
• Las notas de las reuniones pueden ser tan completas o concisas como sea necesario, mientras que actas de la reunión son una versión más profunda y estructurada de las notas de las reuniones.
• A diferencia de las notas de las reuniones, las actas de las reuniones pueden servir como documentos legalmente vinculantes, por lo que los participantes firman sus nombres en las actas de las reuniones en algunas organizaciones.

Beneficios de tomar notas de las reuniones

Si las reuniones de equipo son la base de la colaboración, las buenas notas de las reuniones son el cerebro de una reunión productiva.

Estas son las ventajas de tomar notas de las reuniones:

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• ‍ Destaca el valioso intercambio de información y almacena los detalles relevantes establecidos durante una reunión.
• Resume la discusión para consultarla en el futuro y refresca la memoria cuando sea necesario.
• Ofrece transparencia general para una organización.
• Asigna tareas y define elementos procesables.
• Aumenta la productividad al hacer un seguimiento después de la reunión.
• Produce un registro escrito de todas las decisiones de planificación.
• Realiza un seguimiento del progreso realizado y de los hitos del ciclo de vida de un proyecto.
• Resume las reuniones y proporcione actualizaciones para las personas que no estuvieron presentes.
• Verifica la información y resuelve los argumentos.
• Cita textualmente a los asistentes a la reunión.
• Brinda protección legal para resolver rápidamente las disputas legales.
• Recopila información valiosa para las sesiones de retroalimentación.

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CONSEJO PROFESIONAL: Como sabemos que no siempre es fácil tomar notas durante las reuniones, MeetGeek viene a rescatarte. Nuestra herramienta se diseñó específicamente para que pueda participar plenamente en sus reuniones.

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5 consejos para tomar buenas notas en las reuniones

Especialmente si eres nuevo en el juego, el proceso de toma de notas puede parecer intimidante. Estamos aquí para decirte que no tiene por qué serlo.

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Estos son 5 consejos que le ayudarán a tomar mejores notas de las reuniones:

1. Asigne un tomador de notas designado
2. Usa la agenda de tu reunión como plantilla para la nota de la reunión
3. Sepa lo que vale la pena escribir
4. Aprenda a escribir notas de reuniones
5. Comparte las notas de la reunión.

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1. Asigne un tomador de notas designado

Si bien cualquier persona en una reunión de equipo puede tomar sus propias notas, es fundamental designar a una persona que tome notas. Esta persona será responsable de tomar notas y compartirlas con los demás asistentes a la reunión al final. Esto crea una fuente confiable de información veraz para cualquier decisión que deba tomarse después de la reunión.

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A medida que avanza la discusión, el tomador de notas designado también es responsable de aclarar cualquier cosa sobre la que no esté seguro. Por ejemplo, si se hacen dos afirmaciones contradictorias, la persona que toma las notas debe determinar cuál es la correcta antes de escribirla.

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2. Utilice la agenda de su reunión como Plantilla para notas de reuniones

No es necesario empezar desde cero al crear notas de reunión, siempre y cuando estés familiarizado con el uso de la agenda de una reunión.

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Al tomar notas sin una guía, puede resultar difícil encontrarles sentido DESPUÉS de la reunión. Bajo cada punto de la agenda, resalta los puntos clave que discutiste y describe los próximos pasos para ese tema específico.

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Esto también le ahorrará la molestia de tener que cambiar constantemente entre la agenda de la reunión y una hoja de papel en blanco para tomar notas.

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Descargue nuestra plantilla gratuita de agenda de reuniones para su próxima reunión:

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3. Sepa lo que vale la pena escribir

Puede resultar tentador intentar escribir todo lo posible durante las reuniones, pero ese no es el punto. Esto puede ser útil más adelante, puede pensar, pero por lo general, eso está lejos de la verdad.

Estos son los aspectos que debe anotar durante una reunión:

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1. Puntos clave
2. Elementos de acción
3. Preguntas
4. Decisiones
5. Nuevas ideas.

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1. Puntos clave

Resuma los puntos principales planteados para cada tema de su agenda. Intenta que sea breve y simple, bastará con un máximo de 3 a 4 oraciones o viñetas.

2. Elementos de acción

Los elementos de acción hacen que su reunión deje de ser una reunión informal para convertirse en una conversación prolífica centrada en la producción de resultados.

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3. Preguntas

¿Surgió alguna pregunta durante la reunión? Anótalas, así como las respuestas que hayan dado otros miembros del equipo. Toma nota de manera especial de cualquier pregunta abierta que requiera un seguimiento por tu parte.

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4. Decisiones

La toma de decisiones es el objetivo final de la mayoría de las reuniones, así que asegúrese de registrar cualquier decisión tomada, así como cualquier otro detalle que pueda ayudar a poner las cosas en marcha.

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5. Nuevas ideas

El hecho de que la reunión en la que estás tomando notas no esté dedicada a intercambiar ideas nuevas no significa que no debas escribirlas. De esta forma, podrás volver a ellas cuando sea necesario.

4. Aprenda a escribir notas de reuniones

Si bien cada uno toma notas a su manera, definitivamente hay algunas cosas que puede hacer para mejorar su proceso de toma de notas.

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Siga estos pasos para tomar buenas notas de la reunión:

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1. Elige un método para tomar notas
2. Comience a tomar notas antes de que comience la reunión
3. Limpia las notas de la reunión.

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1. Elija un método para tomar notas

Como todos procesamos la información de diferentes maneras, tus notas deben reflejar lo que te parezca más natural. Algunas personas, por ejemplo, prefieren codificar sus notas con colores, mientras que otras prefieren apuntar las cosas en una lista.

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Estos son algunos métodos populares que puedes usar para tomar notas eficaces de las reuniones:

• El método Cornell
• El enfoque del cuadrante
• El método de mapeo mental

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• El método Cornell

El Método Cornell consiste en un enfoque sistemático para resumir y organizar las notas sin tener que volver a copiarlas después. Básicamente, escribes tus notas en el espacio principal, dejando vacío el espacio de la izquierda para que las palabras clave etiqueten cada idea.

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• El enfoque del cuadrante

Este método toma el enfoque lineal y lo divide en 2 categorías, según la importancia. Luego, cada categoría se divide en 2 subcategorías, según la urgencia.

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• El método de mapeo mental

Se trata de un enfoque visual que se utiliza para estructurar la información en una jerarquía, que muestra las conexiones entre las diferentes partes de un todo. Es una forma de ayudarlo a repasar su proceso de pensamiento y mejorar su capacidad para comprender y retener la información.

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2. Comience a tomar notas antes de que comience la reunión

Tomarte unos minutos antes de la reunión para asegurarte de que estás preparado será de gran ayuda. Rellenar las secciones dedicadas a la fecha, la hora, los participantes y más antes de entrar en la sala de conferencias te permite concentrarte más en el desarrollo del debate.

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3. Limpiar las notas de la reunión

Especialmente si eres nuevo en el juego de tomar notas, puede ser difícil mantener tus notas organizadas. Es posible que acabes con algunas de ellas dispersas en tu escritorio, unas cuantas en algún lugar de tu escritorio y que falten las demás.

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Es importante tomarse un tiempo después de la reunión para sistematizar y organizar todas las notas de la reunión, manteniéndolas en un solo lugar. Para facilitar las cosas, considera la posibilidad de hacer lo siguiente:

• Escriba cualquier nota manuscrita
• Convierte todos los elementos de acción en tareas y asígnalos a las personas responsables
• Añadir fechas límite a las tareas
• Guarda tus notas en la carpeta correspondiente.

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¿Quiere obtener más información sobre cómo resumir sus reuniones? Consulta nuestro artículo sobre por qué cada reunión necesita un resumen ¡para obtener la información que necesita!

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5. Comparta las notas de la reunión

Si bien solo una persona debe tomar notas de la reunión, todos los miembros relevantes del equipo deben poder acceder a ellas. Después de todo, el objetivo es que todos estén de acuerdo en cuanto a lo que se discutió y lo que sucederá después.

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Asegúrate de etiquetar a los miembros del equipo en tus notas o enviarlos directamente a su correo electrónico.

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CONSEJO PROFESIONAL: Un asistente de reuniones virtual con IA como MeetGeek le permitirá compartir las notas de la reunión con todos los asistentes con solo unos pocos clics, ¡ahorrando horas de trabajo!

Cómo un asistente de inteligencia artificial puede crear mejores notas de reuniones

A pesar de ser una herramienta valiosa, las notas de las reuniones pueden llevar mucho tiempo y disminuir tu participación activa en cualquier reunión.

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La persona a cargo de tomar notas no puede participar plenamente en la discusión, está preocupada por escribirlo todo. A veces, tienen que interrumpir el flujo natural de la reunión para tomar notas o pedir aclaraciones, lo que perturba el impulso.

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En ciertas reuniones, las actas las guarda un asistente u otro empleado invitado con el propósito específico de documentar todo. Esta tarea puede desperdiciar horas de su jornada laboral que podrían destinarse a otro lugar.

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Si cada participante toma sus propias notas, podría ignorar de mala gana partes clave de la conversación.

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Por qué renunciar a la toma de notas tradicional

Estos son los aspectos que más energía y tiempo consumen en relación con las notas de las reuniones:

• Encuentre la agenda de la reunión con antelación, defina los temas y cree una plantilla que se adapte al tipo de reunión.
• Asignación de un tomador de notas.
• Transcribir las notas de la reunión de su cuaderno a una computadora.
• Organizar las notas para que puedas reunir materiales que puedas compartir.
• Centrarse en los temas o puntos de la agenda que son relevantes.
• Concentrarse en tomar notas en lugar de participar en la discusión.
• Pedirles a las personas que repitan y omiten detalles importantes porque aún tienes que escribir los puntos de conversación anteriores.

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Mantenga todas las notas de sus reuniones en un solo lugar con MeetGeek

Las notas automatizadas hacen que estos problemas sean redundantes. Con un asistente de reuniones virtual, puedes grabar y transcribir tus reuniones, para que pueda tener un acta literal de lo que se discutió.

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Un asistente de IA con gran capacidad de respuesta realiza las tareas de toma de notas con precisión, lo que le permite ahorrar tiempo y esfuerzo. Como beneficio adicional, tienes todos los tus notas almacenadas en un solo lugar, lo que facilita el acceso a ellos.

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Cómo puede ayudar un asistente de IA

• El El asistente de IA proporciona una transcripción de la reunión, por lo que no tendrá que consultar el orden del día ni prepararse con antelación (más de lo que necesitaría para una reunión normal).
• El asistente de IA es responsable de tomar notas.
• La transcripción de la reunión se crea automáticamente, no es necesario perder tiempo copiando notas manuscritas.
• Puede buscar fácilmente en la transcripción de la reunión para encontrar información relevante, omitiendo detalles innecesarios.
• Puede usar comandos de voz para capturar elementos clave en tiempo real.
• Como se graba toda la reunión, no tiene que preocuparse por perder información crucial.

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Notas de la reunión: ¿Vale la pena luchar?

En pocas palabras, ¡definitivamente! Independientemente de cómo decidas hacer las notas de las reuniones, son la forma más fácil de convertir las reuniones multitudinarias en reuniones productivas y preparar a tu equipo para el éxito.

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Una vez que domine el arte de mantener notas eficaces en las reuniones y experimente todos los beneficios adicionales, nunca podrá volver a ser como antes.

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El Asistente de reuniones virtuales MeetGeek se ocupa de sus necesidades de toma de notas para que pueda centrarse en organizar reuniones productivas. Nuestra IA crea notas automatizadas basadas en palabras clave y frases pronunciadas durante la reunión. También captura los aspectos más destacados de la conversación, como las ideas, las decisiones, las preocupaciones o los hechos clave.

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