Etiquette des réunions virtuelles : règles essentielles pour le professionnalisme

Les réunions virtuelles font désormais partie intégrante de la vie professionnelle. Que vous soyez à la maison, au bureau ou quelque part entre les deux, il y a de fortes chances qu'une grande partie de votre journée passe à parler à votre équipe via un écran.

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Lorsque ces réunions se déroulent bien, elles rassemblent les gens, favorisent la circulation des idées et font avancer les projets. Mais s'ils ne le font pas, les choses peuvent rapidement devenir confuses, floues et frustrantes pour toutes les personnes impliquées.

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C'est là qu'intervient une étiquette appropriée en matière de réunion virtuelle. Quelques habitudes simples peuvent faire toute la différence dans la façon dont les gens se connectent, partagent et restent engagés lors des réunions en ligne.

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Pourquoi l'étiquette des réunions virtuelles est importante

Les gens passent des réunions en ligne au temps passé au bureau, et les visioconférences associent souvent des participants physiquement présents à la réunion et d'autres personnes se joignant à la réunion depuis un ordinateur à la maison ou à un autre endroit.

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Sans attentes partagées, de petits problèmes tels que le bruit de fond, les arrivées tardives, le désordre partage d'écran, ou des agendas peu clairs peuvent ralentir les décisions et affaiblir la collaboration.

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Une étiquette de réunion virtuelle appropriée permet de garder l'attention sur les informations clés et les points de discussion. Cela aide chaque personne à se sentir incluse et écoutée, peu importe d'où elle se connecte. Des normes claires réduisent les distractions inutiles, protègent les informations sensibles et facilitent la prise de notes et la planification de la prochaine réunion.

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Des habitudes simples peuvent être très utiles : définissez et partagez l'ordre du jour d'une réunion, participez à l'heure, coupez le son lorsque vous ne parlez pas, utilisez un espace de travail dédié et affichez un langage corporel attentif devant la caméra. Ces pratiques aident les participants à accorder toute leur attention, à maintenir la conversation sur la bonne voie et à respecter les autres participants.

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Boostez chaque réunion avec MeetGeek

Les bonnes réunions virtuelles dépendent de la structure, de l'orientation et de la précision du suivi. MeetGeek prend en charge les trois en enregistrant, en transcrivant et en résumant automatiquement vos réunions en ligne et vos discussions en personne.

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Son assistant intelligent capture les informations clés de chaque conversation, vous aidant à rester concentré sur ce qui est dit au lieu de jongler avec d'autres tâches comme la prise de notes.

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L'application mobile de MeetGeek vous permet d'enregistrer des réunions en personne dans la salle de conférence ou dans tout espace de travail dédié et d'obtenir les mêmes informations que lors d'une vidéoconférence.

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De plus, grâce à une extension Chrome qui s'intègre à des plateformes telles que WebEx, Discord, Zoom et Google Meet, vous pouvez connecter MeetGeek à pratiquement n'importe quel environnement de réunion de travail virtuel.

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La précision de sa transcription garantit que les points de discussion, les décisions et les mesures à prendre sont clairement capturés pour chaque orateur et partagés entre les membres de votre équipe.

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« MeetGeek permet de gagner beaucoup de temps en enregistrant, en transcrivant et en structurant automatiquement les réunions. Il est très pratique de trouver rapidement les moments nécessaires à l'aide de mots-clés et de partager des extraits avec des collègues. L'intégration avec d'autres outils est fluide et l'interface est intuitive, même pour les nouveaux utilisateurs. » — Lidia N., responsable principale de l'acquisition de talents

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Etiquette des réunions virtuelles avant l'appel

Nous allons détailler nos 15 conseils de réunion en fonction du moment où ils se produisent. Commençons par ce qu'il faut faire avant le début de l'appel :

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1. Testez votre technologie et votre connexion Internet

Une connexion solide et un équipement fonctionnel sont importants pour chaque réunion virtuelle. Avant de vous inscrire, vérifiez votre connexion Internet, votre appareil photo, votre microphone et vos paramètres de partage d'écran. Assurez-vous que votre ordinateur et vos appareils audio fonctionnent correctement afin que les autres participants puissent vous entendre et vous voir clairement.

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2. Choisissez un parcours professionnel

Votre arrière-plan envoie un message. Choisissez un espace propre et neutre, sans distractions inutiles. Un espace de travail dédié avec un bon éclairage rend votre présentation plus professionnelle. Si ce n'est pas possible, choisissez un arrière-plan virtuel propre et neutre. Éloignez-vous des espaces de bureau en désordre ou des espaces personnels qui pourraient distraire les participants de la conversation.

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Vous participez à une réunion Zoom dans un contexte peu professionnel, mais vous ne voulez pas recourir à un arrière-plan virtuel ? Apprenez à flouter votre arrière-plan en lisant cet article.

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3. Habillez-vous pour l'occasion

Comme vous le feriez pour une réunion en personne, habillez-vous convenablement pour votre réunion virtuelle. Le port d'une tenue professionnelle témoigne du respect pour les autres participants et contribue à maintenir le même niveau de sérieux que si vous étiez physiquement présent dans une salle de conférence. Même si seule la partie supérieure est visible, vous habiller complètement peut vous aider à rester concentré et à faire preuve de confiance devant la caméra.

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4. Passez en revue l'ordre du jour et les principaux documents

Chaque réunion productive commence par un ordre du jour des réunions. Passez en revue les points de discussion et les documents pertinents à l'avance afin de rester engagé et de contribuer de manière significative. Cette préparation favorise le bon déroulement de la conversation et réduit le risque d'oublier une chose importante dont vous vouliez discuter.

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Conseil de pro : MeetGeek peut partager automatiquement les résumés et les notes de la réunion précédente, aidant ainsi les participants à rejoindre la conversation bien préparés et concentrés sur les bons points de l'ordre du jour.

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5. Inscrivez-vous tôt

Arriver en retard à une réunion virtuelle peut perturber le flux et distraire les autres participants. Inscrivez-vous quelques minutes avant l'heure prévue pour remédier à tout problème technique de dernière minute. Cette petite habitude témoigne du professionnalisme et donne le ton pour une séance productive.

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Etiquette des réunions virtuelles pendant l'appel

Une fois la réunion commencée, il est temps de mettre à profit ces bonnes pratiques :

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6. Désactiver le son lorsque vous ne parlez pas

Le bruit de fond incontrôlé est l'une des principales causes de perturbation lors des réunions en ligne. Qu'il s'agisse de bavardages au bureau, de saisie sur le clavier ou de sons inattendus à la maison, la désactivation de votre microphone lorsque vous ne parlez pas permet de vous concentrer sur le haut-parleur actuel. Ne désactivez le son que lorsque vous avez besoin de parler ou de répondre.

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7. Accordez toute votre attention

Effectuez plusieurs tâches à la fois lors d'une réunion de travail virtuelle, comme la vérification de votre courriel ou le fait de travailler sur d'autres tâches, peut vous faire perdre le fil de la discussion et signaler le désintérêt des autres participants. Conservez toute votre attention sur la conversation et utilisez un langage corporel attentif pour montrer que vous êtes engagé. Le fait de regarder l'écran et de hocher la tête le cas échéant aide les orateurs à se sentir entendus.

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Conseil de pro : MeetGeek capture et organise les informations clés pour vous, afin que vous n'ayez pas à vous concentrer sur la prise de notes et la participation à la discussion.

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8. Parlez clairement et regardez la caméra

Lorsque c'est votre tour de parler, parlez à un rythme modéré et regardez directement la caméra. Cela imite le contact visuel en personne et aide les participants à rester connectés. Parler clairement garantit que même les personnes dont les connexions Internet ou les configurations audio sont plus faibles peuvent suivre.

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9. Suivez l'ordre du jour et respectez le temps

Le fait de s'en tenir à l'ordre du jour prévu permet d'éviter que la conversation ne dégénère en sujets sans rapport entre eux. Faites en sorte que vos remarques soient concises et pertinentes. Le respect du calendrier des réunions est essentiel pour maintenir un flux professionnel, en particulier lorsqu'il y a plusieurs points de discussion ou conférenciers.

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10. Impliquer tout le monde

Les réunions virtuelles peuvent parfois mettre de côté les participants les plus calmes. Faites un effort pour impliquer les autres participants en leur demandant leur avis ou en les invitant directement à partager leurs idées. Cela est particulièrement important lorsque certains membres de l'équipe sont physiquement présents dans une salle de conférence et que d'autres l'ont rejoint à distance. Une discussion équilibrée renforce collaboration et veille à ce que personne ne soit laissé de côté.

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11. Soyez respectueux et évitez les interruptions

Évitez d'interrompre les autres, même si vous avez une idée géniale que vous avez hâte de partager. Utilisez les fonctionnalités de réunion intégrées, telles que « lever la main » pour indiquer quand vous souhaitez prendre la parole. Laisser chaque personne terminer son point de vue contribue à maintenir la clarté et à organiser la discussion.

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12. Attribuez des rôles si nécessaire

Pour les réunions en ligne de plus grande envergure, attribuez des rôles tels que l'hôte, preneur de notes, et le chronométreur peut rendre la session plus productive. Des rôles clairement définis permettent de maintenir la réunion sur la bonne voie et de s'assurer qu'aucun point important n'est négligé.

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Etiquette des réunions virtuelles après l'appel

Votre travail n'est pas terminé au moment où l'appel est terminé. Si vous souhaitez tirer le meilleur parti d'une réunion virtuelle, voici trois autres conseils à appliquer après votre départ :

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13. Résumez les principaux points à retenir

Une réunion fructueuse ne s'arrête pas à la fin de la vidéoconférence. Résumer les principaux points permet de s'assurer que tout le monde repart avec une compréhension commune de la discussion et des décisions prises. Ce récapitulatif doit mettre en évidence les sujets clés, les tâches assignées, les délais et toutes les mesures de suivi nécessaires avant la prochaine réunion.

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Conseil de pro : MeetGeek génère automatiquement des résumés et des transcriptions, qui peuvent être partagés instantanément avec les participants pour que tout le monde reste aligné.

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14. Partagez les suivis et les mesures à prendre

Après la réunion, envoyez un message clair décrivant les tâches, les responsabilités et les délais. Cette étape de suivi transforme la conversation en action et permet de faire avancer les projets. C'est également une bonne occasion de planifier la prochaine réunion si nécessaire.

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15. Réfléchissez et améliorez-vous

Prenez quelques instants pour réfléchir à ce qui s'est bien passé et à ce qui pourrait être amélioré pour les prochaines sessions.

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Avez-vous suivi l'étiquette appropriée en matière de réunion virtuelle ? Y avait-il des distractions inutiles qui pourraient être évitées la prochaine fois ? Le partage de commentaires avec votre équipe permet d'améliorer la collaboration au fil du temps.

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Adapter l'étiquette aux différents types de réunions

L'étiquette des réunions virtuelles n'est pas la même dans toutes les situations. Un enregistrement individuel a une dynamique différente de celle d'une session de brainstorming ou d'une présentation à un client. Ajuster votre approche en fonction du type de réunion permet de garder les conversations ciblées, respectueuses et productives.

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Réunions individuelles

Dans conversations en tête-à-tête, l'accent est souvent mis sur la confiance, la clarté et une discussion honnête. Un ton structuré mais détendu fonctionne mieux.

• Établissez un ordre du jour clair avec quelques points de discussion afin que les deux personnes sachent à quoi s'attendre.
• Fermez les autres onglets et limitez les distractions pour accorder toute votre attention.
• Utilisez un langage corporel attentif pour montrer que vous écoutez.
• Posez des questions ouvertes et laissez la place à des commentaires honnêtes.
• Terminez par un bref récapitulatif des points clés et des prochaines étapes.

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Séances de brainstorming en équipe

Remue-méninges fonctionne mieux lorsque tout le monde se sent encouragé à partager ses idées. Une étiquette claire permet de garder la conversation inclusive et productive.

• Commencez par un rapide brise-glace pour que les participants se sentent à l'aise.
• Utilisez le partage d'écran pour afficher des instructions ou des exemples qui suscitent des idées.
• Rappelez aux participants de laisser les autres terminer avant de parler.
• Demandez à quelqu'un de saisir les idées dans un document partagé pour que rien ne soit oublié.
• Encouragez les membres les plus calmes de l'équipe à partager leurs idées.

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Appels avec les clients ou les parties prenantes

Les réunions externes exigent un professionnalisme accru. Chaque action se répercute sur votre organisation. Une préparation et une communication claire sont donc essentielles.

• Commencez par présenter clairement tous les participants, qu'ils soient présents en personne ou virtuellement.
• Respectez scrupuleusement l'ordre du jour de la réunion afin de respecter le temps de chacun.
• Vérifiez votre configuration de partage d'écran pour éviter d'afficher des informations non liées ou sensibles.
• Prenez des notes précises sur les décisions, les délais et les responsabilités.
• Terminez par un résumé clair des prochaines étapes et confirmez la prochaine réunion si nécessaire.

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Conseil de pro : Le référentiel de conversations de MeetGeek vous permet de revenir sur les appels passés avec vos clients sans avoir à fouiller dans des notes éparpillées. Apprenez-en plus à ce sujet en visionnant cette vidéo :

Instaurer de meilleures habitudes en matière de réunions virtuelles

L'application systématique de ces règles d'étiquette contribue à créer un environnement virtuel plus productif et plus respectueux. Tout comme les interactions en personne, la structure et l'attention renforcent les liens entre les membres de l'équipe et encouragent une collaboration significative.

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MeetGeek est conçu pour favoriser ces habitudes en automatisant la transcription des réunions, en stockant les conversations dans un référentiel central et en intégrant plus de 8 000 outils pour maintenir votre flux de travail connecté. Que vos participants soient présents virtuellement ou physiquement, MeetGeek s'assure que chaque point de discussion est enregistré, résumé et partagé avec précision.

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Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que l'étiquette des réunions virtuelles ?

L'étiquette des réunions virtuelles fait référence aux règles et aux comportements qui contribuent à maintenir les réunions en ligne professionnelles, respectueuses et productives. Cela inclut tout, qu'il s'agisse d'arriver à l'heure, de tester votre connexion, de désactiver le son lorsque vous ne parlez pas et de partager les suivis par la suite.

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Pourquoi est-il important de suivre l'étiquette des réunions en ligne ?

Une étiquette appropriée permet de limiter les distractions, de rester concentré et de faire en sorte que tous les participants se sentent écoutés. C'est la base d'une collaboration productive et d'une communication fluide, en particulier lorsque tout le monde n'est pas présent physiquement.

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Comment puis-je rester concentré lors de longues réunions virtuelles ?

Pour rester engagé, préparez-vous en consultant l'ordre du jour de la réunion, en minimisant les autres tâches, en vous asseyant dans un espace de travail dédié et en gardant votre caméra allumée pour encourager un langage corporel attentif. Des outils tels que MeetGeek peuvent également capturer des informations clés afin que vous puissiez vous concentrer pleinement sur la discussion.

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Que dois-je faire si je rencontre des problèmes techniques lors d'une réunion virtuelle ?

Si vous rencontrez une mauvaise connexion Internet ou des problèmes audio, utilisez la fonction de chat pour en informer l'hôte. En vous inscrivant tôt et en testant votre configuration, vous pouvez éviter la plupart des problèmes avant qu'ils ne surviennent.

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