La surcharge de réunions n'est pas le vrai problème, mais une mauvaise conception des réunions

La surcharge de réunions est devenue la norme au cours des cinq dernières années. Le travail à distance, les changements post-COVID et l'incertitude économique ont poussé les équipes à se réunir plus souvent, plus rapidement... et avec moins de clarté. Bien qu'il soit désormais courant d'entendre que « les réunions sont une perte de temps », vous entendez rarement quelqu'un suggérer que nous devons améliorer leur gestion.

La réaction par défaut ? C'est la faute de la réunion. Annule-le. Déplacez-le vers Slack.

Mais peut-être que le vrai problème n'est pas le trop grand nombre de réunions, mais la façon dont nous les organisons.

‍

Nous acceptons les mauvaises réunions comme si de rien n'était

Voici une vérité embarrassante : nous passons des heures en réunion chaque semaine et nous en repartons souvent avec l'impression que ce n'était pas productif. Mais des réunions improductives ne signifient pas que les réunions sont intrinsèquement mauvaises, cela signifie que nous avons accepté une mauvaise norme.

Lorsque vous participez à une réunion qui ne vous convient pas, est-ce vrai pour tout le monde ? Ou juste toi ce jour-là ? Nous proposons des idées telles que « les réunions sont à moitié improductives », mais qu'est-ce que cela signifie ? La moitié des réunions ? La moitié de la population ? La moitié de l'énergie manquante ?

Le vrai problème ? On en parle rarement. Nous partons du principe que « c'est exactement comme ça ». Tant que vous en resterez là, les mauvaises réunions se poursuivront.

‍

Comment améliorer la productivité des réunions ? Commencez par demander

Vous pourriez vous demander : « Comment s'est passée la réunion ? » serait utile, mais cela dépend de la façon dont vous posez la question, de la personne qui pose la question et de ce que vous faites de la réponse. Si un haut dirigeant qui domine la salle demande des commentaires, il y a de fortes chances que personne ne prenne le risque de dire la vérité.

Créez plutôt une boucle de rétroaction sécurisée. Essayez quelque chose comme :

« Est-ce que c'était une bonne utilisation de votre temps ? Échelle de 0 à 5 :

• 0 = Pas question, je ne devrais pas participer à cette réunion
• 3 = Oui, c'était bien, mais ça pourrait être mieux
• 5 = Je suis tellement contente que nous l'ayons fait. Je suis pleine d'énergie ! »

Cette échelle donne aux gens la liberté d'être honnêtes. Faites un suivi avec : « Si ce n'était pas génial, qu'y a-t-il une chose que nous pourrions changer pour la prochaine fois ? »

Alors fais-le réellement. C'est ainsi que la confiance et l'amélioration commencent. Oubliez ces longues enquêtes après les réunions, car les gens s'y noient. Recueillez des commentaires en direct. Parlez de la réunion pendant la réunion.

Une fois que la culture du feedback s'est enracinée, vous pouvez aborder la culture des réunions de manière systématique grâce à l'hygiène des réunions.

‍

Créer une culture de réunion saine grâce au design

Il ne s'agit pas simplement d'organiser une seule bonne réunion, il s'agit de rendre toutes les réunions plus saines dès leur conception. Cela signifie qu'il faut être intentionnel quant à la fréquence à laquelle vous vous rencontrez, aux types de réunions que vous organisez et à la manière dont vous les structurez.

Les équipes qui font les choses correctement, des entreprises comme Doist, Zapier, et GitLab — ne le portent pas. Ils ont pris des décisions délibérées quant aux réunions dont ils ont besoin, à leur fréquence et à la manière dont ces réunions devraient se dérouler. C'est l'hygiène des réunions : un système clairement défini qui aide les gens à mieux travailler ensemble sans que les réunions ne prennent le dessus sur leur vie.

‍

Combien de réunions sont trop nombreuses ? Cela dépend

Il est tentant d'attribuer la surcharge de réunions au grand nombre d'appels qui encombrent nos calendriers. Mais en vérité, la cadence des réunions, c'est-à-dire leur fréquence et leur durée, dépend de plusieurs facteurs :

‍

1. Exigences de vitesse

Si votre équipe ne fait le point sur un projet que tous les deux mois, ce projet va avancer lentement. Des interactions régulières accélèrent les progrès. Une start-up qui se lance dans six semaines a besoin d'efforts quotidiens. Une équipe de recherche ayant des résultats trimestriels pourrait prospérer grâce à des contrôles hebdomadaires.
‍

2. Votre environnement d'exploitation

Une équipe confrontée à une charge de travail stable et prévisible n'a pas besoin de la même cadence qu'une équipe confrontée à des changements constants, à des lancements ou à un chaos interfonctionnel. L'urgence nécessite un rythme plus serré.
‍

3. Votre rôle

Les contributeurs individuels, c'est-à-dire ceux qui s'occupent de la rédaction, de la création et de la conception, ont tendance à obtenir de meilleurs résultats avec 2 à 3 réunions ciblées par semaine, juste assez pour rester en phase sans interrompre leur rythme.

Maintenant, si vous êtes à la tête ? Votre travail consiste avant tout à vous rencontrer. Qu'il s'agisse de définir une vision, d'intégrer les dirigeants, d'impressionner le conseil d'administration ou de prendre des décisions, tout cela se passe principalement lors de réunions. Plus vous montez, plus votre calendrier se remplit. Certains cadres passent entre 80 et 90 % de leur temps à participer à des réunions dès leur conception.

La question n'est pas « combien de réunions sont trop nombreuses ? » C'est : « Notre cadence correspond-elle à nos objectifs, à notre environnement et à notre travail ? »

‍

Comment réduire les réunions inutiles : éliminez les suspects habituels

C'est là que de nombreuses équipes se trompent, et c'est pourquoi certains types de réunions ont acquis une mauvaise réputation. Ce n'est pas parce qu'ils sont intrinsèquement inutiles. C'est parce que nous les exécutons souvent en mode pilote automatique, sans intention ni feedback.

Examinons l'un des types de réunions les plus problématiques :

• Enregistrements récurrents
• mises à jour de statut
• Toutes les mains

‍

Maintenez la pertinence des réunions récurrentes

Les réunions récurrentes tombent en disgrâce parce qu'elles s'inscrivent dans des habitudes inconscientes. Une fois calendaires, elles restent pour toujours. Personne ne se souvient pourquoi ils ont commencé ou ne veut remettre en question leur existence.

Le correctif : Chaque réunion récurrente doit être assortie d'une date d'expiration.

Réglez-les pour une durée maximale de trois mois, puis arrêtez-les et revisitez-les. Demandez : est-ce que cela sert toujours l'équipe ? Si oui, très bien, reprogrammez-le. Si ce n'est pas le cas, lâchez prise.

Voici ma structure préférée pour une réunion d'équipe hebdomadaire qui fonctionne réellement :

1. Un enregistrement au début, afin que tout le monde s'engage dans les cinq premières minutes.
   
   
2. Un examen rapide des progrès réalisés — un coup d'œil sur le tableau de bord, sans trop s'attarder — l'essentiel est la prise de conscience partagée.
   
   
3. Un agenda en temps réel, construit sur place. Chaque personne dresse la liste de ses problèmes actuels (problèmes, questions, tensions) et le groupe choisit ceux à résoudre. Cela rend la conversation fraîche et pertinente à chaque fois.
   
   
4. Terminez avec clarté : lorsque le temps imparti approche, prenez les 10 dernières minutes pour clarifier : quelles décisions ont été prises ? Quelles sont les prochaines étapes ? Qu'est-ce qui doit être partagé avec les autres équipes ?

Cette approche concilie cohérence et urgence, en se concentrant uniquement sur les tâches nécessitant une attention particulière.

‍

Les réunions de suivi doivent avoir un objectif au-delà des mises à jour

De nombreuses entreprises abandonnent les réunions de mise à jour de statut, car elles pensent qu'elles peuvent être facilement remplacées par des e-mails, des fils de discussion Slack, des mises à jour de Microsoft Teams ou d'autres outils asynchrones qu'elles utilisent. Et ils ont souvent raison.

Si votre réunion de statut consiste littéralement à lire ce que tout le monde a fait — « Je l'ai fait, maintenant je vais le faire, et c'est ce que je pense » — et que vous ne faites rien avec ces informations, alors elle devrait être asynchrone.

Mais voici la nuance : parfois, les équipes inscrivent ces réunions au calendrier, non pas parce qu'elles les aiment, mais parce qu'elles fonctionnent comme un fonction de forçage. Lorsque vous savez que vous devez dire à haute voix ce que vous avez fait devant votre équipe, vous avez plus de chances de le faire réellement. Cette responsabilisation en temps réel peut être puissante, mais si c'est la seule raison pour laquelle vous utilisez la réunion, trouvez des alternatives plus efficaces.

Lorsqu'elles sont bien menées, les réunions de statut permettent d'établir des relations, de renforcer la confiance et de faire ressortir de petits signaux qui permettent aux équipes de rester alignées.

‍

Des réunions participatives réellement engageantes

Les réunions générales sont censées rassembler tout le monde. Des mises à jour d'ensemble, des jalons de l'entreprise, des moments culturels : cela semble bien en théorie. Mais en pratique ? Ils tombent souvent à plat. Et la raison est simple : faible engagement.

À main levée, le leadership consiste souvent à « faire ce qu'il veut », mais comment les gens posent-ils des questions ? Comment témoignent-ils de leur intérêt, de leur accord, de leur inquiétude ? Si votre format ne prend pas en charge cette interaction, vous perdez l'espace.

Le correctif : Rendez-le interactif. Utilisez des chats, des sondages, des notes autocollantes, des cartes colorées que les gens peuvent agiter, même des signaux debout ou assis. Lorsque vous les adaptez à votre culture, ils donnent à la réunion une impression de vie et de participation.

Mais l'astuce la plus importante ? Séparez fréquemment les grands groupes. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que 500, voire 50 personnes participent à une seule conversation partagée. Divisez donc le grand groupe en plus petits, et faites-le souvent.

Plus important encore : créer des occasions pour les gens de se parler entre eux, et pas simplement de se faire parler.

‍

7 changements rapides pour transformer la culture de vos réunions

Lorsque la surcharge de réunions devient évidente, le premier réflexe est généralement de mesurer le temps que les gens consacrent aux réunions. Avec un peu d'entraînement, vous pouvez souvent réduire de 30 à 40 % de ce temps. Mais la question la plus importante est la suivante : ces réunions aident-elles réellement les gens à faire leur travail ?

La véritable transformation ne vient pas de la réduction du temps, mais de la modification de la façon dont les réunions sont gérées.

De petits changements apportés à la façon dont vous organisez les réunions peuvent transformer l'ensemble de votre culture de réunion :

‍

1. Définissez des attentes claires dès le départ

Les gens doivent savoir en quoi consiste la réunion, quel est leur rôle et ce que nous sommes censés accomplir. Cette clarté rend la réunion pertinente, et c'est cette pertinence qui incite les participants à se présenter avec énergie, et non avec obligation.

‍

2. Nommez les réunions en fonction de leur objectif 

Oubliez les titres vagues tels que « réunion budgétaire ». Qu'est-ce que cela signifie ? Sommes-nous en train de revoir le budget ? L'approuver ? Réparer quelque chose de cassé ?

Au lieu de : « Réunion budgétaire »
Essayez : « Approuver l'augmentation du budget marketing du troisième trimestre

Maintenant, tout le monde sait exactement ce qui se passe. Si quelqu'un n'a pas besoin de se prononcer sur les dépenses de marketing, il peut les ignorer. Plus besoin de passer à des réunions inutiles simplement parce que vous avez peur de rater quelque chose d'important.

‍

3. Dirigez avec un but, pas un ordre du jour. 

Les agendas sont utiles, mais ils ne sont pas essentiels. Un bon ordre du jour donne simplement aux gens une vue d'ensemble de la façon dont vous comptez passer d'un point A à un point B. La véritable clé est d'avoir un objectif clair et un résultat attendu. Sans cela, vous vous retrouvez avec une « longue liste » de sujets (un petit exposé au déjeuner, une nouvelle mise à jour du site, quelques notes de projet éparpillées) et aucune décision, aucune prochaine étape, aucune clarté. Cela semble productif, mais ce n'est pas le cas.

‍

4. Créez un véritable engagement 

Peu importe votre charisme, si les gens consultent leurs e-mails hors caméra, ils ne participent pas. Et « caméras allumées » ne garantit pas non plus l'engagement. L'engagement signifie que les gens font quelque chose : ils contribuent, demandent, résolvent, votent, participent de manière à faire avancer la réunion.

‍

5. Rendez les réunions vraiment facultatives 

Lorsque les réunions ne sont pas clairement conçues ou communiquées, les gens y participent pour de mauvaises raisons. Non pas parce qu'ils savent qu'on a besoin d'eux, mais parce qu'ils ont peur de l'être. C'est rencontrer le FOMO. Faites en sorte qu'il soit culturellement acceptable de vous désinscrire. Donnez une autorisation explicite. Ensuite, aidez les gens à le faire avec élégance. Cela demande de la formation, car il s'agit de maintenir des relations tout en fixant des limites.

‍

6. Prenez des notes et partagez-les. 

Racontez ce qui s'est passé. Sois transparent. Pas seulement pour les personnes qui ont raté la réunion, mais aussi pour tous ceux qui étaient présents mais qui ne se souviennent pas de ce qui s'est passé lors de la réunion #42 de la semaine dernière. Nous sommes tous submergés de notifications : notre cerveau a besoin de renforts. Écrit notes de réunion sont ces renforts.

‍

7. Poursuivez ce que vous avez dit qu'il se passerait. 

Si vous avez promis que la réunion se terminerait à midi, terminez-la à midi. Si vous avez dit qu'il y aurait une décision d'ici la fin, faites en sorte que cette décision soit prise. Cela semble basique, non ? Mais il faut de réelles compétences pour réussir, et la plupart des entreprises ne se donnent jamais la peine d'enseigner à qui que ce soit comment le faire. Cela laisse des résultats sur la table.

‍

Réflexions finales

Voici ce qui manque aux dirigeants : les réunions ne sont pas seulement une question de productivité, c'est aussi le moment où la culture devient visible. Lorsque les gens repartent motivés à l'idée de travailler ensemble, cela se répercute sur la rétention, l'innovation et la rapidité d'exécution.

Mais lorsque les réunions font constamment perdre du temps ou laissent les gens passer inaperçus, cela se répercute également. La gueule de bois des mauvaises réunions dure des jours.

Vous pouvez continuer à considérer les mauvaises réunions comme « la façon dont fonctionne le travail », ou reconnaître qu'il s'agit de l'un des investissements les plus efficaces pour la réussite d'une équipe.

Les grandes réunions ne sont pas le fruit du hasard : elles sont conçues. Commencez par une chose : il s'agit peut-être de renommer vos réunions pour en préciser l'objectif. Demandez des commentaires à voix haute. Concentrez-vous sur l'engagement plutôt que sur le transfert d'informations.

Dans un monde où les équipes doivent s'adapter plus rapidement que jamais, où le travail à distance et hybride nécessite une connexion plus intentionnelle, où le rythme des changements exige un alignement constant, la question est de savoir si vous pouvez vous permettre de ne pas le faire.