Quand et comment organiser une réunion en personne en 2025

Parfois, une communication en face à face est nécessaire pour faire avancer les choses. Même avec tous les outils virtuels disponibles, certaines discussions, séances de remue-méninges et moments de prise de décision peuvent être plus efficaces en personne.

‍

De nos jours, toutefois, l'organisation d'une réunion en personne n'est plus aussi simple qu'auparavant. Entre le travail à distance, les conflits d'horaires et le fait de faire en sorte que la réunion vaille la peine pour tout le monde, il faut une certaine planification pour bien faire les choses.

‍

Alors, quand devriez-vous choisir une réunion en personne plutôt qu'une réunion virtuelle ? Et comment l'organiser efficacement ? Dans ce guide, nous vous expliquerons les facteurs les plus importants à prendre en compte, les meilleures pratiques de planification et des conseils pour tirer le meilleur parti de vos discussions en face à face.

‍

Réunions en personne ou réunions virtuelles

Il n'est pas toujours facile de choisir entre une réunion en personne ou une réunion virtuelle. Alors que les interactions en face à face aident à établir des relations et à encourager la collaboration, les réunions virtuelles offrent beaucoup plus de flexibilité.

Pour choisir le meilleur format, il est important de prendre en compte les principales différences, telles que style de communication, flexibilité de planification, budget, et niveaux d'engagement souhaités.

‍

A. Dynamique de la communication

Les gens ont tendance à rester plus engagés lorsqu'ils sont dans la même pièce, et les conversations spontanées se produisent naturellement. De plus, la présence physique des membres de l'équipe facilite la lecture du langage corporel, des expressions faciales et du ton de la voix, ce qui permet une communication claire.

‍

Réunions virtuelles, en revanche, misent sur la communication verbale et le partage d'écran. Bien que des outils tels que les fonctions de chat et les boutons de réaction soient utiles, ils ne peuvent pas complètement remplacer la profondeur des interactions en personne.

‍

B. Aspects de flexibilité

Les réunions virtuelles permettent aux membres de l'équipe de participer de n'importe où, ce qui facilite planifier des discussions dans tous les fuseaux horaires. Ils réduisent également le temps de trajet, ce qui signifie que les employés peuvent les intégrer à leur journée de travail sans perturber les autres tâches.

‍

Les réunions d'équipe en personne impliquant des participants de partout sont toutefois une toute autre histoire. Vous devez avoir de bonnes compétences en gestion du temps, car il peut être difficile de trouver une heure et un lieu qui conviennent à tout le monde. Mais lorsqu'ils sont bien exécutés, ils créent des liens plus solides et permettent des discussions plus interactives.

‍

ASTUCE DE PRO: Organisez des réunions flexibles en personne avec MeetGeek !

Avec L'application mobile de MeetGeek, vous pouvez enregistrer et transcrire vos réunions en personne, en plus de vos réunions virtuelles, afin que les membres de l'équipe qui ne se présentent pas puissent facilement se rattraper plus tard. De plus, nos résumés de réunions automatisés permettent à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde en un coup d'œil, où qu'il se trouve.

C. Considérations budgétaires

Les réunions en personne peuvent coûter cher si l'on tient compte de défis logistiques tels que les déplacements, la location de salles, la nourriture et d'autres détails, en particulier pour les grandes équipes ou les rassemblements internationaux.

‍

Les réunions virtuelles, en revanche, sont peu coûteuses. Comme il n'est pas nécessaire de se déplacer et que la plupart des entreprises utilisent déjà des outils de visioconférence, il s'agit d'une option rentable pour réunions de point de contact.

‍

D. Niveaux d'engagement

Une réunion physique permet à tout le monde de rester concentré, car il y a moins de distractions et les conversations sont plus naturelles. C'est un excellent espace de discussion où les participants à la réunion ont besoin de partager des idées et de tirer parti des réflexions des uns et des autres.

Les réunions virtuelles demandent un peu plus d'efforts pour que les choses restent intéressantes. Il est plus facile de se laisser distraire ou de faire plusieurs tâches à la fois lorsque vous n'êtes pas physiquement présent, mais des outils tels que les sondages, les salles de discussion ou les documents partagés peuvent rendre la réunion plus interactive et impliquer tout le monde.

‍

ASTUCE DE PRO: suivez les niveaux d'engagement grâce aux analyses personnalisables de MeetGeek !

MeetGeek vous aide à mesurer l'engagement lors de réunions en personne et virtuelles en suivant la participation et les principaux points de discussion. Utilisez ces informations pour améliorer l'efficacité des réunions et vous assurer que tout le monde reste impliqué.

MeetGeek vous aide à tirer le meilleur parti de vos réunions en vous proposant les informations suivantes :

• Suivi de l'agenda : MeetGeek vérifie si votre réunion a couvert tout ce qui était prévu, afin que vous puissiez voir si des sujets importants tels que les mises à jour du projet ou les décisions ont été pleinement abordés.
• Principaux thèmes : Identifiez exactement les sujets qui ont occupé le plus de place dans vos conversations, afin de pouvoir identifier facilement les tendances.
• Informations sur la participation : Découvrez dans quelle mesure chaque personne a contribué à la conversation pour vous assurer que tout le monde a une voix et que les réunions restent équilibrées.
• Feedback exploitable : MeetGeek met en évidence les domaines à améliorer, tels que la gestion du temps ou le flux de discussion, afin que votre équipe puisse assurer l'efficacité et la productivité des réunions.

Vous pouvez également personnaliser ces informations en fonction des objectifs de votre équipe, afin que chaque réunion puisse favoriser les progrès et une meilleure collaboration.

‍

PLATS À EMPORTER: Au lieu de préférer les réunions en personne aux réunions virtuelles ou vice versa, de nombreuses entreprises utilisent désormais une approche hybride, combinant le meilleur des deux mondes.

Par exemple, vous pouvez organiser des réunions en personne pour des sessions stratégiques majeures ou des événements de consolidation d'équipe tout en gardant les contrôles de routine et les mises à jour de statut virtuels. Pour prendre une décision éclairée, tenez compte des objectifs de votre réunion et des besoins de votre équipe.

‍

Avons-nous toujours besoin de réunions en personne ?

Toutes les réunions ne doivent pas nécessairement avoir lieu en personne, mais lorsqu'il s'agit d'établir des relations, de faire preuve de créativité ou de travailler sur le terrain, c'est souvent le meilleur choix.

‍

Voici les situations dans lesquelles une réunion en personne vaut la peine :

• Établir des relations et interagir avec les collègues: Les réunions virtuelles permettent de faire le travail, mais elles peuvent sembler transactionnelles, car elles se concentrent uniquement sur la tâche à accomplir. Les réunions en personne sont l'occasion de discussions informelles et d'activités de renforcement de l'esprit d'équipe avant et après les discussions, ce qui contribue à renforcer les liens d'équipe.
• Communiquer en face à face avec les clients : Rencontrer les clients en personne montre que vous appréciez la relation, en particulier dans phase d'intégration. Bien que les appels virtuels soient pratiques, il y a quelque chose de plus personnel à s'asseoir avec un client, à lui serrer la main et à avoir une vraie conversation.
• Résoudre des problèmes créatifs complexes : Le va-et-vient des idées se fait naturellement en présentiel. En fait, des études montrent que les équipes en présentiel génèrent 15 % à 20 % d'idées en plus que les équipes virtuelles. Bien que vous puissiez toujours compter sur les outils virtuels, ils ne captent pas toujours la même énergie et ne permettent pas toujours d'ajuster rapidement les idées.
• Manipuler des objets physiques en équipe: Aucune visite virtuelle ou modélisation 3D ne peut remplacer l'interaction physique avec un objet, le test de ses fonctionnalités ou l'observation de son fonctionnement dans la vie réelle. Pour des secteurs tels que la fabrication, l'architecture ou la conception de produits, se rencontrer en personne est le seul moyen de comprendre pleinement les détails d'un projet.

‍

Liste de contrôle : Comment déterminer si une réunion en personne en vaut la peine

✓ Avons-nous vraiment besoin d'une réunion pour cela ? : Si l'objectif est simplement de partager des informations, un e-mail, un document partagé ou un message rapide dans une discussion d'équipe peut suffire. Les réunions doivent être réservées aux sujets qui nécessitent des contributions en temps réel de la part de plusieurs personnes dans le même espace physique.

✓ S'agit-il de travailler en équipe ou simplement de faire avancer les choses ? : Si la tâche est simple et peut être traitée individuellement, vous n'avez probablement pas besoin d'une réunion. Toutefois, si l'objectif est de collaborer, une conversation en personne permet une prise de décision plus rapide et un meilleur engagement de l'équipe.

✓ Les objectifs de l'équipe sont-ils simples ou compliqués ? : Si votre réunion implique des discussions complexes, des sujets sensibles ou des décisions nécessitant des contributions provenant de plusieurs points de vue, un format en personne peut être plus efficace.

✓ Pourrions-nous gérer cette réunion différemment ? : Serait un mise à jour asynchrone (où les membres de l'équipe apportent leur contribution à différents moments) fonctionnent mieux ? Si une conversation en direct est nécessaire mais que les déplacements ne sont pas pratiques, une réunion virtuelle peut être un bon compromis.

✓ Quel est le meilleur format de réunion pour inclure tout le monde ? : Si certains membres de l'équipe travaillent à distance ou se trouvent dans des lieux différents, envisagez une approche hybride. Assurez-vous que format de réunion inclut tout le monde, qu'il s'agisse de mettre en place une salle de conférence avec accès virtuel ou de choisir une réunion entièrement à distance si les principaux décideurs ne peuvent pas être présents en personne.

✓ Ai-je les compétences et les outils nécessaires pour organiser une réunion hybride ? : De bons outils audio, vidéo et de collaboration font toute la différence pour garantir que tout le monde est impliqué sur un pied d'égalité. Si les réunions hybrides semblent souvent partiales, il peut être préférable de passer à un format entièrement virtuel ou d'ajuster le format pour permettre aux participants à distance de contribuer efficacement.

✓ Quel est le ratio victoires/défaites pour cette réunion en présentiel ? : Chaque réunion demande du temps et des ressources, alors réfléchissez au compromis. Si les avantages l'emportent clairement sur les efforts, cela en vaut la peine. Sinon, envisagez une approche différente.

‍

Meilleures pratiques pour les réunions en personne :

1. Concentrez-vous sur les réunions
2. Enregistrer un enregistrement numérique de la réunion
3. Encouragez des conversations ouvertes et honnêtes
4. Profitez du temps pour établir des liens
5. Terminez par un bref récapitulatif et les étapes à suivre

‍

1. Concentrez-vous sur la réunion

Les réunions en personne éloignent les gens de leurs tâches habituelles. Vous devez donc faire en sorte que chaque minute compte.

‍

Commencez par définir des attentes claires et communiquez-les à l'avance afin que tout le monde sache à quoi s'attendre. Tenez-vous en aux points principaux et évitez les tangentes inutiles. Encouragez les participants à se préparer, et si des discussions parallèles ont lieu, notez-les pour plus tard au lieu de les laisser faire dérailler la réunion.

‍

Une réunion ciblée est plus productive, permet de maintenir un niveau d'engagement élevé et garantit une prise de décisions efficace.

2. Enregistrer un enregistrement numérique de la réunion

L'un des plus grands défis des réunions en personne est de capturer tout ce qui a été discuté. Contrairement aux réunions virtuelles, il n'y a pas d'historique des discussions intégré ni d'enregistrement automatique. Des détails importants peuvent être perdus et les membres de l'équipe qui n'ont pas pu assister à la réunion risquent de passer à côté des principaux points à retenir.

‍

C'est là L'application mobile de MeetGeek peut vous aider. En enregistrant et en transcrivant vos réunions en direct, MeetGeek garantit que rien ne passe entre les mailles du filet.

‍

De plus, il génère automatiquement des résumés, met en évidence les actions à entreprendre et stocke tout dans un référentiel facilement accessible. Au lieu de se fier à des notes manuscrites ou à la mémoire, votre équipe peut consulter un dossier détaillé chaque fois que nécessaire.

3. Encouragez des conversations ouvertes et honnêtes

Le principal avantage des réunions en personne est qu'elles permettent des discussions plus naturelles et plus ouvertes.

‍

Mais cela n'arrive que si les gens se sentent à l'aise de s'exprimer. Donnez le ton en invitant tout le monde à participer activement, et pas seulement aux membres les plus francs de l'équipe. Posez des questions ouvertes et écoutez attentivement les réponses.

‍

La création d'un espace où les gens se sentent écoutés permet de trouver de meilleures idées, de renforcer la collaboration et, dans l'ensemble, de rendre les réunions plus productives. Cela réduit également les risques de malentendus puisque les clarifications peuvent être apportées en temps réel.

‍

4. Profitez du temps pour établir des liens

Prenez quelques minutes avant ou après la réunion pour discuter. Cela peut être aussi simple que de poser des questions sur le week-end de quelqu'un ou de vérifier un projet sur lequel il travaille.

Pour les équipes qui ne se rencontrent pas souvent en personne, pensez à ajouter un brise-glace court ou un exercice de team building au début. Lorsque les gens se sentent connectés, ils collaborent plus efficacement, communiquent mieux et se font davantage confiance.

‍

5. Terminez par un récapitulatif rapide et des étapes à suivre

Un résumé de réunion solide garantit que tout ce qui a été discuté débouche sur des mesures concrètes. Avant de conclure, prenez quelques minutes pour résumer les principales décisions, les prochaines étapes et les responsabilités. Assurez-vous que tout le monde repart en sachant ce qu'il doit faire.

‍

CONSEIL DE PRO : Avec MeetGeek, le suivi n'a jamais été aussi facile. Il génère automatiquement un e-mail de suivi structuré contenant des mesures à prendre. Et au lieu de transférer manuellement le suivi, vous pouvez laisser MeetGeek envoyer automatiquement le résumé aux participants, garantissant ainsi la responsabilité et le suivi sans effort supplémentaire de votre part.

‍

Lorsque chacun connaît ses responsabilités, le travail avance plus facilement et les réunions ont un impact durable.

Améliorez les réunions en personne avec MeetGeek !

Les réunions en personne peuvent être extrêmement utiles, mais uniquement si elles sont bien structurées et ciblées. En les gardant concentrés, en documentant les discussions, en encourageant un dialogue ouvert, en établissant des liens et en concluant par des étapes d'action claires, vous pouvez tirer le meilleur parti du temps que vous passez ensemble.

‍

Et grâce à des plateformes d'automatisation des réunions telles que MeetGeek, vous pouvez simplifier la gestion des réunions et vous assurer que chaque réunion débouche sur de réels progrès, tout en gagnant du temps.