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¿Qué es una base de conocimientos con capacidad de búsqueda y cómo funciona?
Explore cómo las bases de conocimiento con capacidad de búsqueda mejoran el acceso a la información y vea cómo MeetGeek convierte sus reuniones en un centro de conocimiento rápido y confiable.
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Una base de conocimientos con capacidad de búsqueda es una de las herramientas más útiles para los equipos que desean acceder fácilmente a la información, reducir los tickets de soporte y resolver los problemas con mayor rapidez. Ofrece a los usuarios un repositorio estructurado en el que los artículos, las guías y la documentación interna se pueden almacenar, buscar y actualizar en unos segundos.
Cuando se construye correctamente, una buena base de conocimientos se convierte en un lugar confiable donde los empleados y los clientes pueden encontrar respuestas sin tener que depender de un equipo de soporte para cada pregunta.
En esta guía se explica qué es una base de conocimientos en la que se pueden realizar búsquedas, cómo funciona y por qué es importante para los equipos internos y los casos de uso orientados al cliente. A medida que las herramientas del lugar de trabajo se vuelven más complejas y los equipos gestionan más datos, disponer de información fiable y bien organizada disponible bajo demanda se convierte en algo esencial para la productividad y una atención al cliente eficaz.
¿Qué es una base de conocimientos con capacidad de búsqueda?
Una base de conocimiento con capacidad de búsqueda es una plataforma digital que organiza la información de manera que permite a los usuarios buscar, filtrar y recuperar información relevante rápidamente.
Contiene artículos de la base de conocimientos, guías de solución de problemas, procedimientos operativos estándar, documentación de productos, secciones de preguntas frecuentes, información financiera y otros recursos que ayudan a los empleados y clientes a encontrar respuestas.
A diferencia de un sistema de carpetas simple, una base de conocimientos utiliza algoritmos de búsqueda para comprender las consultas y compararlas con resultados precisos y relevantes. Esto brinda a los equipos capacidades de búsqueda sencillas y mejora la forma en que acceden al conocimiento almacenado.
También elimina la fricción al permitir a las personas introducir consultas cortas o largas en una barra de búsqueda y obtener resultados relevantes sin tener que buscar en las categorías manualmente, lo que mejora productividad.
Una base de conocimientos con capacidad de búsqueda funciona para diferentes tipos de usuarios:
- Equipos internos buscar documentación interna, notas de gestión de proyectos, información de control de versiones y documentos de procesos
- Equipos orientados al cliente proporcionar respuestas claras a los clientes y reducir los tickets de soporte
- Empleados tratando de encontrar ejemplos, consejos y otras herramientas útiles sin preguntar a sus compañeros de trabajo
- Clientes que buscan opciones de autoservicio y formas rápidas de responder a sus preguntas
Cuando se puede buscar en la base de conocimientos, los usuarios pueden escribir palabras clave relevantes en una barra de búsqueda y recuperar todas las respuestas que necesitan. Esto mejora la experiencia tanto de los equipos como de los clientes al reducir las demoras y ayudar a las personas a encontrar información precisa y actualizada sin pedir ayuda.
Una buena base de conocimientos también apoya el intercambio de conocimientos a gran escala. A medida que los equipos crecen, los procesos cambian y la documentación se amplía, la capacidad de localizar la información rápidamente se convierte en una de las funciones clave que impulsan la eficiencia.
Cómo funciona una base de conocimientos con capacidad de búsqueda
Una base de conocimientos se vuelve verdaderamente buscable cuando la plataforma incluye un motor de búsqueda integrado que escanea los títulos, las etiquetas, el contenido, los metadatos y los términos relacionados de los artículos. La opción de búsqueda busca las palabras clave de cada artículo y las relaciona con lo que escriben los usuarios. También ayuda a identificar las brechas de contenido, ya que los resultados de búsqueda revelan qué temas faltan o no están claros.
Esto es lo que necesita una base de conocimientos con capacidad de búsqueda para funcionar:
1. Un repositorio estructurado con contenido organizado
Todos los artículos se almacenan en un repositorio estructurado que admite categorías, etiquetas, formato enriquecido y títulos de artículos claros. Esta estructura ayuda a los usuarios a encontrar respuestas mediante una navegación intuitiva y una búsqueda sencilla. Un repositorio bien estructurado también garantiza que el conocimiento se mantenga organizado incluso cuando se agreguen más artículos, lo que facilita a los empleados mantener el conocimiento interno.
2. Algoritmos de búsqueda que coinciden con palabras clave relevantes
Cuando el usuario introduce una consulta, los algoritmos de búsqueda analizan la solicitud y la comparan con el contenido relevante. Estos algoritmos buscan sinónimos, términos relacionados, frases comunes y cualquier vacío de contenido que pueda afectar a los resultados.
Una base de conocimientos sólida no solo obtendrá coincidencias directas, sino que también reconocerá la intención detrás de la pregunta para ofrecer resultados relevantes.
3. Resultados de búsqueda instantáneos
La plataforma genera resultados precisos y relevantes en pocos segundos. En lugar de hacer clic en las carpetas, los usuarios confían en la función de búsqueda rápida para recuperar lo que necesitan. Esta velocidad garantiza que los empleados dediquen menos tiempo a encontrar respuestas y más a aplicar la información a sus tareas.
4. Actualizaciones continuas y control de versiones
El software de base de conocimientos debe permitir a los equipos mantener los artículos fácilmente mediante la edición en tiempo real, el control de versiones y las actualizaciones de contenido. Mantener la documentación actualizada garantiza que los usuarios siempre reciban respuestas fiables. El control de versiones también ayuda a los equipos internos a realizar un seguimiento de los cambios y revisar las versiones anteriores cuando es necesario.
5. Fácil acceso para usuarios internos y externos
Una buena base de conocimientos proporciona un fácil acceso desde cualquier dispositivo y se integra con otros sistemas. Esto garantiza que los empleados y los clientes puedan encontrar información dentro de la plataforma empresarial que ya utilizan. Al reducir los pasos innecesarios, los usuarios pueden acceder a todas las respuestas que necesitan en un solo lugar.
Base de conocimientos con capacidad de búsqueda de MeetGeek
MeetGeek convierte las transcripciones, resúmenes y grabaciones de sus reuniones en una base de conocimientos con capacidad de búsqueda completa que ayuda a los equipos a recordar decisiones, revisar el contexto y encontrar información importante en segundos. En lugar de almacenar artículos o manuales, MeetGeek crea un repositorio estructurado de todo lo discutido en las llamadas de su organización con clientes, socios y equipos internos.
Este centro de búsqueda tiene una interfaz intuitiva y actúa como una memoria compartida para su empresa.
Cada llamada se transcribe, resume y añade automáticamente a tu repositorio central para que los usuarios puedan buscar en cientos de conversaciones sin tener que volver a ver horas de vídeo. Con la barra de búsqueda inteligente, los equipos pueden buscar palabras clave, fechas, participantes y temas y recuperar al instante información, decisiones o seguimientos relevantes.
La base de conocimientos con capacidad de búsqueda de MeetGeek admite:
- Usuario entrevista repositorios
- Incorporación de repositorios de reuniones
- Archivos de reuniones semanales de equipo
- Notas de la reunión de la junta
- Bibliotecas de reuniones personalizadas adaptadas a cada departamento
Como todo está agrupado por equipo y tipo de llamada de una manera fácil de usar, los empleados siempre saben dónde encontrar información precisa y actualizada.
Las funciones de IA de MeetGeek también mejoran la capacidad de búsqueda. Los usuarios pueden interactuar con conversaciones pasadas a través de Chatea con reuniones, una función que les permite hacer preguntas como «¿Cuándo hablamos de los precios?» o «¿Cuáles eran los requisitos finales del proyecto del cliente?» La IA recupera los resultados relevantes en varias reuniones, lo que ahorra horas de búsqueda manual y garantiza que no se pierda ningún detalle.
Los equipos también pueden crear fragmentos de vídeo o audio, compartir lo más destacado, enviar resúmenes a otras herramientas como Google Drive o Notion y colaborar de forma asincrónica entre departamentos. Esto ayuda a los equipos remotos e híbridos a mantenerse alineados, incluso si no asistieron a la llamada original.
En otras palabras, MeetGeek le brinda una base de conocimiento interna creada no a partir de documentos, sino de las conversaciones reales que impulsan su negocio.
Otras funciones de MeetGeek que permiten compartir conocimientos
Más allá de su base de conocimientos con capacidad de búsqueda, MeetGeek también ofrece una amplia gama de funciones impulsadas por la inteligencia artificial que ayudan a los equipos a mantener, organizar y utilizar sus conocimientos de manera más eficaz.
Entre ellas se incluyen:
- Resúmenes de reuniones de IA que convierten largas conversaciones en información útil y estructurada
- Los puntos destacados basados en temas que agrupan la información relacionada
- Flujos de trabajo automatizados que comparten las notas de las reuniones con otras herramientas
- Integraciones con otros sistemas que almacenan el conocimiento en un solo lugar
- Edición en tiempo real de documentos e información compartidos
- Soporte para equipos internos que necesitan procesos consistentes
Los resúmenes e información basados en inteligencia artificial de MeetGeek dan un aumento promedio del 45% en horas de trabajo productivas ganadas sustituyendo las reuniones opcionales.
MeetGeek ayuda a los equipos a mantener los conocimientos actualizados, mejorar la colaboración y garantizar que la información importante nunca se pierda. La plataforma apoya a los equipos internos que dependen de datos precisos y ayuda a todos a encontrar respuestas sin tener que buscar en herramientas dispersas.
Por qué las organizaciones necesitan una base de conocimientos con capacidad de búsqueda
Una base de conocimientos es más que una biblioteca de contenido. Ayuda a las empresas a reducir las preguntas repetitivas, reducir los tiempos de respuesta y mantener satisfechos a los clientes.
También apoya el intercambio de conocimientos entre los equipos al ofrecer a los empleados un lugar donde pueden acceder al conocimiento interno y a los procesos estándar. A medida que los equipos crecen, también crece el volumen de información, por lo que la funcionalidad de búsqueda es esencial.
Una base de conocimientos con capacidad de búsqueda ayuda a las organizaciones a:
- Reduzca la carga de trabajo del equipo de soporte
- Mejore el autoservicio de los clientes
- Organice el conocimiento interno para su uso a largo plazo
- Respalde la gestión de proyectos con documentación clara
- Mantenga la documentación del producto y las guías de solución de problemas precisas
- Brinde a los empleados un fácil acceso a recursos útiles y estructurados
- Identifique las brechas de contenido mediante el análisis de los resultados de búsqueda
- Dedique menos tiempo a responder preguntas repetitivas
- Mejore la capacidad de descubrimiento de todos los tipos de información
Otro beneficio es el impacto en atención al cliente. Cuando los clientes tienen acceso a una base de conocimientos orientada al cliente, pueden resolver problemas sencillos por sí mismos. Esto reduce las solicitudes de soporte entrantes y ayuda a los agentes de soporte a dedicar más tiempo a problemas complejos o críticos.
Una base de conocimientos también aporta coherencia. Todos los miembros de la empresa confían en la misma información actualizada, lo que evita malentendidos y procesos anticuados.
Una base de conocimientos con capacidad de búsqueda también respalda el cumplimiento y la precisión. Dado que la información se almacena de forma centralizada, los equipos pueden verificar los datos con mayor facilidad, garantizar que los procedimientos operativos estándar se mantengan consistentes y mantener una documentación de productos confiable en toda la organización.
Reflexiones finales
Una base de conocimientos con capacidad de búsqueda ayuda a las empresas a almacenar los conocimientos de forma organizada, a ofrecer resultados relevantes con rapidez y a ofrecer información fiable tanto a los empleados como a los clientes. Cuando se combina con algoritmos de búsqueda sólidos, un diseño intuitivo y un mantenimiento continuo, se convierte en una de las herramientas más valiosas para compartir conocimientos.
MeetGeek refuerza este proceso al ofrecer una base de conocimientos con capacidad de búsqueda impulsada por IA y respaldada por funciones completas que mejoran la forma en que los equipos documentan, buscan y comparten la información de sus reuniones. Con una búsqueda más inteligente, un acceso fácil y un contenido organizado, los usuarios pueden encontrar respuestas rápidamente y dedicar más tiempo a un trabajo significativo.
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Preguntas frecuentes
¿Qué hace que una base de conocimientos se pueda buscar?
Se puede buscar en una base de conocimientos cuando la plataforma incluye un motor de búsqueda que escanea los títulos, las palabras clave, las etiquetas y el contenido de los artículos para ofrecer resultados precisos y relevantes.
¿Con qué frecuencia se debe actualizar una base de conocimientos?
Debe actualizarse cada vez que cambien los procesos, la información del producto evolucione o aparezcan nuevas preguntas en los resultados de búsqueda. Las actualizaciones periódicas ayudan a mantener la información actualizada y fiable.
¿Qué tipo de contenido pertenece a una base de conocimientos?
El contenido común incluye secciones de preguntas frecuentes, documentación de productos, guías de solución de problemas, procedimientos operativos estándar, conocimiento interno (incluso de reuniones en línea) y recursos orientados al cliente.
¿Cómo ayuda a los equipos una base de conocimientos con capacidad de búsqueda?
Reduce los tickets de soporte al brindar a los usuarios acceso de autoservicio a todas las respuestas que necesitan. Esto permite al equipo de soporte centrarse en problemas complejos en lugar de repetir la misma información.
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