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Die Überlastung von Besprechungen ist nicht das eigentliche Problem — schlechtes Meeting-Design schon
Wenn eine Überlastung der Besprechungen offensichtlich wird, gibt es einige kleine Änderungen, die Ihre gesamte Meetingkultur verändern können.
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Die Überlastung von Besprechungen ist in den letzten fünf Jahren zur Norm geworden. Telearbeit, Schichten nach der COVID-19-Pandemie und wirtschaftliche Ungewissheit veranlassten die Teams dazu, sich mehr, schneller... und mit weniger Klarheit zu treffen. Obwohl es heutzutage üblich ist zu hören, dass „Besprechungen Zeitverschwendung sind“, hört man selten jemanden, der sagt, dass wir besser darin werden müssen, sie durchzuführen.
Die Standardreaktion? Dem Treffen die Schuld geben. Stornieren Sie es. Verschiebe es nach Slack.
Aber vielleicht sind nicht zu viele Besprechungen das eigentliche Problem — es ist die Art und Weise, wie wir sie durchführen.
Schlechte Treffen akzeptieren wir wie gewohnt
Hier ist die unbequeme Wahrheit: Wir verbringen jede Woche Stunden in Besprechungen und gehen oft mit dem Gefühl weg, dass es nicht produktiv war. Unproduktive Besprechungen bedeuten jedoch nicht, dass Besprechungen von Natur aus schlecht sind — es bedeutet, dass wir einen schlechten Standard akzeptiert haben.
Wenn Sie in einem Meeting sind, das sich komisch anfühlt, gilt das für alle? Oder nur du an diesem Tag? Wir werfen Ideen wie „Besprechungen sind halb unproduktiv“ herum, aber was heißt das? Die Hälfte der Besprechungen? Die Hälfte der Leute? Fehlt die Hälfte der Energie?
Das eigentliche Problem? Wir sprechen selten darüber. Wir gehen davon aus, dass „es einfach so ist“. Solange Sie es dabei belassen, werden schlechte Besprechungen weitergehen.
Wie kann die Produktivität von Besprechungen gesteigert werden? Fragen Sie zunächst
Du denkst vielleicht: „Wie war das Treffen?“ würde helfen, aber das hängt davon ab, wie Sie fragen, wer fragt und was Sie mit der Antwort machen. Wenn eine hochrangige Führungskraft, die den Raum dominiert, um Feedback bittet, riskiert wahrscheinlich niemand, die Wahrheit zu sagen.
Erstellen Sie stattdessen eine sichere Feedback-Schleife. Probiere etwas wie:
„War das eine gute Nutzung deiner Zeit? Skala von 0 bis 5:
- 0 = Auf keinen Fall, ich sollte nicht an diesem Meeting teilnehmen
- 3 = Ja, es war in Ordnung, könnte aber besser sein
- 5 = Ich bin so froh, dass wir das gemacht haben. Ich bin voller Energie!“
Diese Skala gibt den Menschen die Freiheit, ehrlich zu sein. Folgt mit: „Wenn das nicht großartig war, was können wir beim nächsten Mal ändern?“
Dann tu es tatsächlich. So beginnen Vertrauen und Verbesserung. Überspringen Sie diese langen Umfragen nach dem Meeting — die Leute ertrinken darin. Sammeln Sie live Feedback. Sprechen Sie während des Treffens über das Meeting.
Sobald die Feedback-Kultur Fuß gefasst hat, können Sie die Meeting-Kultur mithilfe der Meeting-Hygiene systematisch angehen.
Aufbau einer gesunden Meetingkultur durch Design
Es geht nicht nur darum, ein gutes Meeting abzuhalten — es geht darum, alle Meetings von Grund auf gesünder zu gestalten. Das bedeutet, dass Sie bewusst festlegen, wie oft Sie sich treffen, welche Arten von Besprechungen Sie abhalten und wie Sie sie strukturieren.
Die Teams, die es richtig machen — Unternehmen wie Doist, Zapier, und GitLab — schwingen es nicht. Sie haben bewusst entschieden, welche Treffen sie benötigen, wie oft und wie diese Treffen ablaufen sollten. Das ist Tagungshygiene: ein klar definiertes System, das Menschen hilft, besser zusammenzuarbeiten, ohne dass Besprechungen ihr Leben in den Griff bekommen.
Wie viele Treffen sind zu viele? Es kommt darauf an
Es ist verlockend, die Überlastung der Besprechungen auf die schiere Anzahl von Anrufen in unseren Kalendern zurückzuführen. Die Wahrheit ist jedoch, dass die Häufigkeit von Besprechungen — wie oft und wie lange sie stattfinden — von mehreren Faktoren abhängt:
1. Anforderungen an die Geschwindigkeit
Wenn Ihr Team nur alle zwei Monate ein Projekt überprüft, wird dieses Projekt langsam voranschreiten. Regelmäßige Interaktion beschleunigt den Fortschritt. Ein Startup, das in sechs Wochen startet, benötigt tägliche Standups. Ein Forschungsteam mit vierteljährlichen Ergebnissen könnte mit wöchentlichen Check-ins erfolgreich sein.
2. Ihre Betriebsumgebung
Ein Team, das eine stabile, vorhersehbare Arbeitslast bewältigt, benötigt nicht den gleichen Rhythmus wie ein Team, das sich mit ständigen Änderungen, Produkteinführungen oder funktionsübergreifendem Chaos befasst. Dringlichkeit erfordert einen strafferen Rhythmus.
3. Deine Rolle
Mitarbeiter in individuellen Rollen — also diejenigen, die schreiben, bauen, entwerfen — kommen in der Regel am besten mit 2—3 konzentrierten Besprechungen pro Woche zurecht — gerade genug, um den Überblick zu behalten, ohne ihren Arbeitsablauf zu unterbrechen.
Nun, wenn Sie in der Führung sind? Ihre Aufgabe besteht in erster Linie darin, sich zu treffen. Ob es darum geht, Visionen zu formulieren, Führungskräfte einzubinden, den Vorstand zu beeindrucken oder Entscheidungen zu treffen — das meiste davon passiert in Besprechungen. Je höher Sie steigen, desto mehr füllt sich Ihr Kalender. Manche Führungskräfte verbringen planmäßig bis zu 80— 90% ihrer Zeit in Besprechungen.
Die Frage lautet nicht: „Wie viele Besprechungen sind zu viele?“ Es lautet: „Entspricht unser Rhythmus unseren Zielen, unserer Umgebung und unserer Arbeit?“
So reduzieren Sie unnötige Besprechungen: Beseitigen Sie die üblichen Verdächtigen
Das ist der Punkt, an dem viele Teams falsch liegen — und der Grund, warum sich einige Arten von Besprechungen einen schlechten Ruf erarbeitet haben. Das liegt nicht daran, dass sie von Natur aus nutzlos sind. Es liegt daran, dass wir sie oft auf Autopilot laufen lassen, ohne Absicht oder Feedback.
Lassen Sie uns einen der problematischsten Besprechungstypen untersuchen:
- Wiederkehrende Check-ins
- Statusaktualisierungen
- Alle Hände
Halten Sie wiederkehrende Besprechungen relevant
Wiederkehrende Treffen geraten in Ungnade, weil sie in unbewusste Gewohnheiten abgleiten. Einmal terminiert, bleiben sie für immer. Niemand erinnert sich, warum sie angefangen haben oder will ihre Existenz in Frage stellen.
Die Lösung: Jedes wiederkehrende Meeting sollte ein Ablaufdatum haben.
Stellen Sie sie für maximal drei Monate ein, hören Sie dann auf und besuchen Sie sie erneut. Fragen Sie: Ist das immer noch nützlich für das Team? Falls ja, großartig — verschiebe den Termin. Wenn nicht, lass es sein.
Hier ist meine Lieblingsstruktur für ein wöchentliches Teammeeting, das tatsächlich funktioniert:
- Ein Check-in am Anfang, sodass alle innerhalb der ersten fünf Minuten einsteigen.
- Ein blitzschneller Überblick über den Fortschritt — ein Blick auf das Armaturenbrett, ohne lange zu verweilen — der Hauptpunkt ist das gemeinsame Bewusstsein.
- Eine Echtzeit-Agenda, die vor Ort erstellt wurde. Jede Person listet auf, was ihnen gerade im Weg steht — Probleme, Fragen, Spannungen — und die Gruppe wählt aus, welche gelöst werden sollen. Dadurch wird das Gespräch jedes Mal frisch und relevant.
- Machen Sie sich Klarheit — wenn die Zeit fast abgelaufen ist, nehmen Sie sich die letzten 10 Minuten Zeit, um sich klar zu machen: Welche Entscheidungen wurden getroffen? Was sind die nächsten Schritte? Was muss mit anderen Teams geteilt werden?
Dieser Ansatz bringt Kohärenz und Dringlichkeit in Einklang und konzentriert sich nur auf Arbeiten, die Aufmerksamkeit erfordern.
Statusbesprechungen brauchen einen Zweck, der über Updates hinausgeht
Viele Unternehmen verzichten auf Status-Update-Meetings, weil sie glauben, dass sie leicht durch E-Mails, Slack-Threads, Microsoft Teams-Updates oder andere asynchrone Tools, die sie verwenden, ersetzt werden können. Und sie haben oft recht.
Wenn Ihr Status-Meeting buchstäblich nur darin besteht, aufzuschreiben, was alle getan haben — „Ich habe das gemacht, jetzt mache ich das und ich sehe das so“ — und Sie nichts mit diesen Informationen machen, dann sollte es asynchron sein.
Aber hier ist die Nuance: Manchmal behalten Teams diese Besprechungen im Kalender, nicht weil sie sie lieben, sondern weil sie als erzwungene Funktion. Wenn Sie wissen, dass Sie laut aussprechen müssen, was Sie vor Ihrem Team getan haben, ist es wahrscheinlicher, dass Sie es tatsächlich tun. Diese Rechenschaftspflicht in Echtzeit kann mächtig sein — aber wenn das alles ist, wofür Sie das Meeting nutzen, finden Sie effizientere Alternativen.
Wenn Statusbesprechungen richtig durchgeführt werden, bauen sie Beziehungen auf, stärken das Vertrauen und bringen kleine Signale zum Vorschein, die die Teams zusammenhalten.
Treffen mit allen Mitarbeitern, die wirklich einbeziehen
Treffen mit allen Mitarbeitern sollen alle zusammenbringen. Aktuelle Informationen, Meilensteine des Unternehmens, kulturelle Momente — theoretisch klingt das gut. Aber in der Praxis? Sie fallen oft flach. Und der Grund ist einfach: geringes Engagement.
In allen Händen bedeutet Führung oft, „das zu tun, was sie gerade tun“ — aber wie stellen Menschen Fragen? Wie signalisieren sie Interesse, Zustimmung, Besorgnis? Wenn Ihr Format diese Interaktion nicht unterstützt, verlieren Sie den Raum.
Die Lösung: Machen Sie es interaktiv. Verwende Chats, Umfragen, Haftnotizen, farbige Karten, mit denen die Leute winken können, und sogar Hinweise im Stehen oder Sitzen. Wenn Sie sie an Ihre Kultur anpassen, sorgen sie dafür, dass sich das Meeting lebendig und partizipativ anfühlt.
Aber der wichtigste Trick? Teilen Sie häufig große Gruppen auf. Sie können nicht erwarten, dass 500 oder sogar 50 Personen alle an einer einzigen gemeinsamen Konversation teilnehmen. Teilen Sie also die große Gruppe in kleinere auf, und tun Sie das oft.
Am wichtigsten: Schaffen Sie die Möglichkeit, miteinander zu sprechen und sich nicht nur ausreden zu lassen.
7 schnelle Änderungen zur Transformation Ihrer Meetingkultur
Wenn eine Überlastung der Besprechungen offensichtlich wird, besteht der erste Instinkt in der Regel darin, zu messen, wie viel Zeit die Teilnehmer in Besprechungen verbringen. Mit ein wenig Training können Sie oft 30— 40% dieser Zeit einsparen. Die wichtigere Frage ist jedoch: Helfen diese Treffen den Menschen tatsächlich dabei, ihre Arbeit zu erledigen?
Die wahre Transformation entsteht nicht durch Zeitverkürzung, sondern durch die Änderung der Art und Weise, wie Besprechungen abgehalten werden.
Kleine Änderungen an der Art und Weise, wie Sie Besprechungen durchführen, können Ihre gesamte Meetingkultur verändern:
1. Legen Sie im Voraus klare Erwartungen fest
Die Leute müssen wissen, worum es bei dem Treffen geht, was ihre Rolle ist und was wir erreichen sollen. Diese Klarheit macht das Meeting relevant — und Relevanz ist es, was die Leute dazu bringt, mit Energie und nicht mit Verpflichtungen zu erscheinen.
2. Benennen Sie Treffen nach ihrem Zweck
Vergessen Sie vage Sitzungstitel wie „Budgetsitzung“. Was heißt das überhaupt? Überprüfen wir den Haushalt? Genehmigen Sie es? Etwas kaputtes reparieren?
Anstatt: „Budgetsitzung“
Versuche: „Genehmigen Sie die Erhöhung des Marketingbudgets für das dritte Quartal
Jetzt weiß jeder genau, was passiert. Wenn jemand die Marketingausgaben nicht abwägen muss, kann er sie überspringen. Schluss mit irrelevanten Besprechungen, nur weil Sie Angst haben, etwas Wichtiges zu verpassen.
3. Führe zielgerichtet, nicht mit Agenda.
Tagesordnungen sind hilfreich — aber sie sind nicht der Schlüssel. Eine gute Agenda gibt den Leuten einfach einen Überblick darüber, wie Sie von A nach B kommen wollen. Der wahre Schlüssel liegt darin, ein klares Ziel und ein erwartetes Ergebnis zu haben. Andernfalls haben Sie am Ende eine „lange Liste“ von Themen — ein kleines Mittagsgespräch, ein neues Update der Website, ein paar verstreute Projektnotizen — und keine Entscheidungen, keine nächsten Schritte, keine Klarheit. Es fühlt sich produktiv an, ist es aber nicht.
4. Schaffen Sie echtes Engagement
Egal, wie charismatisch du bist — wenn Leute außerhalb der Kamera E-Mails checken, nehmen sie nicht teil. Und „Kameras an“ garantiert auch kein Engagement. Engagement bedeutet, dass die Leute etwas tun: etwas beitragen, Fragen stellen, lösen, abstimmen, auf eine Weise teilnehmen, die das Meeting voranbringt.
5. Machen Sie Besprechungen wirklich optional
Wenn Besprechungen nicht klar konzipiert oder kommuniziert werden, nehmen die Teilnehmer aus den falschen Gründen teil. Nicht weil sie wissen, dass sie gebraucht werden, sondern weil sie Angst haben, dass sie gebraucht werden könnten. Das ist ein Treffen mit FOMO. Machen Sie es kulturell akzeptabel, sich abzumelden. Erteilen Sie die ausdrückliche Genehmigung. Dann hilf den Leuten, es anmutig zu tun — das erfordert Training, denn es geht darum, Beziehungen zu pflegen und gleichzeitig Grenzen zu setzen.
6. Machen Sie sich Notizen und teilen Sie sie.
Teilen Sie mit, was passiert ist. Sei transparent. Nicht nur für Leute, die das Meeting verpasst haben, sondern für alle, die dort waren, sich aber nicht erinnern können, was in Meeting #42 von letzter Woche passiert ist. Wir ertrinken alle in Benachrichtigungen — unser Gehirn braucht Unterstützung. Geschrieben Besprechungsnotizen sind das Backup.
7. Folgen Sie dem, was Sie gesagt haben, dass es passieren würde.
Wenn Sie versprochen haben, dass das Meeting um 12 Uhr endet, schließen Sie es am Mittag ab. Wenn du sagtest, dass es bis zum Ende eine Entscheidung geben würde, lass diese Entscheidung fallen. Klingt einfach, oder? Aber es erfordert echte Fähigkeiten, um es zu schaffen — und die meisten Unternehmen machen sich nie die Mühe, jemandem beizubringen, wie es geht. Damit liegen die Ergebnisse auf dem Tisch.
Abschließende Gedanken
Folgendes vermissen Führungskräfte: Bei Besprechungen geht es nicht nur um Produktivität — bei ihnen wird Kultur sichtbar. Wenn Mitarbeiter mit Energie aus der Zusammenarbeit nach Hause gehen, wirkt sich das auf Mitarbeiterbindung, Innovation und die Geschwindigkeit der Umsetzung aus.
Aber wenn Besprechungen ständig Zeit verschwenden oder Menschen ungehört lassen, wirkt sich das auch aus. Ein schlechter Kater bei einem Meeting hält tagelang an.
Sie können lausige Besprechungen weiterhin als „einfach so, wie Arbeit ist“ hinnehmen oder dies als eine der wichtigsten Investitionen in den Teamerfolg betrachten.
Gute Besprechungen entstehen nicht zufällig — sie sind konzipiert. Beginnen Sie mit einer Sache — vielleicht ist es, Ihre Besprechungen umzubenennen, damit sie einen klaren Zweck haben. Bitten Sie laut um Feedback. Konzentrieren Sie sich auf das Engagement und nicht auf den Informationstransfer.
In einer Welt, in der sich Teams schneller als je zuvor anpassen müssen, in der Telearbeit und hybride Arbeit eine bewusstere Verbindung erfordern, in der das Tempo des Wandels eine ständige Abstimmung erfordert, stellt sich die Frage, ob Sie es sich leisten können, dies nicht zu tun.
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