Cómo enviar una invitación a una reunión de Teams desde cualquier dispositivo

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Ya sea que trabajes desde casa, dirijas un equipo global o simplemente intentes mantenerte en contacto con tus colegas, Microsoft Teams es un salvavidas para una comunicación fluida.

Pero, ¿cómo se cierra la brecha entre querer conectarse e iniciar? eso reunión? La respuesta está en aprender a enviar una invitación a una reunión de Teams. Y con la plataforma intuitiva de Microsoft, puedes hacerlo desde cualquier dispositivo.

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Permítanos guiarlo a través de los sencillos pasos para enviar una invitación a una reunión de Teams, asegurándose de que se mantenga conectado, productivo y colaborativo. ¿Empezamos?

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¿Qué incluye una invitación a una reunión de Microsoft Teams?

Cuando estás configurar una reunión de Teams, el envío de una invitación es una parte integral del proceso. Dado que la invitación en sí misma puede tener un impacto significativo en las tasas de participación, úsala para informar a los participantes sobre lo que pueden esperar y generar impulso.

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Afortunadamente, Microsoft permite a los organizadores de reuniones en línea incluir todos los detalles que los asistentes necesitan, lo que garantiza que asistan a la reunión informados, preparados y listos para participar.

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Esto es lo que incluye una invitación a una reunión de Teams:

• Título de la reunión: Piense en ello como la línea de asunto de un correo electrónico: debe ser conciso pero lo suficientemente descriptivo como para que los asistentes tengan una idea clara del propósito de la reunión.
• Fecha y hora: El asistente de programación de Microsoft Teams ajusta la hora para las diferentes zonas horarias, lo que garantiza que todos vean la hora de inicio en su zona horaria local. Esto reduce en gran medida la confusión y te ayuda a aumentar las tasas de asistencia.
• Enlace a la reunión: El enlace ocupa un lugar destacado en un correo electrónico de invitación a una reunión de Teams, lo que permite a los asistentes encontrar fácilmente cuándo es el momento de unirse. Los participantes no tendrán que navegar por las aplicaciones ni introducir los códigos de las reuniones, lo que permitirá que cada nueva reunión de Teams se desarrolle sin problemas.
• Detalles de la reunión: Dedicarte el tiempo necesario para completar con precisión los detalles de la reunión de tu equipo puede mejorar significativamente los resultados de la reunión. Incluye la agenda de la reunión para asignar funciones y ayudar a tu equipo a prepararse en consecuencia.
• Cualquier archivo adjunto o información relevante (opcional): A veces, una reunión requiere algo más que un orden del día. En esos casos, las invitaciones de Teams te permiten adjuntar archivos o incluir enlaces a documentos, hojas de cálculo o presentaciones relevantes. Es una forma excelente de fomentar la colaboración desde el principio.

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Cómo invitar a personas a una invitación a una reunión de Microsoft Teams

Invitar a colegas o clientes a un Reunión de Microsoft Teams es un proceso sencillo, diseñado para integrarse sin problemas en su flujo de trabajo, ya sea que esté en la oficina o fuera de ella.

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A. Cómo enviar una invitación a una reunión de equipo desde un escritorio

Si te gusta la experiencia de escritorio, el proceso es intuitivo y puedes crear la invitación en cuestión de minutos.

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Te mostramos cómo enviar una invitación a una reunión de Teams desde tu escritorio:

1. Abrir Calendario de Outlook o el Aplicación Teams en tu escritorio. Haz clic en el icono del calendario, en la barra lateral izquierda.

2. En la esquina superior derecha de tu calendario, encontrarás un»Nueva reunión» botón. Haga clic en él para acceder al formulario de programación de reuniones.

3. Introduzca la información esencial: la tema de la reunión, cita, tiempo, y cualquier descripción o programa que deseas incluir. El formulario refleja la estructura de un ordinario invitación a la reunión, lo que lo convierte en un proceso único para organizar la reunión.

4. En el»Agregar los asistentes necesarios», introduce los nombres o direcciones de correo electrónico de las personas a las que deseas invitar. Los equipos sugieren miembros de tu equipo, pero también puedes invitar a asistentes de fuera de tu organización introduciendo sus direcciones de correo electrónico completas.
5. Una vez que todo esté listo, pulsa el Enviar botón en la parte superior derecha de la aplicación para guardar la reunión e invitar a los participantes. La reunión aparecerá tanto en el calendario de Outlook como en el calendario de equipos de cada participante.

6. Tras enviar la invitación a la reunión programada, puede ajustar ajustes adicionales, como quién tiene derechos de presentador y si los participantes pueden saltarse el lobby. Haga clic en»Opciones de reunión» para adaptar estos ajustes a las necesidades de su reunión.

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B. Cómo enviar una invitación a una reunión de equipo en un dispositivo móvil

Si te gustan más los dispositivos móviles, la aplicación móvil de Teams garantiza que nunca dependas de tu escritorio para programar una reunión.

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A continuación, se explica cómo enviar correos electrónicos de reuniones de Teams en dispositivos móviles:

1. Abre la aplicación Teams en tu dispositivo móvil. Haga clic en»Calendario» icono en la parte inferior para acceder a la vista del calendario.

2. Para programar una nueva reunión, busque la»Programar reunión» botón ('+' signo), que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla.

3. Al igual que en la versión de escritorio, se le pedirá que complete los campos de la reunión título, participantes, cita, y tiempo, junto con cualquier otro detalles relevantes. Si planeas hacerlo graba tu reunión de Teams, menciónelo en la pestaña de descripción de la reunión.

4. En el»Agregar participantes» campo, escriba los nombres de los asistentes. A medida que añadas personas, Teams sugerirá contactos de tu organización. Para los invitados externos, solo tienes que introducir su dirección de correo electrónico.
5. Una vez que hayas agregado toda la información necesaria, comprueba los detalles de la reunión. Luego, toca»Hecho» o»Enviar» para enviar tu invitación. Los participantes recibirán una invitación por correo electrónico y una notificación en la aplicación Teams.
6. Tras enviar la invitación, puedes configurar otros ajustes, como asignar derechos de presentador o permitir que los participantes eviten el lobby. Haz clic en»Opciones de eventos» para adaptar estos ajustes a las necesidades de su reunión.

Cómo hacer un seguimiento después de cada reunión de equipo en 3 pasos

Programaste y organizaste tu reunión... ¿y ahora qué? Tienes que hacer un seguimiento con los participantes. Si bien puede hacerlo manualmente, un Plataforma de automatización de reuniones MeetGeek puede ayudarlo a automatizar todas sus responsabilidades posteriores a la reunión.

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Esto es lo que hace MeetGeek después de cada reunión:

• Resumen e intercambio de reuniones con IA: Haz que todas tus sesiones de Teams sean automáticas resumido con puntos clave, decisiones y elementos de acción, y compartidos con los miembros de la organización. Además, puedes enviarlos manualmente a cualquier tercero que pueda beneficiarse del contenido de tus reuniones.

• Repositorio de reuniones: Acceda a las reuniones de su equipo en un centralizado centro de reuniones para volver a ver, descargar o compartir sus reuniones en línea a través de un enlace seguro. Hacerlo no solo permite un enfoque centralizado para el intercambio de conocimientos, sino que también permite a los destinatarios trabajar al ritmo más adecuado.

• Detección de elementos de acción: La función de detección de tareas de MeetGeek identifica y extrae puntos de acción de sus reuniones, asegurándose de que nada importante pase desapercibido. Esto proporciona un registro escrito de las tareas acordadas y asignadas durante las reuniones, lo que permite que todos rindan cuentas.

• Flujos de trabajo fluidos: Conjunto automatización del flujo de trabajo de reuniones que actualiza directamente el espacio de trabajo de su organización con elementos de acción, para que todos puedan subirse al tren de la productividad poco después de la reunión. De esta forma, puedes supervisar el progreso de los proyectos para asegurarte de que las cosas avanzan y resolver cualquier problema antes de que se agrave.

• Análisis de conversaciones basado en IA : Para evaluar la eficacia de las reuniones de su equipo, MeetGeek asigna una puntuación única a cada una de sus sesiones, determinada por los KPI que elija.

¿Cómo configuro una cuenta MeetGeek?

El uso de MeetGeek con Microsoft Teams no solo agiliza su experiencia posterior a la reunión, sino que también graba y transcribe automáticamente las reuniones de Teams.

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A continuación, le indicamos cómo configurar su cuenta MeetGeek:

1. Crea un cuenta MeetGeek gratuita iniciando sesión con tu cuenta Microsoft.

2. Sincronice su calendario de Microsoft con la aplicación para que nuestro asistente virtual se una automáticamente a sus reuniones. Para reuniones espontáneas, pega el enlace de la reunión de Teams en el archivo 'reunión ad hoc en directo'bar.

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3. Una vez que comienza la reunión, MeetGeek entra en la reunión como un participante único, grabando vídeo y audio de forma silenciosa, al tiempo que respeta los estándares de privacidad y consentimiento.

CONSEJO PROFESIONAL: ¿No puedes asistir a una reunión de Teams? Envía a MeetGeek para que asista a esa reunión y vuelve a verla lo antes posible directamente desde tu cuenta de MeetGeek.

Mejores prácticas para crear la invitación a una reunión de equipo perfecta

1. Incluya información esencial

Entienda bien lo básico: asegúrese de que la invitación incluya el título de la reunión, la fecha, la hora (con zonas horarias) y el enlace para unirse. Además, ten cuidado con las transiciones al horario de verano, si corresponde.

Recuerde que la claridad es clave, así que mantenga esta información concisa y fácil de entender. Si desea proporcionar más información, utilice la sección dedicada Detalles de la reunión sección en lugar de intentar condensarlo todo en la Título de la reunión bar.

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2. Especifique la agenda de la reunión

Una agenda clara está en el centro de cada reunión productiva. Guía el debate, garantiza que se traten todos los temas esenciales y ayuda a gestionar el tiempo de forma eficaz. Si bien es posible que sienta la tentación de saltarse este paso, especialmente en el caso de las reuniones periódicas, no lo haga.

En su lugar, usa un plantilla personalizable y adáptelo para que se ajuste a sus requisitos únicos. La agenda no solo informa a los participantes sobre el propósito de la reunión, sino que también les permite preparar cualquier pregunta o comentario con antelación.

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3. Proporcione los documentos pertinentes

Si la reunión requiere que los asistentes revisen previamente los documentos, las diapositivas o cualquier otro material, adjúntelos directamente a la invitación o incluya enlaces.

Este paso garantiza que todos estén preparados, lo que hace que la reunión sea más fluida y eficiente. Es una adición sencilla que maximiza las contribuciones de los participantes.

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4. Aclare las funciones y responsabilidades

Si algunos asistentes deben cumplir funciones específicas (por ejemplo, presentador, cronometrador, tomador de notas) durante la reunión, especifíquelo en la invitación. Un enfoque proactivo da a los participantes tiempo suficiente para reunir los medios necesarios para completar sus tareas y evita cualquier confusión de última hora.

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5. Resalte los requisitos técnicos

Para los participantes que tal vez no estén familiarizados con Microsoft Teams o que se unan desde diferentes dispositivos, incluya una breve nota sobre los requisitos técnicos o instrucciones sobre cómo unirse a la reunión.

También es útil mencionar si tendrán que descargar algún software o aplicación de antemano, para que todos puedan estar preparados desde el punto de vista técnico cuando comience la reunión.

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6. Confirma RSVP

Aliente a los asistentes a confirmar su asistencia a la invitación a la reunión. Saber quién asistirá también puede influir en la estructura y el contenido de la reunión, haciendo que sea más relevante y atractiva para los participantes.

Si algún participante clave no puede asistir, también tienes tiempo suficiente para encontrar miembros del equipo alternativos con la misma experiencia o competencias.

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7. Haga un seguimiento con recordatorios

La vida es ajetreada y las reuniones pueden pasar desapercibidas. Uno o dos días antes de la reunión, envía un recordatorio con el enlace de la reunión y cualquier detalle de última hora. Este pequeño empujón puede mejorar significativamente las tasas de asistencia y demostrar a los participantes que estás organizado y que esperas con ansias su contribución.

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8. Proporcione información de contacto

Incluya la información de contacto de alguien que pueda ayudarlo con las dificultades técnicas o responder preguntas sobre la reunión.

Ya sean sus datos de contacto o los de una persona de soporte designada, tener esta información fácilmente disponible alivia las preocupaciones sobre los problemas técnicos y garantiza que todos puedan participar sin problemas.

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9. Anuncie que la reunión será grabada

Si planeas grabar la reunión del equipo, es esencial informar a los participantes con antelación por motivos de privacidad y consentimiento. Mencione esto en la invitación y explique brevemente cómo se utilizará la grabación (por ejemplo, durante unos minutos, para compartirla con quienes no puedan asistir).

Además, al principio de la reunión, reitere su intención de grabar la conversación. Este nivel de transparencia ayuda a generar confianza y garantiza que todos estén en sintonía.

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¡Tenga mejores reuniones de equipo con MeetGeek!

Al terminar nuestro recorrido por los entresijos del envío de una invitación a una reunión de Microsoft Teams desde cualquier dispositivo, queda claro que la capacidad de conectarse, colaborar y crear está literalmente al alcance de la mano. Recuerda que la clave del éxito de una reunión virtual comienza mucho antes de la reunión propiamente dicha: comienza con una invitación bien elaborada.

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A medida que continúes explorando las interesantes funciones de Microsoft Teams, MeetGeek actúa como su asistente de reuniones con tecnología de inteligencia artificial y ofrece funciones como la transcripción en tiempo real, la extracción de elementos de acción e incluso el análisis de opiniones para garantizar que no se pierda información crítica.

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¡Es hora de transformar la forma en que se reúnen y hacer que cada reunión virtual sea más impactante y eficiente!