Gerenciando equipes remotas: 25 dicas e melhores práticas

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O gerenciamento eficaz de equipes remotas ainda representa um desafio, apesar do fim da pandemia. Até mesmo empresas que priorizam remotamente, como Zoom enfrentam a pressão de lidar com essas circunstâncias, então é óbvio que as dificuldades enfrentadas em um ambiente de escritório tradicional podem se intensificar quando as equipes estão geograficamente dispersas,

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Felizmente, os gerentes podem empregar uma variedade de estratégias para superar isso e garantir a produtividade e o bem-estar de suas equipes remotas. Se precisar de ajuda para cumprir sua função, este artigo é para você!

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Os benefícios de ter uma equipe remota bem-sucedida

Enquanto alguns ainda estão questionando o eficácia do trabalho remoto, estamos aqui para contar como o sucesso em sua função de gerente de equipe remoto pode impactar seu trabalho!

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A. Você pode atrair os melhores talentos

Os locais de trabalho tradicionais limitam você a contratar pessoas que moram na mesma área do seu escritório. No entanto, o trabalho remoto permite que você expanda sua pesquisa e alcance um conjunto muito maior de talentos.

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Mas a atratividade do trabalho remoto vai além do aspecto geográfico para funcionários em potencial. De acordo com o Buffer's 2022 Estado do trabalho remoto relatam que 97% dos profissionais expressam o desejo de trabalhar remotamente pelo menos algumas vezes. Ferramentas de teste pré-emprego pode ajudar a encontrar talentos qualificados para que você tenha certeza de que a qualidade do talento não será comprometida.

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B. O trabalho remoto economiza recursos valiosos da empresa

O trabalho remoto economiza às empresas uma média de $11.000 por ano em custos indiretos. Os funcionários podem trabalhar em suas próprias casas ou espaços de coworking, o que elimina a necessidade de grandes espaços de escritório e diminui os custos de aluguel e serviços públicos, bem como a necessidade de materiais e equipamentos de escritório. Essa eficiência é aprimorada ainda mais em modelos de trabalho híbridos, onde integrando software de reserva de mesa garante o uso ideal dos espaços de escritório e de coworking.

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Essas economias significativas se estendem ainda mais, pois o trabalho remoto também reduz as despesas de rotatividade. Isso ocorre porque mais e mais pessoas estão procurando empregos que ofereçam a opção de trabalhar remotamente.

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C. Os membros da equipe têm mais flexibilidade

O trabalho flexível não é apenas uma ferramenta valiosa para recrutamento e retenção, mas também está relacionado à redução do estresse e ao aumento do engajamento, produtividade e bem-estar dos funcionários.

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Esses benefícios têm um impacto positivo nas empresas, desde a melhoria da produtividade até a diminuição do absenteísmo e menores custos de saúde. O trabalho remoto pode oferecer aos membros da equipe remota a flexibilidade necessária para experimentar coisas novas e explorar oportunidades benéficas, como melhorias no estilo de vida. Alguns podem considerar soluções convenientes, como serviços de kits de refeições para complementar seus atos de equilíbrio.

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D. Equipes remotas podem ser mais produtivas

Embora a maioria dos dados sobre o assunto seja subjetiva, os números mostram que 35% dos funcionários remotos sinta-se mais eficiente ao trabalhar em casa.

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Quando as pessoas trabalham em locais onde se sentem mais produtivas, elas podem adaptar o ambiente para melhor atender às suas preferências de trabalho. Além disso, o trabalho remoto incentiva níveis mais altos de autonomia e responsabilidade individual. Sem supervisão física rigorosa, os funcionários são encarregados de gerenciar seu tempo, priorizar tarefas e cumprir prazos de forma independente.

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No entanto, lembre-se de que alcançar a produtividade e a eficiência ideais em uma equipe remota depende da implementação da infraestrutura e dos procedimentos corretos.

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Os desafios de gerenciar funcionários remotos

Embora você possa estar familiarizado com alguns desses desafios comuns de gerenciamento remoto de equipes, outros podem ser uma surpresa completa. Vamos discutir os mais urgentes.

A. Falta de expectativas e limites claros

Como gerente, você nunca deve presumir que os funcionários entendam as expectativas de trabalho em um ambiente remoto só porque entendem suas responsabilidades no escritório.

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É sua responsabilidade estabelecer limites claros em relação ao horário de trabalho e aos canais de comunicação preferidos, bem como esclarecer coisas como o tempo de resposta esperado para comunicação, a participação em reuniões virtuais etc.

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B. Isolamento e desconexão

De acordo com um estudo publicado no Análise de negócios de Harvard, apesar do entusiasmo inicial, os membros remotos da equipe geralmente vivenciam isolamento e solidão. Isso pode levar a vários problemas de saúde, tanto mentais quanto físicos. Os gerentes precisam abordar esse problema de forma proativa, pois isso pode impactar negativamente o bem-estar dos funcionários.

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C. Adotando a comunicação baseada em tecnologia

Pedir a opinião de um colega costumava ser tão fácil quanto ir até a mesa, o que o trabalho remoto torna impossível. 45% dos funcionários estão ansiosos por não conseguirem ver seus colegas cara a cara, e 34% têm dúvidas sobre sua capacidade de colaborar de forma eficaz em um ambiente virtual.

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Como a comunicação depende principalmente de e-mail e mensagens instantâneas, tanto os gerentes quanto os membros de sua equipe estão se esforçando para encontrar soluções oportunas, criando assim uma experiência digital positiva para os funcionários.

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D. Construindo confiança e relacionamento

É responsabilidade do gerente remoto abordar as preocupações, necessidades e sugestões de sua equipe, ao mesmo tempo em que oferece suporte contínuo. Isso ajuda os trabalhadores remotos a criar confiança tanto com o gerente quanto entre si.

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No entanto, sem a comunicação face a face, essa tarefa pode parecer árdua, já que é quase impossível compreender o contexto completo das coisas sem os procedimentos apropriados.

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E. Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal e fadiga de reuniões

Em ambientes de escritório tradicionais, há uma clara separação entre o trabalho e a vida pessoal. No entanto, para funcionários remotos, esse limite geralmente fica confuso, resultando em horas de trabalho prolongadas. Com o tempo, isso pode prejudicar o bem-estar dos funcionários e sua eficácia geral.

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Além disso, cansaço da reunião é real, e os gerentes remotos precisam entender que nem todo membro da equipe precisa comparecer a todas as reuniões. Com isso em mente, Conheça o Geek projetou um assistente de Inteligência Artificial de ponta que pode participar, gravar, transcrever e resumir reuniões on-line automaticamente para você.

F. Distrações

No contexto remoto, os fluxos de trabalho dos funcionários podem ser interrompidos por várias distrações, como crianças brincando, visitantes inesperados ou animais de estimação criando barulho.

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Embora o gerenciamento eficaz dessas interrupções dependa muito da autodisciplina dos trabalhadores remotos, como gerente, você precisa fornecer orientação sobre como as pessoas podem minimizar e superar essas interrupções.

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25 dicas para gerenciar equipes remotas com eficácia

Preparamos 25 dicas para equipar você com todas as ferramentas necessárias para gerenciar funcionários remotos de forma eficaz. Confira abaixo!

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1. Determine suas responsabilidades

Para orientar sua equipe de forma eficaz em um ambiente de trabalho dinâmico, você deve entender o escopo de suas responsabilidades de antemão. Examinar cuidadosamente o que se espera de você como gerente estabelece as bases para definir suas expectativas para os membros da equipe.

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Isso permite que você mantenha as políticas da empresa e garanta que elas sejam aplicadas de forma justa e consistente, para que você possa comunicá-las e aplicá-las de forma eficaz em sua equipe.

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2. Estabeleça regras básicas para trabalho e comunicação

Ao adotar o trabalho remoto, é comum que a comunicação seja negligenciada e que as equipes operem de forma independente. É por isso construindo uma equipe virtual forte a presença é crucial, especialmente em empresas maiores com várias equipes remotas ou uma mistura de equipes remotas e presenciais.

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Para conseguir isso, estabeleça diretrizes de comunicação claras:

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• Determine o método de comunicação preferido da equipe, seja por e-mail, mensagens de texto, bate-papo, telefonemas ou videoconferências
• Identifique o momento ideal para a comunicação da equipe
• Estabeleça um prazo razoável para a recuperação da comunicação
• Forneça informações sobre dias de espera para permitir que os membros da equipe se concentrem em tarefas individuais sem interrupção
• Escolha um método para que os funcionários informem a equipe quando estiverem trabalhando remotamente, especialmente se o trabalho remoto não for seu arranjo permanente.

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3. Esteja atento aos fusos horários e horários de trabalho

Reconheça que, com o trabalho remoto, os membros da equipe podem estar localizados em diferentes cidades, países ou fusos horários. Enviar mensagens constantes aos membros da equipe até altas horas pode afetar negativamente o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, impossibilitando a desconexão do trabalho e potencialmente causando esgotamento.

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Para resolver esse problema, use uma extensão, aplicativo ou plug-in conhecido como planejadores de reuniões de fuso horário, no seu computador. Usuários de Mac podem tirar proveito de extensões como Menu Horário Mundial, enquanto os usuários do Windows podem explorar aplicativos como Hora do globo.

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Outra abordagem para evitar interromper o tempo pessoal dos funcionários é verificar os fusos horários de todos antes de agendar reuniões em grupo ou conversas virtuais. Se alguns membros da equipe estiverem em fusos horários diferentes, faça o possível para encontrar um horário que funcione para todos.

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Se isso não for possível, contrate um assistente de reunião virtual como Conheça o Geek para gravar, transcrever, resumir e analisar automaticamente suas reuniões, para que, mesmo que nem todos possam comparecer, eles ainda tenham acesso a todas as informações que foram compartilhadas durante suas reuniões virtuais!

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4. Escolha os canais de comunicação corretos para trabalho remoto

O e-mail é uma ferramenta de comunicação valiosa, mas nem sempre é a opção mais adequada para cada tipo de comunicação. Existem vários tipos de comunicação — fornecendo atualizações, compartilhando recursos, comunicando prazos — que são mais adequados para outros canais.

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Além disso, para minimizar a ocorrência de videochamadas espontâneas, você pode estabelecer um bate-papo on-line como o principal canal de comunicação da sua equipe.

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No entanto, evite sobrecarregar sua equipe com um número excessivo de ferramentas e canais, pois isso pode fazer com que mensagens importantes passem despercebidas. É melhor ficar com uma plataforma de comunicação unificada que ofereça vários fluxos de comunicação, o que garante que todas as mensagens sejam recebidas e atendidas de forma eficaz.

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5. Escolha o software certo de gerenciamento de projetos

O surgimento de equipes remotas estimulou o desenvolvimento de várias software de gerenciamento de projetos opções, que fornecem uma plataforma centralizada para que todos os membros da equipe acompanhem o progresso de um projeto.

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Uma vantagem notável do moderno gerenciamento de projetos ferramentas são sua capacidade de facilitar discussões dentro do próprio projeto, em vez de depender de infinitas cadeias de e-mail.

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Qualquer pessoa da sua equipe pode ficar por dentro dos projetos em andamento, o que economiza um tempo valioso que, de outra forma, seria gasto procurando informações ou fazendo perguntas que já foram respondidas de forma redundante.

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6. Forneça à sua equipe as ferramentas certas

As equipes remotas frequentemente não têm acesso ao conjunto usual de ferramentas disponíveis em suas configurações regulares de trabalho. As ferramentas específicas que você precisará fornecer aos funcionários remotos dependem do seu setor e das responsabilidades de cada indivíduo.

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As ferramentas que você escolher não devem apenas promover um ambiente de transparência entre sua equipe, mas também facilitar integrar um com o outro. Não faz sentido sincronizar manualmente todas as ferramentas que você usa, e projetamos nosso assistente de reunião virtual MeetGeek com isso em mente.

7. Defina expectativas claras e gerenciáveis para todos que trabalham remotamente

Para obter resultados bem-sucedidos, os funcionários devem ter uma compreensão clara do que se espera deles. No entanto, os gerentes — tanto remotos quanto presenciais — continuam enfrentando desafios para definir expectativas de trabalho realistas.

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No final das contas, você deve reconhecer que não é possível nem aconselhável controlar todos os aspectos de sua equipe remota e seu gerenciamento de tempo. Em vez disso, concentre-se em capacitar sua equipe para se manter no caminho certo e cumprir os prazos estabelecendo diretrizes claras.

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8. Tenha a versão remota de uma política de “porta aberta”

Uma política de portas abertas é uma abordagem gerencial que incentiva a comunicação aberta e bidirecional.

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Embora estar disponível 24 horas por dia possa não ser viável, designar um “horário de expediente” específico pode garantir que os funcionários saibam quando podem entrar em contato com você em caso de dúvidas, discussões ou preocupações. Isso ajuda a recriar a espontaneidade das interações pessoais e promove uma sensação de acessibilidade e abertura.

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9. Priorizar Reuniões individuais com cada membro da equipe

Promover um senso de camaradagem é crucial, mas é igualmente importante reservar um tempo individual para interagir com seus funcionários individualmente.

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Isso permite que os membros da equipe abordem abertamente quaisquer preocupações que possam hesitar em levantar durante as reuniões do grupo ou discutir por e-mail devido ao risco de serem mal interpretados.

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Além disso, conduzir reuniões individuais também é uma excelente maneira de verificar com os membros da equipe sobre seu papel na organização e se ele está alinhado com suas aspirações de carreira de longo prazo.

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10. Tenha um processo completo de integração para novas contratações

A integração eficaz é essencial para fornecer aos novos funcionários as ferramentas e o conhecimento necessários para ter sucesso em uma empresa. Para garantir uma suavidade processo de integração, você deve estabelecer diretrizes que evitem quaisquer interrupções. Isso exige que você adote uma mentalidade inovadora.

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Embora sempre haja muito trabalho a ser feito, decida conscientemente alocar tempo para que os novos contratados se concentrem totalmente na integração, em vez de nas tarefas imediatas durante as primeiras semanas. Lembre-se de que priorizar a eficiência de longo prazo supera a eliminação de tarefas específicas em curto prazo.

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A abrangência e a profundidade da experiência de integração, bem como a medida em que um novo funcionário é incentivado a participar das atividades de integração, afetam diretamente seu sucesso a longo prazo.

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Se você quiser criar um programa de integração eficaz para novas contratações, confira este guia!

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11. Delegar tarefas e responsabilidades entre os membros da equipe remota

Como gerente, é seu dever delegar tarefas com eficácia, especialmente ao gerenciar trabalhadores remotos. Aqui está uma sequência lógica de etapas que você pode usar para se inspirar:

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• Identifique o trabalho que precisa ser realizado
• Divida as tarefas em subtarefas menores e mais gerenciáveis
• Defina expectativas e resultados claros para a conclusão da tarefa
• Atribua tarefas estrategicamente avaliando os pontos fortes e as habilidades individuais dos membros da equipe
• Implemente um sistema confiável de gerenciamento de tarefas ou gerenciamento de projetos para manter a transparência e manter todos informados
• Participe regularmente de discussões significativas com sua equipe, fornecendo orientação, recursos e informações necessárias
• Estabeleça um cronograma para teleconferências regulares para abordar o progresso e possíveis problemas
• Desenvolva um sistema que permita a fácil geração de relatórios e análises para rastrear a eficácia e o progresso das tarefas
• Utilize um gerador de recibos de pagamento eficiente para agilizar os processos de folha de pagamento e fornecer transparência na remuneração, melhorando a clareza financeira
• Se suas tarefas tiverem prazos, considere introduzir incentivos para motivar sua equipe. Criar um ambiente competitivo e agradável pode aumentar a produtividade e a qualidade do trabalho.

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12. Dê aos funcionários remotos a chance de inserir ideias

Procedimentos e expectativas são cruciais ao gerenciar uma equipe remota. No entanto, você deve reconhecer que cada membro da equipe opera em circunstâncias únicas e possui informações valiosas sobre como realizar suas tarefas com eficácia.

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É por isso que você deve envolvê-los ativamente na formulação da estrutura do trabalho remoto e na tomada de decisões que tenham um impacto direto sobre eles (quando aplicável).

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13. Inclua todos

Em certos casos, os gerentes podem supervisionar simultaneamente funcionários co-localizados e funcionários remotos. Isso pode levar a uma disparidade na distribuição de benefícios entre os dois grupos.

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Por exemplo, se seus funcionários co-localizados recebem refeições, pense em maneiras de estender esse benefício aos funcionários remotos. Da mesma forma, se os trabalhadores remotos desfrutam de horários de trabalho flexíveis, é justo oferecer esse benefício também aos funcionários co-localizados.

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14. Incentive a interação social

Como gerente de uma equipe remota, é seu dever garantir que ninguém se sinta socialmente isolado. Uma abordagem eficaz é aproveitar a tecnologia para promover o engajamento e a conexão.

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Por exemplo, considere criar um canal não relacionado ao trabalho em que os membros da equipe possam interagir, trocar informações e compartilhar atualizações.

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Além disso, você pode explorar o estabelecimento de grupos de recursos de funcionários (ERGs) para melhorar o senso de comunidade dentro de sua equipe. Os ERGs oferecem um espaço para os membros da equipe se relacionarem, aprenderem, se divertirem e desenvolverem uma melhor compreensão de como cultivar a justiça e a inclusão no local de trabalho.

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15. Agende reuniões físicas às vezes

Embora os funcionários estejam fora do escritório, organize reuniões físicas de tempos em tempos, se as circunstâncias permitirem. Embora nem sempre seja viável, organizar reuniões para que todos participem em pessoa podem ser ocasiões valiosas para fortalecer relacionamentos e colaboração.

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16. Crie atividades remotas de formação de equipes

Se você está procurando maneiras divertidas e envolventes de reconectar os membros da equipe e estimular sua motivação, as atividades de formação de equipes podem ser incrivelmente eficazes.

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A melhor parte é que esses jogos não precisam consumir um dia inteiro; atividades mais curtas podem ser igualmente impactantes. Se você não consegue convencer as pessoas a aceitarem essa ideia, considere reservar de 15 a 20 minutos para elas após a rotina reuniões virtuais.

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Se os membros da sua equipe saírem se sentindo mais energizados e conectados depois, isso significa que suas atividades de formação de equipe foram bem-sucedidas.

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17. Forneça feedback contínuo

Os funcionários remotos não têm a oportunidade de interações casuais no mesmo espaço físico, o que torna difícil oferecer feedback formal e informal. Além disso, sua incapacidade de observar como os colegas abordam as tarefas pode criar dúvidas sobre seu próprio desempenho.

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Consequentemente, cabe a você fornecer feedback oportuno e eficaz para abordar essas questões com clareza e precisão.

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18. Peça feedback sobre suas habilidades de gerenciamento remoto

Se você está apenas fazendo a transição para um modelo de trabalho remoto ou está trabalhando remotamente há algum tempo, você precisa obter feedback de sua equipe para saber o que pode melhorar.

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O feedback desempenha um papel vital na identificação de pontos fracos que exijam ajustes ou áreas que não estejam funcionando de maneira ideal. Há várias maneiras de obter esse feedback: sessões individuais, enquetes e pesquisas e até workshops.

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19. Forneça treinamento remoto específico

Dado o aumento de funcionários que optam pelo trabalho remoto, houve um aumento subsequente de empresas que oferecem oportunidades de treinamento remoto. O treinamento remoto desempenha um papel crucial em tempos de mudança, pois equipa os funcionários com as habilidades necessárias para navegar com eficiência em ambientes de trabalho remoto.

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20. Seja flexível com seu estilo de gerenciamento

Gerenciar uma equipe remota é particularmente difícil quando os próprios trabalhos dos funcionários dificilmente acomodam flexibilidade — a equipe de suporte ao cliente, por exemplo. No entanto, você deve resistir à tentação de microgerenciar sua força de trabalho remota.

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Em vez disso, quando possível, conceda a eles a liberdade de estruturar suas horas de trabalho da maneira que melhor atenda às suas necessidades. A flexibilidade é um fator vital para que funcionários e gerentes lidem com sucesso com qualquer modelo de trabalho remoto.

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21. Esteja pronto para lidar com problemas técnicos

Muitas empresas têm equipes internas de suporte técnico para solucionar quaisquer problemas técnicos. Embora alguns desses problemas técnicos, como o carregamento do sistema com erros, possam ser resolvidos pessoalmente por seus funcionários com a ajuda de um ou dois recursos on-line, como aquele aqui. Outros problemas complexos que afetam a conectividade de rede e o acesso à plataforma geralmente exigem a intervenção de um especialista.

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No entanto, às vezes as equipes remotas estão dispersas geograficamente, o que significa que você precisará pensar em arranjos especiais para lidar com possíveis dificuldades técnicas. As soluções possíveis incluem a identificação de provedores de serviços locais para cada membro da equipe remota, que podem estar prontamente disponíveis para resolver problemas técnicos à medida que eles surgirem. Outra opção é investir no acesso a um espaço de trabalho compartilhado onde os funcionários possam trabalhar temporariamente enquanto seus problemas técnicos são corrigidos.

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22. Motive constantemente os trabalhadores remotos

Apesar de seus melhores esforços, as equipes remotas podem experimentar um declínio na produtividade. No entanto, existem várias estratégias que você pode adaptar para elevar os membros da sua equipe e aumentar sua moral. Tudo começa com a demonstração de um cuidado genuíno com seu bem-estar.

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Uso ferramentas de pesquisa para avaliar e entender a mentalidade de seus funcionários. Para obter feedback detalhado e abordar suas preocupações de forma eficaz, oriente-os com perguntas e sugestões claras e abrangentes. Quanto mais insights você coletar, mais eficientemente poderá adaptar suas táticas motivacionais.

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Uma forma eficaz de reengajar e empolgar os membros da sua equipe é organizar outras atividades casuais. check-ins por meio de videochamadas. Isso oferece uma oportunidade para você oferecer suporte e, ao mesmo tempo, capacitar seus funcionários a expressarem suas ideias e discutirem quaisquer questões que afetem sua produtividade ou moral.

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Além disso, colabore com outros gerentes de equipe para implementar um programa de reconhecimento de funcionários onde você recompensa os esforços de suas equipes.

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23. Invista em recursos de saúde mental e apoio emocional

De acordo com o Organização Mundial da Saúde , o custo global das perdas de produtividade relacionadas à ansiedade e à depressão atinge impressionantes 1 trilhão de dólares a cada ano.

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Diferentemente de um ambiente de escritório, pode ser mais difícil identificar os desafios emocionais enfrentados pelos funcionários que trabalham em casa. Enquanto alguns conseguem manter seu bem-estar trabalhando remotamente, outros podem ter dificuldades.

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Portanto, você deve estar preparado para reconhecer e ajudar aqueles que precisam de apoio. Aqui estão várias maneiras de fazer isso:

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• Ofereça benefícios aos funcionários que abordem problemas de saúde mental
• Promova a comunicação aberta entre os membros da equipe, criando um ambiente em que os indivíduos se sintam à vontade para discutir seu bem-estar emocional
• Nomeie um profissional de saúde mental a quem os funcionários possam recorrer para obter orientação
• Compartilhe diretrizes e recursos para o autocuidado
• Incentive pausas regulares e enfatize a importância do equilíbrio entre vida profissional e pessoal para evitar o esgotamento.

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24. Comemore vitórias pequenas e grandes

Ao gerenciar equipes virtuais, não permita que a distância geográfica atrase o reconhecimento e a celebração do sucesso.

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Isso os motivará a continuar entregando seu melhor trabalho. Por exemplo, considere organizar reuniões virtuais comemorativas, organizar um presente atencioso, como moletons bordados, para ser entregue na porta de um membro da equipe ou concedendo-lhe um dia de folga extra como bônus.

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Além disso, não se esqueça de comemorar pequenas vitórias também. Os sucessos de curto prazo são tão significativos quanto os de longo prazo, e negligenciá-los pode levar à falta de motivação.

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25. Documente tudo, inclusive reuniões de equipe

O trabalho remoto tem seu próprio conjunto de desafios e é fácil que as informações passem despercebidas. Se você quiser prosperar em um ambiente remoto, você deve agir.

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Para gerenciar equipes remotas de forma eficaz, não confie apenas em sua própria compreensão de fluxos de trabalho, funções e processos. Em vez disso, documente minuciosamente esses aspectos e garanta fácil acessibilidade para todos os funcionários remotos. O mesmo se aplica às suas reuniões.

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‍ Isso facilita o retrocesso de todo o histórico de suas conversas e a localização dos recursos de que você precisa, sem precisar ler várias atas de reuniões impressas.

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A transição para um ambiente de trabalho remoto envolve uma curva de aprendizado acentuada. Apesar disso, dominar o gerenciamento remoto de equipes pode ter um tremendo impacto positivo em seus negócios.

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Para navegar com sucesso nessa transição, você deve adquirir o kit de ferramentas certo, que vai além das ferramentas de gerenciamento de tarefas ou do software de comunicação remota.

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