Como reduzir reuniões e não perder

 ^{Fonte da imagem: luis_molinero em Freepik}

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Você está tentando aprender como reduzir as reuniões, mas cada artigo que você encontra fornece conselhos vagos com pouca ou nenhuma aplicabilidade? Felizmente, você está no lugar certo.

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Enfrentando a loucura é uma epidemia que está afetando empresas em todo o mundo. Com as empresas confiando tanto na colaboração, organizar mais reuniões pode parecer a escolha óbvia. Falso! Quando não são executados corretamente e com interesses individuais e coletivos em mente, eles rapidamente se tornam uma perda de tempo e recursos.

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Na verdade, nem todas as reuniões são criadas da mesma forma, e algumas reuniões são mais importantes do que outras. Continue lendo para saber como recuperar seu tempo e recursos!

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Sinais de que você está tendo muitas reuniões

Você provavelmente já experimentou em primeira mão como as reuniões podem se tornar um buraco negro de produtividade que consome horas de tempo valioso todos os dias.

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Abaixo, descrevemos os indicadores claros de que você está tendo muitas reuniões.

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A. Eles poderiam ser um e-mail

Há vários critérios para determinar se uma reunião poderia ter sido substituída por um e-mail.

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Primeiro, considere o tipo de reunião que você está tendo. Enquanto um sessão de brainstorming Ou uma reunião de tomada de decisão pode exigir um ambiente privado que permita a troca de ideias e feedback em tempo real. Às vezes, uma reunião de atualização do projeto pode ser facilmente substituída por um e-mail.

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Em segundo lugar, pense na complexidade dos tópicos que você vai discutir. Tópicos mais complexos podem exigir uma reunião, enquanto tópicos simples que podem ser organizados em tópicos devem ser discutidos apenas por escrito.

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B. Há muitos participantes

Há alguns indicadores-chave que podem ajudar você a determinar se você está enviando o convite da reunião para muitas pessoas. Talvez o mais importante a considerar seja a quantidade de tempo que a reunião leva. Se sua equipe achar difícil cumprir a agenda, isso é um indicador claro de que o número de pessoas presentes é muito grande.

Preste muita atenção em quantos participantes não estão contribuindo ativamente para a discussão. Se sua reunião não estiver progredindo de maneira ideal e produtiva, isso pode ser um sinal de que você está perdendo seu tempo.

Robert Sutton, professor de comportamento organizacional na Universidade de Stanford, descobriu que, para que as reuniões continuem produtivas, elas deveriam incluir apenas cinco a oito participantes.

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Superlotar suas reuniões — sejam elas presenciais, virtuais, híbridas, externas ou internas — nunca é uma boa ideia. Só porque certas pessoas poderiam se beneficiar das informações compartilhadas durante a reunião não significa que elas devam estar presentes. Na verdade, ter muitos participantes pode comprometer a produtividade geral da equipe e até mesmo levar a mais reuniões.

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Como você garante que toda a sua equipe se beneficie de suas reuniões, mas sem a pressão de ter que comparecer? Conheça o Geek pode ser exatamente o que você precisa para renovar o formato da sua reunião!

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Nosso assistente virtual de reuniões com IA permite que você compartilhe suas reuniões — ou apenas as notas da reunião — com toda a sua equipe com apenas alguns cliques. Seu assistente pessoal do MeetGeek grava, transcreve, analisa e resume automaticamente suas reuniões, para que você possa se concentrar em estar presente e criar reuniões significativas!

C. Não há participantes suficientes

Se o número de participantes que têm uma participação direta no resultado da reunião ou que são responsáveis por agir depois dela for muito baixo, é melhor ficar sem essa reunião.

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Caso contrário, a conversa pode rapidamente ser dominada por alguns poucos, o que geralmente resulta na tomada de decisões sem informações relevantes ou suficientes.

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D. Eles são repetitivos

As reuniões devem sempre ser direcionadas e relevantes. Se os mesmos tópicos estão sendo discutidos repetidamente, especialmente durante reuniões recorrentes, isso é um sinal revelador de que suas reuniões são muito repetitivas.

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Outro indicador é se as mesmas pessoas estão sempre participando das reuniões ou se as agendas das reuniões permanecem as mesmas por longos períodos de tempo.

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E. Os objetivos da reunião não são claros

Parece difícil para todos na reunião participarem de forma eficaz e entenderem o propósito da reunião ou o resultado desejado?

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Para obter a resposta a essa pergunta, procure uma falta de consistência entre os objetivos declarados para a reunião.

Por exemplo, se o objetivo da reunião é “discutir o lançamento de um novo produto”, mas a agenda inclui tópicos como “revisar os números de vendas” ou “formar equipes”, você está preparando sua reunião para o fracasso.

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F. Não há agenda de reuniões

Não ter uma agenda de reunião clara é um sinal óbvio de falta de eficiência organizacional.

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Você deveria elabore suas agendas de reuniões com cuidado e responsabilize você e sua equipe pela eficácia com que você está colocando os itens da agenda em ação, durante e após as reuniões.

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Se você não consegue mapear como sua reunião progredirá, provavelmente não deveria fazer essa reunião.

De quantas reuniões você precisa?

Cada empresa tem um perfil único, então equipes diferentes lidam com problemas diferentes.

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Consequentemente, o número de reuniões que podem ser conduzidas e ainda assim ter sucesso pode variar entre as organizações e, em alguns casos, até mesmo dentro da mesma empresa.

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No entanto, a maneira mais fácil de medir se uma reunião é necessária é avaliar sua eficiência. Nesse sentido, reuniões necessárias são sinônimo de reuniões produtivas.

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Dicas para menos reuniões com maior impacto

De acordo com Análise de negócios de Harvard, 70% das reuniões impedem que os funcionários concluam suas tarefas de trabalho. Para evitar isso, aqui estão nossas sete dicas para ajudar você a reduzir reuniões desnecessárias.

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1. Organize reuniões virtuais

Com tantas equipes optando por reuniões remotas, as reuniões no escritório estão se tornando coisa do passado. E como os problemas modernos exigem soluções modernas, você precisará de aplicativos de comunicação em equipe para tornar mais fácil do que nunca a conexão entre os membros da equipe.

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Para começar, escolha o tipo de reunião virtual que você deseja hospedar. As opções populares incluem webinars, videoconferências e fóruns de discussão on-line.

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Depois de fazer isso, crie um ambiente on-line acolhedor para os participantes, fornecendo uma breve introdução e definindo expectativas de participação.

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É fundamental escolher a plataforma certa para a reunião. Para fazer isso, considere seu orçamento, o número de participantes e o tipo de reunião ao selecionar uma plataforma. As plataformas populares para reuniões virtuais incluem Zoom, Google Meet, e Equipes da Microsoft.

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Lembre-se dos aspectos de segurança de suas reuniões virtuais. Garanta a segurança deles definindo senhas e ativando a criptografia de ponta a ponta. Usando um confiável gerenciador de senhas pode ajudar a otimizar a proteção de informações confidenciais gerando e armazenando senhas fortes e exclusivas para cada conta, aumentando ainda mais a segurança em reuniões virtuais.

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Para criar uma experiência de reunião virtual envolvente, considere adicionar elementos visuais às suas reuniões, como slides, vídeos e enquetes. Além disso, considere oferecer salas de convívio para discussões em grupo e incentivar os participantes a compartilhar ideias.

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2. Garanta que suas reuniões sejam necessárias

Avaliar a eficácia das reuniões é fundamental. Depois de cada reunião, pergunte a si mesmo se você aproveitou ao máximo o tempo alocado para cada reunião e se a reunião poderia ter sido conduzida de forma diferente. Se a resposta for sim, anote-a e considere soluções alternativas para futuras reuniões.

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Aqui estão as perguntas que você precisa responder antes de agendar uma reunião:

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• Qual é o objetivo da reunião?
• Existem soluções alternativas (por exemplo, comunicação digital) que poderiam alcançar o mesmo resultado?
• A reunião será produtiva e construtiva?
• Os participantes estão preparados e bem informados?
• É provável que a reunião tenha um resultado positivo?
• Existe o risco de a reunião ser uma perda de tempo?
• Há algum conflito ou problema em potencial que poderia ser resolvido de forma mais eficaz fora de uma reunião?
• Há outras atividades ou tarefas que poderiam ser priorizadas em relação à reunião?

3. Reduza o tempo de reunião

Limite a duração da reunião ao tempo necessário para atingir seus objetivos. Ao atribuir horários para determinados tópicos, tente ser o mais realista possível.

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Isso pode significar que você precisará reservar alguns tópicos para discussão em uma data posterior ou que precisará discutir alguns tópicos por e-mail ou outros métodos de comunicação. De acordo com Análise da gestão do MIT Sloan, reservar apenas 15, 20 ou 25 minutos para uma reunião pode incentivar a produtividade e, ao mesmo tempo, permitir que você alcance suas metas.

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4. Participe das reuniões certas

Na vida, você tem que escolher suas batalhas, e a vida profissional não é exceção. Participe somente das reuniões nas quais você possa participar ativamente e contribuir. Para suas outras reuniões, você sempre pode enviar seu MeetGeek assistente de reunião virtual para gravá-los, transcrevê-los, analisá-los e resumi-los automaticamente enquanto você cuida de assuntos mais urgentes.

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Dessa forma, você pode estar sempre informado, sem precisar depender de outros membros da equipe para lhe informar sobre as informações discutidas. Afinal, a memória é subjetiva e você precisará de uma imagem precisa do que aconteceu durante algumas das reuniões que você pulou.

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A melhor parte é que você também pode aplicar essa estratégia no caso de reuniões sobrepostas, comunicação assíncrona ou mesmo quando estiver tirando alguns dias de folga!

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O MeetGeek grava, transcreve, analisa, resume e armazena automaticamente suas reuniões em um só lugar. Isso melhora drasticamente a qualidade e a eficácia de suas reuniões, o que significa que não há mais reuniões desnecessárias!

5. Estabeleça metas claras para a reunião

Para evitar reuniões excessivas, fique de olho no prêmio definindo exatamente o que você deseja alcançar durante suas reuniões.

Seja o mais específico possível empregando uma estratégia como a Estrutura MAIS INTELIGENTE para ajudar você a criar algo bem estruturado e alcançável metas de cumprimento.

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6. Tenha uma ótima agenda de reuniões

A maneira mais fácil de ter uma reunião boa e produtiva é ter um roteiro de reunião claro, também conhecido como agenda da reunião. Depois de definir os objetivos da reunião, você pode começar a elaborar os itens da agenda.

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Tente manter o número de itens da agenda dentro de um intervalo razoável, para que você possa alocar o tempo adequado para cada um deles. Priorize compartilhar a pauta da reunião com os participantes com antecedência, para que eles tenham tempo suficiente para enviar quaisquer ideias ou tópicos que gostariam de discutir ou decisões que gostariam de tomar com antecedência.

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Dessa forma, eles têm menos probabilidade de recusar reuniões e maior probabilidade de contribuir significativamente para as próximas, pois terão mais tempo para se preparar adequadamente.

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Você também pode usar a pauta da reunião para fazer anotações e acompanhar as decisões que você toma e quaisquer itens de ação que precisem ser concluídos após a reunião. Isso também o ajudará a evitar que reuniões de acompanhamento desnecessárias ocorram.

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7. Acompanhamento após a reunião

A comunicação e a colaboração abertas e transparentes antes, durante e depois das reuniões facilitam a redução do número de reuniões.

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Envie um resumo da reunião e de todos os itens de ação para todos os participantes imediatamente depois, indicando a pessoa responsável por cada item e o prazo para conclusão. Como isso é feito por escrito, ajudará a manter todos os membros da equipe responsáveis e a garantir que sua reunião seja produtiva.

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Faça mais com menos reuniões com o MeetGeek!

Para criar uma cultura de trabalho colaborativo, você precisa parar com a loucura das reuniões e começar a se concentrar na produtividade das reuniões!

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