Como criar uma cultura de compartilhamento de conhecimento em sua empresa

^{Fonte da imagem: marymarkevich em Freepik}

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Você continua ouvindo sobre a importância de criar uma cultura de compartilhamento de conhecimento em sua empresa, mas não sabe por onde começar? Você não está sozinho, especialmente considerando que o compartilhamento de conhecimento ineficiente — e insuficiente — custa às grandes empresas 47 milhões de dólares em produtividade por ano.

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Leia este artigo inteiro para saber como quebrar esse ciclo e criar seu próprio sistema de compartilhamento de conhecimento em sete etapas fáceis!

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Uma breve introdução ao compartilhamento de conhecimento

O compartilhamento de conhecimento é a troca de conhecimento, experiência, habilidades e processos entre equipes para que todos tenham acesso a ele e possam usá-lo para trabalhar melhor. Embora os avanços recentes facilitem o compartilhamento de conhecimento pelos membros da equipe, isso nem sempre é o caso.

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A abundância de informações geralmente acaba sendo mais esmagadora do que útil para os funcionários. Isso torna fundamental que as empresas se concentrem em criando uma cultura de compartilhamento de conhecimento isso torna esse conhecimento coletivo mais fácil de assimilar.

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Nesse contexto, é importante distinguir os principais tipos de conhecimento:

• Conhecimento tácito
• Conhecimento explícito

Definimos cada um deles na próxima seção.

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Conhecimento tácito

O conhecimento tácito, também definido como conhecimento implícito, apresenta seus próprios desafios porque está contido na mente ou na experiência de uma pessoa e não é fácil de verbalizar.

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É baseado nas experiências, crenças e valores do indivíduo, portanto, pode ser difícil transferi-lo para outras pessoas. O conhecimento tácito também é difícil de adquirir, pois requer uma conexão pessoal e a compreensão de um assunto.

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No contexto do compartilhamento de conhecimento, o conhecimento tácito é frequentemente visto como um obstáculo para a transferência bem-sucedida de conhecimento, pois é um desafio medir a eficácia do compartilhamento.

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Conhecimento explícito

Conhecimento explícito consiste em informações que são definidas, articuladas e expressas com precisão.

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Esse tipo de conhecimento é fácil de transferir de uma pessoa para outra. Por exemplo, quando uma empresa deseja que seus funcionários aprendam novas informações, ela pode compilá-las em um manual ou manual para que todos tenham uma compreensão genuína de suas tarefas e de como cumpri-las.

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Por que o compartilhamento de conhecimento é importante?

Aqui estão os benefícios mais importantes que o compartilhamento de conhecimento tem para qualquer empresa:

A. Envolve os funcionários por meio da comunicação

B. Limita a perda de conhecimento

C. Ajuda a evitar redundância e retrabalho

D. Aumenta a inovação

E. Melhora o relacionamento com o cliente

F. Economiza dinheiro

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Vamos dar uma olhada mais granular em cada um deles abaixo.

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A. Envolve os funcionários por meio da comunicação

O compartilhamento de conhecimento ajuda a criar uma força de trabalho mais conectada e engajada, pois os membros da equipe têm maior probabilidade de aprender uns com os outros para desenvolver suas próprias ideias.

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Além disso, faz com que os funcionários pensem de forma crítica e inovadora, ao mesmo tempo em que os ajuda a criar confiança e colaborar de forma mais eficaz.

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Quando os funcionários estão engajados, sua moral aumenta, pois eles se sentem encorajados a assumir a responsabilidade por seu trabalho e a perceber que suas contribuições são valiosas.

B. Limita a perda de conhecimento

Pesquisa mostra que a perda de conhecimento pode levar a baixa produtividade, lacunas de capacidade, baixo desempenho e qualidade do trabalho e maior conclusão de tarefas devido à inexperiência de funcionários.

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O compartilhamento de conhecimento pode ajudar a transmitir a experiência de mais membros experientes da equipe para a próxima geração de funcionários e ajude-os a entender os meandros do seu negócio com mais rapidez.

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Também pode ajudar a reforçar o conhecimento existente dos funcionários, permitindo que eles aprimorem suas habilidades existentes e as desenvolvam.

Embora a perda de conhecimento seja inevitável até certo ponto, você precisa aprender a minimizar esse fenômeno. Ter reunião após reunião apenas incentivar os funcionários a compartilhar qualquer conhecimento relevante é contra-intuitivo, sem falar que é contraproducente.

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Uma maneira fácil de evitar isso é garantir que tudo o que você discute na sala de conferência esteja disponível para toda a sua equipe com apenas alguns cliques.

Com Conheça o Geek, seu próprio assistente virtual de reuniões com IA, você pode gravar, transcrever, resumir e compartilhar automaticamente suas reuniões. Essa abordagem não apenas economizará horas do tempo de todos, mas também facilitará o compartilhamento de conhecimento em toda a empresa!

C. Ajuda a evitar redundância e retrabalho

Com uma base de conhecimento centralizada, os profissionais podem evitar a duplicação de esforços, o que ajuda a otimizar os fluxos de trabalho e evitar a repetição de erros anteriores.

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Além disso, ao implementar uma plataforma para que sua equipe compartilhe experiências relevantes e insights valiosos, você pode melhorar a colaboração e garantir o emprego de processos e soluções mais eficazes.

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D. Aumenta a inovação

O compartilhamento de conhecimento é um dos principais fatores que impulsionam a inovação, pois leva as equipes a identificar os problemas existentes e a encontrar soluções criativas. Isso também aumenta a colaboração ao estabelecer uma plataforma para a solução coletiva de problemas que incentiva uma visão mais ampla de qualquer problema.

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É seguro dizer que o compartilhamento de conhecimento cria uma cultura de aprendizado e crescimento ativos; ajuda os profissionais a obter uma melhor compreensão de seu setor e a continuar adquirindo a experiência e as habilidades necessárias para se manterem competitivos.

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E. Melhora o relacionamento com o cliente

A satisfação de seus clientes depende de comunicação transparente e fornecendo a eles informações corretas e atualizadas, pois isso os ajuda a tomar decisões mais informadas sobre seu serviço ou produto. Isso gera melhores resultados e uma melhor experiência geral para o cliente.

Ao ter as informações mais atualizadas prontamente disponíveis, você pode concluir projetos com mais rapidez e eficiência. Isso economiza tempo e dinheiro para seu cliente e melhora e fortalece seu relacionamento com o cliente, o que será benéfico no caso de futuras colaborações.

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F. Economiza dinheiro

O compartilhamento de conhecimento e o gerenciamento eficaz do conhecimento podem ajudar sua empresa a aproveitar a experiência coletiva e o conhecimento de seus funcionários para identificar e implementar o máximo soluções econômicas, bem como para evitar erros dispendiosos ou esforços redundantes.

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Além disso, reduz a necessidade de consultores e serviços externos, pois você pode usar recursos internos e seu repositório de conhecimento interno para resolver quaisquer problemas que surjam.

Dicas para criar uma cultura de compartilhamento de conhecimento em toda a sua organização

Quando se trata de criar um eficiente sistema de compartilhamento de conhecimento dentro da sua empresa, há várias coisas que você não deve ignorar. Aqui estão nossas sete dicas e como você pode implementá-las em sua organização!

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1. Promova um espaço de compartilhamento de conhecimento

Se sua equipe trabalha no mesmo escritório, totalmente remoto ou em uma combinação dos dois, é essencial remover quaisquer obstáculos físicos e psicológicos que possam impedir o compartilhamento ativo e eficaz do conhecimento. Veja como fazer isso.

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A. Crie um espaço que incentive a colaboração

Certifique-se de que, independentemente de como você escolha organizar seu espaço de trabalho, faça isso com o objetivo de compartilhar conhecimento. Para fazer isso, forneça toda a tecnologia e as ferramentas necessárias para facilitar e incentivar o compartilhamento de conhecimento — isso também se aplica a equipes remotas e híbridas.

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Aplicativos como Noção ou Segunda-feira estimule a colaboração e permita que você otimize e gerencie fluxos de trabalho em grande escala. Você também pode descobrir ferramentas adicionais para promover o compartilhamento de conhecimento e cultivar uma cultura orientada para a pesquisa no seu local de trabalho.

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B. Crie um espaço psicologicamente seguro

Para promover o compartilhamento de conhecimento, seus funcionários devem se sentir à vontade para compartilhar suas ideias sem medo de serem julgados. Seja transparente sobre o propósito da gestão do conhecimento e mostre exemplos bem-sucedidos de quando o compartilhamento de conhecimento teve um impacto positivo em projetos anteriores e objetivos de negócios.

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Uma forma de criar e manter uma atmosfera de confiança e abertura é também implementar um código de conduta que promova a comunicação e a cooperação respeitosas. Dessa forma, você poderá estabelecer uma cultura de feedback e crítica construtiva.

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DICA PROFISSIONAL: Para construir relacionamentos e confiança, tente organizar atividades de formação de equipes, especialmente porque muitas delas podem ser facilmente adaptadas a ambientes virtuais.

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2. Identifique e incentive práticas de compartilhamento de conhecimento

Uma parte essencial da criação de uma cultura de compartilhamento de conhecimento em sua empresa é descobrir o quão bem você está se saindo nesse aspecto e tentando melhorar a partir daí. Implementando um sistema de gerenciamento de aprendizado corporativo podem agilizar esse processo, facilitando a medição e aprimorando os esforços de compartilhamento de conhecimento.

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O aprendizado organizacional contínuo permite que sua empresa se ajuste aos requisitos de seus clientes e do ambiente, aumente o conhecimento coletivo e reconheça novas possibilidades de desenvolvimento.

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No entanto, não é algo que acontece sem esforço. Você deve criar e adquirir conhecimento ativamente, capacite sua equipe a enviar novas ideiase ofereça oportunidades para que os membros da equipe evoluam de maneiras que possam desafiar os conceitos e processos originais.

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Esteja aberto à criação de novos métodos para manter o conhecimento já existente, para que não seja perdido caso algum membro da equipe decida se separar de sua empresa.

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Comece conversando com os funcionários e reunindo suas perspectivas sobre as práticas atuais de compartilhamento de conhecimento. Faça perguntas como:

• Em sua opinião, quais são nossas práticas de compartilhamento de conhecimento mais bem-sucedidas?
• Que tipo de iniciativas de compartilhamento de conhecimento você acha que beneficiariam a equipe?
• Quais são os problemas atuais que enfrentamos em termos de gerenciamento de conhecimento? Como podemos melhorar?

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Depois de coletar esses dados, você pode começar a pensar em maneiras de incentivar o compartilhamento de conhecimento, como oferecer oportunidades adicionais de treinamento e desenvolvimento ou promover iniciativas de compartilhamento de conhecimento.

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3. Recompense o compartilhamento de conhecimento

O compartilhamento gratificante de conhecimento é uma ótima maneira de incentivar os funcionários a compartilhar conhecimentos valiosos com seus colegas e colegas, além de ajudar a promover um ambiente colaborativo.

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Para começar, defina expectativas claras para o compartilhamento de conhecimento. Isso inclui descrever o que se espera dos funcionários, como quando e como eles devem compartilhar seus conhecimentos, e como será o processo para que outras pessoas acessem o conhecimento compartilhado.

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Uma vez estabelecidas as expectativas, é importante recompensar os funcionários por suas contribuições. Algumas formas possíveis de recompensar os funcionários pelo compartilhamento de conhecimento incluem incentivos financeiros, como bônus ou aumentos salariais.

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As recompensas também podem ser não monetárias, como reconhecimento público, dias de férias adicionais ou até pequenos presentes, como um certificado ou uma placa.

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Certifique-se de distribuir as recompensas de sua escolha de maneira justa e equitativa. Todos os funcionários devem ter a oportunidade de receber recompensas, independentemente de sua posição, antiguidade ou nível de conhecimento. Baseie suas recompensas na qualidade e na quantidade de conhecimento compartilhado.

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Por fim, garanta que sua equipe entenda que o compartilhamento de conhecimento é uma atividade contínua e não um evento único. Organize sessões ou atividades regulares de compartilhamento de conhecimento e distribua recompensas regularmente.

4. Crie uma base de conhecimento

Criar uma base de conhecimento que seja facilmente acessível aos funcionários é uma das melhores ferramentas de gerenciamento de conhecimento. É a base da criação de um sistema eficaz de compartilhamento de conhecimento.

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Uma base de conhecimento é essencialmente um repositório de informações e recursos para os funcionários acessarem, compartilharem e usarem para melhor realizar suas tarefas.

Comece identificando os conhecimentos, as habilidades, os processos e quaisquer outras atividades de compartilhamento de conhecimento das quais depende a prosperidade de sua empresa. Isso garante que sua base de conhecimento seja abrangente, incluindo todas as habilidades e recursos obrigatórios necessários para gerenciar e expandir ativamente os negócios.

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Depois, prossiga para encontre uma plataforma que permite que os membros da equipe acessem e compartilhem a base de conhecimento, bem como ferramentas para colaboração e feedback. Lembre-se de também gerar um sistema para organizar a base de conhecimento. Inclua categorias, tags e uma função básica de pesquisa para que todos possam identificar facilmente os recursos de que precisam.

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Em seguida, elabore um plano para a manutenção e atualização contínuas de sua base de conhecimento. Considere nomear profissionais do conhecimento e estabelecer um cronograma para revisar e atualizar a base de conhecimento.

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5. Implemente as ferramentas corretas de gerenciamento de conhecimento

Quando se trata de compartilhar conhecimento, é obrigatório se manter organizado e buscar soluções que facilitem a vida profissional. Dados da IDC mostra que os profissionais do conhecimento passam 30% do dia de trabalho procurando informações, e isso pode ser realmente desanimador para os funcionários. Utilizando de forma eficaz soluções de gerenciamento de conhecimento pode reduzir drasticamente esse tempo, melhorando a produtividade e a satisfação no trabalho.

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Embora os aplicativos de videoconferência e mensagens sejam úteis para a comunicação, nem sempre são adequados para o compartilhamento de conhecimento em um ambiente empresarial. Isso porque as informações e decisões compartilhadas em uma chamada geralmente acabam sendo limitadas aos participantes dessa ligação. Tenha certeza de que, com o ferramentas certas, eles podem ser facilmente transformados em ativos de conhecimento compartilháveis.

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No MeetGeek, usamos nossos próprios ferramenta de assistente de reunião virtual para agilizar o compartilhamento de conhecimento entre os membros da equipe. Veja como funciona:

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Cada departamento usa o MeetGeek para gravar suas chamadas internas. Isso também se aplica ao nosso reuniões de equipe e reuniões gerais, que acontecem mensalmente e são dedicadas principalmente à discussão de estratégias e roteiros de negócios. Isso ajuda todos a se manterem informados sobre quaisquer decisões comerciais tomadas, mesmo que não possam comparecer à ligação por qualquer motivo. Outra abordagem que ajuda nossa equipe a ser eficiente e a se comunicar de forma assíncrona é usar modelo de reunião semanal de equipe, que sempre segue a mesma estrutura, mantendo-nos atualizados

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Nós MeetGeek integrado com nosso Slack espaço de trabalho para que o resumo de cada reunião geral seja enviado automaticamente para nosso canal #general, onde podemos comentar sobre as principais conclusões e decisões do tópico.

O mesmo se aplica às nossas chamadas com usuários. Como parte do nosso estratégia de entrada no mercado, conduzimos entrevistas com nossos clientes para verificar como está sua experiência com o MeetGeek e para identificar quaisquer desafios que eles possam estar enfrentando em seu estágio específico de uso de nossa ferramenta.

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Essas ligações fornecem uma riqueza de informações, e queremos garantir que os insights que nossos usuários compartilham nunca se percam ou estejam disponíveis apenas para a pessoa que conduz as entrevistas. É por isso que nós MeetGeek integrado com nosso espaço Notion, para manter todos os nossos registros em um só lugar.

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Sempre que alguém conduz uma nova entrevista com um usuário, os destaques e o resumo são adicionados automaticamente ao banco de dados do Notion. Isso nos permite marcar nosso PM ou nossa equipe de desenvolvimento para direcioná-los para uma dificuldade específica que nosso usuário está enfrentando ou para uma solicitação de recurso.

Esses são apenas alguns exemplos de como usamos o MeetGeek para impulsionar o compartilhamento de conhecimento entre os membros da equipe e os departamentos. Isso nos poupa dezenas de horas que, de outra forma, gastaríamos colocando todos na mesma página.

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6. Atualize sua experiência de integração e treinamento

A chave para o compartilhamento bem-sucedido de conhecimento em uma empresa é criar um sistema de integração e treinamento que é adaptado às necessidades individuais de cada funcionário.

Isso significa que você precisará dedicar um tempo para entender as habilidades e os antecedentes de seus funcionários e usar essas informações para criar um programa de integração e treinamento que melhor atenda às necessidades deles.

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Em vez de deixar que o conhecimento dos novos funcionários passe despercebido, é importante incorporar estratégias ao processo de integração isso os ajudará a se sentirem à vontade para contribuir e colaborar desde o início.

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Além disso, membros da equipe de acompanhamento de empregos com experiência em expressar suas opiniões podem ajudar a definir o tom de um espaço de trabalho colaborativo. Isso ocorre porque os novos contratados também precisarão contribuir e se envolverem na criação de recursos de aprendizado, o que lhes dará mais confiança.

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Combinar novos funcionários com os existentes em um sistema informal de amigos, onde eles podem fazer perguntas e aprender as melhores práticas, também pode ajudar a evitar o acúmulo de conhecimento.

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7. Lidere pelo exemplo

A melhor maneira de orientar sua equipe é saber que seu comportamento pode servir como fonte de inspiração para aqueles que admiram você. Isso significa que tudo o que você fizer será cuidadosamente examinado pelos funcionários, colocando-o sob uma lupa.

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Para identificar áreas de melhoria, tente entender como sua equipe percebe você, então faça um esforço para promover suas melhores atitudes e hábitos. Informe a equipe sobre quaisquer mudanças na empresa, equipe, serviços ou produtos.

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Reconheça que criar uma cultura de compartilhamento de conhecimento é um esforço de equipe, então celebre todos que se encarregam de fazer parte desse processo.

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Atualize a forma como você está compartilhando conhecimento com o MeetGeek!

Organizações que têm processos de compartilhamento de conhecimento implementados podem colher inúmeros benefícios. Se você é responsável por uma ou várias equipes e deseja aproveitar ao máximo o compartilhamento de conhecimento, estamos felizes por ter encontrado este artigo!

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Para descobrir as vantagens do compartilhamento de conhecimento e aprender como você pode promovê-lo em sua organização, experimente o MeetGeek gratuitamente para ver como ter suas reuniões gravadas, transcritas, analisadas e resumidas automaticamente mudará o jogo para sempre!

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Nosso assistente virtual de reuniões de IA é sua ajuda #1 quando se trata de evitar a perda de conhecimento, criar uma base de conhecimento e garantir a transparência organizacional geral!