O segredo para uma ata de reunião eficaz

^{Fonte da imagem: rawpixel. com em Freepik}

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Fazer atas de reuniões pela primeira vez pode ser assustador. Se você está lendo isso, provavelmente concordou em dedicar alguns minutos sem entender completamente o que isso envolve.

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Não se preocupe; suas preocupações são completamente normais. Mas vamos esclarecer as coisas: dominar a arte de gravar atas de reuniões não é tão desafiador quanto parece. É uma habilidade fundamental para manter todos informados e informados sobre o que acontece durante as reuniões.

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Neste artigo, orientaremos você em tudo o que você precisa saber para se tornar proficiente nessa tarefa. Vamos começar e transformar o que pode parecer uma responsabilidade avassaladora em uma parte direta e satisfatória do seu trabalho!

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O que são atas de reuniões e como elas diferem dos resumos de reuniões?

Eles são iguais? Não. Eles estão relacionados? Sim. Veja como saber qual deles sua reunião exige.

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Atas de reuniões, ou atas de reuniões (MoM) são o registro escrito formal e abrangente de uma reunião.

Eles incluem uma lista de participantes e ausentes, os horários de início e término, os principais pontos discutidos, as ações tomadas, as tarefas atribuídas, os votos expressos e as decisões tomadas. Como são documentos formais, geralmente são feitos durante reuniões do conselho, reuniões de auditores e processos judiciais e são usados para fins de registro oficial.

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Resumos de reuniões, por outro lado, forneça uma abrangente recapitulação de uma reunião, incluindo os principais tópicos discutidos, as decisões tomadas e as metas estabelecidas. Ao servir como ponto de referência, eles mantêm todos os participantes informados sobre o progresso e as atividades de uma organização. Os resumos das reuniões podem ser comunicados de várias maneiras: por e-mail, bate-papo ou documento informativo, mas sem seguir um formato rígido.

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A comparação de notas e resumos de reuniões revela que ambas são formas altamente eficazes de documentação para reuniões.

Embora as atas das reuniões ofereçam um relato mais oficial, extenso e estruturado dos eventos, os resumos das reuniões fornecem informações mais informais, mas igualmente factuais. Apesar da confusão entre os dois termos, suas semelhanças os tornam ferramentas inestimáveis para reuniões produtivas.

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Qual é o propósito das atas das reuniões?

Quando bem feito, redigir atas de reuniões pode oferecer inúmeros benefícios. Vamos dar uma olhada mais aprofundada nas mais importantes.

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A. Para garantir a produtividade

A produtividade exige estrutura, e as atas das reuniões são uma ótima maneira de garantir isso. Não há nada mais satisfatório do que sair de uma reunião com um roteiro claro do que foi discutido e planejado e saber quais etapas precisam ser concluídas para atingir essas metas.

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B. Estimular a responsabilidade

Um registro histórico dos procedimentos de uma reunião pode — e deve — ser usado para responsabilizar os membros da equipe presentes por suas ações e garantir que estejam cumprindo seus compromissos. Falando em responsabilidade, caso surjam questões legais, as atas das reuniões podem fornecer proteção legal, como estão admissível como prova no tribunal.

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C. Para impulsionar a colaboração

Uma grande parte da colaboração é trabalhar em prol de uma meta compartilhada, e as atas das reuniões podem fornecer a clareza necessária para alcançar esse objetivo.

Uma vez que todos tenham uma representação clara de seu papel em um determinado projeto e de como podem contribuir para seu sucesso, todos podem se concentrar mais em trabalhar juntos e se comunicar de forma eficaz para alcançar determinados resultados ou resolver quaisquer problemas.

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D. Para reduzir as reuniões

Ter objetivos e prazos claros para as tarefas permite um uso mais eficiente do tempo e evita a necessidade de reuniões adicionais para esclarecer o que já foi discutido.

As atas das reuniões permitem que você acompanhe de perto o progresso da equipe e quaisquer problemas que possam ter surgido desde a reunião anterior. Isso pode ajudá-lo a identificar quaisquer áreas que precisem de mais discussões ou ações adicionais.

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O que a ata da reunião deve incluir?

Aqui está o que você precisa incluir na ata da sua reunião:

• Data e hora da reunião
• Atingir o propósito e os objetivos
• O nome do tomador de minutos
• Nomes dos participantes e ausentes
• Aprovação da ata da reunião anterior (se aplicável)
• Principais discussões
• Decisões tomadas em relação a cada item da pauta da reunião (itens de ação, próximas etapas, novas decisões de negócios)
• Contagem de moções e votos (quando aplicável)
• Data e hora da próxima reunião

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A maioria das empresas geralmente adiciona alguns componentes extras às atas das reuniões. Além do básico, você pode personalizar suas atas de reunião da maneira que melhor se adequar às necessidades de sua organização.

Aqui estão alguns itens opcionais que você pode adicionar às suas atas de reunião:

• Tipo de reunião
• Documentos ou recursos adicionais
• Tópicos a serem discutidos na próxima sessão
• Pesquisas e acompanhamentos adicionais
• Uma descrição das pessoas que participaram da reunião (convidados, participantes, membros votantes, não eleitores, palestrantes)
• Alterações à ata da última reunião, etc.

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Quem é responsável por anotar as atas das reuniões?

Para organizações que são legalmente obrigadas a documentar atas oficiais de reuniões, como entidades governamentais, organizações sem fins lucrativos, empresas públicas, escolas e sindicatos, o secretário geralmente é responsável por essa tarefa.

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Entidades privadas geralmente designa um dos participantes da reunião para cuidar da tomada de minutos. Se for esse o caso, considere alternar o papel de tomador de minutos entre os participantes da reunião para garantir que ninguém se sinta discriminado.

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As anotações manuais têm suas armadilhas, desde a falta de precisão até o tempo necessário para escrevê-las. O pior deles é que ninguém gosta de ser designado para tomar notas. A pressão de escrever notas de reunião abrangentes é intimidante, especialmente quando todo mundo faz isso em seu próprio ritmo.

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Além disso, é quase impossível para quem toma minutos participar ativa e significativamente da reunião, sem falar que prejudica toda a equipe.

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Nesse caso, Conheça o Geek é a sua plataforma de automação de reuniões virtuais com IA que grava, transcreve, analisa e resume automaticamente suas reuniões, dando a você tempo para participar adequadamente de suas conversas!

Veja como o MeetGeek automatiza o processo de tomar minutos:

• Registra e transcreve suas reuniões com precisão e as armazena em um só lugar
• Cria resumos personalizados de acordo com suas preferências
• Classifica itens aplicando tags como 'ação', 'tarefa', 'importante' e 'preocupação'
• Sincroniza com a pauta da sua reunião para ajudar a manter suas reuniões sob controle
• Acompanha a data, a hora, a duração e os participantes da reunião
• Permite que você distribua facilmente as atas das reuniões.

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Como fazer atas de reuniões

Cinco estágios determinam o sucesso de seus esforços de tomar minutos:

1. Pré-planejamento
2. Tomada real de minutos
3. Transcrevendo a ata da reunião
4. Compartilhando as atas da reunião
5. Armazenando as reuniões para referência futura

Abaixo, examinamos mais de perto o que cada estágio envolve.

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1. Pré-planejamento

Uma reunião bem estruturada e planejada em detalhes torna o processo de tomar minutos intuitivo. Antes do início da reunião, entre em contato com o presidente da reunião para criar um plano de jogo.

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Determine quais são as coisas mais importantes e benéficas para documentar. Para fazer isso, considere fazer as seguintes perguntas:

• Qual é o objetivo principal desta reunião?
• Há algum objetivo secundário?
• Qual é a decisão mais importante que você espera tomar durante esta sessão?
• Em qual item da agenda devemos nos concentrar mais?
• Há algum fator subjacente que eu deva conhecer?
• Como você deseja que as atas da reunião sejam usadas?
• Você tem um layout preferido para os minutos?
• Alguém mais tomará notas?
• Quem será responsável pela execução dos itens de ação da reunião?

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Se não for possível entrar em contato com o coordenador da reunião para criar um rascunho inicial, é sua responsabilidade garantir uma cópia do agenda da reunião antes da reunião.

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Se usada corretamente, a agenda pode ajudá-lo a preparar as atas. Você pode usá-lo como um modelo de ata de reunião, pois é provável que contenha outros detalhes importantes, como os nomes de todos os participantes, documentos que podem ser distribuídos durante a reunião etc.

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2. Anotações reais

Essa talvez seja a parte mais estressante, principalmente no caso da tomada manual de minutos. No entanto, se você já criou um modelo adequado e reuniu todos os dados necessários, já concluiu a maior parte do processo.

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Para garantir que as atas da reunião cumpram seu propósito, há algumas coisas que você pode fazer:

• Não basta transcrever roboticamente o que acontece durante a reunião, mas use ativamente seu julgamento para destacar os pontos essenciais, quaisquer fatos relevantes ou contribuições significativas dos participantes da reunião.
• Concentre-se no conteúdo da conferência. Não exerça pressão desnecessária para capturar tudo perfeitamente durante a reunião, pois você cuidará disso durante o processo de edição.
• Uso listas com marcadores para ser preciso e conciso. Preste atenção às frases-chave que apontam para itens de informação, itens de discussão e itens de ação.
• Não hesite em pedir esclarecimentos durante a reunião, porque a precisão é uma parte fundamental do processo de tomar minutos.
• Conforme observado anteriormente, as reuniões virtuais oferecem uma variedade de benefícios e ferramentas para ajudar na tomada de minutos. Isso pode ser especialmente benéfico, uma vez que a frequência das reuniões virtuais aumentou em 60% desde 2020. Aproveite a tecnologia disponível e grave a reunião, mas somente depois de obter a aprovação de todos. Assistentes virtuais de IA como Conheça o Geek são a escolha ideal.

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DICA PROFISSIONAL: Para garantir que todos estejam na mesma página e possam contribuir colaborativamente com as atas da reunião, use um projetor para exibir sua tela durante a reunião. Para reuniões virtuais, você pode simplesmente compartilhar sua tela com todos os outros.

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3. Transcrevendo as notas da reunião

Aperfeiçoar suas anotações é uma etapa crucial do processo de atas de reuniões, pois é uma oportunidade de transformar notas aproximadas em um registro profissional perfeito.

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É melhor revisar o mais rápido possível após uma reunião para que suas memórias ainda estejam frescas. Esperar muito tempo pode causar confusão e falta de clareza. Você sabia que dentro de 60 minutos após a reunião, é provável que você tenha esquecido aproximadamente metade dos dados você foi exposto a?

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Para maximizar a eficácia do seu processo de revisão, crie uma lista de verificação para você que inclua o seguinte:

• Formatando e revisando suas anotações
• Removendo quaisquer julgamentos ou opiniões pessoais
• Organizando suas notas em uma lista com marcadores
• Avaliando o que é realmente importante e acionável

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Lembre-se de que você precisa adaptar suas atas de reunião ao formato da reunião. Embora as atas das reuniões do conselho possam exigir uma abordagem excessivamente formal, para as atas de reuniões informais, você pode diminuí-las um pouco.

4. Compartilhando as atas da reunião

Depois de refinar suas atas de reunião com perfeição, é hora de oficializá-las, distribuindo-as aos diretores ou membros do conselho para aprovação.

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Aqui está uma lista de verificação do que fazer ao distribuir as atas da reunião:

• Solicitar aprovações
• Expresse gratidão a todos os participantes e membros do conselho por participarem
• Resuma o conteúdo da reunião
• Delegue itens de ação às pessoas certas
• Inclua prazos para todos os itens de ação
• Esteja aberto a tirar dúvidas, caso alguém precise de informações ou esclarecimentos adicionais

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DICA PROFISSIONAL: Compartilhe as atas da reunião digitalmente ou por meio de serviços em nuvem, para evitar lidar com etapas adicionais. Por exemplo, em vez de escrever as atas da reunião no Microsoft Word, que não tem um recurso de compartilhamento on-line, tente usar o Google Docs, que facilita muito o compartilhamento de documentos.

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DICA PROFISSIONAL #2: Havia alguém na agenda da reunião que não pôde comparecer? Mantenha-os informados sobre a próxima reunião compartilhando as atas com eles também!

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5. Armazenando as reuniões para referência futura

É sempre uma boa ideia enviar por e-mail as atas da reunião, mas também é importante ter um backup para referência futura.

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Afinal, ter uma base de conhecimento é o ápice da compartilhamento de conhecimento. Para garantir que todos possam acessar as atas, escolha um local dedicado na rede da sua empresa ou uma pasta na plataforma de colaboração que sua equipe prefere.

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DICA PROFISSIONAL: Certifique-se de nomear o arquivo de uma forma que seja clara e siga todas as convenções de nomenclatura estabelecidas. Isso tornará muito mais fácil para todos encontrarem os minutos quando necessário.

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Modelos de atas de reuniões

Para ajudá-lo a redigir atas de reuniões com sucesso, preparamos dois modelos nos quais você pode se inspirar e personalizar de acordo com os requisitos exclusivos de suas reuniões. Confira esses modelos para reuniões formais e informais abaixo!

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Modelo de ata de reunião formal

Título da reunião:
Data da reunião:
Horário da reunião:
Local da reunião:

Presidente do conselho:

Participantes:

• Nome, Posição
• Nome, Posição
• (Liste todos os participantes, incluindo convidados ou palestrantes)

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Ausentes:

• Nome, motivo da ausência
• (Liste todas as pessoas que não puderam comparecer)

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Tomador de minutos: Nome, Posição
Tipo de reunião: [Regular, Especial, Anual, etc.]

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Facilitado pelo “Presidente do Conselho” [facilitador] convocado para ordenar a reunião regular de [nome da organização] em [hora] em [data] em [local].

1. Boas-vindas e apresentações

• Anote brevemente os novos participantes e suas funções.

2. Aprovação da ata da reunião anterior

• Data da reunião anterior.
• Quaisquer correções ou emendas às atas anteriores.
• Moção de aprovação, movida por [Nome], apoiada por [Nome] e aprovada por unanimidade ou por maioria.

3. Itens da agenda

• Pontos de discussão

• Ponto 1
• Ponto 2

• Ações

• Ação 1: Tarefa, atribuída a [Nome], Prazo [Data]
• Ação 2: Tarefa, atribuída a [Nome], Prazo [Data]

• Decisões

• Decisão 1: [Breve descrição]
• Decisão 2: [Breve descrição]

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4. Outros negócios

Discuta qualquer item que não esteja na agenda original.

5. Próxima reunião

• Data: [Data]
• Horário: [Horário]
• Localização: [Localização]
• Itens da agenda a serem discutidos.

6. Adiamento

• Horário de término da reunião
• Moção de encerramento, movida por [Nome], secundada por [Nome].

7. Anexos

• Liste todos os documentos, relatórios ou outros materiais anexados às atas.

8. Aprovação

Ata aprovada por [Nome/Cargo] em [Data].

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DICA PROFISSIONAL: Este exemplo funciona melhor como um modelo de ata de reunião do conselho ou como um para reuniões executivas.

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Modelo de ata de reunião informal

Tópico da reunião:
Data:
Hora:
Localização:

Chamada nominal:

• Nome
• Nome
• (Listar todos os presentes/ausentes)

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Anotações feitas por: Nome

Objetivo da reunião:

• Breve descrição do que a reunião pretende alcançar.

Resumo da discussão:

• [Tópico/Item 1 da agenda]

• Pontos-chave discutidos.
• Qualquer decisão tomada.
• Itens de ação: Quem está fazendo o quê e até quando?

• [Tópico/Item 2 da agenda]

• Resumo da discussão.
• Decisões e ações.

• [Tópicos adicionais conforme necessário]

• Continue com o formato acima para cada item discutido.

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Itens de ação:

• Tarefa 1: Atribuída a [Nome], com vencimento em [Data].
• Tarefa 2: Atribuída a [Nome], com vencimento em [Data].
• (Liste todas as tarefas, quem é responsável e seus prazos.)

Anúncios:

• Todas as notícias ou atualizações compartilhadas na reunião.

Próxima reunião:

• Data: [Data da próxima reunião, se conhecida]
• Horário: [Horário]
• Local: [Localize ou mencione se é uma reunião virtual]
• Itens a serem discutidos.

Notas adicionais:

• Quaisquer outros pontos ou observações importantes da reunião.

Reunião encerrada: Hora

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DICA PROFISSIONAL: Se você precisar de mais orientações para personalizar suas atas de reunião, confira esses modelos!

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Existe uma maneira mais fácil de fazer atas de reuniões?

Se você leu essa parte do nosso artigo, está fazendo as perguntas certas. Estamos aqui para dizer que existe, de fato, uma ferramenta de gerenciamento de reuniões que faz o trabalho por você — que você pode experimentar gratuitamente!

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MeetGeek, seu assistente de automação de reuniões com IA

Conheça o Geek potencializa suas reuniões diárias, sejam elas formais, informais, reuniões de diretoria ou regulares um-a-um!

Nossa plataforma de automação de reuniões com IA cuida de todas as suas responsabilidades de tomar minutos gravando, transcrevendo, resumindo e analisando automaticamente suas reuniões.

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1. Gravação automatizada

Ser um tomador de minutos é difícil por si só, então dedicar alguns minutos extras no início da reunião para configurar sua ferramenta de gravação de reuniões pode se tornar estressante.

Esqueça essa parte do processo! Depois de sincronizar seu calendário com Conheça o Geek, seu assistente virtual participará de sua reunião sozinho.

2. Transcrição precisa

Não adianta tirar as atas da reunião para você se elas não forem precisas.

A boa notícia é que o MeetGeek usa algoritmos avançados de IA para gerar transcrições precisas em mais de 50 idiomas, para que você possa ter reuniões bem-sucedidas, não importa onde esteja.

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3. Sumarização intuitiva

Pode levar algum tempo para você analisar as atas da reunião e extrair delas as informações relevantes.

Fique tranquilo, MeetGeek's modelos de reunião identifica e categoriza as partes importantes da sua reunião, com base nas palavras-chave fornecidas por você.

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4. Recapitulações de IA e atas de reuniões

Os algoritmos do MeetGeek criam Atas de reuniões de IA para você, então o refino se torna mais fácil do que nunca. Você pode então aperfeiçoar as notas de reunião geradas pela IA em muito menos tempo e compartilhe-os com outros membros da equipe em questão de segundos.

5. Integrações com outras ferramentas

Como já mencionamos a importância de ter uma base de conhecimento, o MeetGeek facilita as coisas ao se integrar perfeitamente a todos os seus ferramentas favoritas.

6. Tudo em um só lugar

O MeetGeek permite que você acesse todas as suas reuniões anteriores em um só lugar, incluindo as atas das últimas reuniões, participantes, data e hora e qualquer outra coisa que você possa ter perdido.

Em seguida, você pode pular etapas desnecessárias e compartilhar todas essas informações com apenas alguns cliques, apenas alguns minutos após a reunião!

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Atas de reuniões simplificadas, com MeetGeek!

Você quer se destacar em tomar minutos sem perder a reunião real e comprometer sua produtividade?

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Se você tem medo de ser o responsável por tomar minutos ou simplesmente quer evitar que os membros da sua equipe tenham que lidar com essa tarefa tediosa, é hora de agir e experimente o MeetGeek gratuitamente!