Como montar a melhor equipe remota em 2024

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A COVID-19 identificou uma das necessidades mais urgentes das equipes em todo o mundo: a necessidade de trabalhar com eficiência enquanto estão remotas. Tanto que, nessa fase, cada vez mais empresas contratam talentos de todas as partes do mundo.

Marcas e empresas podem ter dificuldade em acompanhar o trabalho remoto. Às vezes, gerentes de contratação e líderes de equipe podem perder suas tentativas de fazer as coisas fluírem adequadamente. Afinal, fluxos de trabalho adequados fazem com que os membros da equipe trabalhem com mais eficiência. Os funcionários provaram ser 77% mais produtivo ao trabalhar em um escritório doméstico em vez dos escritórios da empresa, graças em parte ao uso de software de monitoramento remoto de funcionários.

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É claro que, para criar uma equipe global e remota, você precisará escolher ferramentas de colaboração virtual e procurar o talento certo e adequado para seus empreendimentos.

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E os gerentes de equipes remotas precisarão testar suas habilidades. E atender chamadas intermináveis e comunicar claramente suas necessidades pode ser a principal prioridade no trabalho remoto. Ainda assim, é preciso muito mais do que isso.

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Os gerentes de equipes remotas precisarão aproveitar as vantagens de ferramentas de vendas que aumentam a produtividade, ferramentas de e-mail marketing e automação de marketing para agilizar processos e estratégia de comunicação interna, ferramentas de gerenciamento de projetos que mantêm registros de tarefas sem esforço e planos que permitem que as equipes trabalhem da forma mais eficiente possível.

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Implemente as ferramentas certas

As equipes remotas precisarão de muitas ferramentas apenas para manter as coisas sob controle e serem produtivas. Obviamente, o Slack e o GSuite são perfeitos para comunicação virtual. Ainda assim, eles não abrangem todos os aspectos das equipes remotas — e cada subdivisão de uma equipe remota precisará de ferramentas específicas para sobreviver.

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Então, a primeira coisa a fazer seria definir metas e processos e entender como você quer que sua equipe trabalhe.

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Depois disso, você precisará investir em sistemas de compartilhamento de arquivos e gerenciamento de tarefas. Dessa forma, tudo estará no mesmo lugar, e a ferramenta de gerenciamento de tarefas notificará a todos sobre qualquer alteração de prazo ou adição de tarefas que precisem ser realizadas.

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Aqui estão quatro exemplos dessas ferramentas:

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• Pickup
• Trello
• Segunda-feira
• Asana

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Certifique-se de que esses sistemas possam suportar a função de comentários. Novamente, esse é um componente vital. Suas equipes precisarão ver um registro completo e entender como o resultado que estão vendo surgiu.

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Além disso, você precisará de um aplicativo de mensagens para esclarecer as coisas de forma rápida e fácil sempre que necessário. Isso fará toda a diferença entre atender chamadas intermináveis e explicar um pequeno detalhe que exige pouco tempo e esforço. Afinal, as mensagens instantâneas servem para mais do que esclarecimentos. Às vezes, um simples “como você está” ajuda muito.

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Os aplicativos de mensagens podem incluir ferramentas como:

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• Slack
• Equipes da Microsoft
• Zoho Cliq
• Bate-papo do Google

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Invista na comunicação interna por meio de boletins informativos específicos para a equipe que mostrarão notícias e celebrarão sua equipe por um trabalho bem feito. Certifique-se de notificar todos os membros da sua organização. Para conseguir isso, você precisará analisar provedores de serviços de e-mail em massa e ferramentas de automação de e-mail que ajudarão você a otimizar todos os processos.

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Uma mudança como essa também lhe dará mais credibilidade como gerente e proporcionará à sua equipe um senso de propriedade que a maioria dos membros remotos valoriza. Veja, nesse caso, você está comemorando conquistas que aumentarão o moral e a colaboração da equipe.

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No entanto, para poder comemorar e criar um senso de comunidade, você precisa conhecer os membros da sua equipe remota.

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O que nos leva ao segundo ponto na criação da melhor equipe remota.

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Conheça sua equipe remota

Uma grande desvantagem de trabalhar remotamente é não conhecer seus colegas de trabalho e membros da equipe. Isso pode facilmente resultar em situações indesejadas, como falta de facilidade ou até mesmo incapacidade de criar uma equipe ou cultura empresarial única.

Também pode haver o problema da comunicação pouco clara, especialmente ao usar videoconferência ou sessões virtuais de brainstorming. Certifique-se de aumentar o vínculo com a equipe organizando eventos para ajudar sua equipe a crescer.

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Por exemplo, você pode criar um processo de integração para seus funcionários remotos, compartilhando todos os recursos necessários e discutindo-os sempre que houver uma nova chamada. Certifique-se de criar orientações para novas contratações que possam mostrar as habilidades do seu produto na íntegra.

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Você precisa que seus novos designers usem seu novo criador de logotipo e seus redatores para continuar com um ferramenta geradora de marca? Faça com que os novos contratados os testem e dêem a opinião honesta deles sobre suas ferramentas e processos.

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Na parte “Conhecendo”, identifique seus pontos fortes e fracos anotando suas perguntas. Entenda por que essas perguntas existem: há algum problema com seu processo de integração ou o membro da equipe está apenas curioso? Permita que outras pessoas respondam à pergunta ou contribuam, se necessário.

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Peça o feedback deles após cada sessão de treinamento. Uma nova contratação pode ter um tipo de visão que seus membros mais antigos não conseguiam entender. Além disso, isso lhe dá pontos extras em relação às suas habilidades de comunicação.

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Converse com seus novos contratados regularmente e tenha clareza sobre as funções e as capacidades das equipes. Além disso, identifique e explique como os membros da sua equipe podem entrar em contato com você ou realizar as tarefas necessárias.

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Todos esses casos exigem ferramentas de videoconferência com recursos avançados. Imagine fazer anotações das perguntas em uma ligação, tudo à mão? Isso pode fazer com que as informações escapem pelas fendas. Certifique-se de investir em um Assistente de reuniões com IA, como MeetGeek, para garantir que você tenha todas as informações em um só lugar.

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Você precisará de dados sobre resumos de reuniões, questionários, destaques e perguntas nas sessões de treinamento. Um assistente de reuniões com IA pode agilizar esses processos para você.

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Ao mesmo tempo, você também precisará criar algumas chamadas divertidas. Conhecer uma pessoa pode incluir visitas virtuais em casa, reuniões com animais de estimação ou até mesmo pausas planejadas para café. Os jogos online também podem fazer parte do acordo e ser uma forma fantástica de conhecer e identificar os pontos fortes e fracos da sua equipe e, eventualmente, criar um forte vínculo de equipe e promover a cultura da equipe.

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Crie pilares de conteúdo e comunicação

A comunicação é o aspecto mais importante das equipes remotas. E isso também inclui seus pilares de comunicação. Criar um guia de estilo que seja baseado na marca e funcione em conjunto com o tom da sua marca pode aumentar a confiança em sua marca.

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Usar seus pilares de conteúdo e adaptar seu tom de acordo com o lead e a plataforma permitirá que você entenda melhor suas estratégias. Dessa forma, você impulsionará sua estratégia de palavras-chave e identificará o Ferramentas de SEO sua equipe remota se sairá melhor com, e você criará conteúdo que será perfeito.

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Como equipe, talvez você consiga se comunicar informalmente por meio de canais internos, mas precisará retratar o mesmo tom de marca ao criar conteúdo para sua marca. Então, quando você está gerenciando seus dados, certifique-se de comunicar suas descobertas à sua equipe remota.

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Os pilares de conteúdo mostrarão à sua equipe exatamente o tipo de tom de marca que eles precisam usar e como ajustá-lo de acordo com a pessoa com quem estão “conversando”. Também será uma ferramenta útil para suas equipes de suporte e vendas. Isso mostrará unidade e permitirá uma troca persuasiva, mostrando uma marca legítima e unificada.

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Os redatores de conteúdo, designers e gerentes de comunidade precisarão conhecer e ter clareza sobre os pilares de conteúdo e comunicação e ser capazes de se comunicar por meio deles, tanto on-line quanto internamente, se necessário.

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Uma ferramenta de gerenciamento de projetos seria ideal nesse caso. Dessa forma, você não precisará pesquisar arquivo após arquivo e poderá analisar projetos e momentos específicos para explicar o que precisa em termos de comunicação com cada caso.

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Dica Super Pro: Uma maneira fácil e divertida de definir seus pilares de conteúdo e comunicação para sua equipe remota e treinar novos membros seria criar um podcast de negócios. Dessa forma, os membros da equipe poderão se educar em seu próprio ritmo, e os membros mais velhos terão um arquivo para consultar quando precisarem de algum esclarecimento.

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Seja claro e mostre confiança

Ser claro é fundamental ao contratar e lidar com equipes remotas. As áreas cinzentas nas funções não promovem a autonomia dos funcionários ou a confiança do gerente.

Crie um registro das regras básicas que você precisará definir com sua equipe e comunique suas necessidades com clareza. Use um software de assinatura eletrônica para que os usuários assinem sem sair do espaço. Dessa forma, todos terão clareza sobre suas responsabilidades e quão flexível é flexível demais.

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Obviamente, não se esqueça de pedir feedback sobre essa mudança. Afinal, algo que faz sentido para você como gerente não poderia fazer sentido para sua equipe ou mesmo ser percebido como microgerenciamento ou uma tentativa de controlar cada membro da equipe individualmente. E você precisa garantir a produtividade da equipe como um todo, não microgerenciar cada componente do seu plano de marketing.

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E é aí que a confiança entra em jogo. É crucial confiar em seus funcionários tanto quanto eles confiam em você. Um tapinha nas costas ajuda muito, então certifique-se de mostrar gratidão mesmo quando parecer que eles não precisam. Mantenha uma política de portas abertas e esteja lá para responder a todas as perguntas. Afinal, na época da Grande Demissão, você não pode se dar ao luxo de perder membros da equipe que podem ir além e fornecer todos os resultados necessários.

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Crie uma cultura remota da qual os membros da sua equipe ficarão felizes em fazer parte.

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Além disso, certifique-se de que cada regra que você criar leve em consideração um aspecto muito importante: a diferença de fuso horário. Se, por exemplo, você tiver todos reuniões on-line ao meio-dia, horário local, seja o mais flexível possível para incluir todos os membros da equipe.

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UM aplicativo de calendário seria útil nesse caso, ou até mesmo mudar completamente os fusos horários. Afinal, não é exatamente bom aprender as decisões por boatos e não fazer parte do processo de tomada de decisão.

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Outra solução para o problema seria encontrar o ponto exato em diferentes fusos horários em que todos — ou pelo menos a maioria — dos membros da sua equipe poderão estar on-line e disponíveis para chamadas. Você pode dar a eles o máximo de flexibilidade possível em suas horas de trabalho - é justo, afinal de contas, desde que todos assumam a responsabilidade por seu trabalho e tenham um forte senso de propriedade.

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Mostrar confiança dessa forma permite que os membros da equipe gerenciar seus recursos da maneira que acharem melhor e usam seu tempo e talento da melhor maneira possível. Afinal, eles dominam seu tempo e seus projetos, o que significa que buscarão o melhor resultado possível nesses cenários.

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E para os horários em que os fusos horários simplesmente não podem ser sincronizados, você pode investir em ferramentas que podem fazer anotações, destaque informações importantes e crie resumos, como mencionado acima.

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O Takeaway

Obviamente, nenhuma das opções acima importa se você não contratar o talento certo para o trabalho. Certifique-se de investir em pessoas que seriam membros fantásticos da equipe remota. Alguns simplesmente não funcionam tão bem quanto deveriam quando estão remotos.

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Por outro lado, outros são membros fantásticos da equipe quando trabalham em casa e podem se desorganizar em um escritório movimentado.

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Como gerente, sua principal responsabilidade é encontrar a pessoa certa para sua equipe remota. Afinal, não há mais desculpa. Especialmente se você puder contratar globalmente, o mundo é sua ostra, e todos os melhores talentos estão lá fora.

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