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Etikette für virtuelle Besprechungen: Grundlegende Regeln für Professionalität
In diesem Artikel werden wir 15 praktische Tipps zur Etikette virtueller Besprechungen untersuchen, die Ihnen helfen, reibungslosere und professionellere Online-Meetings abzuhalten.
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Virtuelle Besprechungen sind heute ein fester Bestandteil des Arbeitslebens. Egal, ob Sie zu Hause, im Büro oder irgendwo dazwischen sind, die Chancen stehen gut, dass ein großer Teil Ihres Tages darin besteht, mit Ihrem Team über einen Bildschirm zu sprechen.
Wenn diese Treffen gut verlaufen, bringen sie Menschen zusammen, fördern den Ideenfluss und halten Projekte am Laufen. Aber wenn sie das nicht tun, können die Dinge für alle Beteiligten schnell verwirrend, unkonzentriert und frustrierend werden.
Hier kommt die richtige Etikette für virtuelle Besprechungen ins Spiel. Ein paar einfache Gewohnheiten können einen großen Unterschied darin machen, wie Menschen während Online-Meetings miteinander in Kontakt treten, sich austauschen und bei der Stange bleiben.
Warum die Etikette virtueller Besprechungen wichtig ist
Die Leute wechseln zwischen Online-Besprechungen und der Zeit im Büro, und Videokonferenzanrufe umfassen oft eine Mischung aus Besprechungsteilnehmern, die physisch anwesend sind, und anderen, die von einem Computer zu Hause oder von einem anderen Standort aus teilnehmen.
Ohne gemeinsame Erwartungen, kleine Probleme wie Hintergrundgeräusche, verspätete Ankünfte, Chaos Bildschirmübertragung, oder unklare Agenden können Entscheidungen verzögern und die Zusammenarbeit schwächen.
Die richtige Etikette für virtuelle Besprechungen lenkt die Aufmerksamkeit auf wichtige Informationen und Diskussionspunkte. Es hilft jeder Person, sich einbezogen und gehört zu fühlen, unabhängig davon, von wo aus sie eine Verbindung herstellen. Klare Normen reduzieren unnötige Ablenkungen, schützen vertrauliche Informationen und erleichtern das Erfassen von Notizen und die Planung des nächsten Meetings.
Einfache Angewohnheiten können viel bewirken: eine Tagesordnung festlegen und teilen, pünktlich teilnehmen, stummschalten, wenn nicht gesprochen wird, nutzen Sie einen speziellen Arbeitsbereich und zeigen Sie aufmerksame Körpersprache vor der Kamera. Diese Praktiken helfen den Teilnehmern, ihre volle Aufmerksamkeit zu schenken, das Gespräch am Laufen zu halten und andere Teilnehmer zu respektieren.
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Gute virtuelle Besprechungen hängen von Struktur, Fokus und genauer Nachverfolgung ab. MeetGeek unterstützt alle drei, indem es Ihre Online-Besprechungen und persönlichen Besprechungsdiskussionen automatisch aufzeichnet, transkribiert und zusammenfasst.
Sein KI-Assistent erfasst wichtige Informationen aus jedem Gespräch und hilft Ihnen, sich auf das Gesagte zu konzentrieren, anstatt mit anderen Aufgaben wie dem Notieren von Notizen zu jonglieren.
Mit der mobilen App von MeetGeek können Sie persönliche Besprechungen im Konferenzraum oder in einem beliebigen Arbeitsbereich aufzeichnen und dieselben Einblicke erhalten wie bei einer Videokonferenz.
Und mit einer Chrome-Erweiterung, die in Plattformen wie WebEx integriert ist, Zwietracht, Zoom und Google Meet, Sie können MeetGeek mit praktisch jeder virtuellen Arbeitsumgebung verbinden.
Die Genauigkeit der Transkription stellt sicher, dass Diskussionspunkte, Entscheidungen und Aktionspunkte für jeden Sprecher klar erfasst und mit Ihren Teammitgliedern geteilt werden.
„MeetGeek spart viel Zeit, indem es Besprechungen automatisch aufzeichnet, transkribiert und strukturiert. Es ist sehr praktisch, mithilfe von Schlüsselwörtern schnell die benötigten Momente zu finden und Ausschnitte mit Kollegen zu teilen. Die Integration mit anderen Tools ist nahtlos und die Benutzeroberfläche ist auch für neue Benutzer intuitiv. „— Lidia N., leitende Managerin für Talentakquise
Etikette für virtuelle Besprechungen vor dem Anruf
Wir werden unsere 15 Meeting-Tipps danach aufschlüsseln, wann sie stattfinden. Lassen Sie uns damit beginnen, was zu tun ist, bevor der Anruf beginnt:
1. Testen Sie Ihre Technik und Internetverbindung
Eine starke Verbindung und eine funktionale Ausstattung sind für jedes virtuelle Meeting wichtig. Bevor Sie teilnehmen, überprüfen Sie Ihre Einstellungen für Internetverbindung, Kamera, Mikrofon und Bildschirmübertragung. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Computer und Ihre Audiogeräte ordnungsgemäß funktionieren, damit andere Teilnehmer Sie deutlich hören und sehen können.
2. Wählen Sie einen beruflichen Hintergrund
Ihr Hintergrund sendet eine Nachricht. Wählen Sie einen sauberen, neutralen Raum ohne unnötige Ablenkungen. Ein eigener Arbeitsbereich mit guter Beleuchtung macht Ihre Präsentation professioneller. Wenn das keine Option ist, wählen Sie einen sauberen, neutralen virtuellen Hintergrund. Halten Sie sich von unordentlichen Bürobereichen oder privaten Räumen fern, die die Teilnehmer vom Gespräch ablenken könnten.
Nehmen Sie an einem Zoom-Meeting mit einem unprofessionellen Hintergrund teil, möchten aber nicht auf einen virtuellen Hintergrund zurückgreifen? Erfahren Sie, wie Sie Ihren Hintergrund verwischen können, indem Sie lesen dieser Artikel.
3. Kleide dich für den Anlass
Kleiden Sie sich für Ihr virtuelles Meeting angemessen, genau wie bei einem persönlichen Treffen. Das Tragen professioneller Kleidung zeigt Respekt vor den anderen Teilnehmern und trägt dazu bei, das gleiche Maß an Ernsthaftigkeit aufrechtzuerhalten, als ob Sie physisch in einem Konferenzraum anwesend wären. Selbst wenn nur Ihre obere Hälfte sichtbar ist, können Sie sich voll und ganz anziehen, um konzentriert zu bleiben und Selbstvertrauen vor der Kamera zu vermitteln.
4. Überprüfen Sie die Tagesordnung und die wichtigsten Materialien
Jedes produktive Meeting beginnt mit einem klaren Tagesordnung der Sitzung. Lesen Sie Diskussionspunkte und relevante Dokumente im Voraus, damit Sie sich engagieren und einen sinnvollen Beitrag leisten können. Diese Vorbereitung trägt dazu bei, dass das Gespräch reibungslos abläuft, und verringert das Risiko, dass Sie eine wichtige Sache vergessen, die Sie besprechen wollten.
Profi-Tipp: MeetGeek kann Zusammenfassungen und Notizen des vorherigen Meetings automatisch teilen, sodass die Teilnehmer gut vorbereitet und auf die richtigen Tagesordnungspunkte konzentriert an der Konversation teilnehmen können.
5. Treten Sie früh bei
Wenn Sie zu spät zu einem virtuellen Meeting kommen, kann dies den Ablauf stören und andere Teilnehmer ablenken. Nehmen Sie einige Minuten vor der geplanten Zeit teil, um technische Probleme in letzter Minute zu beheben. Diese kleine Angewohnheit zeugt von Professionalität und gibt den Ton für eine produktive Sitzung an.
Etikette für virtuelle Besprechungen während des Anrufs
Sobald das Meeting begonnen hat, ist es an der Zeit, diese Best Practices in die Praxis umzusetzen:
6. Stummschalten, wenn nicht gesprochen wird
Unkontrollierte Hintergrundgeräusche sind eine der Hauptursachen für Störungen bei Online-Besprechungen. Ob Bürogeplapper, Tippen auf der Tastatur oder unerwartete Geräusche zu Hause — wenn Sie Ihr Mikrofon stummschalten, wenn Sie nicht sprechen, können Sie sich ganz auf den aktuellen Lautsprecher konzentrieren. Heben Sie die Stummschaltung nur auf, wenn Sie sprechen oder antworten müssen.
7. Schenken Sie Ihre volle Aufmerksamkeit
Multitasking während eines virtuellen Arbeitstreffens, z. B. das Überprüfen Ihrer E-Mail senden oder wenn Sie an anderen Aufgaben arbeiten, können Sie den Überblick über die Diskussion verlieren und anderen Teilnehmern Desinteresse signalisieren. Konzentrieren Sie sich voll und ganz auf das Gespräch und zeigen Sie mit aufmerksamer Körpersprache, dass Sie engagiert sind. Wenn Sie auf den Bildschirm schauen und gegebenenfalls nicken, fühlen sich die Sprecher gehört.
Profi-Tipp: MeetGeek erfasst und organisiert wichtige Informationen für Sie, sodass Sie Ihren Fokus nicht zwischen Notizen und der Teilnahme an der Diskussion aufteilen müssen.
8. Sprich deutlich und schau in die Kamera
Wenn Sie an der Reihe sind zu sprechen, sprechen Sie in moderatem Tempo und schauen Sie direkt in die Kamera. Dies ahmt den Blickkontakt in einer persönlichen Umgebung nach und hilft, die Teilnehmer in Verbindung zu halten. Durch klares Sprechen wird sichergestellt, dass auch Personen mit schwächeren Internetverbindungen oder Audioeinstellungen mitmachen können.
9. Folgen Sie der Tagesordnung und respektieren Sie die Zeit
Wenn Sie sich an die geplante Tagesordnung halten, können Sie verhindern, dass das Gespräch zu Themen abdriftet, die nichts miteinander zu tun haben. Halten Sie Ihre Punkte kurz und relevant. Die Einhaltung des Sitzungszeitplans ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung eines professionellen Ablaufs, insbesondere wenn es mehrere Diskussionspunkte oder Redner gibt.
10. Beziehen Sie alle ein
Virtuelle Besprechungen können manchmal ruhigere Teilnehmer ins Abseits drängen. Bemühen Sie sich, andere Teilnehmer einzubeziehen, indem Sie sie um ihre Meinung bitten oder sie direkt einladen, ihre Ideen mitzuteilen. Dies ist besonders wichtig, wenn einige Teammitglieder physisch in einem Konferenzraum anwesend sind und andere aus der Ferne dazugekommen sind. Eine ausgewogene Diskussion stärkt Zusammenarbeit und stellt sicher, dass niemand ausgeschlossen wird.
11. Seien Sie respektvoll und vermeiden Sie Unterbrechungen
Vermeiden Sie es, andere zu unterbrechen, auch wenn Sie eine großartige Idee haben, die Sie gerne teilen möchten. Verwenden Sie integrierte Meeting-Funktionen wie „Hand heben“, um zu signalisieren, wann Sie sprechen möchten. Wenn Sie jede Person ihren Punkt klarstellen lassen, bleibt die Klarheit gewahrt und die Diskussion bleibt organisiert.
12. Weisen Sie bei Bedarf Rollen zu
Bei größeren Online-Besprechungen können Rollen wie Gastgeber zugewiesen werden, Mitschreiberin, und Timekeeper kann die Sitzung produktiver machen. Klare Rollen tragen dazu bei, dass das Meeting nach Plan verläuft und dass keine wichtigen Punkte übersehen werden.
Etikette für virtuelle Besprechungen nach dem Telefonat
In dem Moment, in dem der Anruf beendet ist, ist Ihre Arbeit noch nicht erledigt. Wenn Sie daran interessiert sind, das Beste aus einem virtuellen Meeting herauszuholen, finden Sie hier drei weitere Tipps für die Zeit nach Ihrer Abreise:
13. Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse zusammen
Ein starkes Meeting endet nicht, wenn die Videokonferenz vorbei ist. Wenn Sie die wichtigsten Punkte zusammenfassen, können Sie sicherstellen, dass alle mit einem gemeinsamen Verständnis der Diskussion und der getroffenen Entscheidungen nach Hause gehen. In dieser Zusammenfassung sollten die wichtigsten Themen, zugewiesenen Aufgaben, Fristen und alle Folgemaßnahmen hervorgehoben werden, die vor dem nächsten Treffen erforderlich sind.
Profi-Tipp: MeetGeek generiert automatisch Zusammenfassungen und Transkripte, die sofort mit den Teilnehmern geteilt werden können, um alle auf dem Laufenden zu halten.
14. Teilen Sie Follow-ups und Aktionspunkte
Senden Sie nach dem Meeting eine klare Botschaft, in der Sie Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine darlegen. In diesem Folgeschritt werden Gespräche in Taten umgesetzt und Projekte werden weiter vorangetrieben. Es ist auch eine gute Gelegenheit, bei Bedarf das nächste Meeting zu planen.
15. Reflektieren und verbessern
Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um darüber nachzudenken, was gut gelaufen ist und was für zukünftige Sitzungen verbessert werden könnte.
Haben Sie die richtige Etikette für virtuelle Besprechungen befolgt? Gab es unnötige Ablenkungen, die beim nächsten Mal vermieden werden könnten? Wenn Sie Feedback mit Ihrem Team teilen, können Sie die Zusammenarbeit im Laufe der Zeit verbessern.
Anpassung der Etikette an verschiedene Besprechungstypen
Die Etikette für virtuelle Besprechungen ist nicht in jeder Situation gleich. Ein persönlicher Check-in hat eine andere Dynamik als eine Brainstorming-Sitzung oder eine Kundenpräsentation. Wenn Sie Ihren Ansatz an die Art des Meetings anpassen, können Sie die Konversationen zielgerichtet, respektvoll und produktiv gestalten.
Einzelgespräche
In Einzelgespräche, oft stehen Vertrauen, Klarheit und ehrliche Diskussion im Mittelpunkt. Ein strukturierter, aber entspannter Umgangston funktioniert am besten.
- Legen Sie eine klare Agenda mit einigen Diskussionspunkten fest, damit beide Personen wissen, was sie erwartet.
- Schließe andere Tabs und schränke Ablenkungen ein, um deine volle Aufmerksamkeit zu schenken.
- Verwende eine aufmerksame Körpersprache, um zu zeigen, dass du zuhörst.
- Stelle offene Fragen und gib Raum für ehrliches Feedback.
- Beenden Sie mit einer kurzen Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und der nächsten Schritte.
Brainstorming-Sitzungen im Team
Brainstorming funktioniert am besten, wenn sich alle ermutigt fühlen, Ideen auszutauschen. Eine klare Etikette trägt dazu bei, dass das Gespräch inklusiv und produktiv bleibt.
- Beginnen Sie mit einem schnellen Eisbrecher, damit sich die Teilnehmer wohl fühlen.
- Verwenden Sie die Bildschirmübertragung, um Aufforderungen oder Beispiele anzuzeigen, die zu Ideen anregen.
- Erinnern Sie die Teilnehmer daran, andere sprechen zu lassen, bevor sie sprechen.
- Beauftragen Sie jemanden, Ideen in einem gemeinsamen Dokument festzuhalten, damit nichts vergessen wird.
- Ermutigen Sie ruhigere Teammitglieder, ihre Gedanken mitzuteilen.
Anrufe von Kunden oder Interessenvertretern
Externe Treffen erfordern zusätzliche Professionalität. Jede Aktion wirkt sich auf Ihr Unternehmen aus, daher sind Vorbereitung und klare Kommunikation von entscheidender Bedeutung.
- Stellen Sie zunächst alle Teilnehmer klar und deutlich vor, unabhängig davon, ob sie persönlich oder virtuell anwesend sind.
- Halten Sie sich genau an die Tagesordnung des Treffens, um die Zeit aller zu respektieren.
- Überprüfe deine Einstellungen für die Bildschirmübertragung, um zu vermeiden, dass unzusammenhängende oder vertrauliche Informationen angezeigt werden.
- Machen Sie sich sorgfältig Notizen zu Entscheidungen, Zeitplänen und Verantwortlichkeiten.
- Beenden Sie mit einer klaren Zusammenfassung der nächsten Schritte und bestätigen Sie bei Bedarf das nächste Meeting.
Profi-Tipp: Mit dem Konversationsarchiv von MeetGeek können Sie frühere Kundenanrufe erneut aufrufen, ohne verstreute Notizen durchsuchen zu müssen. Erfahre mehr darüber, indem du dir dieses Video ansiehst:
Bessere Gewohnheiten für virtuelle Besprechungen entwickeln
Die konsequente Anwendung dieser Etikette-Regeln trägt dazu bei, eine produktivere und respektvollere virtuelle Umgebung zu schaffen. Genau wie bei persönlichen Interaktionen bauen Struktur und Aufmerksamkeit stärkere Verbindungen zwischen den Teammitgliedern auf und fördern eine sinnvolle Zusammenarbeit.
MeetGeek wurde entwickelt, um diese Gewohnheiten zu unterstützen, indem es die Transkription von Besprechungen automatisiert, Konversationen in einem zentralen Repository speichert und in über 8.000 Tools integriert, um Ihren Arbeitsablauf zu verknüpfen. Unabhängig davon, ob Ihre Teilnehmer virtuell oder physisch anwesend sind, stellt MeetGeek sicher, dass jeder Diskussionspunkt korrekt aufgezeichnet, zusammengefasst und geteilt wird.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist die Etikette für virtuelle Besprechungen?
Die Etikette für virtuelle Besprechungen bezieht sich auf die Regeln und Verhaltensweisen, die dazu beitragen, dass Online-Besprechungen professionell, respektvoll und produktiv bleiben. Es beinhaltet alles, von der pünktlichen Ankunft über das Testen Ihrer Verbindung bis hin zum Stummschalten, wenn Sie nicht sprechen, und dem Austausch von Follow-ups.
Warum ist es wichtig, sich online an die Meeting-Etikette zu halten?
Die richtige Etikette hilft, Ablenkungen zu begrenzen, den Fokus aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass sich alle Teilnehmer gehört fühlen. Dies ist die Grundlage für produktive Zusammenarbeit und reibungslose Kommunikation, insbesondere wenn nicht alle physisch anwesend sind.
Wie kann ich bei langen virtuellen Besprechungen konzentriert bleiben?
Um engagiert zu bleiben, bereiten Sie sich vor, indem Sie die Tagesordnung des Meetings überprüfen, andere Aufgaben auf ein Minimum reduzieren, in einem speziellen Arbeitsbereich sitzen und Ihre Kamera eingeschaltet lassen, um eine aufmerksame Körpersprache zu fördern. Tools wie MeetGeek können auch wichtige Informationen erfassen, sodass Sie sich voll und ganz auf die Diskussion konzentrieren können.
Was muss ich tun, wenn ich während eines virtuellen Meetings technische Probleme habe?
Wenn du eine schlechte Internetverbindung oder Audioprobleme hast, verwende die Chat-Funktion, um den Gastgeber zu informieren. Wenn du früh beitrittst und dein Setup testest, kannst du die meisten Probleme vermeiden, bevor sie auftreten.
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