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5 conseils pour prendre de bonnes notes de réunion et pourquoi utiliser un assistant de réunion virtuel
Avez-vous du mal à prendre des notes lors des réunions de votre équipe ? Suivez ces 5 conseils pour passer à la science et réussir votre prochaine réunion !
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Source de l'image : sénivpétro sur freepik.com
La prise de notes, lorsqu'elle est bien faite, peut rendre vos réunions plus efficaces. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les notes de réunion et sur la façon dont Assistant IA peut augmenter votre productivité.
Pourquoi les notes de réunion sont-elles importantes ?
Lors des réunions, les gens ont hâte de partager leurs opinions et de trouver des solutions ensemble. Cependant, lorsque personne ne prend de notes de réunion, il devient difficile de se souvenir des détails clés, des tâches, des délais et d'autres aspects pratiques.
Pour la plupart d'entre nous, ce scénario ne semble que trop familier. Une réunion d'équipe efficace doit se terminer par un plan d'action qui aide les participants à y donner suite. Mais comment créer un plan si vous vous fiez uniquement à votre mémoire ? Tout comme l'expérience d'une réunion est propre à chaque participant, la mémoire est subjective.
La solution consiste à conserver des notes précises pour chaque réunion et à les partager avec vos collègues.
Que sont les notes de réunion ?
Comme leur nom l'indique, les notes de réunion sont des enregistrements conservés tout au long d'une réunion pour enregistrer les informations, les principaux points à retenir, les décisions importantes et toute autre donnée pertinente.
Les notes de réunion peuvent être manuelles (rédigées par un preneur de notes désigné ou par chaque participant individuellement) ou automatiques (enregistrées par un assistant IA).
Examinons plus en détail pourquoi la prise de notes est importante et comment un assistant de réunion virtuel peut aider votre équipe à créer les meilleures notes de réunion.
Notes de réunion et procès-verbaux de réunion
La différence entre les notes de réunion et les comptes rendus de réunion est subtile, car elle dépend principalement de l'objectif et de l'importance de la réunion.
Voici ce qui différencie les notes de réunion et les procès-verbaux de réunion :
- Les notes de réunion sont utilisées dans des environnements informels, tandis que les procès-verbaux de réunion fonctionnent mieux dans le contexte de réunions formelles.
- Les notes sont couramment utilisées lors de réunions, comme les réunions quotidiennes, où il n'est pas nécessaire de conserver des notes officielles. Les procès-verbaux des réunions, en revanche, sont nécessaires pour les situations à enjeux élevés, telles que les réunions des parties prenantes, les réunions du conseil d'administration ou les réunions du comité de direction.
- Les notes de réunion et les comptes rendus de réunion contiennent les points clés de la discussion, répertorient les mesures à prendre et se concentrent sur les sujets spécifiques énumérés dans l'ordre du jour de la réunion. Cependant, il est obligatoire que le procès-verbal de la réunion contienne les noms de tous les participants, les personnes absentes (le cas échéant), l'heure de début, la date, l'objectif et d'autres aspects logistiques.
- Les notes de réunion peuvent être aussi complètes ou concises que nécessaire, tandis que procès-verbaux de réunions sont une version plus approfondie et structurée des notes de réunion.
- Contrairement aux notes de réunion, les procès-verbaux de réunion peuvent servir de documents juridiquement contraignants, de sorte que les participants signent leur nom sur le procès-verbal de la réunion dans certaines organisations.
Avantages de la prise de notes de réunion
Si les réunions d'équipe sont au cœur de la collaboration, de bonnes notes de réunion sont le cerveau d'une réunion productive.
Voici les avantages de la prise de notes de réunion :
- Met en évidence les précieux échanges d'informations et stocke les détails pertinents établis lors d'une réunion.
- Résume la discussion pour référence ultérieure et vous rafraîchit la mémoire chaque fois que nécessaire.
- Offre une transparence globale à une organisation.
- Assigne des tâches et définit des éléments exploitables.
- Augmente la productivité en assurant le suivi après la réunion.
- Produit un enregistrement écrit de toutes les décisions de planification.
- Suit les progrès réalisés et les jalons du cycle de vie d'un projet.
- Récapitule les réunions et fournit des mises à jour aux personnes qui n'étaient pas présentes.
- Vérifie les informations et règle les arguments.
- Cite mot pour mot les participants à la réunion.
- Fournit une protection juridique pour résoudre rapidement les litiges juridiques.
- Rassemble des informations utiles pour les sessions de feedback.
CONSEIL DE PRO : Comme nous savons qu'il n'est pas toujours facile de prendre des notes lors de vos réunions, MeetGeek vient à votre secours. Notre outil a été spécialement conçu pour vous permettre de participer pleinement à vos réunions.
5 conseils pour prendre de bonnes notes lors d'une réunion
Surtout si vous débutez dans le jeu, le processus de prise de notes peut sembler intimidant. Nous sommes là pour vous dire que ce n'est pas obligatoire.
Voici 5 conseils pour vous aider à prendre de meilleures notes lors de vos réunions :
- Désignez un preneur de notes désigné
- Utilisez l'ordre du jour de votre réunion comme modèle de note de réunion
- Sachez ce qui vaut la peine d'être écrit
- Apprenez à rédiger des notes de réunion
- Partagez les notes de la réunion.
1. Désigner un preneur de notes désigné
Bien que chaque participant à une réunion d'équipe soit invité à prendre ses propres notes, il est essentiel de désigner un preneur de notes. Cette personne sera chargée de prendre des notes et de les partager avec les autres participants à la fin de la réunion. Cela crée une source fiable de vérité pour toutes les décisions qui doivent être prises après la réunion.
Au fur et à mesure de l'avancement de la discussion, le preneur de notes désigné est également chargé de clarifier tout élément dont il n'est pas certain. Par exemple, si deux déclarations contradictoires sont faites, le preneur de notes doit déterminer laquelle est correcte avant de l'écrire.
2. Utilisez l'ordre du jour de votre réunion comme Modèle de notes de réunion
Il n'est pas nécessaire de repartir de zéro pour créer des notes de réunion, à condition que vous soyez familiarisé avec l'utilisation d'un ordre du jour de réunion.
Lorsque vous prenez des notes sans guide, il peut être difficile de donner un sens à vos notes APRÈS la réunion. Sous chaque point de l'ordre du jour, mettez en évidence les points clés que vous avez abordés et décrivez les prochaines étapes pour ce sujet spécifique.
Cela vous évitera également de devoir constamment passer de l'ordre du jour de la réunion à une feuille blanche pour prendre des notes.
Téléchargez notre modèle d'ordre du jour gratuit pour votre prochaine réunion :
3. Sachez ce qui vaut la peine d'être écrit
Il peut être tentant d'essayer d'écrire le plus possible lors de vos réunions, mais là n'est pas la question. Cela peut s'avérer utile plus tard, vous pouvez le penser, mais en général, c'est loin d'être vrai.
Voici les aspects à prendre en compte lors d'une réunion :
- Points clés
- Éléments d'action
- Des questions
- Décisions
- De nouvelles idées.
1. Points clés
Résumez les principaux points soulevés pour chaque sujet de votre ordre du jour. Essayez d'être court et simple, un maximum de 3 à 4 phrases ou puces devraient suffire.
2. Éléments d'action
Les actions à entreprendre permettent de transformer votre réunion d'une simple séance en une conversation prolifique axée sur l'obtention de résultats.
3. Des questions
Des questions ont-elles été soulevées lors de votre réunion ? Notez-les, ainsi que toutes les réponses fournies par les autres membres de l'équipe. Prenez note en particulier de toutes les questions ouvertes qui nécessitent un suivi de votre part.
4. Décisions
La prise de décisions est l'objectif ultime de la plupart des réunions, alors assurez-vous de consigner toutes les décisions prises, ainsi que tous les autres détails qui peuvent aider à faire avancer les choses.
5. Nouvelles idées
Ce n'est pas parce que la réunion au cours de laquelle vous prenez des notes n'est pas consacrée à la réflexion sur de nouvelles idées que vous ne devriez pas les écrire. De cette façon, vous pourrez y revenir si nécessaire.
4. Apprenez à rédiger des notes de réunion
Bien que chacun prenne des notes à sa façon, il y a certainement certaines choses que vous pouvez faire pour améliorer votre processus de prise de notes.
Suivez ces étapes pour prendre de bonnes notes de réunion :
- Choisissez une méthode de prise de notes
- Commencez à prendre des notes avant le début de la réunion
- Nettoyez les notes de réunion.
1. Choisissez une méthode de prise de notes
Parce que nous traitons tous les informations de différentes manières, vos notes doivent refléter ce qui vous semble le plus naturel. Certaines personnes, par exemple, préfèrent coder leurs notes par couleur, tandis que d'autres préfèrent noter les choses dans une liste.
Voici quelques méthodes courantes que vous pouvez utiliser pour prendre des notes de réunion efficaces :
- La méthode Cornell
La méthode Cornell consiste en une approche systématique permettant de résumer et d'organiser les notes sans avoir à les recopier par la suite. En gros, vous rédigez vos notes dans l'espace principal, tout en laissant l'espace de gauche vide pour les mots-clés afin d'étiqueter chaque idée.
- L'approche Quadrant
Cette méthode utilise votre approche linéaire et la divise en deux catégories, en fonction de l'importance. Ensuite, chaque catégorie est divisée en 2 sous-catégories, en fonction de l'urgence.
- La méthode de cartographie mentale
Il s'agit d'une approche visuelle utilisée pour structurer les informations selon une hiérarchie, mettant en évidence les liens entre les différentes parties d'un tout. C'est un moyen de vous aider à retracer votre processus de réflexion et d'améliorer votre capacité à comprendre et à retenir les informations.
2. Commencez à prendre des notes avant le début de la réunion
Prendre quelques minutes avant votre réunion pour vous assurer que vous êtes prêt sera très utile. Le fait de remplir les sections dédiées à la date, à l'heure, aux participants, etc. avant d'entrer dans la salle de conférence vous permet de rester plus concentré sur le déroulement de la discussion.
3. Nettoyez les notes de réunion
Surtout si vous débutez dans le domaine de la prise de notes, il peut être difficile de garder vos notes organisées. Vous pourriez vous retrouver avec quelques-uns d'entre eux éparpillés sur votre bureau, d'autres quelque part sur votre bureau et les autres manquants.
Après la réunion, il est important de prendre le temps de systématiser et d'organiser toutes vos notes de réunion, en les conservant au même endroit. Pour vous faciliter la tâche, pensez à ce qui suit :
- Tapez toutes les notes manuscrites
- Convertissez toutes les actions en tâches et attribuez-les aux personnes responsables
- Ajoutez des dates d'échéance aux tâches
- Conservez vos notes dans le dossier approprié.
Vous souhaitez en savoir plus sur la synthèse de vos réunions ? Consultez notre article sur pourquoi chaque réunion a besoin d'un résumé pour obtenir les informations dont vous avez besoin !
5. Partagez les notes de réunion
Bien qu'une seule personne doive prendre les notes des réunions, celles-ci doivent être accessibles à tous les membres concernés de l'équipe. Après tout, l'objectif est de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde en ce qui concerne ce qui a été discuté et ce qui va se passer ensuite.
Assurez-vous d'identifier les membres de l'équipe dans vos notes ou de les envoyer directement par e-mail.
CONSEIL DE PRO : Un assistant de réunion virtuel basé sur l'IA comme MeetGeek vous permettra de partager les notes de la réunion avec tous les participants en quelques clics, ce qui vous permettra de gagner des heures de travail !
Comment Preneur de notes AI Peut créer de meilleures notes de réunion
Bien qu'il s'agisse d'un outil précieux, les notes de réunion peuvent prendre beaucoup de temps et diminuer votre participation active à toute réunion.
La personne chargée de prendre des notes n'est pas en mesure de participer pleinement à la discussion, elle se préoccupe de tout noter. Parfois, ils doivent interrompre le déroulement naturel de la réunion pour prendre des notes ou demander des éclaircissements, ce qui perturbe la dynamique.
Lors de certaines réunions, les procès-verbaux sont tenus par un assistant ou un autre employé invité dans le but précis de tout documenter. Cette tâche peut leur faire perdre des heures de leur journée de travail qui pourraient être consacrées à d'autres tâches.
Si chaque participant prend ses propres notes, il pourrait ignorer malgré lui des éléments clés de la conversation.
Pourquoi renoncer à la prise de notes traditionnelle
Voici les aspects les plus énergiques et les plus chronophages liés aux notes de réunion :
- Trouver l'ordre du jour de la réunion à l'avance, définir les sujets et créer un modèle adapté au type de réunion.
- Désigner un preneur de notes.
- Transcrire les notes de réunion de votre bloc-notes sur un ordinateur.
- Organiser les notes afin de pouvoir rassembler du matériel partageable.
- Se concentrer sur des sujets ou des points de l'ordre du jour pertinents.
- Concentrez-vous sur la prise de notes au lieu de participer à la discussion.
- Demander aux gens de répéter et oublier des détails importants parce que vous devez tout de même noter les points de discussion précédents.
Conservez toutes vos notes de réunion au même endroit avec MeetGeek
Les notes automatisées rendent ces problèmes superflus. Avec un assistant de réunion virtuel, vous pouvez enregistrer et transcrire vos réunions, afin que vous puissiez avoir un compte rendu textuel de ce qui a été discuté.
Un assistant IA hautement réactif exécute les tâches de prise de notes avec précision, ce qui vous permet d'économiser du temps et des efforts. En prime, vous avez tous vos notes stockées au même endroit, ce qui facilite leur accès.
Comment un assistant IA peut vous aider
- Le L'assistant IA fournit une transcription de la réunion, vous n'aurez donc pas à consulter l'ordre du jour et à vous préparer à l'avance (plus que pour une réunion ordinaire).
- L'assistant est chargé de maintenir Notes de réunion sur l'IA.
- La transcription de la réunion est créée automatiquement, il n'est pas nécessaire de passer du temps à copier des notes manuscrites.
- Vous pouvez facilement effectuer une recherche dans la transcription de la réunion pour trouver des informations pertinentes, en évitant les détails inutiles.
- Vous pouvez utiliser les commandes vocales pour capturer des éléments clés en temps réel.
- Comme toute la réunion est enregistrée, vous n'avez pas à vous soucier de manquer des informations cruciales.
Notes de réunion : le combat en vaut-il la peine ?
Pour faire court, absolument ! Quelle que soit la manière dont vous choisissez de rédiger les notes de réunion, elles constituent le moyen le plus simple de transformer des réunions organisées en réunions productives et de mettre votre équipe sur la voie du succès.
Une fois que vous aurez maîtrisé l'art de tenir des notes de réunion efficaces et que vous aurez profité de tous les avantages supplémentaires, vous ne pourrez plus jamais revenir à la situation d'avant.
Essayez MeetGeek gratuitement !
Le Assistant de réunion virtuelle MeetGeek prend en charge vos besoins en matière de prise de notes, afin que vous puissiez vous concentrer sur l'organisation de réunions productives. Notre IA crée des notes automatisées en fonction des mots clés et des phrases prononcés pendant la réunion. Il capture également les points forts de la conversation, tels que les idées clés, les décisions, les préoccupations ou les faits.
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