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5 conseils pour prendre de bonnes notes de réunion et pourquoi utiliser un assistant de réunion virtuel

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Avez-vous du mal à prendre des notes lors des réunions de votre équipe ? Suivez ces 5 conseils pour passer à la science et réussir votre prochaine réunion !

Dan Huru
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Source de l'image : sénivpétro sur freepik.com

La prise de notes, lorsqu'elle est bien faite, peut rendre vos réunions plus efficaces. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les notes de réunion et sur la façon dont Assistant IA peut augmenter votre productivité.

Pourquoi les notes de réunion sont-elles importantes ?

Lors des réunions, les gens ont hâte de partager leurs opinions et de trouver des solutions ensemble. Cependant, lorsque personne ne prend de notes de réunion, il devient difficile de se souvenir des détails clés, des tâches, des délais et d'autres aspects pratiques.

Pour la plupart d'entre nous, ce scénario ne semble que trop familier. Une réunion d'équipe efficace doit se terminer par un plan d'action qui aide les participants à y donner suite. Mais comment créer un plan si vous vous fiez uniquement à votre mémoire ? Tout comme l'expérience d'une réunion est propre à chaque participant, la mémoire est subjective.

La solution consiste à conserver des notes précises pour chaque réunion et à les partager avec vos collègues.

Que sont les notes de réunion ?

Comme leur nom l'indique, les notes de réunion sont des enregistrements conservés tout au long d'une réunion pour enregistrer les informations, les principaux points à retenir, les décisions importantes et toute autre donnée pertinente.

Les notes de réunion peuvent être manuelles (rédigées par un preneur de notes désigné ou par chaque participant individuellement) ou automatiques (enregistrées par un assistant IA).

Source de l'image : photo de presse sur freepik.com

Examinons plus en détail pourquoi la prise de notes est importante et comment un assistant de réunion virtuel peut aider votre équipe à créer les meilleures notes de réunion.

Notes de réunion et procès-verbaux de réunion

La différence entre les notes de réunion et les comptes rendus de réunion est subtile, car elle dépend principalement de l'objectif et de l'importance de la réunion.

Voici ce qui différencie les notes de réunion et les procès-verbaux de réunion :

  • Les notes de réunion sont utilisées dans des environnements informels, tandis que les procès-verbaux de réunion fonctionnent mieux dans le contexte de réunions formelles.
  • Les notes sont couramment utilisées lors de réunions, comme les réunions quotidiennes, où il n'est pas nécessaire de conserver des notes officielles. Les procès-verbaux des réunions, en revanche, sont nécessaires pour les situations à enjeux élevés, telles que les réunions des parties prenantes, les réunions du conseil d'administration ou les réunions du comité de direction.
  • Les notes de réunion et les comptes rendus de réunion contiennent les points clés de la discussion, répertorient les mesures à prendre et se concentrent sur les sujets spécifiques énumérés dans l'ordre du jour de la réunion. Cependant, il est obligatoire que le procès-verbal de la réunion contienne les noms de tous les participants, les personnes absentes (le cas échéant), l'heure de début, la date, l'objectif et d'autres aspects logistiques.
  • Les notes de réunion peuvent être aussi complètes ou concises que nécessaire, tandis que procès-verbaux de réunions sont une version plus approfondie et structurée des notes de réunion.
  • Contrairement aux notes de réunion, les procès-verbaux de réunion peuvent servir de documents juridiquement contraignants, de sorte que les participants signent leur nom sur le procès-verbal de la réunion dans certaines organisations.

Avantages de la prise de notes de réunion

Si les réunions d'équipe sont au cœur de la collaboration, de bonnes notes de réunion sont le cerveau d'une réunion productive.

 

Voici les avantages de la prise de notes de réunion :

  • ‍ Met en évidence les précieux échanges d'informations et stocke les détails pertinents établis lors d'une réunion.
  • Résume la discussion pour référence ultérieure et vous rafraîchit la mémoire chaque fois que nécessaire.
  • Offre une transparence globale à une organisation.
  • Assigne des tâches et définit des éléments exploitables.
  • Augmente la productivité en assurant le suivi après la réunion.
  • Produit un enregistrement écrit de toutes les décisions de planification.
  • Suit les progrès réalisés et les jalons du cycle de vie d'un projet.
  • Récapitule les réunions et fournit des mises à jour aux personnes qui n'étaient pas présentes.
  • Vérifie les informations et règle les arguments.
  • Cite mot pour mot les participants à la réunion.
  • Fournit une protection juridique pour résoudre rapidement les litiges juridiques.
  • Rassemble des informations utiles pour les sessions de feedback.

CONSEIL DE PRO : Comme nous savons qu'il n'est pas toujours facile de prendre des notes lors de vos réunions, MeetGeek vient à votre secours. Notre outil a été spécialement conçu pour vous permettre de participer pleinement à vos réunions.

Laissez notre assistant de réunion virtuel basé sur l'IA faire le plus dur et enregistrer, transcrire et résumer vos réunions ! Commencez à utiliser MeetGeek gratuitement et améliorez vos réunions d'équipe en un rien de temps !

5 conseils pour prendre de bonnes notes lors d'une réunion

Surtout si vous débutez dans le jeu, le processus de prise de notes peut sembler intimidant. Nous sommes là pour vous dire que ce n'est pas obligatoire.

Voici 5 conseils pour vous aider à prendre de meilleures notes lors de vos réunions :

  1. Désignez un preneur de notes désigné
  2. Utilisez l'ordre du jour de votre réunion comme modèle de note de réunion
  3. Sachez ce qui vaut la peine d'être écrit
  4. Apprenez à rédiger des notes de réunion
  5. Partagez les notes de la réunion.

1. Désigner un preneur de notes désigné

Bien que chaque participant à une réunion d'équipe soit invité à prendre ses propres notes, il est essentiel de désigner un preneur de notes. Cette personne sera chargée de prendre des notes et de les partager avec les autres participants à la fin de la réunion. Cela crée une source fiable de vérité pour toutes les décisions qui doivent être prises après la réunion.

Au fur et à mesure de l'avancement de la discussion, le preneur de notes désigné est également chargé de clarifier tout élément dont il n'est pas certain. Par exemple, si deux déclarations contradictoires sont faites, le preneur de notes doit déterminer laquelle est correcte avant de l'écrire.

2. Utilisez l'ordre du jour de votre réunion comme Modèle de notes de réunion

Il n'est pas nécessaire de repartir de zéro pour créer des notes de réunion, à condition que vous soyez familiarisé avec l'utilisation d'un ordre du jour de réunion.

Lorsque vous prenez des notes sans guide, il peut être difficile de donner un sens à vos notes APRÈS la réunion. Sous chaque point de l'ordre du jour, mettez en évidence les points clés que vous avez abordés et décrivez les prochaines étapes pour ce sujet spécifique.

Cela vous évitera également de devoir constamment passer de l'ordre du jour de la réunion à une feuille blanche pour prendre des notes.

Téléchargez notre modèle d'ordre du jour gratuit pour votre prochaine réunion :

3. Sachez ce qui vaut la peine d'être écrit

Il peut être tentant d'essayer d'écrire le plus possible lors de vos réunions, mais là n'est pas la question. Cela peut s'avérer utile plus tard, vous pouvez le penser, mais en général, c'est loin d'être vrai.

 

Voici les aspects à prendre en compte lors d'une réunion :

  1. Points clés
  2. Éléments d'action
  3. Des questions
  4. Décisions
  5. De nouvelles idées.

1. Points clés

Résumez les principaux points soulevés pour chaque sujet de votre ordre du jour. Essayez d'être court et simple, un maximum de 3 à 4 phrases ou puces devraient suffire.

  

2. Éléments d'action

Les actions à entreprendre permettent de transformer votre réunion d'une simple séance en une conversation prolifique axée sur l'obtention de résultats.

3. Des questions

Des questions ont-elles été soulevées lors de votre réunion ? Notez-les, ainsi que toutes les réponses fournies par les autres membres de l'équipe. Prenez note en particulier de toutes les questions ouvertes qui nécessitent un suivi de votre part.

4. Décisions

La prise de décisions est l'objectif ultime de la plupart des réunions, alors assurez-vous de consigner toutes les décisions prises, ainsi que tous les autres détails qui peuvent aider à faire avancer les choses.

5. Nouvelles idées

Ce n'est pas parce que la réunion au cours de laquelle vous prenez des notes n'est pas consacrée à la réflexion sur de nouvelles idées que vous ne devriez pas les écrire. De cette façon, vous pourrez y revenir si nécessaire.

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Source de l'image : photo de presse sur Freepik.com

4. Apprenez à rédiger des notes de réunion

Bien que chacun prenne des notes à sa façon, il y a certainement certaines choses que vous pouvez faire pour améliorer votre processus de prise de notes.

Suivez ces étapes pour prendre de bonnes notes de réunion :

  1. Choisissez une méthode de prise de notes
  2. Commencez à prendre des notes avant le début de la réunion
  3. Nettoyez les notes de réunion.

1. Choisissez une méthode de prise de notes

Parce que nous traitons tous les informations de différentes manières, vos notes doivent refléter ce qui vous semble le plus naturel. Certaines personnes, par exemple, préfèrent coder leurs notes par couleur, tandis que d'autres préfèrent noter les choses dans une liste.

Voici quelques méthodes courantes que vous pouvez utiliser pour prendre des notes de réunion efficaces :

  • La méthode Cornell

La méthode Cornell consiste en une approche systématique permettant de résumer et d'organiser les notes sans avoir à les recopier par la suite. En gros, vous rédigez vos notes dans l'espace principal, tout en laissant l'espace de gauche vide pour les mots-clés afin d'étiqueter chaque idée.

  • L'approche Quadrant

Cette méthode utilise votre approche linéaire et la divise en deux catégories, en fonction de l'importance. Ensuite, chaque catégorie est divisée en 2 sous-catégories, en fonction de l'urgence.

  • La méthode de cartographie mentale

Il s'agit d'une approche visuelle utilisée pour structurer les informations selon une hiérarchie, mettant en évidence les liens entre les différentes parties d'un tout. C'est un moyen de vous aider à retracer votre processus de réflexion et d'améliorer votre capacité à comprendre et à retenir les informations.

2. Commencez à prendre des notes avant le début de la réunion

Prendre quelques minutes avant votre réunion pour vous assurer que vous êtes prêt sera très utile. Le fait de remplir les sections dédiées à la date, à l'heure, aux participants, etc. avant d'entrer dans la salle de conférence vous permet de rester plus concentré sur le déroulement de la discussion.

3. Nettoyez les notes de réunion

Surtout si vous débutez dans le domaine de la prise de notes, il peut être difficile de garder vos notes organisées. Vous pourriez vous retrouver avec quelques-uns d'entre eux éparpillés sur votre bureau, d'autres quelque part sur votre bureau et les autres manquants.

Après la réunion, il est important de prendre le temps de systématiser et d'organiser toutes vos notes de réunion, en les conservant au même endroit. Pour vous faciliter la tâche, pensez à ce qui suit :

  • Tapez toutes les notes manuscrites
  • Convertissez toutes les actions en tâches et attribuez-les aux personnes responsables
  • Ajoutez des dates d'échéance aux tâches
  • Conservez vos notes dans le dossier approprié.

Vous souhaitez en savoir plus sur la synthèse de vos réunions ? Consultez notre article sur pourquoi chaque réunion a besoin d'un résumé pour obtenir les informations dont vous avez besoin !

5. Partagez les notes de réunion

Bien qu'une seule personne doive prendre les notes des réunions, celles-ci doivent être accessibles à tous les membres concernés de l'équipe. Après tout, l'objectif est de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde en ce qui concerne ce qui a été discuté et ce qui va se passer ensuite.

Assurez-vous d'identifier les membres de l'équipe dans vos notes ou de les envoyer directement par e-mail.

CONSEIL DE PRO : Un assistant de réunion virtuel basé sur l'IA comme MeetGeek vous permettra de partager les notes de la réunion avec tous les participants en quelques clics, ce qui vous permettra de gagner des heures de travail !

Que vous souhaitiez partager quelques points clés de la discussion ou l'intégralité de la visioconférence, MeetGeek peut effectuer ces tâches pour vous en quelques clics. Changez la façon dont vous organisez vos réunions avec MeetGeek !

Comment Preneur de notes AI Peut créer de meilleures notes de réunion

Bien qu'il s'agisse d'un outil précieux, les notes de réunion peuvent prendre beaucoup de temps et diminuer votre participation active à toute réunion.

La personne chargée de prendre des notes n'est pas en mesure de participer pleinement à la discussion, elle se préoccupe de tout noter. Parfois, ils doivent interrompre le déroulement naturel de la réunion pour prendre des notes ou demander des éclaircissements, ce qui perturbe la dynamique.

Lors de certaines réunions, les procès-verbaux sont tenus par un assistant ou un autre employé invité dans le but précis de tout documenter. Cette tâche peut leur faire perdre des heures de leur journée de travail qui pourraient être consacrées à d'autres tâches.

Si chaque participant prend ses propres notes, il pourrait ignorer malgré lui des éléments clés de la conversation.

Pourquoi renoncer à la prise de notes traditionnelle

Voici les aspects les plus énergiques et les plus chronophages liés aux notes de réunion :

  • Trouver l'ordre du jour de la réunion à l'avance, définir les sujets et créer un modèle adapté au type de réunion.
  • Désigner un preneur de notes.
  • Transcrire les notes de réunion de votre bloc-notes sur un ordinateur.
  • Organiser les notes afin de pouvoir rassembler du matériel partageable.
  • Se concentrer sur des sujets ou des points de l'ordre du jour pertinents.
  • Concentrez-vous sur la prise de notes au lieu de participer à la discussion.
  • Demander aux gens de répéter et oublier des détails importants parce que vous devez tout de même noter les points de discussion précédents.

Conservez toutes vos notes de réunion au même endroit avec MeetGeek

Les notes automatisées rendent ces problèmes superflus. Avec un assistant de réunion virtuel, vous pouvez enregistrer et transcrire vos réunions, afin que vous puissiez avoir un compte rendu textuel de ce qui a été discuté.

Un assistant IA hautement réactif exécute les tâches de prise de notes avec précision, ce qui vous permet d'économiser du temps et des efforts. En prime, vous avez tous vos notes stockées au même endroit, ce qui facilite leur accès.

Avec MeetGeek, vous avez toutes vos notes de réunion au même endroit, vous n'avez donc plus jamais à vous soucier de ne plus jamais savoir où les chercher !

Comment un assistant IA peut vous aider

  • Le L'assistant IA fournit une transcription de la réunion, vous n'aurez donc pas à consulter l'ordre du jour et à vous préparer à l'avance (plus que pour une réunion ordinaire).
  • L'assistant est chargé de maintenir Notes de réunion sur l'IA.
  • La transcription de la réunion est créée automatiquement, il n'est pas nécessaire de passer du temps à copier des notes manuscrites.
  • Vous pouvez facilement effectuer une recherche dans la transcription de la réunion pour trouver des informations pertinentes, en évitant les détails inutiles.
  • Vous pouvez utiliser les commandes vocales pour capturer des éléments clés en temps réel.
  • Comme toute la réunion est enregistrée, vous n'avez pas à vous soucier de manquer des informations cruciales.

Notes de réunion : le combat en vaut-il la peine ?

Pour faire court, absolument ! Quelle que soit la manière dont vous choisissez de rédiger les notes de réunion, elles constituent le moyen le plus simple de transformer des réunions organisées en réunions productives et de mettre votre équipe sur la voie du succès.

Une fois que vous aurez maîtrisé l'art de tenir des notes de réunion efficaces et que vous aurez profité de tous les avantages supplémentaires, vous ne pourrez plus jamais revenir à la situation d'avant.

Essayez MeetGeek gratuitement !

Le Assistant de réunion virtuelle MeetGeek prend en charge vos besoins en matière de prise de notes, afin que vous puissiez vous concentrer sur l'organisation de réunions productives. Notre IA crée des notes automatisées en fonction des mots clés et des phrases prononcés pendant la réunion. Il capture également les points forts de la conversation, tels que les idées clés, les décisions, les préoccupations ou les faits.

Article updated on 
June 18, 2025
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How to Promote Collaboration and Innovation in Your Team?

Learn strategies to foster creativity and achieve remarkable results through the combined power of team collaboration and innovation

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How to Reduce Meetings and Not Miss Out

Meeting fatigue is real. Learn how to reduce meetings and optimize your productivity levels by reading this article!

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How to Create a Culture of Knowledge-Sharing Across Your Company

How do you create a culture of knowledge-sharing across your company? Read this article, where we share our 7 tips to help you achieve that!

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How to Get Clients For Your Business

Are you a new business owner looking to attract clients? Here are our tips to teach you how to get clients for your business!

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Where to Find Google Meet Recordings + How to Manage Them

Discover where to find your Google Meet recordings with this complete guide. Learn how to access, manage, and share your recordings easily and efficiently.

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5 Best Fireflies.AI Alternatives in 2025: Top Picks

Explore the top 5 alternatives to Fireflies.AI Notetaker in 2025, offering innovative features and tools to enhance your virtual meeting performance.

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How to Ask Someone for Their Availability for a Meeting with Examples

Effortlessly schedule meetings: How to ask for availability, with practical examples to ensure smooth and respectful coordination.

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How to Write a Follow-Up Email After a Meeting (+ Templates)

Unlock the secrets of writing follow-up emails after meetings with this professional guide. Learn key tips for impactful, effective communication.

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Redesign Your Employee Onboarding Program: Actionable Tips + Checklists

Are you a hiring manager looking to refine your employee onboarding program? Read this article, where we teach you the ins and outs of the entire process!

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Collaboration in the Workplace: Benefits and Strategies Unveiled

Let's uncover some actionable strategies to promote workplace collaboration and the numerous benefits that it brings along. 

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How to Handle Customer Discovery the Right Way

Performing customer discovery and adapting your business model based on your findings will set you apart from the rest. Read on to learn how to do that!

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The Secret to Effective Meeting Minutes

How can you ensure that your meeting minutes are good and that you’ll be able to actually use them later on? Read this article to find out!

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How to Cancel a Meeting [+ Meeting Cancellation Message Example]

Learn how to cancel meetings with our guide and message examples to ensure clear communication and maintain professionalism.

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What Is the Best AI Assistant in 2025?

Explore the top AI assistants of 2025! Find your perfect match with our comprehensive guide on the best AI technologies available.

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How to Ace The Client Onboarding Process

Discover the best strategies for client onboarding to ensure a smooth and effective experience for your business and customers.

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The 2025 Guide to Asynchronous Communication

Master asynchronous communication in 2025! Discover tools, techniques, and best practices for efficient remote collaboration and productivity.

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Reinvent Your Work: A Quick Guide to Automated Transcription

Time is the most important of currencies, so manual notes are no longer an option. Keep reading to learn how to reap the benefits of automated transcription!

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AI-Powered SaaS Support: Improving Customer Service and Efficiency

In this article, let's discover if and how AI-powered SaaS support can reinvent customer service workflow in today’s industry.

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10 Ways an AI Meeting Assistant Can Help With Your Meetings & Interviews

Without the right tools in place, meetings can be a painful process. Read this article to explore the 10 best use cases of having an AI meeting assistant!

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AI-Enabled Customer Support to Boost Service Excellence

Know how AI-powered customer support becomes more efficient in handling customer concerns and helping businesses flourish.

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Discover 10 tools that will help your company to facilitate smooth remote working environment and increase your team's productivity and collaboration.

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Want to boost your productivity and achieve your goals with actionable steps? Master the art of writing effective action items with this guide!

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7 Top Internal Communication Tools to Boost Your Productivity

Streamline team collaboration, break down barriers, and unlock your team's full potential for success with these essential tools.

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