Cómo crear una cultura de intercambio de conocimientos en su empresa

^{Fuente de la imagen: marmarkevich en Freepik}

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¿Sigues oyendo hablar de la importancia de crear una cultura de intercambio de conocimientos en tu empresa, pero no sabes por dónde empezar? No está solo, especialmente si se tiene en cuenta que compartir conocimientos de manera ineficiente (e insuficiente) cuesta a las grandes empresas 47 millones de dólares en productividad por año.

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¡Lea este artículo completo para aprender cómo romper este ciclo y crear su propio sistema de intercambio de conocimientos en siete sencillos pasos!

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Una breve introducción al intercambio de conocimientos

El intercambio de conocimientos es el intercambio de conocimientos, experiencias, habilidades y procesos entre equipos para que todos tengan acceso a ellos y puedan usarlos para trabajar mejor. Si bien los avances recientes facilitan que los miembros del equipo compartan conocimientos, es posible que no siempre sea así.

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La abundancia de información a menudo termina siendo más abrumadora que útil para los empleados. Esto hace que sea fundamental que las empresas se centren en crear una cultura de intercambio de conocimientos eso hace que el conocimiento colectivo sea más fácil de asimilar.

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En este contexto, es importante distinguir entre los principales tipos de conocimiento:

• Conocimiento tácito
• Conocimiento explícito

Definimos cada uno de ellos en la siguiente sección.

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Conocimiento tácito

El conocimiento tácito, también definido como conocimiento implícito, presenta sus propios desafíos porque se mantiene en la mente o en la experiencia de una persona y no es fácil de verbalizar.

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Se basa en las experiencias, creencias y valores del individuo, por lo que puede ser difícil transferirlo a otros. El conocimiento tácito también es difícil de adquirir, ya que requiere una conexión personal y la comprensión de un tema.

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En el contexto del intercambio de conocimientos, el conocimiento tácito se considera con frecuencia un obstáculo para una transferencia exitosa de conocimientos, ya que es difícil medir la eficacia de su intercambio.

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Conocimiento explícito

Conocimiento explícito consiste en información que se define, articula y expresa con precisión.

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Este tipo de conocimiento es fácil de transferir de una persona a otra. Por ejemplo, cuando una empresa quiere que sus empleados conozcan nueva información, puede compilarla en un manual o manual para que todos tengan una comprensión genuina de sus funciones y de cómo cumplirlas.

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¿Por qué es importante compartir conocimientos?

Estos son los beneficios más importantes que el intercambio de conocimientos tiene para cualquier empresa:

A. Involucra a los empleados a través de la comunicación

B. Limita la pérdida de conocimientos

C. Ayuda a evitar la redundancia y la repetición del trabajo

D. Aumenta la innovación

E. Mejora las relaciones con los clientes

F. Ahorra dinero

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A continuación, analizamos más detalladamente cada uno de ellos.

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A. Involucra a los empleados a través de la comunicación

El intercambio de conocimientos ayuda a crear una fuerza laboral más conectada y comprometida, ya que es más probable que los miembros del equipo aprendan unos de otros para desarrollar sus propias ideas.

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Además, incita a los empleados a pensar críticamente y de forma innovadora, a la vez que les ayuda a generar confianza y colaborar de manera más eficaz.

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Cuando los empleados están comprometidos, su moral se dispara, ya que se sienten alentados a hacerse cargo de su trabajo y a percibir sus contribuciones como valiosas.

B. Limita la pérdida de conocimiento

Investigación muestra que la pérdida de conocimientos puede provocar una baja productividad, brechas de capacidad, un rendimiento y una calidad del trabajo deficientes y una finalización más prolongada de las tareas debido a la falta de experiencia de los empleados.

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El intercambio de conocimientos puede ayudar a transmitir la experiencia de más miembros del equipo con experiencia a la próxima generación de empleados y ayúdelos a entender los entresijos de su empresa con mayor rapidez.

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También puede ayudar a reforzar los conocimientos actuales de los empleados, permitiéndoles repasar sus habilidades actuales y desarrollarlas.

Si bien la pérdida de conocimiento es inevitable hasta cierto punto, debes aprender a minimizar este fenómeno. Tener una reunión tras otra el simple hecho de alentar a los empleados a compartir cualquier conocimiento relevante es contrario a la intuición, por no mencionar que es contraproducente.

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Una forma fácil de evitarlo es asegurarse de que todo lo que discuta en la sala de conferencias esté disponible para todo su equipo con solo unos pocos clics.

Con Conoce a Geek, su propio asistente virtual de reuniones con IA, puede grabar, transcribir, resumir y compartir automáticamente sus reuniones. ¡Este enfoque no solo ahorrará horas de tiempo a todos, sino que también facilitará el intercambio de conocimientos en toda la empresa!

C. Ayuda a evitar la redundancia y la repetición del trabajo

Con una base de conocimientos centralizada, los profesionales pueden evitar la duplicación de esfuerzos, lo que ayuda a agilizar los flujos de trabajo y evitar la repetición de errores anteriores.

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Además, al implementar una plataforma para que tu equipo comparta experiencias relevantes y conocimientos valiosos, puedes mejorar la colaboración y asegurarte de emplear procesos y soluciones más eficaces.

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D. Aumenta la innovación

El intercambio de conocimientos es uno de los principales factores que impulsan la innovación porque impulsa a los equipos a identificar los problemas existentes y a encontrar soluciones creativas. Esto también impulsa la colaboración al establecer una plataforma para la resolución colectiva de problemas que fomenta una visión más amplia de cualquier problema determinado.

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Se puede decir con seguridad que el intercambio de conocimientos crea una cultura de aprendizaje y crecimiento activos; ayuda a los profesionales a comprender mejor su industria y a seguir adquiriendo la experiencia y las habilidades necesarias para mantenerse competitivos.

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E. Mejora las relaciones con los clientes

La satisfacción de sus clientes depende de comunicación transparente y proporcionarles información correcta y actualizada, ya que les ayuda a tomar decisiones más informadas sobre su servicio o producto. Esto genera mejores resultados y, en general, una mejor experiencia para el cliente.

Al tener la información más actualizada disponible, puede completar los proyectos de manera más rápida y eficiente. Esto ahorra tiempo y dinero a su cliente y mejora y fortalece las relaciones con sus clientes, lo que será beneficioso en caso de futuras colaboraciones.

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F. Ahorra dinero

El intercambio de conocimientos y la gestión eficaz del conocimiento pueden ayudar a su empresa a aprovechar la experiencia colectiva y los conocimientos de sus empleados para identificar e implementar la mayoría soluciones rentables, así como para evitar errores costosos o esfuerzos redundantes.

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Además, reduce la necesidad de consultores y servicios externos, ya que puede utilizar los recursos internos y su repositorio de conocimientos interno para resolver cualquier problema que surja.

Consejos para crear una cultura de intercambio de conocimientos en toda su organización

Cuando se trata de crear un sistema eficiente sistema de intercambio de conocimientos dentro de su empresa, hay varias cosas que no debe pasar por alto. ¡Estos son nuestros siete consejos y cómo puede implementarlos en su organización!

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1. Fomentar un espacio de intercambio de conocimientos

Ya sea que su equipo trabaje en la misma oficina, de forma completamente remota o en una combinación de ambos, es esencial eliminar cualquier obstáculo físico y psicológico que pueda impedir un intercambio de conocimientos activo y efectivo. A continuación te explicamos cómo hacerlo.

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A. Crear un espacio que fomente la colaboración

Asegúrate de que, independientemente de cómo decidas organizar tu espacio de trabajo, lo haces teniendo en cuenta el objetivo de compartir conocimientos. Para ello, proporciona toda la tecnología y las herramientas necesarias para facilitar y fomentar el intercambio de conocimientos; esto también es aplicable a los equipos remotos e híbridos.

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Aplicaciones como Noción o lunes impulsan la colaboración y permiten optimizar y gestionar los flujos de trabajo a escala. También puede descubrir herramientas adicionales para promover el intercambio de conocimientos y cultivar una cultura orientada a la investigación en tu lugar de trabajo.

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B. Crear un espacio psicológicamente seguro

Para promover el intercambio de conocimientos, sus empleados deben poder sentirse cómodos al compartir sus ideas sin temor a ser juzgados. Sé transparente en cuanto al propósito de la gestión del conocimiento y muestra ejemplos exitosos de casos en los que el intercambio de conocimientos ha tenido un impacto positivo en proyectos y objetivos empresariales anteriores.

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Una forma de crear y mantener una atmósfera de confianza y apertura es implementar también un código de conducta que promueva la comunicación y la cooperación respetuosas. De esta manera, podrás establecer una cultura de retroalimentación y crítica constructiva.

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CONSEJO PROFESIONAL: Para construir relaciones y generar confianza, intenta organizar actividades de formación de equipos, especialmente porque muchas de ellas se pueden adaptar fácilmente a entornos virtuales.

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2. Identificar y fomentar las prácticas de intercambio de conocimientos

Una parte esencial de la creación de una cultura de intercambio de conocimientos dentro de su empresa es averiguar qué tan bien lo está haciendo en este sentido y tratar de mejorar a partir de ahí. Implementar un sistema de gestión de aprendizaje empresarial puede agilizar este proceso, facilitando la medición y la mejora de las iniciativas de intercambio de conocimientos.

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El aprendizaje organizacional continuo permite a su empresa adaptarse a los requisitos de sus clientes y su entorno, impulsar el conocimiento colectivo y reconocer nuevas posibilidades de desarrollo.

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Sin embargo, no es algo que suceda sin esfuerzo. Debes crear y adquirir conocimientos de forma activa, capacite a su equipo para que presente nuevas ideas, y brindan oportunidades para que los miembros del equipo evolucionen de manera que puedan desafiar los conceptos y procesos originales.

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Esté abierto a la creación de nuevos métodos para mantener el conocimiento ya existente, de modo que no se pierda en caso de que algún miembro del equipo decida separarse de su empresa.

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Comience por hablar con los empleados y recopilar sus puntos de vista sobre las prácticas actuales de intercambio de conocimientos. Haga preguntas como las siguientes:

• ¿Cuáles cree que son nuestras prácticas de intercambio de conocimientos más exitosas?
• ¿Qué tipo de iniciativas de intercambio de conocimientos cree que beneficiarían al equipo?
• ¿Cuáles son los problemas actuales a los que nos enfrentamos en términos de gestión del conocimiento? ¿Cómo podemos mejorar?

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Una vez que recopiles estos datos, puedes empezar a pensar en formas de fomentar el intercambio de conocimientos, como ofrecer oportunidades adicionales de formación y desarrollo o promover iniciativas de intercambio de conocimientos.

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3. Recompense el intercambio de conocimientos

Recompensar el intercambio de conocimientos alienta a los empleados a compartir información valiosa y fomenta la colaboración. Muchas empresas han tenido éxito gracias al uso de marcas obsequio para que los empleados se sientan apreciados y levantar la moral.

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Para empezar, establezca expectativas claras para el intercambio de conocimientos. Esto incluye describir lo que se espera de los empleados, por ejemplo, cuándo y cómo deben compartir sus conocimientos, y cómo es el proceso para que otros accedan al conocimiento compartido.

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Una vez establecidas las expectativas, es importante recompensar a los empleados por sus contribuciones. Algunas posibles formas de recompensar a los empleados por compartir conocimientos incluyen incentivos financieros, como bonificaciones o aumentos salariales.

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Las recompensas también pueden no ser monetarias, como un reconocimiento público, días de vacaciones adicionales o incluso pequeños obsequios, como un certificado, una placa o un sudadera con capucha estampada personalizada.

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Asegúrese de entregar las recompensas de su elección de manera justa y equitativa. Todos los empleados deben tener la oportunidad de recibir recompensas, independientemente de su puesto, antigüedad o nivel de conocimiento. Basa tus recompensas en la calidad y cantidad del conocimiento compartido.

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Por último, asegúrate de que tu equipo comprenda que el intercambio de conocimientos es una actividad continua y no un evento único. Organiza sesiones o actividades periódicas para compartir conocimientos y reparte recompensas con regularidad.

4. Cree una base de conocimientos

Comenzar un base de conocimientos que es fácilmente accesible para los empleados es una de las mejores herramientas de gestión del conocimiento. Es la base para crear un sistema eficaz de intercambio de conocimientos.

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Una base de conocimientos es esencialmente un repositorio de información y recursos para que los empleados accedan, compartan y utilicen para realizar mejor sus tareas.

Comience por identificar los conocimientos, las habilidades, los procesos y cualquier otra actividad de intercambio de conocimientos de la que depende la prosperidad de su empresa. Esto garantiza que su base de conocimientos sea completa e incluya todas las habilidades y los recursos obligatorios necesarios para gestionar y hacer crecer la empresa de forma activa.

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Después, proceda a encuentra una plataforma que permite a los miembros del equipo acceder a la base de conocimientos y compartirla, así como a las herramientas de colaboración y comentarios. Recuerde también generar un sistema para organizar la base de conocimientos. Incluye categorías, etiquetas y una función de búsqueda básica para que todos puedan identificar fácilmente los recursos que necesitan.

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Luego, elabore un plan para el mantenimiento y la actualización continuos de su base de conocimientos. Considera la posibilidad de nombrar trabajadores del conocimiento y establecer un cronograma para revisar y actualizar la base de conocimientos.

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5. Implemente las herramientas de gestión del conocimiento adecuadas

Cuando se trata de compartir conocimientos, es obligatorio mantenerse organizado y buscar soluciones que faciliten la vida laboral. Datos de IDC muestra que los trabajadores del conocimiento dedican el 30% de la jornada laboral a buscar información, y esto puede resultar realmente desalentador para los miembros del personal. ¿Utilizándolo eficazmente soluciones de gestión del conocimiento puede reducir drásticamente este tiempo, mejorando la productividad y la satisfacción laboral.

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Aunque las aplicaciones de videoconferencia y mensajería son útiles para la comunicación, no siempre son adecuadas para compartir conocimientos en un entorno empresarial. Esto se debe a que la información y las decisiones que se comparten en una llamada a menudo terminan limitándose a los participantes de esa llamada. Tenga la seguridad de que, con el herramientas adecuadas, pueden transformarse fácilmente en activos de conocimiento que se pueden compartir.

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En MeetGeek, utilizamos nuestro propio herramienta de asistente de reuniones virtual para agilizar el intercambio de conocimientos entre los miembros del equipo. Así es como funciona:

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Todos los departamentos utilizan MeetGeek para grabar sus llamadas internas. Esto también se aplica a nuestro reuniones de equipo y reuniones generales, que se celebran mensualmente y se dedican principalmente a discutir la estrategia empresarial y la hoja de ruta. Esto ayuda a todos a mantenerse informados sobre cualquier decisión empresarial que se tome, incluso si no pueden asistir a la llamada por el motivo que sea. Otro enfoque que ayuda a nuestro equipo a ser eficiente y a comunicarse de forma asincrónica es el uso plantilla de reunión de equipo semanal, que siempre sigue la misma estructura que nos mantiene al día

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Nosotros integró MeetGeek con nuestro Slack espacio de trabajo para que el resumen de cada reunión general se envíe automáticamente a nuestro canal #general, donde podemos comentar las principales conclusiones y decisiones del hilo.

Lo mismo se aplica a nuestras llamadas con los usuarios. Como parte de nuestro estrategia de comercialización, realizamos entrevistas con nuestros clientes para comprobar cómo va su experiencia con MeetGeek e identificar cualquier desafío al que puedan enfrentarse en su etapa particular de uso de nuestra herramienta.

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Estas llamadas proporcionan una gran cantidad de información y queremos asegurarnos de que las ideas que comparten nuestros usuarios nunca se pierdan o solo estén disponibles para la persona que realiza las entrevistas. Esta es la razón por la que integró MeetGeek con nuestro espacio Notion, para mantener todos nuestros registros en un solo lugar.

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Cada vez que alguien realiza una nueva entrevista con un usuario, los puntos destacados y el resumen se añaden automáticamente a la base de datos de Notion. Esto nos permite etiquetar a nuestro PM o a nuestro equipo de desarrollo para indicarles el problema específico al que se enfrenta nuestro usuario o la solicitud de una función.

Estos son solo algunos ejemplos de cómo utilizamos MeetGeek para impulsar el intercambio de conocimientos entre los miembros del equipo y los departamentos. Esto nos ahorra docenas de horas que, de otro modo, habríamos dedicado a tener a todos en sintonía.

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6. Mejore su experiencia de incorporación y formación

La clave para un intercambio exitoso de conocimientos en una empresa es crear un sistema de incorporación y formación que se adapta a las necesidades individuales de cada empleado.

Esto significa que tendrás que tomarte el tiempo necesario para entender las habilidades y los antecedentes de tus empleados y usar esta información para crear el programa de incorporación y capacitación que mejor se adapte a sus necesidades.

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En lugar de dejar que los conocimientos de los nuevos empleados pasen desapercibidos, es importante incorporar estrategias en proceso de incorporación eso les ayudará a sentirse cómodos contribuyendo y colaborando desde el principio.

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Además, seguir el trabajo de los miembros del equipo que tienen experiencia en expresar sus opiniones puede ayudar a establecer la pauta para un espacio de trabajo colaborativo. Esto se debe a que los nuevos empleados también deberán aportar su opinión y participar en la creación de recursos de aprendizaje que les darán más confianza.

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Emparejar a los nuevos empleados con los existentes en un sistema informal de amigos, donde puedan hacer preguntas y aprender las mejores prácticas, también puede ayudar a prevenir el acaparamiento de conocimientos.

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7. Predique con el ejemplo

La mejor manera de guiar a tu equipo es ser consciente del hecho de que tu comportamiento puede servir como fuente de inspiración para quienes te admiran. Esto significa que todo lo que hagas será analizado cuidadosamente por los empleados, lo que te pondrá bajo una lupa.

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Para identificar cualquier área de mejora, trata de entender cómo te percibe tu equipo, así que esfuérzate por mostrar tu mejor actitud y tus mejores hábitos. Informe al equipo de cualquier cambio en la empresa, el equipo, los servicios o los productos.

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Reconoce que crear una cultura de intercambio de conocimientos es un esfuerzo de equipo, así que celebra a todos los que se comprometen a ser parte de este proceso.

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¡Mejore la forma en que comparte conocimientos con MeetGeek!

Las organizaciones que cuentan con procesos de intercambio de conocimientos pueden obtener innumerables beneficios. Si estás a cargo de uno o varios equipos y quieres aprovechar al máximo el intercambio de conocimientos, ¡nos alegra que hayas encontrado este artículo!

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