Verwaltung von Sicherheits- und Compliance-Risiken im Zusammenhang mit KI-Notizenschreibern

Da Arbeitsplätze immer digitaler werden, gehört manuelles Notieren in Besprechungen der Vergangenheit an. KI-gestützte Notizenschreiber können jetzt verwendet werden, um Diskussionen automatisch aufzuzeichnen und zu organisieren. Was nicht gemessen werden kann, kann nicht verbessert werden. Das Aufzeichnen mehrerer Besprechungen eröffnet zwar neue Möglichkeiten für die Produktivität von Besprechungen, wirft aber auch Datenschutz- und Sicherheitsfragen auf und führt zu weit verbreiteten Missverständnissen.

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In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Datenschutz- und Sicherheitsaspekte im Zusammenhang mit KI-Protokollen und Besprechungsaufzeichnungen hervorheben. Unser Ziel ist es, häufig auftretende Bedenken zu klären und praktische Anleitungen zu geben, die Ihnen bei der Auswahl und Implementierung einer konformen Lösung helfen, mit der Sie die Produktivität steigern können, ohne den Datenschutz oder den Ruf Ihres Unternehmens zu gefährden.

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Aber bevor wir uns damit befassen, sollten wir einen Schritt zurücktreten und uns ansehen, wie KI-Notetaker funktionieren.

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Wie funktionieren KI-Notizabnehmer?

KI-Notizenaufnehmer sind grundlegend für Meeting-Automatisierungsplattformen wie MeetGeek und erfassen, transkribieren und analysieren Konversationen über eine strukturierte Pipeline:

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So passiert die Magie:

1. Aufnahme: Einige Tools, darunter MeetGeek, nehmen als Bot-Teilnehmer an dem eigentlichen Meeting teil, das auf einer Videokonferenzplattform veranstaltet wird, während andere direkt über Browser oder Desktop-Apps aufzeichnen, was möglicherweise zu Compliance-Bedenken führen kann. Dies ist ein wichtiger Unterschied, auf den wir später zurückkommen werden.
2. Transkription: Das Audio wird mithilfe von Sprache-zu-Text- und Tagebuchaufbereitungstechnologien, die beide KI-gesteuert sind, in Text umgewandelt.
3. Textanalyse: KI-Funktionen analysieren das Protokoll, um wichtige Momente, Entscheidungen und Aktionspunkte hervorzuheben. Es können mehrere LLMs verwendet werden. Plattformen wie MeetGeek automatisieren sogar die Übermittlung von Zusammenfassungen per E-Mail, basierend auf Ihren Präferenzen.
4. Speichern und Teilen: Aufzeichnungen, Transkripte und KI-generierte Zusammenfassungen werden in der Regel sicher in öffentlichen Cloud-Umgebungen gespeichert, auf die über Web- oder mobile Anwendungen zugegriffen werden kann.

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Klingt ziemlich einfach, aber es ist wichtig, bei jedem Schritt Bedenken auszuräumen, bevor eine Lösung gefunden wird. Wir schauen uns jeden an und tauchen ein.

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Allgemeine Sicherheits- und Datenschutzfragen in Bezug auf KI-Notizabnehmer

TL; DR: KI-Apps zum Aufzeichnen von Notizen sollten strengen Sicherheitspraktiken wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und strengen Überprüfungen durch Dritte folgen, um Ihre Daten zu schützen. Die Wahl einer Plattform mit einem soliden Sicherheitsniveau, das Ihren regionalen und organisatorischen Anforderungen entspricht, ist Ihre beste Verteidigung gegen zukünftige Risiken.

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Zustimmung der Teilnehmer

Das Aufzeichnen von Besprechungen und Anrufen ist zwar völlig legal, es ist wichtig, bei der Auswahl und Verwendung von KI-Meeting-Tools für diesen Zweck mehrere Schlüsselfaktoren zu berücksichtigen.

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Aus rechtlicher Sicht ist die Zustimmung der Teilnehmer der wichtigste Faktor, den es vor der Aufzeichnung einer Besprechung oder eines Anrufs zu verstehen gilt. Beachten Sie, dass die Gesetze zur Einwilligung unterschiedlich sind:

• Einwilligung einer Partei (die meisten US-Bundesstaaten): Gemäß den Gesetzen zur Einwilligung einer Partei kann eine Konversation legal aufgezeichnet werden, wenn mindestens ein Teilnehmer der Aufzeichnung zustimmt. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie Teil der Konversation sind, diese aufzeichnen können, ohne die anderen Beteiligten zu informieren. Die meisten US-Bundesstaaten folge dieser Regel.
• Zustimmung von zwei Parteien (z. B. Europäische Union, Kalifornien, Illinois): Im Gegensatz dazu verlangen Gesetze zur Zustimmung von zwei Parteien, dass alle Teilnehmer einer Konversation ihre Zustimmung geben, bevor eine Aufzeichnung stattfindet. Dieser Standard wird auch als „Zustimmung aller Parteien“ bezeichnet. 13 Staaten, darunter Kalifornien, und Länder der EU folgen dieser Regel. Das bedeutet, dass Sie die Teilnehmer Ihrer Besprechung informieren und deren Zustimmung einholen müssen.

Die oben genannten sind einige allgemeine Richtlinien, aber Sie sollten immer Ihre überprüfen lokale Gesetze um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

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Eine nützliche Funktion, die Plattformen wie MeetGeek anbieten, besteht darin, in Ihrem Namen automatisch die Einwilligung einzuholen, entweder vor dem Anruf per E-Mail oder während des Anrufs, indem die Teilnehmer über die Aufzeichnung des Anrufs informiert werden.

Das macht es einfacher und Sie haben die volle Kontrolle (der Bot kann angehalten oder aus dem Meeting geworfen werden), aber das ersetzt nicht Ihre Verantwortung als Eigentümer der Aufzeichnung, ordnungsgemäß zu kommunizieren und die Vorschriften einzuhalten.

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Wichtiger Hinweis:

Wenn Sie Besprechungen ohne Wissen der Teilnehmer aufzeichnen und transkribieren, können Sie je nach Gerichtsbarkeit mit schwerwiegenden rechtlichen und ethischen Problemen konfrontiert werden, die auf Einparteien- oder Zweiparteieneinwilligungsgesetze zurückzuführen sind. Im Gegensatz zu MeetGeek, das seine Anwesenheit deutlich ankündigt, indem es dem Gespräch als Teilnehmer beitritt, ermöglichen viele Tools (Chrome-Erweiterungen, Desktop-Apps, sogar Handyaufzeichnungen) Inkognito-Aufzeichnungen, ohne andere zu benachrichtigen.

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Gehen Sie bei all Ihren Besprechungen transparent mit den Teilnehmern um. Wenn Sie dies nicht tun, kann dies nicht nur gegen das Vertrauen, sondern auch gegen die Datenschutzgesetze verstoßen.

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Werden Ihre Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen verwendet, um KI zu trainieren?

Einige Plattformen verwenden Kundendaten, wie alle Besprechungen, die sie aufzeichnen und transkribieren, um ihre KI-Modelle zu verbessern. Sie sollten immer klar darüber informiert sein und die Möglichkeit haben, sich abzumelden.

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Seien Sie besonders vorsichtig bei kostenlosen Plattformen. Überprüfe deren Datenschutzrichtlinien und Preismodelle, um sicherzustellen, dass sie sich nicht auf deine Daten für Schulungen oder die Monetarisierung verlassen.

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Es empfiehlt sich, die Sicherheits- und Datenschutzsituation der Plattform zu überprüfen (suchen Sie nach Seiten wie https://security.meetgeek.ai/) und deren Liste der Subprozessoren zu überprüfen. Selbst wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, lohnt es sich, dies zu einem Teil Ihres Anbieterprüfungsprozesses zu machen.

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Wie werden meine Meeting-Daten gespeichert?

Die sichere Datenspeicherung hängt von den folgenden Kriterien ab:

• Ort des Speichers: Wo Ihre Daten gespeichert werden, ist wichtig, insbesondere für die Einhaltung der regionalen Datenschutzgesetze. Führende KI-Tools bieten Datenlokalisierung, was bedeutet, dass Ihre Daten in einer bestimmten Region bleiben (z. B. stellt MeetGeek Rechenzentren sowohl in der EU als auch in den USA zur Verfügung, um verschiedene regulatorische Anforderungen zu erfüllen).
• Aufbewahrungsrichtlinien: Jede Plattform hat ihre eigenen Richtlinien zur Datenspeicherung. Einige speichern Daten möglicherweise für Monate oder Jahre, während andere anpassbare Optionen bieten. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Richtlinien überprüfen und sie mit Ihren gesetzlichen oder unternehmensinternen Compliance-Anforderungen in Einklang bringen.

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Wie werden meine Daten geschützt?

Ihre Besprechungsdaten sollten sowohl während der Übertragung (während der Übertragung) als auch im Ruhezustand (während der Speicherung) verschlüsselt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer darauf zugreifen können, und verhindert unbefugten Zugriff, Datenlecks oder Manipulationen.

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Wer kann auf meine Besprechungsnotizen zugreifen?

Der Zugriff auf Ihre Besprechungsdaten sollte streng kontrolliert werden. Suchen Sie nach einem KI-Assistenten, der rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC), sodass Sie genau definieren können, wer Inhalte ansehen, bearbeiten oder löschen kann. Niemand außerhalb Ihres autorisierten Teams sollte Zugriff haben (Sie möchten keine öffentlichen Links mit vertraulichen Aufzeichnungen).

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Überprüfe die Plattform Standard-Freigabeeinstellungen, da einige die automatisierten Besprechungsnotizen (oder die Besprechungszusammenfassung) möglicherweise automatisch mit allen Teilnehmern teilen, während Sie bei anderen den Zugriff auf ausgewählte Teammitglieder einschränken können.

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Es ist auch eine gute Idee, die Sicherheitslage des Unternehmens zu überprüfen, um sicherzustellen, dass es das Prinzip der geringsten internen Rechte (PolP) durchsetzt. Das bedeutet, dass ihre Mitarbeiter nur dann auf Ihre Aufzeichnungen oder KI-Besprechungsnotizen zugreifen können, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder von Ihnen ausdrücklich genehmigt wurde.

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Können Transkripte manipuliert werden?

Bei Sicherheit dreht sich alles um Datenintegrität. Die Plattform sollte sicherstellen, dass Transkripte, Aufzeichnungen und Zusammenfassungen nicht ohne Genehmigung geändert werden können.

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Suchen Sie nach Prüfprotokolle oder Versionshistorien, die nachverfolgen, wer auf den Inhalt zugegriffen oder ihn bearbeitet hat, was eine Ebene der Rechenschaftspflicht und Transparenz bietet.

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Der Sicherheits- und Datenschutzansatz von MeetGeek

Bei MeetGeek, setzen wir uns dafür ein, ein sicheres, transparentes und datenschutzorientiertes Erlebnis zu bieten, das Ihr Team stärkt, ohne Kompromisse bei Vertrauen oder Compliance einzugehen.

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1. Welche Compliance-Zertifizierungen hat MeetGeek?

Sicherheit und Datenschutz sind von grundlegender Bedeutung, nicht nur für Kundenerfolgsteams, sondern für das allgemeine Wesen Ihres Unternehmens. Aus diesem Grund priorisieren wir branchenführende Compliance-Standards wie SOC 2, DSGVO, und CCPA, um sicherzustellen, dass Ihre Daten mit höchster Sorgfalt behandelt werden, unabhängig davon, wo Sie tätig sind.

Wir passen unsere Datenschutzpraktiken an die regionalen Anforderungen an:

• Europäische Union: Die Daten werden innerhalb der EU gespeichert, und wir führen jährliche Audits durch, um die vollständige Einhaltung der DSGVO sicherzustellen, die für ihre strengen Datenschutzstandards bekannt ist.
• Vereinigte Staaten: Wir respektieren sowohl Einparteien- als auch Zweiparteien-Einwilligungsgesetze in allen Bundesstaaten, einschließlich der uneingeschränkten Einhaltung des California Consumer Privacy Act (CCPA) durch regelmäßige Audits.
• Kanada und Australien: Wir stimmen überein mit PIPEDA in Kanada und der Australische Datenschutzprinzipien (APP), schützt die Benutzerrechte und gewährleistet den rechtmäßigen Umgang mit Daten in beiden Regionen.

Kunden können auch ihren bevorzugten Datenspeicherort (einschließlich EU oder USA) wählen, um die lokalen Rechts- und Unternehmensrichtlinien einzuhalten.

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2. Warum sollten sich Unternehmen mit Sitz in der EU für KI-Notizgeräte entscheiden, die Daten in Europa speichern und verarbeiten?

Wenn Ihr Unternehmen in der EU ansässig ist (oder wenn Sie EU-Kunden betreuen), ist es wichtig, einen Anbieter wie MeetGeek zu wählen, der Ihre Daten innerhalb der Europäischen Union speichert und verarbeitet. Hier ist der Grund:

• Stärkerer Datenschutz: Daten, die in Rechenzentren in der EU gehostet werden, sind vollständig geschützt unter DSGVO, eines der strengsten Datenschutzregelungen der Welt. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten nicht den schwächeren Datenschutzgesetzen anderer Länder unterliegen.
  
  
• Vereinfachte Einhaltung der Vorschriften: Wenn Sie Ihre Daten innerhalb der EU aufbewahren, entfällt die Notwendigkeit Standardvertragsklauseln (SCCs) und andere rechtliche Hürden im Zusammenhang mit grenzüberschreitenden Datenübertragungen, die dazu beitragen, Risiken und Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
  
  
• Schutz vor ausländischen Überwachungsgesetzen: Daten, die außerhalb der EU (z. B. in den USA) gespeichert werden, können unter Vorschriften wie die CLOUD-Gesetz, was es dem Zugriff ausländischer Regierungen aussetzen könnte. Die Lokalisierung Ihrer Daten in Europa bietet eine wichtige Ebene der rechtlichen und betrieblichen Sicherheit.
  
  
• Maßgeschneiderte Compliance-Garantien: In der EU ansässige Infrastrukturanbieter bieten häufig erweiterte Compliance-Maßnahmen an, die speziell auf die Einhaltung europäischer Regulierungsstandards zugeschnitten sind. Dies unterstützt nicht nur Ihre eigenen gesetzlichen Verpflichtungen, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Kunden und Partner.

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3. Werden die Teilnehmer benachrichtigt, wenn Notizen oder Aufzeichnungen gemacht werden?

Zustimmung und Kontrolle stehen im Mittelpunkt unseres Ansatzes, und wir ergreifen mehrere Maßnahmen, um dem gerecht zu werden. Wir bieten integrierte Sicherheitsvorkehrungen, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wann ein Meeting aufgezeichnet oder transkribiert wird.

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Es gibt zwei Möglichkeiten, die Teilnehmer über die Aufzeichnung der Besprechung zu informieren:

• Benachrichtigungen vor der Besprechung: MeetGeek kann den Teilnehmern vor Beginn des Meetings automatisch eine E-Mail senden, in der sie darüber informiert werden, dass KI-gestützte Notizen verwendet werden. Dies gibt den Teilnehmern Zeit, um zu verstehen, was sie erwartet, und die Möglichkeit, sich an- oder abzumelden.

• Benachrichtigungen während der Besprechung: Sobald das Meeting beginnt und die Aufzeichnung beginnt, zeigt MeetGeek eine klare Benachrichtigung auf dem Bildschirm an, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer wissen, dass die Sitzung aufgezeichnet wird

Der Einsatz von KI-Notizgeräten, die die Teilnehmer nicht benachrichtigen, kann zu Datenschutzverletzungen, rechtlichen Risiken und Vertrauensverlust führen, insbesondere im Umgang mit externen Partnern oder Kunden.

Mit MeetGeek bleiben Sie standardmäßig konform und transparent — so schützen Sie Ihr Unternehmen und sorgen bei jedem Schritt für eine klare Kommunikation.

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4. Habe ich die Kontrolle darüber, welche Teile des Meetings aufgezeichnet werden?

Absolut. MeetGeek gibt Ihnen die volle Kontrolle darüber, was aufgezeichnet wird, sodass Sie vertrauliche Konversationen schützen und gleichzeitig das Wesentliche festhalten können.

Sie können Aufzeichnungen auf zwei Arten verwalten:

• Vor dem Treffen: In der Kommende Treffen Im Abschnitt der Webplattform, der mobilen App oder der Chrome-Erweiterung können Sie auswählen, welche Besprechungen aufgezeichnet werden sollen oder nicht.
  
  
• Während des Treffens: Müssen Sie die Aufzeichnung während des Meetings beenden? Sie können den MeetGeek Notetaker über die nativen Steuerelemente in entfernen Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, oder direkt aus unseren Apps.

Diese Flexibilität stellt sicher, dass Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Aufnahmen behalten.

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5. Kann jemand eine Besprechungsaufzeichnung bearbeiten, um das Gesagte falsch wiederzugeben?

Nein. MeetGeek bewahrt die ursprünglichen Audio- und Videodateien in ihrer ursprünglichen Form bei. Dies garantiert eine einzige Informationsquelle und verhindert Manipulationen oder Falschdarstellungen.

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Aber du Dose verwalten und verbessern Sie die Inhalte rund um Ihre Besprechungen:

✔️ Transkripte und Zusammenfassungen: Sie können KI-Zusammenfassungen korrigieren, um Genauigkeit oder Klarheit zu gewährleisten.
✔️ Anmerkungen und Hinweise: Fügen Sie Highlights, Kommentare und Aktionspunkte oder wichtige Punkte hinzu, um Ergebnisse und Folgemaßnahmen besser verfolgen zu können.

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6. Verwendet MeetGeek aufgezeichnete Daten, um KI-Modelle zu trainieren?

Nein. MeetGeek verwendet Ihre Meeting-Aufzeichnungen, Transkripte oder andere Benutzerdaten nicht, um KI-Modelle zu trainieren. Unsere KI wird ausschließlich mit öffentlich zugänglichen Datensätzen trainiert, und Ihre privaten Daten bleiben genau das: privat.

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Unser Geschäftsmodell basiert auf Abonnements, nicht auf der Monetarisierung von Daten. Wir haben keinen Anreiz, Ihre Daten weiterzubilden oder zu verkaufen, da Datenschutz und Vertrauen für uns von zentraler Bedeutung sind.

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7. Wo und wie werden meine Daten in MeetGeek gespeichert und für wie lange?

Ihre Besprechungsdaten, einschließlich Aufzeichnungen, Transkripten, KI-generierten Notizen und Datei-Uploads, werden sicher in einer Cloud-basierten Infrastruktur in mehreren geografisch verteilten Rechenzentren gespeichert. Dieses Setup gewährleistet hohe Verfügbarkeit, Belastbarkeit und Konformität. unabhängig von Ihrem Abonnement planen.

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Wir folgen den Standardaufbewahrungsplänen auf der Grundlage von:

• Dein Abonnementstufe (siehe unsere Preisgestaltung Seite),
• Dein benutzerdefinierte Einstellungen auf Benutzer- oder Unternehmensebene, und
• Anwendbar gesetzliche Anforderungen.
  
  

Sie können jederzeit anpassen, wie lange Ihre Daten aufbewahrt werden, sodass Sie die volle Kontrolle über ihren Lebenszyklus haben.

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8. Kann ich verwalten, wer Zugriff auf Notizen und Aufzeichnungen hat?

Ja! MeetGeek bietet Ihnen robuste Zugriffskontrollen, also nur autorisierte Nutzer kann Ihre Besprechungsnotizen, Aufzeichnungen und Transkripte anzeigen oder verwalten.

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So funktioniert der Standardzugriff in MeetGeek:

• Bot-Besitzer treffen (nicht unbedingt der Gastgeber des Treffens): Hat die volle Kontrolle über die Aufzeichnung, das Protokoll und die Zusammenfassungen Ihrer Videoanrufe. Sie entscheiden, wie und mit wem der Inhalt geteilt wird.

• Teammitglieder: Sie haben nur Zugriff, wenn der Organisator sich dafür entscheidet, das Meeting mit anderen zu teilen. Mit MeetGeek können Sie auch Folgendes erstellen benutzerdefinierte Teams mit maßgeschneiderten Zugangsregeln für gemeinsame Besprechungen.

• Externe Teilnehmer: Personen, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, können nicht auf Inhalte zugreifen, es sei denn, der Organisator erteilt ihnen ausdrücklich die Erlaubnis (besonders nützlich bei Kundenanrufen).

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Mit diesen flexiblen und sicheren Zugriffseinstellungen hilft Ihnen MeetGeek dabei, vertrauliche Diskussionen zu schützen und gleichzeitig die Zusammenarbeit einfach und nahtlos zu gestalten.

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9. Kann MeetGeek auf meine Meeting-Aufzeichnungen und Notizen zugreifen?

Nein. MeetGeek-Mitarbeiter tun Sie nicht haben standardmäßig Zugriff auf Ihre Meeting-Aufzeichnungen oder Inhalte. Der Zugriff ist strikt auf eine kleine Gruppe autorisierter Mitarbeiter beschränkt und nur in den folgenden Fällen:

• wenn Sie ausdrücklich Unterstützung anfordern, oder
• Wenn Zugriff erforderlich ist für rechtliche oder Compliance-Gründe.

Um die volle Rechenschaftspflicht zu gewährleisten, pflegen wir umfassende Protokollierungs- und Überwachungssysteme die jeden Datenzugriff durch MeetGeek-Mitarbeiter verfolgen. Dies garantiert Transparenz und die strikte Einhaltung unserer internen Sicherheitsstandards.

Um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihre Daten schützen, und um unsere detaillierten Sicherheitsrichtlinien zu lesen, besuchen Sie bitte unsere Sicherheitsportal.

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10. Wem gehören die Meeting-Daten in MeetGeek?

Das tust du. MeetGeek beansprucht kein Eigentum an Ihren Meeting-Inhalten. Alles, was während Ihrer Besprechungen aufgezeichnet, transkribiert oder zusammengefasst wurde, bleibt Ihr Privateigentum.

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Der Meeting-Organisator (die Person, die die Aufzeichnung über MeetGeek geplant oder initiiert hat) hat die volle Kontrolle über die Daten und entscheidet, wie auf sie zugegriffen oder sie geteilt wird.

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Wir verwenden, verkaufen oder verteilen Ihre Aufnahmen niemals. Ihre Daten bleiben Ihre, sind sicher und unter Ihrer Kontrolle.

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Eine sichere Zukunft für Ihre Meetings mit MeetGeek

KI-gestützte Besprechungsassistenten können die Produktivität drastisch steigern, aber nur, wenn sie auf Vertrauen aufbauen. MeetGeek ist so konzipiert, dass es von Grund auf sicher, konform und Datenschutz an erster Stelle steht.

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Wir befolgen branchenführende Sicherheitsstandards, halten uns an globale Datenschutzgesetze und geben Ihnen die volle Kontrolle über eine unbegrenzte Anzahl von Besprechungen, unabhängig davon, ob Sie online auf Google Meet, Microsoft Teams, Zoom sind oder unsere Apps offline verwenden.

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Mit MeetGeek können Sie sicherstellen, dass Ihre zukünftigen Meetings organisiert, sicher und vollständig Ihnen gehören (auch für unsere kostenlose Version!).