Ad hoc bedeutet „zu diesem Zweck“. Der Ausdruck kommt aus dem Lateinischen und heißt wörtlich „zu diesem“. Wer etwas ad hoc tut, tut es aus dem Augenblick heraus, ohne Vorlauf, für genau eine Sache. Im Arbeitsalltag taucht der Ausdruck in vielen Zusammenhängen auf. Ein Ad-hoc-Meeting ist ein Meeting, das kurzfristig für eine einzige Frage einberufen wird, mit genau den Leuten, die diese Frage klären können. Es hat keinen festen Platz im Kalender, meist keine Agenda, und es endet, sobald die Frage beantwortet ist.
Solche Gespräche sind längst nicht mehr die Ausnahme. Microsofts Work Trend Index 2025 zählt 57 % aller Meetings als Ad-hoc-Calls ohne Kalendereinladung, und jedes 10. geplante Meeting wird erst auf den letzten Drücker gebucht. Ungeplante Calls ohne Einladung gehören damit zum normalen Arbeitsalltag und sind kein Sonderfall.
Was bedeutet ad hoc? Bedeutung, Schreibweise und Verwendung im Job
Ad hoc bedeutet „zu diesem Zweck, dafür“ und „aus dem Augenblick heraus“. So steht es im Duden, der auch die Herkunft nennt: Latein, wörtlich „zu diesem“. Kurz gesagt: Was ad hoc passiert, passiert für einen einzigen Anlass und nicht als Teil einer Routine.
Viele suchen nach der Abkürzung dahinter. Es gibt keine. Es ist kein Akronym, sondern einfach eine lateinische Wortverbindung. Und die Schreibweise? Als Adverb schreibt man es getrennt und klein: Das haben wir ad hoc entschieden. In Zusammensetzungen kommen Bindestriche dazu, also Ad-hoc-Meeting, Ad-hoc-Anfrage, Ad-hoc-Bericht. Die Form adhoc liest man oft. Der Duden führt ausschließlich die Form ad hoc.
Im Job hängt der Ausdruck an ganz verschiedenen Dingen. Austauschbar sind die nicht:
- Ad-hoc-Meeting. Ein Call oder ein Raum für eine Frage, und zwar sofort;
- Ad-hoc-Anfrage. Eine Aufgabe, die ungeplant hereinkommt und im Wochenplan nicht vorgesehen war, typisch im Reporting, in der Datenanalyse und im Support;
- Ad-hoc-Bericht. Eine Auswertung, die jemand kurzfristig anfordert, außerhalb des festen Reportings;
- Ad-hoc-Session. In Agenturen und Beratungen üblich für einen ungeplanten Arbeitsblock, oft länger als ein Meeting;
- Ad-hoc-Ausschuss. Eine Gruppe, die für ein Thema gebildet und danach wieder aufgelöst wird, also eine Struktur und kein Termin.
Zwei davon werden ständig verwechselt. Eine Ad-hoc-Anfrage ist Arbeit, kein Termin: Jemand braucht kurzfristig eine Zahl, eine Auswertung oder eine Freigabe, und Sie schieben dafür etwas anderes zur Seite. Ein Ad-hoc-Meeting ist der Termin, den Sie ansetzen, wenn sich so eine Anfrage schriftlich nicht klären lässt. Viele Ad-hoc-Anfragen brauchen gar kein Meeting. Sie brauchen eine klare Antwort und jemanden, der sie gibt.
Für die meiste Verwirrung sorgt der letzte Punkt. Ein Ad-hoc-Ausschuss kann über einen längeren Zeitraum mehrfach tagen, und zwar für dieses eine Ziel. Ein Ad-hoc-Meeting ist dagegen in der Regel einmalig und nicht wiederkehrend.
Ad-hoc-Meetings und wiederkehrende Meetings im Vergleich
Ein wiederkehrendes Meeting gibt es wegen des Kalenders. Ein Ad-hoc-Meeting gibt es wegen eines Problems. Dieser Unterschied ändert alles: wer dabei ist, wie lange es dauert und was am Ende herauskommt.
| Was sich ändert | Ad-hoc-Meeting | Wiederkehrendes Meeting |
|---|---|---|
| Auslöser | Eine Entscheidung oder ein Blocker, der nicht warten kann | Ein fester Termin, lange vorher vereinbart |
| Vorlauf | Minuten bis wenige Stunden | Tage oder Wochen |
| Agenda | Eine Frage, oft direkt in der Chat-Nachricht, mit der jemand einlädt | Feste Agenda mit mehreren Punkten |
| Wer dabei ist | Nur wer entscheiden oder etwas freimachen kann | Das ganze Team oder eine feste Einladungsliste |
| Empfohlene Dauer | 15 bis 30 Minuten | 30 bis 60 Minuten |
| Ergebnis | Eine Entscheidung mit einem Namen dahinter | Status, Abstimmung, Folgeaufgaben |
| Dokumentation | Geht leicht verloren, wenn niemand aufzeichnet oder mitschreibt | Protokoll oder Notizen, ganz automatisch |
Tabelle zuletzt aktualisiert am: 20. August 2026.
Keine der beiden Formen ist besser. Schwierig wird es, wenn ein Team die eine nutzt, wo die andere hingehört. Meistens ist das eine Frage des passenden Meeting-Rhythmus, der genug Luft für Ungeplantes lässt.
Ad-hoc-Meeting: ein Beispiel Schritt für Schritt
Stellen Sie sich folgendes Beispiel vor, von Anfang bis Ende, bei einem B2B-Softwareunternehmen an einem ganz normalen Dienstag.
Um 09:12 Uhr sieht die Support-Leiterin 3 Tickets zu fehlgeschlagenen Kartenzahlungen. Sie schreibt in den Bereitschaftskanal und bekommt 6 Minuten lang keine Antwort. Statt weiter zu warten, startet sie einen Call und holt 3 Leute dazu: den Backend-Entwickler aus der Rufbereitschaft, die Kundenbetreuerin des größten betroffenen Kunden und den Engineering-Chef.
Der Call hat genau eine Frage: Release von gestern Nacht zurückrollen oder einen Fix nachschieben?
Er dauert 18 Minuten. Die Entscheidung: zurückrollen. Der Backend-Entwickler übernimmt das. Die Kundenbetreuerin schickt bis 10:30 Uhr eine Statusmeldung an die 11 betroffenen Kunden. Danach gehen alle wieder an die Arbeit.
Mehr ist es nicht: eine Frage, 4 Leute, die sie beantworten können, eine Entscheidung mit einem Namen dahinter und eine Uhrzeit. Achten Sie darauf, was fehlt. Der Call stand in keinem Kalender. Niemand hat ihn angesetzt, niemand wurde daran erinnert, und am Donnerstag ist die einzige Spur der Rollback-Entscheidung das, woran sich diese 4 Leute noch erinnern.
Warum Ad-hoc-Meetings in modernen Teams wichtig sind
Sie sind der Grund, warum verteilte Teams zwischen den geplanten Terminen überhaupt vorankommen. Wenn das halbe Team remote arbeitet, gibt es keine Tür, in die man sich lehnen kann, und keinen Schreibtisch, an den man kurz rübergeht. Das Gegenstück dazu ist ein Call, der aus einer Nachricht entsteht.
Bezahlt wird das mit Aufmerksamkeit. Derselbe Microsoft-Bericht stellt fest, dass Beschäftigte, die Microsoft 365 nutzen, während der Kernarbeitszeit etwa alle 2 Minuten unterbrochen werden, durch Meetings, E-Mails oder Benachrichtigungen. Ein Ad-hoc-Meeting ist eine dieser Unterbrechungen. Es lohnt sich nur, wenn das, was es klärt, größer ist als die Konzentration, die es zerstört.
Was bei Ad-hoc-Meetings schiefgeht
Vier Fehler sieht man dabei besonders häufig:
- Sie landen mitten in konzentrierter Arbeit. Ein Call von 20 Minuten kostet oft deutlich mehr als 20 Minuten, weil der Weg zurück in eine komplexe Aufgabe dauert;
- Ohne Agenda driften sie ab. Die Frage, die den Call ausgelöst hat, ist nach 5 Minuten beantwortet, und die restlichen 25 Minuten werden zum allgemeinen Plausch;
- Sie vermehren sich. Sobald ein Team gelernt hat, dass sich alles mit einem schnellen Call lösen lässt, ersetzen die schnellen Calls genau die Planung, die sie überflüssig gemacht hätte;
- Nichts wird festgehalten. Die Entscheidung steckt in 4 Köpfen, und wer sie am dringendsten gebraucht hätte, war nicht dabei.
Der letzte Punkt ist der teuerste. Er ist auch am leichtesten zu beheben, entweder mit Vorlagen für Meeting-Protokolle, die jemand wirklich ausfüllt, oder mit einer Aufzeichnung. Wenn das eigentliche Problem die Menge ist und nicht die Dokumentation, lohnt der Blick darauf, wie SocialBee seine Meetingzeit gesenkt hat.
So halten Sie Meetings fest, die nie im Kalender stehen
Ein Assistent, der am Kalender hängt, nimmt an dem teil, was im Kalender steht. Für einen Call, der als Chat-Nachricht angefangen hat, ist das genau das falsche Werkzeug. Ein Assistent, der sich nur auf Kalendereinladungen stützt, erfasst solche Calls ohne Einladung nicht automatisch.
Zwei Wege funktionieren ohne Einladung und ohne Bot im Meeting. Die MeetGeek Chrome-Erweiterung nimmt den Browser-Tab auf Knopfdruck auf. Jeder Call, der im Browser läuft, lässt sich also ab der ersten Sekunde mitschneiden. Die Desktop-App macht dasselbe unter macOS und Windows für Calls in einem nativen Client. Beide liefern danach ein Transkript, eine KI-Zusammenfassung und durchsuchbare Aufgaben, und beide gibt es in jedem Tarif, auch im kostenlosen. Für geplante Termine decken die Integrationen für Meeting-Plattformen Zoom, Google Meet und Microsoft Teams auf dem üblichen Weg ab.
Zwei Grenzen sollten Sie kennen, bevor Sie sich darauf verlassen. Der kostenlose Tarif umfasst 3 Stunden Transkription pro Monat, mit maximal 2 Stunden pro Aufnahme. Bei 15 bis 30 Minuten pro Call sind das ungefähr 6 bis 12 Ad-hoc-Meetings im Monat, bevor Sie einen bezahlten Tarif brauchen. Und ohne Bot aufzuzeichnen ist nicht dasselbe wie aufzuzeichnen, ohne Bescheid zu sagen. Teilnehmende zu informieren und die geltenden Einwilligungs- und Datenschutzregeln einzuhalten, bleibt Ihre Aufgabe.
Wenn Sie die Entscheidungen aus diesen ungeplanten Calls schriftlich haben wollen, ohne dass jemand mitschreibt, erledigt MeetGeek das automatisch.
Wann ist ein Ad-hoc-Meeting sinnvoll?
Immer dann, wenn ein Gespräch in Minuten klärt, wofür ein Chat-Verlauf einen ganzen Tag braucht.
1. Wenn eine Entscheidung jemanden blockiert
Eine einzige Freigabe hält Arbeit auf, die sonst fertig wäre. 10 Minuten mit der Person, die Ja sagen kann, schlagen einen Thread, der 4 Meinungen sammelt und keine Entscheidung.
2. Bei Störungen und Krisen
Ausfälle, Sicherheitsvorfälle und eskalierte Kundenfälle brauchen schnell klare Rollen. Ein kurzer Call verteilt, wer untersucht, wer kommuniziert und wer entscheidet, bevor zwei Leute dasselbe tun.
3. Wenn ein Projekt plötzlich anders läuft
Eine Abhängigkeit verschiebt sich oder eine Anforderung ändert sich, und der Plan von letzter Woche beschreibt die Realität nicht mehr. Ein Abstimmungscall von 20 Minuten ist billiger als eine Woche, in der alle auf unterschiedliche Annahmen hinbauen.
4. Wenn eine Idee nicht warten kann
Eine Ankündigung der Konkurrenz oder eine überraschende Chance hat ein kurzes Zeitfenster. 3 oder 4 Leute ins Gespräch zu bringen, ist besser, als für nächsten Donnerstag einen Workshop anzusetzen. Der Ablauf ähnelt eher einem Brainstorming als einem Status-Update.
So führen Sie ein gutes Ad-hoc-Meeting
Die ganze Disziplin passt in 6 Gewohnheiten.
1. Schreiben Sie die Frage in die Einladung
Formulieren Sie in der Nachricht, mit der Sie einladen, die eine Sache, die der Call klären soll. Dann denken die Leute schon über die Antwort nach, statt zu fragen, worum es geht.
2. Nur wer entscheidet, kommt dazu
Jede zusätzliche Person ist eine Unterbrechung, die Sie verursacht haben. Wer nur das Ergebnis braucht, bekommt hinterher das Ergebnis.
3. Begrenzen Sie den Call auf 15 bis 30 Minuten
Sagen Sie das Limit zu Beginn laut. Eine ausgesprochene Grenze verändert, wie Leute reden: Sie kommen zum Punkt, weil sie wissen, dass die Uhr läuft. Die MeetGeek-Auswertung von 1 Million aufgezeichneter Meetings zeigt, dass 44,8 % in weniger als 30 Minuten enden. Für ein Gespräch, das um eine einzige Frage herum gebaut ist, sind 15 bis 30 Minuten eine realistische Vorgabe.
4. Drei Stichpunkte statt echter Agenda
Drei Zeilen im Chat reichen. Wenn das Gespräch mehrere Agendapunkte oder echte Vorbereitung braucht, ist ein geplanter Termin wahrscheinlich das bessere Format. Dann passt eines dieser Beispiele für Meeting-Agenden besser.
5. Zeichnen Sie auf, statt mitzuschreiben
Wer tippt, nimmt nicht teil. Bei 4 Leuten ist das ein Viertel der Runde. Aufnahme und Transkript halten alle im Gespräch und liefern trotzdem ein Protokoll.
6. Enden Sie mit Name und Datum
Bevor jemand auflegt: Wer übernimmt den nächsten Schritt, und bis wann? Eine Entscheidung ohne Verantwortlichen ist nur ein Gespräch.
Alternativen zu Ad-hoc-Meetings
Nicht alles Dringende braucht einen Call. Drei Alternativen decken das meiste ab, was sonst zu einem Termin wird:
- Asynchrone Updates. Eine Nachricht, ein kurzes Loom-Video oder ein geteiltes Dokument reicht für alles, was eine Reaktion braucht, aber keine Diskussion, und genau darum geht es bei asynchroner Kommunikation;
- Ein fester Slot pro Tag oder Woche. Teams mit regelmäßigen Stand-up-Meetings brauchen tendenziell seltener Notfalltermine, weil Blocker dort oft schon am selben Tag zur Sprache kommen;
- Ein Entscheidungs-Thread. Frage nennen, die 2 Leute markieren, die entscheiden, und eine Frist für die Antwort setzen, was für jede Ermessensfrage funktioniert, die kein Gespräch braucht.
Der Test ist einfach. Wenn etwas Hin und Her braucht, ist es ein Call. Wenn es eine Antwort braucht, ist es eine Nachricht.
Das Wichtigste in Kürze
- Ad hoc bedeutet „zu diesem Zweck“, also für einen einzigen Anlass und nicht als Teil einer Routine;
- Ein Ad-hoc-Meeting wird kurzfristig für einen Zweck einberufen und endet, sobald dieser Zweck erfüllt ist, während eine Ad-hoc-Anfrage ungeplante Arbeit ist und meistens gar keinen Termin braucht;
- Microsoft zählt 57 % aller Meetings ohne Kalendereinladung, der ungeplante Call ist also der Normalfall geworden;
- Das Format funktioniert bei einer Frage, nur den Leuten, die sie beantworten können, 15 bis 30 Minuten Limit und einem Namen am Ende;
- Der größte Schwachpunkt ist, dass nichts festgehalten wird, weshalb die Aufzeichnung hier mehr zählt als in einem Meeting mit Protokoll.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet ad hoc im Meeting-Kontext?
Ad hoc heißt hier, dass der Termin für eine einzelne Situation entstanden ist und nicht als Teil einer Routine. Der lateinische Ausdruck heißt wörtlich „zu diesem“. In der Praxis beschreibt er einen Call, der in Minuten oder Stunden zustande kommt, weil etwas nicht bis zum nächsten geplanten Termin warten kann.
Wozu dient ein Ad-hoc-Meeting?
Es soll eine Entscheidung bringen oder einen Blocker lösen, und zwar schneller, als das schriftlich ginge. Der Zweck ist absichtlich eng: eine Frage, live geklärt, mit einem Verantwortlichen, der feststeht, bevor alle auflegen.
Heißt ad hoc dasselbe wie kurzfristig?
Nicht ganz. Ad hoc beschreibt den Anlass des Meetings, nicht den Zeitpunkt. Ein Ad-hoc-Meeting kann einen Tag vorher angesetzt werden und bleibt trotzdem ad hoc. In der Praxis überschneidet sich beides, weil ein Termin für einen einzelnen, dringenden Zweck meist auch kurzfristig zustande kommt.
Was ist eine Ad-hoc-Anfrage?
Eine Aufgabe, die ungeplant hereinkommt und im Wochenplan nicht vorgesehen war, etwa eine kurzfristig angeforderte Auswertung, eine Zahl fürs Management oder ein dringender Support-Fall. Sie ist Arbeit, kein Termin. Ein Ad-hoc-Meeting entsteht erst dann daraus, wenn sich die Anfrage schriftlich nicht klären lässt.
Wie lang sollte ein Ad-hoc-Meeting dauern?
Zielen Sie auf 15 bis 30 Minuten. Nach einer halben Stunde beantwortet der Call meist nicht mehr seine ursprüngliche Frage, und das neue Thema verdient einen eigenen, geplanten Termin.
Kann man Ad-hoc-Meetings aufzeichnen und transkribieren?
Ja. Da viele Ad-hoc-Calls keine Kalendereinladung haben, funktionieren vor allem zwei Wege: eine Browser-Erweiterung, die den Tab aufnimmt, oder eine Desktop-App, die den Call aufnimmt. Beide starten auf Knopfdruck statt über eine Einladung. MeetGeek kann beides und liefert danach Transkript und Zusammenfassung.
Basierend auf 1 Million von MeetGeek aufgezeichneten Meetings.
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