Bedeutung und Durchführung eines Ad-hoc-Meetings

Die Arbeit läuft selten genau wie geplant. Termine verschieben sich, Probleme tauchen wie aus dem Nichts auf, und manchmal ist ein kurzes Gespräch der einzige Weg, um voranzukommen. Hier kommen Ad-hoc-Besprechungen ins Spiel: kurze, fokussierte Diskussionen, die Teams helfen, schnelle Entscheidungen zu treffen, wenn etwas nicht auf das nächste geplante Meeting warten kann.

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Aber was bedeutet das eigentliche Ad-hoc-Meeting, und wie passen diese spontanen Treffen in einen geschäftigen Arbeitstag, ohne den Fokus zu verlieren? In diesem Leitfaden erläutern wir, was Ad-hoc-Besprechungen auszeichnet, wann sie eingesetzt werden sollten und wie sie produktiv gestaltet werden können

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Was bedeutet eine Ad-hoc-Sitzung?

Der Begriff ad hoc kommt aus dem Lateinischen und bedeutet „zu diesem Zweck“. In einem Geschäftsumfeld beschreibt es ein Meeting, das organisiert wird, um einen unmittelbaren Bedarf zu decken, und nicht um etwas, das im Voraus geplant ist.

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Im Gegensatz zu geplanten Besprechungen, die einem wiederkehrenden Muster folgen und oft einen formellen Agenda, Ad-hoc-Besprechungen sind ungeplante Treffen, die kurzfristig vereinbart werden, um dringende Probleme zu behandeln oder schnelle Entscheidungen zu treffen.

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Diese Treffen sind in der Regel:

• Kurz und bündig: Sie halten in der Regel nur so lange an, wie es zur Lösung des Problems erforderlich ist.
• Zielorientiert: Jede Sitzung hat eine spezifisches Ziel oder gewünschtes Ergebnis.
• Klein: Nur wichtige Mitarbeiter oder relevante Interessengruppen sind eingeladen.
• Flexibel: Sie können persönlich, per Chat oder über einen kurzen Videoanruf stattfinden.

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Zu den gängigen Beispielen gehören:

• Ein Marketingteam, das zusammenkommt, um eine Kampagnenänderung in letzter Minute zu genehmigen.
• Ein Produktmanager ruft eine Schnellsynchronisierung auf, um ein zeitkritisches Problem zu lösen.
• Ein Leiter des Kundensupports versammelte einige Agenten, um die kritischen Probleme zu lösen.
• Ein Projektkoordinator, der sich bei unerwarteten Angelegenheiten meldet und das nächste Meeting kaum erwarten kann.

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Kurz gesagt, ein Ad-hoc-Meeting hilft Teams, schnell auf unerwartete Situationen zu reagieren, die sofortige Aufmerksamkeit und Entscheidungsfindung erfordern.

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Wie sich Ad-hoc-Besprechungen von regulären Treffen unterscheiden

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Regelmäßige Treffen sind wiederkehrend und strukturiert. Sie folgen einer gleichbleibenden Zeit, haben geplante Redner und beinhalten oft eine lange Tagesordnung. Ad-hoc-Sitzungen sind dagegen reaktiv und flexibel.

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Zu den Hauptunterschieden gehören:

• Zweck: Ad-hoc-Sitzungen konzentrieren sich auf dringende Entscheidungen, während bei regelmäßigen Treffen langfristige Entscheidungen überprüft werden Ziele oder Updates.
• Zeitpunkt: Ad-hoc-Besprechungen finden kurzfristig statt; geplante Treffen folgen einer festen Routine.
• Zubereitung: Reguläre Treffen beinhalten eine detaillierte Planung und eine formelle Tagesordnung, während Ad-hoc-Sitzungen in der Regel eine kurze Tagesordnung mit spezifischen Zielen haben.
• Teilnehmer: An Ad-hoc-Sitzungen nehmen in der Regel nur Personen teil, die über das erforderliche Fachwissen oder die erforderliche Entscheidungskompetenz verfügen.

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Beide haben einen Wert, aber der Schlüssel liegt darin, zu wissen, wann sie jeweils verwendet werden müssen. Ad-hoc-Besprechungen lösen dringende Probleme schnell, während wiederkehrende Besprechungen dafür sorgen, dass die Teams über einen längeren Zeitraum an einem Strang ziehen.

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Warum Ad-hoc-Besprechungen in modernen Teams wichtig sind

Die heutigen Arbeitsplätze hängen von Agilität ab. Da hybrides Arbeiten und Telearbeit heute Standard sind, verlassen sich Teams häufig auf die Zusammenarbeit in Echtzeit, um in Verbindung zu bleiben und Projekte am Laufen zu halten.

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Die meisten Ad-hoc-Besprechungen ermöglichen dies, indem sie verteilten Teams die Möglichkeit geben, Probleme schnell zu lösen, anstatt auf den nächsten geplanten Check-in zu warten. Sie ermöglichen auch eine schnelle Entscheidungsfindung in kritischen Angelegenheiten, die andernfalls den Fortschritt verlangsamen und zu unnötigen Engpässen führen könnten.

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Im besten Fall können diese spontanen Gespräche zu kreativen Lösungen führen und eine offene Kommunikation fördern. Wenn sie mit Bedacht geführt werden, steigern sie die Teamproduktivität und fördern Innovationen, insbesondere wenn sie durch klare Kommunikationsgewohnheiten und die richtigen Tools zur Erfassung von Ergebnissen unterstützt werden.

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Die Herausforderungen von Ad-hoc-Sitzungen

Ad-hoc-Besprechungen sind zwar nützlich, um unerwartete Situationen zu bewältigen, bringen jedoch mehrere Herausforderungen mit sich.

• Unterbrechungen der konzentrierten Arbeit: Häufige spontane Besprechungen können die intensive Arbeit stören und es den Mitarbeitern erschweren, sich zu konzentrieren.
• Fehlende Struktur: Ohne eine fokussierte Agenda können diese Sitzungen abdriften und Zeit verschwenden.
• Zeitineffizienz: Wenn sie zu oft vorkommen, kann selbst ein kurzes Meeting zu einem Zeitverlust werden.
• Verpasste Follow-ups: Ohne Dokumentation oder Sitzungsprotokoll, wichtige Entscheidungen können vergessen werden.

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Diese Fallstricke können sich leicht negativ auf Moral und Produktivität auswirken. Aus diesem Grund ist es wichtig, Ad-hoc-Besprechungen effektiv und nicht reaktiv zu gestalten.

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Wie MeetGeek Ihnen hilft, Ad-hoc-Besprechungen effektiv zu verwalten

MeetGeek macht aus jedem noch so spontanen Ad-hoc-Meeting eine Gelegenheit für klare Kommunikation und sinnvolles Handeln.

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Wenn ein Anruf in letzter Minute erfolgt, können Sie den Meeting-Link einfach in die Seite „Bevorstehende Besprechungen“ einfügen, und der Bot von MeetGeek nimmt automatisch teil, um die Sitzung aufzuzeichnen, zu transkribieren und zusammenzufassen.

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Diese Funktion ist besonders nützlich für spontane Besprechungen, die nicht in Ihrem Kalender erscheinen, aber dennoch dokumentiert werden müssen. Unmittelbar danach erhalten Sie genaue Sitzungsprotokolle und wichtige Punkte, sodass alle Beteiligten stets auf dem Laufenden sind.

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Sie können Besprechungsnotizen auch sofort mit Stakeholdern teilen, die nicht teilnehmen konnten, sodass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben, ohne die Konversationen wiederholen zu müssen.

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Wenn das Meeting direkt in Ihrem Browser stattfindet, sorgt die Chrome-Erweiterung von MeetGeek für einen ebenso reibungslosen Ablauf. Mit einem Klick können Sie die Aufnahme über das schwebende Widget starten, ohne dass eine Einrichtung oder Planung erforderlich ist.

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Jedes ungeplante Meeting wird in MeetGeek organisiert und durchsuchbar, sodass es einfach ist, Diskussionen erneut zu besuchen, Ergebnisse zu verfolgen und den Kontext projektübergreifend aufrechtzuerhalten.

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Dies hilft Teams, effizient und konzentriert zu bleiben, auch wenn unerwartete Situationen bewältigt werden, die eine schnelle Reaktion erfordern.

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Wann sollten Sie eine Ad-hoc-Besprechung abhalten?

Nicht jede Diskussion verdient ein Treffen, aber in manchen Momenten ist sofortiges Handeln gefragt. Solche Besprechungen eignen sich am besten für Situationen, in denen das Warten auf die nächste geplante Besprechung den Fortschritt verlangsamen oder ein Problem verschlimmern könnte.

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1. Wenn eine schnelle Entscheidung erforderlich ist

Manchmal erreichen Projekte einen Punkt, an dem eine Entscheidung nicht warten kann. Vielleicht benötigt ein Kunde eine dringende Genehmigung, oder ein Lieferant hat seinen Liefertermin geändert. In diesen Fällen gibt ein Ad-hoc-Meeting den Entscheidungsträgern die Möglichkeit, das Problem sofort zu besprechen und die nächsten Schritte zu vereinbaren.

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Diese Art der schnellen Entscheidungsfindung hält die Arbeit voran und verhindert, dass kleine Verzögerungen zu größeren Rückschlägen werden. Ein kurzes Meeting mit wichtigen Mitarbeitern ist oft effizienter als ein langes E-Mail senden Kette oder verzögerte Reaktion.

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2. Während einer Krise oder bei der Problemlösung

Krisen warten nicht auf geplante Termine im Kalender. Wenn ein System ausfällt, eine Kampagne ausfällt oder ein Kunde ein dringendes Anliegen vorbringt, müssen die Teams schnell zusammenkommen. Bei einer Ad-hoc-Besprechung kommen die richtigen Personen in ein Gespräch, sodass sofort reagiert werden kann.

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In diesem Bereich können Sie Verantwortlichkeiten zuweisen, Wiederherstellungsmaßnahmen skizzieren und sicherstellen, dass jeder seine Rolle bei der Behebung des kritischen Problems versteht. In Momenten wie diesen kann die Zusammenarbeit in Echtzeit den Unterschied zwischen einer schnellen Wiederherstellung und einer längeren Unterbrechung ausmachen.

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3. Für dringende Projektanpassungen

Projekte bewegen sich oft in unvorhersehbare Richtungen. Termine verschieben sich, Abhängigkeiten überschneiden sich oder neue Informationen ändern die Prioritäten. In diesen Situationen hilft ein kurzes, zielgerichtetes Ad-hoc-Meeting den wichtigsten Stakeholdern und relevanten Teammitgliedern, sich auf das Wesentliche zu einigen.

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Es ist eine Gelegenheit, Blockaden zu entfernen, Zeitpläne anzupassen und alle wieder auf das gewünschte Ergebnis zu konzentrieren. Ohne diese Art der Abstimmung können Missverständnisse leicht zu Doppelarbeit oder verpassten Terminen führen.

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4. Um zeitkritische Ideen zu brainstormen

Nicht bei allen Ad-hoc-Sitzungen geht es um die Lösung von Krisen; bei einigen geht es darum, Chancen zu nutzen. Wenn eine neue Idee auftaucht oder ein zeitkritisches Thema neue Denkansätze erfordert, kann ein spontanes Treffen die richtige Mischung von Perspektiven zusammenbringen, um gleichzeitig kreative Lösungen zu finden Brainstorming.

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Da diese Treffen informell und kurz sind, neigen die Teilnehmer dazu, Ideen freier auszutauschen, als dies bei regelmäßigen Treffen mit geplanten Rednern und langen Tagesordnungen der Fall wäre. Diese Flexibilität führt häufig zu schnelleren Innovationen und praktischen nächsten Schritten, die sofort umgesetzt werden können.

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So führen Sie ein effektives Ad-hoc-Meeting durch

Auch wenn Ad-hoc-Besprechungen schnell vereinbart werden, müssen sie nicht chaotisch sein. Der Schlüssel, um sie produktiv zu machen, liegt in Struktur, Klarheit und Konzentration. Ein paar einfache Schritte können Teams helfen, das Beste aus diesen spontanen Diskussionen herauszuholen.

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1. Klären Sie den Zweck, bevor Sie beginnen

Bevor Sie eine Einladung versenden, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu definieren warum das Treffen findet statt. Welches Problem versuchst du zu lösen? Welche spezifischen Ziele sollten am Ende erreicht werden? Dieser Schritt gibt den Ton für das gesamte Gespräch an und hilft allen, sich vorzubereiten.

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Indem Sie den Zweck klar angeben, egal ob es darum geht, eine Entscheidung zu treffen, Aufgaben zuzuweisen oder ein zeitkritisches Problem zu lösen, vermeiden Sie unnötige Diskussionen und konzentrieren sich auf das gewünschte Ergebnis.

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2. Laden Sie nur die wichtigsten Teilnehmer ein

Nicht jeder muss an jedem Meeting teilnehmen. Beschränken Sie die Einladungsliste auf diejenigen, die direkt zur Konversation beitragen können: Personen mit dem erforderlichen Fachwissen, Entscheidungsbefugnissen oder relevanten Informationen.

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Eine kleinere Gruppe bedeutet schnellere Diskussionen und klarere Ergebnisse. Es respektiert auch die konzentrierte Arbeit aller und verhindert unnötige Unterbrechungen für diejenigen, die nicht involviert werden müssen.

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3. Halten Sie das Meeting kurz und konzentriert

Da Ad-hoc-Besprechungen häufig während eines vollen Terminkalenders stattfinden, ist Zeitmanagement unerlässlich. Je nach Komplexität des Themas sollten Sie 15—30 Minuten einplanen. Fangen Sie pünktlich an, halten Sie sich an die kurze Tagesordnung und vermeiden Sie es, vom Weg abzukommen.

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Die Festlegung eines Zeitlimits hilft den Teilnehmern, präzise und engagiert zu bleiben und gleichzeitig sicherzustellen, dass das Meeting andere Prioritäten nicht beeinträchtigt. Kurze, fokussierte Sitzungen führen in der Regel zu besseren Entscheidungen und minimieren den Zeitverlust.

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Wenn Sie mehr über die Verkürzung von Besprechungszeiten erfahren möchten, schauen Sie sich an diese Fallstudie darüber, wie SocialBee ihre mit Hilfe von MeetGeek um 20% reduziert hat!

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4. Verwenden Sie eine Mikroagenda oder eine Liste mit wichtigen Fragen

Auch wenn es sich um ungeplante Besprechungen handelt, sorgt ein einfacher Leitfaden dafür, dass sie organisiert sind. Bereite einige Stichpunkte oder wichtige Fragen vor, die besprochen werden sollen. Eine Mikroagenda ist ein Instrument, um den Fokus zu behalten und sicherzustellen, dass Sie alles Wichtige abdecken.

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Beginnen Sie beispielsweise mit dem aktuellen Problem, identifizieren Sie die Ursachen und vereinbaren Sie dann die nächsten Schritte. Dieser kleine Aufwand hilft, Verwirrung zu vermeiden und sorgt dafür, dass die Diskussion ergebnisorientiert ablaufen kann.

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5. Machen Sie sich Notizen oder verwenden Sie MeetGeek, um Erkenntnisse automatisch zu erfassen

Dokumentation ist wichtig, auch in einer kurzen Besprechung. Anstatt sich auf das Gedächtnis zu verlassen, verwenden Sie Projektmanagement-Tools oder MeetGeek, um Entscheidungen, wichtige Erkenntnisse und Folgemaßnahmen zu dokumentieren.

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Lerne Geek kennen zeichnet Ihre Ad-hoc-Besprechungen automatisch auf und fasst sie zusammen, sodass Sie wichtige Punkte später überprüfen und mit den relevanten Stakeholdern teilen können. Dies verhindert nicht nur Missverständnisse, sondern gewährleistet auch Kontinuität, wenn das Thema in zukünftigen Diskussionen erneut auftaucht.

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6. Beenden Sie mit klaren nächsten Schritten und einer klaren Eigenverantwortung

Eine effektive Ad-hoc-Besprechung sollte immer mit Klarheit enden. Bevor Sie aufhören, fassen Sie zusammen, was besprochen wurde, und bestätigen Sie, wer für die einzelnen Aktionspunkte verantwortlich ist.

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Legen Sie Termine fest und stellen Sie sicher, dass sich alle über ihre Rolle einig sind. Diese kurze Zusammenfassung verstärkt die Rechenschaftspflicht und verhindert spätere Verwirrung. Wenn Sie am Ende ein paar Minuten mit der Ausrichtung verbringen, können Sie sich später stundenlanges Rückwärtsgehen ersparen.

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Alternativen zu Ad-hoc-Sitzungen

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Ad-hoc-Besprechungen sind zwar nützlich, um dringende oder unerwartete Probleme zu lösen, aber nicht in jeder Situation müssen Personen in Echtzeit zusammenkommen. An dieser Stelle kommen Alternativen ins Spiel. Diese Methoden ermöglichen es Teams, effektiv zusammenzuarbeiten, ohne die intensive Arbeit zu unterbrechen oder unnötige Anrufe zu planen.

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Asynchrone Tools

Tools wie Slack, Loom und Notion helfen Teams dabei, Updates und Ideen auszutauschen, ohne dass alle gleichzeitig online sein müssen. Mit Slack und asynchrone Kommunikation Tool, mit dem Sie schnelle Updates oder Fragen in speziellen Kanälen posten und wichtige Stakeholder taggen können, wenn Beiträge für eine schnelle Problemlösung benötigt werden.

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Mit Loom können Benutzer kurze Videobotschaften aufnehmen, um komplexe Themen visuell zu erklären, während Notion gemeinsame Seiten zur Verfolgung des Fortschritts, zum Brainstorming oder zur Pflege kollaborativer Dokumente bietet.

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Tägliche oder wöchentliche Stand-ups

Diese Treffen sind eine weitere Alternative zu ständigen Ad-hoc-Sitzungen. Diese geplanten Besprechungen bieten einen regelmäßigen Raum für schnelle Updates, Aufgabenüberprüfungen und die Abstimmung von Zielen. Da jeder weiß, wann sie stattfinden, entfällt die Notwendigkeit ständiger einmaliger Besprechungen während der Woche. Wenn Sie sie kurz und strukturiert halten, indem Sie sich auf Fortschritte, Hindernisse und die nächsten Schritte konzentrieren, können Sie eine klare Kommunikation aufrechterhalten und gleichzeitig die Zeit der einzelnen Personen respektieren.

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Kollaborative Nachrichten-Threads 

Nachrichten-Threads eignen sich auch gut, um die Klarheit über sich entwickelnde Themen zu wahren. Teams können geteilte Channels oder Projektmanagement-Software verwenden, um Updates auszutauschen, wichtige Entscheidungen zu dokumentieren und Probleme asynchron zu lösen. Dieser Ansatz erstellt eine schriftliche Aufzeichnung von Gesprächen und Entscheidungen, was es einfacher macht, den Kontext später nachzuverfolgen und sicherstellt, dass keine Informationen verloren gehen.

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Aus Ad-hoc-Besprechungen aussagekräftige Ergebnisse machen

Ad-hoc-Besprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil des heutigen kollaborativen Arbeitsplatzes. Sie helfen Teams, mit unerwarteten Situationen umzugehen, dringende Entscheidungen zu treffen und Probleme zu lösen, die nicht warten können. Aber zu viele von ihnen können zu Burnout, Zeitverschwendung und schlechter Planung führen.

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Durch die Festlegung klarer Ziele, die Einhaltung einer fokussierten Tagesordnung und die Dokumentation wichtiger Entscheidungen können Teams selbst ungeplante Besprechungen produktiv gestalten. Und mit MeetGeek wird jede Konversation zu einer Quelle der Klarheit: aufgezeichnet, organisiert und einfach zu teilen.

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Testen Sie MeetGeek kostenlos und verwandeln Sie Ihre Ad-hoc-Besprechungen in organisierte, aufschlussreiche und umsetzbare Sitzungen.

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Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet „ad hoc“ in einem Besprechungskontext?

Es handelt sich um eine Besprechung, die für einen bestimmten Zweck vereinbart wurde, häufig um eine kurze, ungeplante Besprechung, in der dringende Probleme oder zeitkritische Entscheidungen behandelt werden sollen.

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Wie lange sollte eine Ad-hoc-Besprechung dauern?

Sie sollten Ad-hoc-Besprechungen kurz halten, in der Regel unter 30 Minuten. Ein kurzes Meeting hilft dabei, Probleme effizient zu lösen, ohne die intensive Arbeit zu unterbrechen.

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Woran können Sie erkennen, ob Sie zu viele Ad-hoc-Besprechungen haben?

Wenn sie mehrmals pro Woche stattfinden oder dieselben Themen wiederholt behandeln, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie spontan zu viele Besprechungen abhalten und es an der Zeit ist, zu geplanten Besprechungen oder asynchronen Updates überzugehen.

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Können Ad-hoc-Besprechungen aufgezeichnet oder transkribiert werden?

Ja. Verwenden MeetGeek, können Sie Ad-hoc-Besprechungen automatisch aufzeichnen, transkribieren und zusammenfassen, wobei wichtige Punkte und Folgemaßnahmen als Referenz gespeichert werden.

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