So verwenden Sie Microsoft Teams AI für Besprechungen

Besprechungen sollen die Produktivität steigern, können Sie jedoch überfordern, wenn Sie versuchen, sich Notizen zu machen, Entscheidungen im Auge zu behalten und sich auf das Gespräch einzulassen. Es ist leicht, wichtige Punkte zu vergessen oder wichtige Details zu übersehen.

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An dieser Stelle kommt der AI Copilot von Microsoft Teams ins Spiel. Mit automatischen Zusammenfassungen, Transkriptionen in Echtzeit und intelligenten Erkenntnissen erfasst er wichtige Momente, sodass Sie sich auf das Gespräch konzentrieren können, anstatt sich Notizen zu machen. Mit Copilot können Sie sofort Fragen stellen, Aktionspunkte abrufen und Besprechungszusammenfassungen erstellen.

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In diesem Handbuch zeigen wir Ihnen, wie Sie den Copilot von MS Teams verwenden, um Ihre Besprechungen effizienter, organisierter und stressfreier zu gestalten.

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Microsoft Copilot-Funktionen für Besprechungen:

• Zusammenfassungen der Besprechungen in Echtzeit: Copilot informiert während der Besprechungen live, fasst wichtige Punkte zusammen und hebt Bereiche hervor, in denen Einigkeit oder Diskussion besteht. Dies erleichtert es den Besprechungsteilnehmern, den Überblick zu behalten, ohne sich Notizen zu machen.
• Intelligente Zusammenfassung: Haben Sie ein Meeting verpasst? Kein Problem. Nach Ende des Meetings sorgt Copilot KI-generierte Besprechungsnotizen, einschließlich wichtiger Themen, Entscheidungen und Aufgaben, damit Benutzer schnell auf dem Laufenden bleiben können.
• Zusammenfassung und Höhepunkte des Anrufs: Nach Sprachanrufen erstellt die App auch KI-gestützte Zusammenfassungen, in denen wichtige Diskussionen und Aktionspunkte notiert werden, sodass Sie Dinge nicht manuell transkribieren müssen.
• Zuschreibung des Sprechers: Copilot verfolgt, wer was in einer Besprechung gesagt hat, sodass es einfach ist, Konversationen zu verfolgen und wichtige Beiträge bestimmter Redner zu überprüfen.
• Stimmisolierung: Wenn Sie sich in einer lauten Umgebung befinden, kann Copilot Hintergrundgeräusche herausfiltern, sodass nur Ihre Stimme deutlich zu hören ist. Perfekt für Telearbeit oder Anrufe in belebten Räumen.

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So richten Sie Besprechungen mit Teams Copilot ein

Wenn Sie ein Meeting in Microsoft Teams organisieren, haben Sie die Kontrolle darüber, wie und wann Copilot verwendet wird. Auch wenn Sie keine Copilot-Lizenz haben, können Sie anhand der Einstellungen Ihrer Organisation entscheiden, ob die Teilnehmer darauf zugreifen können.

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Bevor Sie Ihr Meeting starten, können Sie die Copilot-Einstellungen anpassen, um zu entscheiden, wann es verfügbar sein wird. Je nach den Richtlinien Ihrer Organisation können Sie aus den folgenden Optionen wählen:

• Während und nach dem Treffen: Copilot bleibt während der gesamten Besprechung und auch nach deren Ende aktiv, aber die Transkription muss aktiviert sein, damit sie funktioniert. Copilot beginnt mit der Arbeit, sobald das Meeting mit der Transkription beginnt.
• Nur während des Treffens: Copilot generiert während des Meetings mithilfe von Sprache-zu-Text-Daten Erkenntnisse in Echtzeit. Sobald das Meeting beendet ist, verschwinden die Daten jedoch, sofern die Transkription nicht aktiviert wurde.
• Aus: Copilot ist vollständig ausgeschaltet, was bedeutet, dass keine Transkription, Aufnahme oder KI-generierte Notizen verfügbar sind. Dies ist am besten für private oder vertrauliche Besprechungen geeignet.

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Sobald das Meeting beginnt, können Sie oder jeder Teilnehmer mit Zugriff Copilot einschalten:

• Klicken Sie auf Copilot-Taste in den Besprechungskontrollen.
• Wenn die Transkription noch nicht aktiviert ist, werden Sie von der Teams-App aufgefordert, sie zu starten.
• Nach der Aktivierung beginnt Copilot mit der Analyse und Zusammenfassung der Diskussionen.

HINWEIS: Ihre Fähigkeit, die Copilot-Einstellungen zu steuern, hängt von den Regeln Ihrer Organisation, der Microsoft-Lizenz, den Vertraulichkeitsbezeichnungen und den Besprechungsvorlagen ab. Wenn Sie die Option zur Aktivierung von Copilot nicht sehen, erkundigen Sie sich bei Ihrem IT-Administrator, was für Ihre Besprechungen zulässig ist.

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So halten Sie sich auf dem Laufenden, wenn Sie zu spät zu einem Meeting mit Teams Copilot kommen:

1. Wenn Sie mit mehr als 5 Minuten Verspätung an einem Meeting teilnehmen, zeigt Teams eine Benachrichtigung mit einer Zusammenfassung an.
2. Klicken Sie „Copilot öffnen“, und eine Zusammenfassung der bisherigen Besprechung wird auf der rechten Seite Ihres Bildschirms angezeigt. Auf diese Weise können Sie sehen, was bereits besprochen wurde, ohne andere fragen zu müssen.
3. Wenn Sie die Zusammenfassung überprüfen möchten, während Sie mit der Besprechung fortfahren, klicken Sie auf „Herauspacken“ um Copilot in einem separaten Fenster zu öffnen. Auf diese Weise können Sie wichtige Punkte durchgehen und gleichzeitig am Gespräch teilnehmen.
4. Vor Ende des Treffens wird Copilot eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Erkenntnissen und den nächsten Schritten vorlegen.

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HINWEIS: Sie können Copilot auch bitten, zu überprüfen, ob es ungelöste Themen oder offene Fragen gibt, die Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen.

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💡 PROFI-TIPP: Benötigen Sie mehr als nur eine Zusammenfassung? Klicken Sie auf Copilot-Taste in den Meeting-Bedienelementen und wählen Sie hilfreiche Eingabeaufforderungen aus der Teams AI-Bibliothek aus, z. B.:

- Zusammenfassung des bisherigen Treffens
- Aktionspunkte auflisten
- Markieren Sie wichtige Diskussionspunkte
- Schlagen Sie weitere Fragen vor

‍Sie können auch Ihre eigenen Fragen eingeben, wie:
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1. Wo sind wir uns bei diesem Thema nicht einig?
2. Wie hat [ein Teilnehmer] auf den Vorschlag reagiert?
3. Welche Fragen kann ich stellen, um die Diskussion voranzubringen?

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So führen Sie effektivere Microsoft Teams-Besprechungen durch

Microsoft Teams Copilot eignet sich hervorragend, um Diskussionen zusammenzufassen und Erkenntnisse aus Besprechungen zu gewinnen. Wenn Sie jedoch eine Lösung benötigen, die zusätzliche Flexibilität und fortschrittliche Automatisierung bietet, um Ihre Besprechungen kollaborativer zu gestalten, MeetGeeks Meeting-Assistent ist die Antwort.

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Ganz gleich, ob Sie automatische Aufzeichnungen, KI-generierte Besprechungszusammenfassungen oder eine nahtlose Integration mit anderen Tools benötigen, MeetGeek ergänzt Teams Copilot in mehreren wichtigen Bereichen.

Hier ist der Grund, warum du MeetGeek vielleicht für deine nächsten Teams-Meetings verwenden möchtest:

• Mit MeetGeek werden Besprechungen automatisch aufgezeichnet, auch wenn Sie nicht der Gastgeber sind. Teams Copilot erfordert eine manuelle Aktivierung und funktioniert nur, wenn die Transkription aktiviert ist.

• MeetGeek funktioniert auf allen wichtigen Plattformen — MS Teams, Google Meet, Zoom und sogar Offline-Meetings — und bietet Ihnen eine umfassende Lösung.
• Im Gegensatz zu Teams Copilot, das Zusammenfassungen innerhalb der Microsoft-Umgebung bereitstellt, erstellt MeetGeek detaillierte, strukturierte Besprechungszusammenfassungen, die auf verschiedenen Plattformen geteilt werden können.
• Während Teams Copilot für Microsoft 365-Apps konzipiert ist, verbindet sich MeetGeek mit Über 10.000 Apps einschließlich Slack, Notion, Trello, HubSpot über Zapier oder Machen Sie es einfacher, Workflows zu automatisieren und teilen Sie Besprechungserkenntnisse mit verschiedenen Tools.
• MeetGeek bietet wertvolle Einblicke, indem es Trends und das Engagement der Redner verfolgt. Dies hilft Ihnen, die Teamleistung zu verbessern, Coaching-Möglichkeiten zu bieten und die Produktivität zu steigern.

• MeetGeek transkribiert und fasst Besprechungen in über 50 Sprachen mit hoher Genauigkeit zusammen, während Teams Copilot hauptsächlich für Englisch optimiert ist.
• MeetGeek automatisiert Follow-ups und Versendungen personalisierte Sitzungsprotokolle, und organisiert Aufnahmen in einem durchsuchbare Wissensdatenbank. Teams Copilot konzentriert sich auf Einblicke in Echtzeit, bietet jedoch nicht den gleichen Grad an Automatisierung nach Besprechungen.
  
  

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• Teams Copilot ist für interne Teambesprechungen konzipiert, während MeetGeek sowohl für interne als auch für externe Besprechungen geeignet ist und es einfacher macht, Erkenntnisse mit Kunden, Partnern oder Stakeholdern auszutauschen.

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Wenn Sie Teams Copilot bereits verwenden, kann MeetGeek eine großartige Ergänzung für eine bessere Automatisierung und Workflow-Integration nach dem Meeting sein. Und wann immer Sie einen KI-Meeting-Assistenten benötigen, der plattformübergreifend funktioniert, ohne Einschränkungen aufzeichnet und dabei hilft, Follow-ups und Zusammenarbeit zu automatisieren, ist MeetGeek für Sie da.

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Durch die Kombination von MeetGeek mit Teams erhalten Sie das Beste aus beiden Welten: Unterstützung in Echtzeit bei Besprechungen mit Copilot und intelligentere Automatisierung nach dem Meeting mit MeetGeek.

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So automatisieren Sie das Erstellen von Notizen mit Teams Copilot

A. So fügen Sie KI-generierte Notizen zu einer Team-Besprechungseinladung hinzu:

1. Offen Microsoft-Teams und gehe zu Kalendarium auf der linken Seite.
2. Klicken Sie Neues Treffen um ein Treffen zu vereinbaren.
3. Suchen Sie im Fenster mit der Besprechungseinladung nach Umschalten zwischen KI-generierten Notizen und schalte es auf um automatische Transkription und Notizen zu ermöglichen.
4. Klicken Sie Speichern und verschicke die Einladung wie gewohnt.
5. KI-generierte Notizen transkribieren und fassen Ihr Meeting jetzt automatisch zusammen.

HINWEIS: Diese Funktion funktioniert nur für geplante Besprechungen und kann nicht für Kanalbesprechungen, Sofortbesprechungen oder Teams-Anrufe verwendet werden.

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B. So fügen Sie während einer Teambesprechung KI-generierte Notizen hinzu:

1. Öffnen Sie die Meeting-Bedienelemente und klicken Sie auf AI-Hinweise im Meeting-Chat oder oben auf dem Bildschirm.
2. Klicken Sie auf Copilot-Symbol, dann schalten Sie die Umschalten zwischen KI-generierten Notizen.
3. Nach der Aktivierung wird der Notizen-Symbol wird sich ändern und zeigt an, dass KI-generierte Notizen aktiv sind. Es kann einige Minuten dauern, bis Notizen erscheinen, während die KI die Diskussion bearbeitet.

HINWEIS #1: KI-generierte Notizen basieren auf dem Sitzungsprotokoll. Wenn die Transkription deaktiviert ist, wird das Aufzeichnen von Notizen unterbrochen, bis sie wieder aktiviert wird.

HINWEIS #2: Nur Microsoft 365 Copilot-Benutzer (Organisatoren oder Moderatoren auf Desktop/Web) können KI-generierte Notizen ein- oder ausschalten, aber alle Teilnehmer (außer externen Gästen) können Live-Updates sehen.

HINWEIS #3: Mobile Teilnehmer können sehen, wie Live-Notizen generiert werden, können sie aber während des Meetings nicht aktivieren oder deaktivieren.

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C. So schalten Sie KI-generierte Notizen während eines Meetings aus:

1. Klicken Sie auf das KI-generiertes Notizensymbol in den Besprechungskontrollen.
2. Wählen Sie die Copilot-Symbol um die Einstellungen zu öffnen.
3. Schalten Sie das aus Umschalten zwischen KI-generierten Notizen. Copilot hört auf, neue Notizen zu machen, aber alle bereits aufgenommenen Notizen bleiben sichtbar.

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D. So überprüfen Sie KI-generierte Notizen nach einem Meeting:

1. Offen Mannschaften und gehe zu Plaudern auf der linken Seite.
2. Finde den Besprechung-Chat wo KI-generierte Notizen aktiviert wurden.
3. Klicken Sie Zusammenfassung oben im Meeting-Chat, oder wählen Sie Zusammenfassung ansehen aus dem Vorschaubild des Meetings.
4. Klicken Sie auf KI-generiertes Notizensymbol um die Notizen zu überprüfen.

NOTIZ: KI-generierte Notizen werden auf einer Microsoft Loop-Seite gespeichert, auf der jeder Teilnehmer die Notizen vor, während oder nach dem Meeting bearbeiten oder aktualisieren kann. Sie können auch auf der Registerkarte „KI-Zusammenfassung“ nach einer vollständigen Zusammenfassung des Protokolls suchen, die nach dem Meeting erstellt wurde.

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💡 PROFI-TIPP: Automatisieren Sie das Notieren von Notizen für persönliche Besprechungen mit MeetGeek!

Die mobile App von MeetGeek macht das Erstellen von Besprechungsnotizen mühelos. Egal, ob Sie sich in einem Konferenzraum, an Ihrem Schreibtisch oder auf einer Veranstaltung befinden, die App kann Gespräche aufzeichnen und automatisch eine zuverlässige Zusammenfassung für Ihr Team erstellen.

Öffnen Sie einfach die App und klicken Sie auf Aufnahme, und MeetGeek zeichnet alles auf: Besprechungen, Interviews, Coachings oder Konferenzgespräche — damit Sie nie wieder manuell Notizen machen müssen.

Nach dem Meeting können Sie die Notizen überprüfen, sich die Aufzeichnung anhören oder die KI-generierten Zusammenfassungen direkt von Ihrem Telefon aus überprüfen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie unterwegs sind und vor Ihrem nächsten Meeting eine kurze Zusammenfassung benötigen.

Mit der App können Sie auch nach wichtigen Punkten in Ihren Notizen suchen und diese bei Bedarf ganz einfach mit Ihrem Team teilen.

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So beenden Sie ein Meeting mit klaren nächsten Schritten mit Teams Copilot:

1. Wenige Minuten vor Ende der Besprechung sendet Copilot eine Aufforderung, Ihnen beim Abschluss zu helfen.
2. Klicken Sie Copilot öffnen um eine kurze Zusammenfassung der besprochenen Themen und der nächsten Schritte zu sehen, einschließlich der Aufgaben, die bestimmten Personen zugewiesen wurden.
3. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, fragen Sie Copilot Dinge wie „Gibt es noch offene Fragen?“ oder „Was muss noch entschieden werden?“
4. Verwenden Sie die Zusammenfassung, um die Aktionspunkte zu klären, damit jeder weiß, was als Nächstes zu tun ist, bevor er das Meeting verlässt.

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So verwenden Sie Copilot nach einem Meeting

A. So verwenden Sie Teams Copilot nach einem Meeting im Meeting-Chat:

1. Öffnen Sie Teams und gehen Sie zum Meeting-Chat, in dem Copilot verwendet wurde.
2. Klicken Sie auf Copilot-Symbol in der oberen rechten Ecke.
3. Stellen Sie dem Copiloten Fragen wie „Was waren die wichtigsten Erkenntnisse?“ oder „Welche Ideen wurden besprochen?“ Es werden Informationen sowohl aus dem Chat als auch aus dem Sitzungsprotokoll abgerufen.

HINWEIS: Copilot zeigt an, woher die Daten stammen, sodass Sie leicht feststellen können, ob sie aus dem Chat oder der gesprochenen Diskussion stammen. Wenn kein Protokoll aufgezeichnet wurde, verwendet Copilot nur Nachrichten aus dem Chat, um das Meeting zusammenzufassen.

Solange das Protokoll verfügbar ist, kann Copilot sowohl den Chat- als auch den gesprochenen Inhalt analysieren, sodass Sie leicht überprüfen können, was passiert ist.

B. So verwenden Sie Teams Copilot nach einem Meeting auf der Registerkarte „Zusammenfassung“:

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1. Öffne Teams und gehe zum Besprechung-Chat wo das Treffen stattfand.
2. Klicken Sie auf Zusammenfassung Tab oben.
3. Klicken Sie auf Copilot-Symbol um eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, Aktionspunkte und Erkenntnisse des Treffens zu sehen.
4. Stellen Sie dem Copiloten Fragen wie „Was waren die wichtigsten Erkenntnisse?“ , „Welche Aufgaben wurden zugewiesen?“ , oder „Gibt es ungelöste Themen?“
5. Wenn das Meeting transkribiert wurde, ruft Copilot die Details von beiden ab Chat-Nachrichten und das Protokoll um eine vollständige Zusammenfassung zu geben. Beachten Sie, dass, wenn ein späteres Meeting in einer wiederkehrenden Serie transkribiert wird, der bisherige Copilot-Konversationsverlauf möglicherweise nicht mehr verfügbar ist.

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HINWEIS: Copiloten intelligente Zusammenfassung ist erhältlich mit Mannschaften Premium oder Microsoft 365 Copilot, der Zugriff hängt also von den Einstellungen Ihrer Organisation ab.

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💡 PROFI-TIPP: Lass MeetGeek deine Meetings automatisch verfolgen!

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Häufig gestellte Fragen

1. Wie aktiviere ich KI in Teams?

Wenn Ihre Organisation über Microsoft 365 Copilot oder Teams Premium verfügt, sind KI-Funktionen wie Copilot in Teams verfügbar. Über die Meeting-Bedienelemente können Sie KI-generierte Notizen in einer Besprechungseinladung aktivieren oder Copilot während einer Besprechung aktivieren.

Wenn Sie diese Optionen nicht sehen, erkundigen Sie sich bei Ihrem IT-Administrator, ob Copilot für Ihr Konto verfügbar ist.

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2. Ist Microsoft Copilot AI kostenlos?

Nein, Microsoft Copilot ist nicht kostenlos. Es ist in Microsoft 365 Copilot und Teams Premium enthalten, für die ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich ist.

Einige KI-gestützte Funktionen in Teams sind möglicherweise in kostenlosen Testversionen oder eingeschränkten Vorschauen verfügbar, für den vollen Zugriff ist jedoch ein Abonnement erforderlich.

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3. Ist ChatGPT 4 besser als Copilot?

Wenn Sie KI für die Produktivität am Arbeitsplatz benötigen, ist Copilot besser. Wenn Sie eine dialogorientierte KI suchen, die Benutzerabsichten benutzerdefinierten Aktionen zuordnet, ist ChatGPT-4 eine gute Wahl.

Das liegt daran, dass ChatGPT-4 ein allgemeines KI-Modell für die Beantwortung von Fragen, das Schreiben von Inhalten und das Brainstorming von Ideen ist. Microsoft Copilot ist in Teams und Microsoft 365 integriert und soll bei Besprechungen, Zusammenfassungen, E-Mails und arbeitsbezogenen Aufgaben helfen.

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Verbessern Sie Ihre Teambesprechungen mit KI!

Die KI von Microsoft Teams kann Ihre Besprechungen effizienter und organisierter gestalten und Ihnen dabei helfen, mit Zusammenfassungen, Aktionspunkten und Echtzeiteinblicken den Überblick zu behalten. Ganz gleich, ob Sie Copilot verwenden, um verpasste Diskussionen nachzuholen oder das Aufzeichnen von Notizen zu automatisieren und sich stattdessen auf Ihre Geschäftslogik zu konzentrieren, es ist eine großartige Möglichkeit, Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern.

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Wenn Sie jedoch mehr Automatisierung, Flexibilität und erweiterte KI-Meeting-Funktionen benötigen, ist MeetGeek eine großartige Ergänzung. Es funktioniert in Teams, Zoom, Google Meet und sogar Offline-Konversationen und bietet Ihnen detaillierte Zusammenfassungen, durchsuchbare Transkripte und nahtlose Integrationen mit über 10.000 Apps (plus OpenAI-API). Testen Sie MeetGeek kostenlos und sieh den Unterschied!