- Schicken Sie innerhalb von 24 Stunden nach dem Gespräch eine Dankesmail, solange der Eindruck noch frisch ist.
- Wenn Sie nach dem Stand fragen möchten, warten Sie bis zu dem Termin, den man Ihnen genannt hat. Wurde keiner genannt, warten Sie etwa eine Woche.
- Zwei unbeantwortete Nachfragen reichen in der Regel. Danach ist eine kurze Abschlussnachricht besser, als weiter nachzuhaken.
- Nennt Ihnen die Personalabteilung einen neuen Termin, warten Sie ihn ab. Ein anderes Angebot mit Frist ist einer der klarsten Gründe, früher nachzufragen.
Das Vorstellungsgespräch ist vorbei, und jetzt schauen Sie ständig in Ihr Postfach und fragen sich, ob eine weitere Nachricht hilft oder schadet. Sie kann helfen, wenn der Zeitpunkt stimmt. Schicken Sie innerhalb von 24 Stunden eine Dankesmail und warten Sie dann, bis der Termin verstrichen ist, den man Ihnen genannt hat, oder etwa eine Woche, falls kein Termin genannt wurde, bevor Sie nach dem Stand fragen.
Als Faustregel gilt: Hören Sie nach zwei unbeantworteten Nachfragen auf. Danach bringt Ihnen eine kurze Nachricht, die die Tür offenlässt, meist mehr als eine weitere Erinnerung.
Unten finden Sie eine Tabelle, mit der Sie die passende E-Mail für Ihre Situation wählen, sechs Vorlagen zum Kopieren und eine Anleitung für Ihre eigene Nachricht, falls keine Vorlage passt.
Warum die E-Mail Nach dem Vorstellungsgespräch Wichtig Ist
Unternehmen sprechen für dieselbe Stelle oft mit mehreren Bewerbern, deren Profile sich ähneln. Eine kurze, konkrete E-Mail hält Ihren Namen präsent, während das Team entscheidet.
Außerdem können Sie damit:
- Ihr Interesse am Unternehmen und an der Stelle bekräftigen;
- zeigen, dass Sie die Zeit Ihres Gesprächspartners schätzen;
- einen Punkt aus dem Gespräch ergänzen oder klarstellen;
- eine gute Beziehung zur Führungskraft oder zur Personalabteilung aufbauen.
In einer Umfrage von Robert Half aus dem Jahr 2017 unter mehr als 300 Personalverantwortlichen in US-Unternehmen gaben 80 % an, Dankesnachrichten bei der Entscheidung über eine Einstellung zu berücksichtigen. Sie erhielten solche Nachrichten nach eigenen Angaben aber nur von 24 % der Bewerber.
Dieser Leitfaden behandelt Vorstellungsgespräche. Wenn Sie nach einem Kundentermin oder einem Teammeeting nachfassen möchten, lesen Sie, wie Sie eine Follow-up-E-Mail nach einem Meeting schreiben.
Wann Sie Nach dem Vorstellungsgespräch Nachfragen Sollten
Schicken Sie Ihre Dankesmail innerhalb von 24 Stunden und warten Sie dann, bis der Termin verstrichen ist, den man Ihnen genannt hat, oder etwa eine Woche (5 bis 7 Werktage), falls kein Termin genannt wurde, bevor Sie erneut schreiben. Lassen Sie zwischen zwei unbeantworteten Nachfragen etwa eine Woche vergehen. Zwei reichen in der Regel.
Karriereratgeber sind sich über die richtige Wartezeit nicht einig: Die Empfehlungen reichen von einigen Tagen bis zu zwei Wochen. Der Termin, den Ihnen Ihr Gesprächspartner nennt, ist hilfreicher als jede allgemeine Regel, denn er spiegelt den Ablauf in genau diesem Unternehmen wider. Fragen Sie deshalb noch im Gespräch danach: „Bis wann rechnen Sie mit einer Entscheidung über die nächsten Schritte?“
Danach folgen Sie diesem Zeitplan.
1. Innerhalb von 24 Stunden: Schicken Sie Ihre Dankesmail
Schicken Sie noch am selben Tag oder am nächsten Morgen eine kurze Dankesnachricht. Damit bedanken Sie sich für die Zeit Ihres Gesprächspartners und bekräftigen Ihr Interesse, solange der Eindruck noch frisch ist. Bleiben Sie höflich und knapp und lesen Sie die Nachricht vor dem Absenden noch einmal.
2. Nach dem Genannten Termin oder Einer Woche: Fragen Sie Nach dem Stand
Wurde Ihnen ein Termin genannt, warten Sie nach diesem Termin noch ein bis zwei Tage, bevor Sie schreiben. Wurde keiner genannt, warten Sie etwa eine Woche. Schicken Sie dann eine kurze Nachricht, in der Sie Ihr Interesse bekräftigen und höflich nach dem Stand Ihrer Bewerbung fragen.
3. Eine Woche Später: Schicken Sie Eine Zweite Nachfrage
Haben Sie immer noch keine Antwort, ist eine weitere kurze Nachricht angemessen. Erkennen Sie an, dass Auswahlverfahren unterschiedlich lange dauern können, und bestätigen Sie, dass Sie weiterhin verfügbar sind.
4. Etwa Eine Woche Danach: Schließen Sie das Thema Ab
Bleibt auch die zweite Nachfrage unbeantwortet, warten Sie noch etwa eine Woche und schicken Sie eine letzte Nachricht. Bedanken Sie sich noch einmal, sagen Sie, dass Sie gern für künftige Stellen in Kontakt bleiben möchten, und konzentrieren Sie sich auf andere Bewerbungen.
Zwei unbeantwortete Nachfragen reichen in der Regel. Eine dritte Erinnerung wirkt schnell eher wie Druck als wie Interesse, während eine kurze Abschlussnachricht die Tür offenlässt. Nennt Ihnen die Personalabteilung zwischendurch einen neuen Termin, gilt dieser statt des obigen Zeitplans.
Vorlagen für die E-Mail Nach dem Vorstellungsgespräch
Suchen Sie Ihre Situation in der Tabelle, kopieren Sie die passende E-Mail und ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
| Ihre Situation | Wann senden | Welche E-Mail | Betreff |
|---|---|---|---|
| Das Gespräch ist gerade vorbei | Innerhalb von 24 Stunden | 1. Dankesmail | Vielen Dank für das Gespräch zur Stelle als [Position] |
| Keine Antwort zum genannten Termin oder nach einer Woche | Ein bis zwei Tage nach dem Termin oder nach etwa einer Woche | 2. Nachfrage zum Stand | Stand meiner Bewerbung als [Position] |
| Weiterhin keine Antwort | Etwa eine Woche nach der ersten Nachfrage | 3. Zweite Nachfrage | Nachfrage zur Stelle als [Position], [Ihr Name] |
| Man hat Ihnen geantwortet, dass es noch nichts Neues gibt | Am selben Tag, danach den neuen Termin abwarten | 4. Antwort, wenn es noch nichts Neues gibt | Im selben E-Mail-Verlauf antworten |
| Sie haben ein anderes Angebot | Sobald Sie die Frist kennen | 5. Nachfrage mit anderem Angebot | Bewerbung als [Position]: Rückfrage wegen eines anderen Angebots |
| Zwei Nachfragen blieben unbeantwortet | Etwa eine Woche nach der zweiten Nachfrage | 6. Abschlussnachricht | Bewerbung als [Position]: Dank und gern weiter in Kontakt |
| Sie haben eine Absage erhalten | Innerhalb von ein bis zwei Tagen, wenn Sie in Kontakt bleiben möchten | 6. Abschlussnachricht (Version nach einer Absage) | Im selben E-Mail-Verlauf antworten |
1. Dankesmail Innerhalb von 24 Stunden
Betreff: Vielen Dank für das Gespräch zur Stelle als [Position]
Sehr geehrte Frau [Nachname] / Sehr geehrter Herr [Nachname],
vielen Dank für das angenehme Gespräch über die Stelle als [Position] bei [Unternehmen]. Es hat mich gefreut, mehr über Ihr Team und über [konkretes Gesprächsthema] zu erfahren.
Die Stelle interessiert mich sehr, und ich bin überzeugt, dass meine Erfahrung in [relevante Fähigkeit oder relevanter Bereich] für [genanntes Projekt oder Ziel] hilfreich wäre. Wenn Sie noch Unterlagen von mir benötigen, lassen Sie es mich gern wissen.
Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit.
Mit freundlichen Grüßen
[Vor- und Nachname]
[Kontaktdaten]
[LinkedIn-Profil]
2. Nachfrage zum Stand Ihrer Bewerbung
Betreff: Stand meiner Bewerbung als [Position]
Guten Tag Frau [Nachname] / Herr [Nachname],
ich melde mich im Anschluss an unser Gespräch vom [Datum] über die Stelle als [Position]. Die Stelle interessiert mich weiterhin sehr, und ich wollte fragen, wie der aktuelle Stand meiner Bewerbung ist.
Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
3. Zweite Nachfrage Ohne Antwort
Betreff: Nachfrage zur Stelle als [Position], [Ihr Name]
Sehr geehrte Frau [Nachname] / Sehr geehrter Herr [Nachname],
ich möchte noch einmal wegen der Stelle als [Position] nachfragen, für die ich am [Datum] ein Vorstellungsgespräch hatte. Mir ist bewusst, dass solche Entscheidungen Zeit brauchen können. Ich habe weiterhin großes Interesse, bei [Unternehmen] einzusteigen und an [genanntes Projekt oder Vorhaben] mitzuarbeiten.
Wenn weitere Unterlagen oder Referenzen hilfreich sind, schicke ich sie Ihnen gern zu.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
4. Antwort, Wenn Es Noch Nichts Neues Gibt
Teilt Ihnen die Personalabteilung mit, dass noch keine Entscheidung gefallen ist, antworten Sie am selben Tag im selben E-Mail-Verlauf. Fassen Sie sich kurz und richten Sie Ihre nächste Nachfrage nach dem neuen Termin, den man Ihnen nennt.
Guten Tag Frau [Nachname] / Herr [Nachname],
vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Die Stelle als [Position] interessiert mich weiterhin sehr, und ich warte gern die Entscheidung des Teams ab.
Können Sie mir ungefähr sagen, wann mit einer Entscheidung zu rechnen ist? Falls ich Ihnen in der Zwischenzeit noch etwas schicken kann, geben Sie mir gern Bescheid.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
5. Nachfrage, Wenn Sie Ein Anderes Angebot Haben
Ein anderes Angebot mit Frist ist einer der klarsten Gründe, früher als geplant nachzufragen. Nennen Sie die Frist offen und sagen Sie nur dann, dass dieses Unternehmen Ihre erste Wahl ist, wenn das auch stimmt.
Betreff: Bewerbung als [Position]: Rückfrage wegen eines anderen Angebots
Guten Tag Frau [Nachname] / Herr [Nachname],
ich möchte Ihnen kurz Bescheid geben: Ich habe ein Angebot von einem anderen Unternehmen erhalten und soll mich bis zum [Datum] entscheiden.
Die Stelle als [Position] bei [Unternehmen] ist weiterhin meine erste Wahl. Bevor ich mich entscheide, wollte ich deshalb fragen, ob es Neuigkeiten zu Ihrem Zeitplan gibt. Ich habe natürlich Verständnis, falls Sie dazu noch nichts sagen können.
Vielen Dank und viele Grüße
[Ihr Name]
6. Abschlussnachricht Ohne Antwort oder Nach Einer Absage
Schicken Sie diese E-Mail etwa eine Woche, nachdem Ihre zweite Nachfrage unbeantwortet geblieben ist.
Betreff: Bewerbung als [Position]: Dank und gern weiter in Kontakt
Guten Tag Frau [Nachname] / Herr [Nachname],
ich möchte mich noch einmal für das Gespräch über die Stelle als [Position] bei [Unternehmen] bedanken. Die Zusammenarbeit mit Ihrem Team interessiert mich weiterhin. Falls die Stelle bereits besetzt ist, würde ich mich freuen, für künftige Stellen in Kontakt zu bleiben.
Vielen Dank, dass Sie meine Bewerbung berücksichtigt haben.
Mit freundlichen Grüßen
[Vor- und Nachname]
Wenn Sie eine Absage erhalten haben, warten Sie keine Woche. Antworten Sie innerhalb von ein bis zwei Tagen im selben E-Mail-Verlauf, bedanken Sie sich für die Rückmeldung und sagen Sie, dass Sie gern für künftige Stellen in Kontakt bleiben möchten.
So Schreiben Sie Eine Wirksame E-Mail Nach dem Vorstellungsgespräch
Wenn keine Vorlage zu Ihrer Situation passt, schreiben Sie Ihre eigene Nachricht in sechs Schritten.
Schritt 1: Wählen Sie Einen Klaren Betreff
Der Betreff ist das Erste, was Ihr Gesprächspartner sieht. Ein guter Betreff nennt die Stelle und möglichst Ihren Namen, damit man Ihre E-Mail schon vor dem Öffnen zuordnen kann. Die Tabelle oben enthält einen Betreff für jede Phase.
Wenn Sie bereits einen E-Mail-Verlauf mit der Personalabteilung haben, antworten Sie darin, statt eine neue E-Mail zu beginnen. So steht Ihre Nachricht direkt beim bisherigen Austausch. Vermeiden Sie vage Betreffzeilen wie „Kurze Frage“ oder „Nachfrage“ ohne weiteren Zusammenhang, denn sie gehen in einem vollen Postfach leicht unter.
Schritt 2: Beginnen Sie Mit Einer Höflichen Anrede
Wenn Sie sich bereits duzen, beginnen Sie mit „Hallo [Vorname],“. Andernfalls schreiben Sie „Guten Tag Frau [Nachname],“ oder förmlicher „Sehr geehrte Frau [Nachname],“ bzw. „Sehr geehrter Herr [Nachname],“. Prüfen Sie immer die Schreibweise des Namens, denn das ist eine der einfachsten Arten, Respekt zu zeigen.
Schritt 3: Bedanken Sie Sich
Im ersten Satz bedanken Sie sich für die Zeit Ihres Gesprächspartners. Nennen Sie das Datum oder die Art des Gesprächs, damit man sich leichter an Sie erinnert.
Beispiel: Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mit mir über die Stelle als [Position] bei [Unternehmen] zu sprechen. Es hat mich gefreut, mehr über die Stelle und die Arbeit Ihres Teams zu erfahren.
Schritt 4: Greifen Sie Einen Punkt aus dem Gespräch Auf
Eine persönliche E-Mail fällt eher auf. Erwähnen Sie etwas Konkretes aus dem Gespräch, etwa ein Projekt, eine Initiative des Unternehmens oder eine Herausforderung, an der das Team arbeitet. Dieses Detail erinnert an Ihr Gespräch.
Schritt 5: Nennen Sie den Anlass Ihrer E-Mail
Erklären Sie anschließend klar, warum Sie schreiben, zum Beispiel um:
- Ihr Interesse an der Stelle zu bekräftigen;
- nach den nächsten Schritten zu fragen;
- eine Information nachzureichen, die Sie vergessen haben;
- angeforderte Unterlagen zu schicken, etwa ein Portfolio oder Referenzen.
Beschränken Sie diesen Teil auf höchstens zwei kurze Absätze.
Schritt 6: Schließen Sie Professionell Ab
Beenden Sie Ihre E-Mail, indem Sie Ihr Interesse bekräftigen und zeigen, dass Sie für die nächsten Schritte oder Rückfragen zur Verfügung stehen.
Beispiel: Diese Stelle reizt mich sehr, und ich würde gern mit Ihrem Team zusammenarbeiten. Wenn Sie noch etwas von mir benötigen, lassen Sie es mich gern wissen. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Verabschieden Sie sich mit einer höflichen Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Viele Grüße“ und geben Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Link zu Ihrem LinkedIn-Profil an, damit man Sie leicht erreichen kann.
Typische Fehler, die Sie Vermeiden Sollten
Eine E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch ist schnell geschrieben, aber einige typische Fehler können Ihre Chancen schmälern:
- Die Nachricht überhastet abschicken: Lesen Sie sie vor dem Absenden noch einmal, denn Tippfehler wirken unprofessionell;
- Ungeduldig klingen: Vermeiden Sie Sätze wie „Ich habe immer noch keine Antwort“ oder „Ich brauche bald eine Rückmeldung“ und bleiben Sie höflich;
- Einen vagen Betreff wählen: Nennen Sie die Stelle, damit sich die E-Mail leicht zuordnen lässt;
- Nicht personalisieren: Erwähnen Sie etwas Konkretes aus dem Gespräch, denn allgemeine Nachrichten erkennt man sofort;
- Zu viele E-Mails schicken: Zwei unbeantwortete Nachfragen reichen in der Regel, danach folgt eine Abschlussnachricht;
- Zu locker schreiben: Bleiben Sie respektvoll, auch wenn Sie sich duzen;
- Den Dank vergessen: Bedanken Sie sich in jeder Nachricht klar.
Wie MeetGeek Ihnen Hilft, Eine Konkretere Nachfrage zu Schreiben
Alle Vorlagen oben wirken überzeugender mit einem konkreten Detail aus dem Gespräch, und genau dieses Detail vergisst man nach einem langen Tag voller Gespräche leicht.
Wenn Sie Ihre Online-Gespräche mit MeetGeek aufzeichnen (holen Sie vorher die ausdrückliche Zustimmung Ihres Gesprächspartners ein und beachten Sie die geltenden Regeln zur Aufzeichnung), können Sie den AI Chat von MeetGeek zum Gespräch befragen, zum Beispiel „Was hat der Gesprächspartner über die größte Herausforderung des Teams gesagt?“, und die Antwort aus dem Transkript statt aus dem Gedächtnis holen. Chat with Meetings ist in allen Tarifen verfügbar.
In den Tarifen Pro und höher kann sich der AI Chat mit Gmail verbinden: Sie lassen die Dankesmail auf Basis des Gesprächs entwerfen, passen den Entwurf an und senden ihn aus Ihrem Postfach. Chat with Apps funktioniert außerdem mit Slack, Notion, Google Drive und Google Calendar, und MeetGeek kann Follow-up-E-Mails nach jedem Meeting erstellen, nicht nur nach Vorstellungsgesprächen.
Probieren Sie es bei Ihrem nächsten Gespräch aus und schreiben Sie Ihre Nachricht auf Basis dessen, was tatsächlich gesagt wurde.
Häufig Gestellte Fragen
1. Wann Ist der Beste Zeitpunkt für Eine Dankesmail Nach dem Vorstellungsgespräch?
Innerhalb von 24 Stunden, am besten noch am selben Tag, solange das Gespräch auf beiden Seiten noch frisch ist.
2. Wie Oft Sollte Ich Nach dem Vorstellungsgespräch Nachfragen?
Als Faustregel gilt: Schicken Sie nach der Dankesmail höchstens zwei Nachfragen im Abstand von etwa einer Woche und danach eine Abschlussnachricht. Nennt Ihnen die Personalabteilung einen neuen Termin, warten Sie ihn ab, bevor Sie erneut schreiben.
3. Kann Ich Statt Einer E-Mail Eine Handgeschriebene Dankeskarte Schicken?
Ja, aber die E-Mail ist meist die praktischere Wahl, weil sie sofort ankommt. In derselben Robert-Half-Umfrage von 2017 hielten 94 % der Personalverantwortlichen eine E-Mail für einen angemessenen Weg, sich zu bedanken, bei einer handgeschriebenen Karte waren es 86 %. In einem kleinen oder eher traditionellen Unternehmen kann eine Karte persönlicher wirken, sofern sie nicht erst nach der Entscheidung ankommt.
4. Was Tun, Wenn Ich Einen Fehler in Meiner Nachricht Bemerke?
Keine Sorge. Ein einzelner kleiner Tippfehler ist meist kein Problem. Wenn Sie einen Anhang oder eine wichtige Information vergessen haben, schicken Sie zeitnah eine kurze Korrektur-E-Mail und erwähnen Sie das Versehen ganz selbstverständlich.
5. Was Tun, Wenn Niemand Antwortet?
Schweigen kann bedeuten, dass das Auswahlverfahren langsam vorankommt oder die Stelle bereits besetzt ist. Konzentrieren Sie sich nach Ihrer letzten Nachricht auf andere Möglichkeiten, ohne die Tür für einen späteren Kontakt zu schließen.
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